Una empresa puede tener su RUT vigente y, aun así, necesitar revisar que la información registrada corresponda con su situación actual. Durante la temporada de renta, Saphety, compañía especializada en facturación y documentos electrónicos, recomienda a las empresas verificar sus responsabilidades tributarias y contrastarlas con las actividades que realizan.
Las responsabilidades tributarias aparecen en la casilla 53 del RUT, denominada “Responsabilidades, Calidades y Atributos”. Allí la DIAN registra las obligaciones y condiciones que corresponden a cada contribuyente, de acuerdo con su actividad, régimen tributario y características.
Entre los códigos que pueden aparecer están el 05, relacionado con el impuesto sobre la renta y complementarios en el régimen ordinario; el 42, correspondiente a quienes están obligados a llevar contabilidad; el 47, asociado al Régimen Simple de Tributación, y el 48, relacionado con el IVA.
Saphety advierte que no todas las empresas deben tener los mismos códigos. La revisión debe centrarse en comprobar que los registrados coincidan con las obligaciones actuales de cada contribuyente.
Los cinco puntos que Saphety recomienda revisar
La compañía plantea comenzar por la casilla 53 del RUT y comprobar que las responsabilidades tributarias correspondan con la situación actual de la empresa. También recomienda revisar la actividad económica registrada y verificar que coincida con las operaciones que desarrolla.
Los datos de identificación y ubicación, como la dirección y el correo electrónico, forman parte de la revisión. En las compañías obligadas a llevar contabilidad, además, se debe comprobar que esta responsabilidad aparezca correctamente bajo el código 42.
El quinto punto consiste en contrastar la información del RUT con las actividades, el régimen, las obligaciones y las operaciones actuales. Esta comparación puede ayudar a detectar inconsistencias antes de cumplir con las obligaciones tributarias.
Aunque el RUT tiene vigencia indefinida, sus datos pueden cambiar. Cuando ocurre un hecho que modifica la información registrada, el contribuyente debe verificar si corresponde actualizarlo. La modificación no tiene costo y, de acuerdo con la DIAN, debe realizarse dentro del mes siguiente al hecho que genera el cambio.
La recomendación de Saphety coincide con un momento de mayor digitalización de la información tributaria. Desde el 21 de julio, la DIAN permite consultar la información exógena correspondiente al año gravable 2025, lo que permite a los contribuyentes revisar los datos reportados por terceros antes de cumplir sus obligaciones.
La compañía señala que cruzar esa información con los registros contables, financieros y tributarios puede ayudar a identificar diferencias con anticipación. Por eso, la revisión del RUT puede incorporarse como una tarea periódica de control y no únicamente como una gestión asociada a la temporada de renta.
