Cuál debe ser la actitud de las empresas frente a la tecnología en tiempos de crisis

En opinión de Jorge Silva, gerente de Microsoft Colombia, el peor error que pueden cometer las organizaciones en estos tiempos de incertidumbre es reducir su planta de personal, suprimir la publicidad o recortar sus inversiones tecnológicas. «Si las empresas deciden recortar -personal, inversiones, etc.-, lo que van a hacer es ‘dispararse en el pie’, y cuando la situación mejore y la economía vuelva a su crecimiento normal, no van a poder caminar», sostiene el líder de Microsoft en el país. Pero esto tampoco puede ser ley para todos. Y es que por más recomendaciones que se puedan hacer, cuando los recursos escasean, es inevitable que los presupuestos se aprieten y las inversiones se reduzcan. Un estudio presentado hace algunos días por la firma de consultoría e inteligencia de mercados IDC comprueba que a pesar del llamado a la calma, se prevé que las inversiones tecnológicas en América Latina durante el 2009 estén por debajo de las registradas en la región el año pasado. El estudio concluye que aun en ese escenario tan difícil las empresas no pueden dejar de lado las modernizaciones o actualizaciones tecnológicas, y menciona algunas de las tecnologías a las que recurrirán las compañías latinoamericanas para enfrentar los meses por venir. Tendencias como ‘cloud computing’ o computación en la nube, el uso de software ‘como un servicio’, las soluciones Web 2.0, las comunicaciones unificadas, los servicios colaborativos, la integración y automatización de procesos y el empaquetamiento de servicios de telecomunicaciones, son en opinión de IDC algunos de los conceptos que se impondrán durante este año. A continuación le explicamos cómo puede sacarle el máximo provecho a algunas de estas herramientas. Computación en la nube Una nueva generación de aplicaciones en línea, conocidas como Web 2.0, permite que organizaciones de todos los tamaños puedan remplazar algunas de las aplicaciones de software y hasta equipos utilizados tradicionalmente. Estas aplicaciones Web 2.0 funcionan desde un navegador web (como Firefox e Internet Explorer), por lo que no requieren el pago de licencias ni la instalación en los computadores o servidores. Un buen número de ellas es gratuito, mientras que las más especializadas y reconocidas en campos como CRM, gestión de proyectos y almacenamiento requieren el pago de cuotas mensuales o anuales fijas o según la demanda de los servicios. Los defensores de este modelo opinan que las empresas no deberían invertir grandes recursos en servidores, almacenamiento, software, seguridad informática y otros elementos de la infraestructura tecnológica tradicional, sino que deberían acudir a ellos como un servicio público. Algunos buenos ejemplos de la Web 2.0 para las empresas son los servicios de comunicación, colaboración y productividad Google Apps, LotusLive.com (de IBM), Microsoft Live y Zoho, los servicios de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de Salesforce.com y Oracle On Demand, y el servicio de gestión de proyectos BaseCamp. Virtualización Una tendencia que en tiempos difíciles toma más fuerza es la ‘sacarles el jugo’ a los equipos de las empresas por medio de la virtualización, que, entre otros, permite utilizar varios sistemas operativos (Windows, Linux, Unix, etc.) en una sola máquina. Los jugadores más importantes en este terreno, Citrix, VMware y Microsoft, impulsan en las empresas la idea de que, además de ahorrar costos en hardware -al evitar la compra de más equipos para cumplir distintas funciones-, la virtualización brinda más flexibilidad a las empresas para hacer crecer o modificar sus procesos, ayuda a reducir costos de administración, y promueve el ahorro de espacio y hasta de energía en las organizaciones. Para Citrix, tres innovaciones que incrementan los beneficios de la virtualización son la ‘experiencia de alta definición’, que consiste en brindar alto rendimiento en los escritorios virtuales, para que funcionen igual o mejor que los sistemas instalados en un PC local, especialmente con archivos multimedia; mayor escalabilidad (capacidad de crecimiento) para que más equipos pertenezcan a una misma red, y mayor velocidad en la conexión de Internet. Computación móvil Para ser competitivas, las compañías modernas deben poder contar con empleados móviles que se mantengan comunicados con la empresa desde cualquier lugar, a cualquier hora y usando diversos dispositivos. Esta capacidad la brinda la combinación de varias tecnologías, como los portátiles, los ‘netbooks’  (miniportátiles), los computadores de mano y los teléfonos inteligentes, así como las tecnologías inalámbricas Wi-Fi y 3G, y el software de acceso remoto y de sincronización. La computación móvil permite a las organizaciones que sus empleados tengan mayor flexibilidad para laborar desde distintos sitios -e incluso en algunos casos estimula el teletrabajo-. Antes de comprar equipos, de implementar redes inalámbricas o de contratar planes de datos (3G) con los operadores móviles, se recomienda que las empresas analicen sus necesidades reales, cuáles son los beneficios y riesgos de utilizar ciertos dispositivos, y qué tanto se van a integrar estos a las aplicaciones empresariales. Tercerización, otra alternativa Un servicio de outsourcing es un buen blindaje que una empresa puede tomar en este momento, pero no necesariamente para todos los procesos del negocio. En estas épocas en las que los presupuestos escasean, delegar algunos de los procesos (por ejemplo los tecnológicos) a terceros es la mejor y a veces la única forma que tienen una organización para cambiar o actualizar sus equipos sin tener que hacer grandes inversiones; para contar con los técnicos más calificados del mercado sin tener que pagarles más cuantiosas sumas, o para aumentar y disminuir los servicios demandados (ancho de banda, información en servidores, etc) de acuerdo con los vaivenes de las necesidades. No obstante sus bondades, el modelo de outsourcing no es para todos. Según Jorge Andrés Osorio, gerente de Aranda Software para la Región Andina, «tercerizar es una opción interesante para empresas que no requieren de un departamento de tecnología complejo, que cuente con un especialista para cada área. Esta opción debe ser considerada cuando se incurre en sobrecostos de personal para lograr administrar adecuadamente una infraestructura tecnológica». Entre los servicios que se recomienda entregar a terceros están el de manejo de redes privadas virtuales, la conectividad satelital y los servicios y administración de comunicaciones. Pese a los beneficios de este modelo, es clave elegir un proveedor que brinde altos niveles de servicio. Gestión de documentos Aunque para muchos intentar ahorrar eliminando algunas fallas en los procesos de impresión puede parecer un pañito de agua tibia frente a las necesidades que hoy se puedan tener, este tema no debería ser tomado a la ligera. Centralizar los procesos de impresión, recurrir a estrategias como la de entregar el manejo documental a terceros o probar con tecnologías novedosas como la facturación electrónica puede representar millones en ahorros para cualquier organización. Según Juan Carlos Forero, gerente comercial de la firma de consultoría y soluciones tecnológicas Azurian, el nuevo sistema de facturación electrónica es más seguro, eficiente y económico que el tradicional. «Aparte del ahorro que se obtiene al eliminar la impresión y envío físico de miles de facturas, se reducen costos y tiempos». ]]>