Entregar una copia de la cédula, una selfie, extractos bancarios o documentos laborales puede ser un requisito para conseguir empleo, solicitar un crédito, arrendar una vivienda o contratar una línea celular. El problema aparece cuando el trámite termina y la persona deja de saber quién conserva esa información, para qué la utiliza o si fue compartida con terceros.
La cifra de reclamaciones muestra la dimensión del riesgo. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) registró 13.983 reclamaciones por suplantación de identidad entre 2022 y mayo de 2026. De ellas, 11.365 estuvieron relacionadas con servicios de telecomunicaciones.
Además, hasta agosto de 2026, la entidad había iniciado 101 investigaciones por posibles vulneraciones de datos personales y las multas impuestas alcanzaban $5.157 millones.
La información tampoco necesariamente queda en manos de la empresa a la que se entregó inicialmente. Una inmobiliaria puede recurrir a una aseguradora o a una compañía especializada para verificar los documentos de un arrendatario. Un empleador puede utilizar un proveedor externo para validar la identidad de un candidato y una entidad financiera puede contratar servicios tecnológicos para procesar o almacenar información.
Por eso, saber quién tiene los datos después de completar un trámite puede ser tan importante como conocer qué documentos fueron solicitados.
¿Cuánto tiempo pueden guardar sus documentos?
En Colombia existen responsables y encargados del tratamiento de datos personales. El responsable determina para qué se recopila la información y cómo se utiliza, mientras que el encargado la procesa siguiendo las instrucciones recibidas.
Para el ciudadano, identificar a estas organizaciones permite saber ante quién puede preguntar por sus datos o presentar una reclamación.
No existe un plazo único para que una empresa conserve una copia de la cédula, una selfie o un extracto bancario. El periodo depende de la finalidad para la que fueron recolectados y de las obligaciones legales o contractuales que correspondan.
Una vez terminado el proceso, la persona puede preguntar qué información continúa almacenada, por qué permanece allí y solicitar su eliminación cuando ya no exista una razón legal para conservarla.
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La Ley 2573 de 2026, promulgada el 19 de mayo, estableció nuevas obligaciones relacionadas con la suplantación de identidad para operadores de telecomunicaciones, entidades financieras o crediticias y comercios que ofrecen productos o servicios a crédito. Su régimen general comenzará a regir en noviembre.
Santiago Montoya Giraldo, CEO de AUCO, advierte sobre un aspecto que puede pasar inadvertido para los ciudadanos. “El trámite termina, pero la información no necesariamente desaparece. El ciudadano debería poder saber quién la conserva, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y qué terceros tuvieron acceso”.
Antes de entregar documentos también es recomendable revisar la política de tratamiento de datos, preguntar si serán compartidos con otras empresas y guardar evidencia de qué información fue enviada, cuándo y a quién.
La precaución aplica incluso a situaciones cotidianas. Si alguien solicita datos personales mediante una encuesta en la calle, conviene preguntar quién los recopila y para qué los necesita. Entregar información voluntariamente no significa que pueda utilizarse para cualquier propósito.
Si una persona considera que sus datos fueron tratados de forma indebida, debe presentar primero un reclamo ante el responsable o encargado. Si no obtiene una solución después de agotar ese procedimiento, puede acudir ante la SIC.
