5 principios para cumplir con el tratamiento de datos

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Ya sea que se trate de una startup, un emprendimiento o una gran empresa, todo organización debe cumplir la legislación sobre privacidad de datos. El cumplimiento puede ser un tema complejo porque dependiendo de dónde se encuentre y dónde haga negocios una empresa, existe una gran cantidad de leyes, regulaciones, estándares y prácticas éticas que pueden aplicarse. En la era digital actual, trabajar para lograr el cumplimiento y mantenerlo realmente ayuda a mejorar la gestión de datos y reducir los riesgos.

Según el portal ZDNet, a medida que muchas empresas pasaron al trabajo remoto durante la pandemia, aumentaron los incidentes cibernéticos. Adicionalmente, muchas empresas colombianas empezaron su transformación digital y empezaron a capturar datos de los clientes de forma virtual.

Por lo tanto, nunca ha habido tanto en juego para garantizar el cumplimiento de los datos, independientemente del tamaño de la empresa. Si los datos confidenciales (cualquier información que identifique a los clientes o empleados) caen en las manos equivocadas, pueden provocar fraude, robo de identidad o delitos similares. Dado el costo de una brecha de seguridad, garantizar el cumplimiento de todas las regulaciones relevantes probablemente ahorrará dinero a largo plazo.

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El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés) de la Unión Europea, fue introducido en 2018, y es el marco normativo más relevante. Se diseñó para dar a los ciudadanos de la Unión Europea más control sobre sus datos personales. Y tenía como objetivo simplificar el entorno regulatorio para las empresas, de modo que tanto los ciudadanos como las entidades comerciales puedan beneficiarse plenamente de la economía digital.

El GDPR establece una ley y un conjunto único de reglas que se aplican a las empresas que hacen negocios dentro de la UE. Esto significa que el alcance de la legislación se extiende más allá de las fronteras europeas, ya que las organizaciones internacionales que realizan actividades en suelo europeo también deben cumplir la ley. Enviar correos electrónicos a una empresa o persona en la Unión Europea, o tomar cualquier dato personal, coloca al negocio bajo los auspicios del Reglamento General de Protección de Datos.

En Colombia, la Ley de Protección de Datos Personales reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

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Por consiguiente, estos principios pueden ayudar a mantener los datos seguros y a cumplir en términos generales con las leyes que regulan el tema:

  1. Identificar: Las organizaciones deben saber qué información personal tienen en sus archivos y en sus computadoras.
  2. Reducir: Los datos que se deben conservar son solo los que necesita el negocio.
  3. Bloquear: Las empresas deben proteger la información que conserva y asegúrarse de que solo el personal necesario para fines específicos pueda acceder a ella.
  4. Eliminar: Es necesario asegurarse que todos los datos que ya no son necesarios se eliminen correctamente.
  5. Planificar: Es importante planear con anticipación cómo responder a los incidentes de seguridad.

No obstante, es importante que todas las organizaciones busquen asesoramiento experto para garantizar que están cumpliendo con todos los requisitos que exigen las leyes en los países en donde operan. No hacerlo puede salir muy costoso, tanto a nivel reputacional como a nivel financiero si se reciben demandas.

Imagen: vishnu vijayan en Pixabay.

Sebastián Carvajal

Sebastián Carvajal

Comunicador social con maestría en administración de empresas, escritor y apasionado de los temas que transforman la realidad y permiten construir un mundo mejor para todos.

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