El pasado primero de noviembre se cumplió la fecha límite dada por la Dian para empezar a usar la facturación electrónica. Para muchas pymes y negocios pequeños, este puede ser una transición a la que todavía se están adaptando y que, por ende, genera dudas e inconformidad en el proceso. Puede que también consideres que por ser una pyme o un negocio pequeño estás exento, pero la realidad es que cualquier persona que realice actividades mercantiles está obligada a facturar y debe declarar iva.
Teniendo en cuenta esto, en ENTER.CO, con apoyo de ADM, quisimos hacer una pequeña guía que esperamos te pueda ayudar a despejar algunas de esas dudas que aún puedes tener.
¿Qué es la facturación electrónica?
La factura electrónica es un soporte de una compra realizada que se expide y recibe en formato digital. Este documento, según la Dian, tiene los mismos efectos legales que una factura impresa. Es decir que cumple las características y condiciones relacionadas con la expedición, recibo, rechazo y conservación de bienes o servicios.
¿Cómo implementarla?
Para poder hacer la facturación electrónica necesitas de un proveedor de servicios de tecnología (PST). Este te acompañará durante el proceso de implementación y será el que usarás para hacer tus facturas en el día a día. Es importante que escojas con cuidado, pues este necesitará códigos especiales de seguridad y una validación que requiere de un sistema tecnológico compatible con tu información empresarial y con la plataforma de la Dian
Por ejemplo, ADM, en alianza con Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la Dian para la facturación electrónica–, acompaña a las empresas en la implementación de su sistema de administración móvil desde la nube. Esto quiere decir que además de cumplir con los requisitos de la entidad colombiana, también tendrás ventajas como poder acceder a toda tu información desde cualquier lugar o dispositivo (computador, celular o tablet).
Después de escoger tu PST, deberás inscribirte en la Dian para solicitar los códigos de resolución de facturación para poder configurar la facturación electrónica de tu negocio; además de pasar las pruebas y solicitar la autorización de numeración de facturación. Una vez tengas estos datos podrás ingresar y ajustar la información en el software que elegiste para hacer las pruebas de recepción con la Dian.
¿Quiénes deben facturar?
Las personas naturales que cumplan con alguno de los siguientes requisitos debe facturar electrónicamente:
- Responsables de declarar IVA.
- Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (Impoconsumo),
- Profesiones liberales.
- Comerciantes o personas que presten servicios fundamentados en sus profesiones liberales.
- Comerciantes agrícolas y ganaderos.
- Voluntarios de la facturación electrónica
- Adscritos al SIMPLE, en caso de que se apruebe la Nueva Ley de Financiamiento.
Beneficios de la facturación electrónica
Los beneficios de la facturación electrónica son variados. Por un lado, tienes los generales:
- Se reducen los costos de papelería y miscelanea por timbraje y archivo, entre otros. De acuerdo con la Dian se puede reducir hasta un 80%.
- Se tiene acceso al factoring.
- Se agilizan y simplifican los procesos.
- Hay mejor comunicación y atención al cliente.
- Se ayuda en el cuidado del medio ambiente.
Además, dependiendo del software que se escoja habrá mayores beneficios. ADM, por ejemplo, tiene un precio base de $25.000 pesos mensuales y ofrece diferentes ventajas por ser un sistema administrativo que se encuentra en la nube. Este permite a un empresario conocer en todo momento cuál es el estado de sus inventarios, su rotación y los costos, además de elaborar cotizaciones y facturas. También, puede tener siempre a mano sus cuentas por cobrar y la información de sus ventas y gastos. Esos procesos se pueden manejar desde cualquier dispositivo, ya sea un computador, un tablet o un teléfono.
ADM facilita la toma de decisiones en tiempo real, ya que un gerente o un emprendedor puede conocer fácilmente las estadísticas de sus clientes más importantes o sus productos más vendidos. El pago de impuestos, que por lo general son un dolor de cabeza para cualquier empresario, también se facilita porque ADM permite habilitar de manera sencilla los impuestos asociados, como el IVA, retención en la fuente, Impoconsumo y retención de ICA.
Al ser un programa que está en la nube no es necesario instalar programas o aplicaciones, por lo que no va a consumir memoria en el dispositivo que se esté usando. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet, con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos.
Imágenes: Aspel.
