Una sala de reuniones puede estar reservada durante horas y permanecer vacía. Otra puede tener ocupación constante, aunque en los registros figure como disponible. También puede ocurrir que una reunión comience tarde porque la cámara no reconoce a los participantes, el micrófono no funciona o alguien debe resolver la conexión.
Estos problemas tienen algo en común: las empresas no siempre cuentan con información suficiente para saber cómo funcionan sus espacios ni con herramientas para detectar fallas tecnológicas antes de que interrumpan el trabajo.
La inteligencia artificial, los sensores y las plataformas de administración remota están empezando a cambiar esa situación. La oficina deja de ser únicamente un conjunto de escritorios y salas para convertirse en un entorno conectado, capaz de recopilar datos sobre su funcionamiento y facilitar la colaboración entre personas que trabajan desde distintos lugares.
Un estudio de Logitech, elaborado por The Harris Poll bajo el nombre The Workplace Equation 2026, encontró que los inconvenientes tecnológicos durante una reunión representan, en promedio, 12,2 minutos perdidos por participante. Además, el 51 % de los responsables consultados señaló la pérdida de productividad entre las consecuencias de estos problemas y el 45 % mencionó retrasos en los proyectos.
La investigación consultó a 1.700 responsables de tecnología, recursos humanos, inmuebles y experiencia laboral en empresas de más de 500 empleados. Incluyó 11 mercados, pero no a Colombia, por lo que sus resultados no deben interpretarse como una medición del comportamiento de las compañías del país.
Sensores, cámaras y algoritmos dentro de las salas
Una de las tecnologías que está ganando espacio en las oficinas es la medición de ocupación. Mediante sensores, las organizaciones pueden conocer qué salas se utilizan, durante cuánto tiempo y cuáles permanecen vacías. Esa información permite comparar la capacidad disponible con las necesidades reales de los trabajadores.
Algunos sistemas también recopilan datos ambientales, como temperatura y niveles de dióxido de carbono. Estos indicadores ayudan a conocer las condiciones de un espacio, aunque no explican por sí solos cómo se sienten quienes lo utilizan.
La inteligencia artificial cumple otra función en las reuniones híbridas. Los sistemas de videoconferencia pueden procesar imagen y sonido para encuadrar a quienes intervienen, reconocer las voces de los participantes y reducir ruidos externos. El objetivo es que las personas conectadas a distancia puedan seguir la conversación sin depender de que alguien ajuste constantemente la cámara o el audio.
Un ejemplo es Rally Bar 2, de Logitech, una barra de videoconferencia que integra cámara, micrófonos y funciones de IA. El equipo puede administrarse mediante Logitech Sync, una plataforma en la nube que permite supervisar dispositivos, gestionar su configuración y detectar posibles inconvenientes de manera remota.
La tecnología también se extiende al trabajo individual. Los audífonos Zone Vibe Pro incorporan micrófonos con procesamiento de inteligencia artificial y cancelación de ruido adaptativa para mejorar la comunicación durante llamadas en espacios compartidos.
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Sin embargo, recopilar información sobre una oficina también plantea preguntas sobre privacidad. Logitech señala que sus herramientas de análisis de salas utilizan sensores y mapas de ocupación, sin grabar el audio ni el video de las reuniones. Las empresas deben explicar qué datos recogen, para qué los utilizan y quién puede consultarlos.
El reto no consiste en instalar más dispositivos, sino en conseguir que los datos y las herramientas respondan a las actividades de cada equipo. De hecho, el estudio encontró que apenas el 24 % de los líderes consultados involucra a los equipos de tecnología y audiovisuales antes de diseñar los espacios de trabajo.
La oficina conectada depende tanto de sus sensores y algoritmos como de las decisiones que se toman con la información que producen. Sin esa relación, incluso la tecnología más avanzada puede terminar instalada en salas que siguen sin responder a las necesidades de quienes trabajan allí.
