Un nuevo decreto quiere hacer despegar la factura electrónica

factura electrónica
La factura electrónica no despega porque los colombianos aún creen que el papel aguanta todo.

El pasado 24 de noviembre de 2015 se expidió el Decreto 2242, el cual da nuevas reglas para la facturación electrónica en Colombia. El decreto cambia varias normas existentes que habían reglamentado la factura electrónica desde 1996, pero que por diversos motivos técnicos, jurídicos y culturales no han hecho despegar el uso, expedición y almacenamiento de facturas electrónicas por parte de las empresas colombianas.

Se debe resaltar que desde hace varios años existe un marco jurídico de la factura electrónica: la Ley 527 de 1999. Esta ley introduce el concepto de ‘equivalente funcional’, que significa que es legal y posible reemplazar el uso de papel con el de mensajes de datos.

Luego, en el Decreto 1929 de 2007, se define la factura electrónica como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios, y se reglamenta que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos.

Ese proceso, dice el decreto, debe hacerse a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

Ya ha habido varias regulaciones anteriores sobre la factura electrónica

Es decir que, desde el año 2007, se tenía todo para que las empresas facturen de forma electrónica. Pero debido a ciertos tecnicismos, como el de exigir que las empresas cumplieran con la norma técnica NTC 6001 de 2008, para las empresas el proceso fue demasiado complicado, y por eso poco se adoptó.

El nuevo decreto

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La factura electrónica no despega porque los colombianos aún creen que el papel aguanta todo.

El nuevo Decreto 2242 de 2015 es un interesante cambio para la facturación electrónica. Su fundamento es casi el mismo que el de las antiguas normas, pues contiene la misma definición y conceptos. Pero trae importantes cambios, que pueden llevar a que más empresas se suban al concepto de factura digital.

En primer lugar, se agrega el concepto de proveedor tecnológico, el cual es la persona natural o jurídica que presta el servicio de facturación electrónica. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan los servicios de factura electrónica, previa solicitud, serán autorizados por la Dian por períodos de cinco años.

Quien quiera ser un proveedor tecnológico debe contar con la certificación ISO 27001, que versa sobre sistemas gestión de la seguridad la información. Si no cuenta con esta, deberá comprometerse a obtenerla máximo dos años después de ser autorizado.

Quienes facturan electrónicamente, quienes quieran recibir su factura de ese modo y los proveedores tecnológicos deben estar registrados en el catálogo de participantes de factura electrónica: un registro con información empresarial y técnica de las empresas que implementen la factura electrónica.

La factura debe expedirse en formato XML estándar, debe tener firmas digitales que ayuden a garantizar la integridad de la información y cumplir con los requisitos que se establecen en el Estatuto Tributario. Por su parte, la Dian deberá, a más tardar en año 2017, disponer de manera gratuita para sus usuarios los servicios informáticos electrónicos correspondientes, con el fin de facilitar la expedición la factura electrónica.

Simplificar la facturación

La nueva reglamentación de factura electrónica es un cambio importante para que las empresas empiecen a reemplazar el papel por medios electrónicos. El paso no se ha dado, sin lugar a dudas, por temas totalmente culturales.

El asunto no se trata solamente de usar infraestructura tecnológica o servicios en la nube. El verdadero cambio consiste en buscar procesos simples para la facturación digital, que de verdad optimicen los recursos de las empresas.

La clave del proceso de facturación son los proveedores tecnológicos, los cuales deberán desarrollar soluciones tecnológicas fáciles de implementar, y que cumplan con los estándares de seguridad de la información. Muchas empresas de tecnología ya vienen adelantando sistemas de información para facturación electrónica, y están haciendo todas las pruebas para cumplir con la nueva reglamentación.

Si el cambio no se ha hecho, ha sido por temas culturales

Así mismo, la Dian deberá hacer entender a los empresarios por medio de procesos de formación y cultura que ya pasaron los años donde el papel aguantaba todo.

Esperemos que con el nuevo marco normativo despegue la facturación electrónica la cual contribuye a los procesos de la Dian, como a la labor de hacer los procesos de las empresas eficientes y seguros.  

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Imagen: Mangsaab (vía Shutterstock)

Germán Realpe

Germán Realpe

Soy abogado, pero me di cuenta de que se puede relacionar la tecnología con el derecho; por eso me especialicé en derecho informático y nuevas tecnologías. He sido asesor de entidades públicas y privadas, y ya perdí la cuenta de cuántas consultorías he realizado. Así mismo, la vida me ha hecho formar ingenieros de sistemas en seguridad de la información, derecho informático y protección de datos en universidades como el Externado, la Piloto, la Nacional e Interlat, entre otras. En conclusión, soy apasionado por la tecnología y hace unos años por los drones, que me han hecho entender que el cielo no es el límite.

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19 comentarios

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  • Esto, como todo lo demás en Colombia, es cuestión de cultura, los colombianos somos tan reacios frente a los cambios y más aún frente a los cambios tecnológicos, a este país le hace falta mucha cultura ciudadana, no solo en lo tecnológico sino en lo social y de convivencia.

    • el artículo lo leí así como por encima, pero me dio la impresión que lo que decía era que as´como algunas merpresas usan el outsourcing y ‘la nube’ (no me cae bien esa expresión) para tener una infraestructura de t.i., que si no es una empresa dedicada a t.i, de pronto no amerita la inversión de todo un departamento de ti, si no es el negfocio de la compañía, pero por eso no se van a quedar sin servicios informáticos, así que los pueden contratar externamente. me pareció entender que acá es algo parecido, que antes para enmitir facturas tecnológicas se requerían una serie de requisitos que hacían que las compañías se echaran para atrás, pero ahora se permite que no tengan qué realizar una inversión considerable o cumplan esos requisitos, sino se permite la contratación de un proveedor que sí se dedica a eso y cumple los requisitos por su parte. eso da espacio a la creación de nuevas empresas y a la posibilidad por parte de terceros de facturar electrónicamente (si es que entendí correctamente)

  • Esto, como todo lo demás en Colombia, es cuestión de cultura, los colombianos somos tan reacios frente a los cambios y más aún frente a los cambios tecnológicos, a este país le hace falta mucha cultura ciudadana, no solo en lo tecnológico sino en lo social y de convivencia.

    • el artículo lo leí así como por encima, pero me dio la impresión que lo que decía era que as´como algunas merpresas usan el outsourcing y ‘la nube’ (no me cae bien esa expresión) para tener una infraestructura de t.i., que si no es una empresa dedicada a t.i, de pronto no amerita la inversión de todo un departamento de ti, si no es el negfocio de la compañía, pero por eso no se van a quedar sin servicios informáticos, así que los pueden contratar externamente. me pareció entender que acá es algo parecido, que antes para enmitir facturas tecnológicas se requerían una serie de requisitos que hacían que las compañías se echaran para atrás, pero ahora se permite que no tengan qué realizar una inversión considerable o cumplan esos requisitos, sino se permite la contratación de un proveedor que sí se dedica a eso y cumple los requisitos por su parte. eso da espacio a la creación de nuevas empresas y a la posibilidad por parte de terceros de facturar electrónicamente (si es que entendí correctamente)

  • Aparte del problema cultura esta el problema de nuestro gobierno y la DIAN, si actualmente es desgastarte para las empresas, ahora pasarse a factura digital y exigirles una cantidad de normas y adicional la certificación ISO 27001. A mi modo de ver lo que va a posibilitar esto es la creación de nuevas empresas dedicadas a proveer servicios de facturación digital a otras empresas.

  • Aparte del problema cultura esta el problema de nuestro gobierno y la DIAN, si actualmente es desgastarte para las empresas, ahora pasarse a factura digital y exigirles una cantidad de normas y adicional la certificación ISO 27001. A mi modo de ver lo que va a posibilitar esto es la creación de nuevas empresas dedicadas a proveer servicios de facturación digital a otras empresas.

  • Ojala y lo implementen de buena manera siendo mas comodo pero lo malo es que llegaod el dia en que todo se maneje via electronica los empleos de las personas que a dia de hoy hacen el trabajo se acabaran

    • no tiene qué ver. no dice que tenga qué tener métodos electrónicos para pagar a factura, sino usar sistemas de t.i para expedir la factura (que para una factura legal hay ciertos requisitos, y sólo se permitenc iertyos tipos de factura, no es escribir cualquier cosa en cualquier papel). eso no significa que ahora queden inválidos los otros métodos de emitir factura. y tiene sus ventajas, como integrar inmediatamente con el sistema de contabilidad lo que se factura. una cosa es pagar la factura, otra es emitirla

      • no se si estoy entendiendo mal , si te emiten la factura eletronica ya no necesitaras que te la manden ala casa asi de simple porque la imprimes vas y la pagas por tanto el metodo tradicional no seria necesario eso a futuro porque con lo atrasados que vamos…en cuanto a los pagos hay una manera interesante que vi en un comercial de davivienda y es que hay una app dedicada que lee el codigo de barras y listo pagas desde el celular eso si seria bueno que se implementara de una vez por todas

  • Ojala y lo implementen de buena manera siendo mas comodo pero lo malo es que llegaod el dia en que todo se maneje via electronica los empleos de las personas que a dia de hoy hacen el trabajo se acabaran

    • no tiene qué ver. no dice que tenga qué tener métodos electrónicos para pagar a factura, sino usar sistemas de t.i para expedir la factura (que para una factura legal hay ciertos requisitos, y sólo se permitenc iertyos tipos de factura, no es escribir cualquier cosa en cualquier papel). eso no significa que ahora queden inválidos los otros métodos de emitir factura. y tiene sus ventajas, como integrar inmediatamente con el sistema de contabilidad lo que se factura. una cosa es pagar la factura, otra es emitirla

      • no se si estoy entendiendo mal , si te emiten la factura eletronica ya no necesitaras que te la manden ala casa asi de simple porque la imprimes vas y la pagas por tanto el metodo tradicional no seria necesario eso a futuro porque con lo atrasados que vamos…en cuanto a los pagos hay una manera interesante que vi en un comercial de davivienda y es que hay una app dedicada que lee el codigo de barras y listo pagas desde el celular eso si seria bueno que se implementara de una vez por todas

  • seamos honestos, esta ley solo es un camino para empujar a las empresas a contratar servicios q pueden no ser muy necesarios debido a q ya se cuenta con el personal dentro de la empresa, habra q ver cuales empresas «autorizadas» y q cumplen con todos los requisitos podras contactar, para mi esto es una estafa tan grande como la de las revisiones tecnomecanicas o la sonada empresa de avaluos para automoviles.

    en mi empresa utilizamos la facturacion digital sin ningun problema, pagamos el canon extra q exige la DIAN para poder realiar nuestras exportaciones y poder mover nuestra información de manera mas rápida, la ley anterior si bien exigia de manera abultada no obligaba, daba pautas de recomendación… pero lo q la ley actual me esta diciendo es q ahora es obligatorio y ademas no podre hacerlo yo con mis empleados internos porq simplemente no me voy a meter a certificarme en algo q no me representa dinero sino q mejor salgo a despedir a las 4 personas q trabajan realizando esos procesos y contrato mejor la empresa de algun hijo, sobrino, nieto o familiar cercano de los honorables legisladores colombianos, me parece un sinsentido todo este cambio.

    se debería es impulsar con la ley a las micro empresas dandoles mas facilidades, esta ley en cambio solo canaliza los recursos de las empresas mas grandes a intermediarios q harán su negocio gracias a los honorables congresistas y generara despidos en muchas areas.

  • seamos honestos, esta ley solo es un camino para empujar a las empresas a contratar servicios q pueden no ser muy necesarios debido a q ya se cuenta con el personal dentro de la empresa, habra q ver cuales empresas «autorizadas» y q cumplen con todos los requisitos podras contactar, para mi esto es una estafa tan grande como la de las revisiones tecnomecanicas o la sonada empresa de avaluos para automoviles.

    en mi empresa utilizamos la facturacion digital sin ningun problema, pagamos el canon extra q exige la DIAN para poder realiar nuestras exportaciones y poder mover nuestra información de manera mas rápida, la ley anterior si bien exigia de manera abultada no obligaba, daba pautas de recomendación… pero lo q la ley actual me esta diciendo es q ahora es obligatorio y ademas no podre hacerlo yo con mis empleados internos porq simplemente no me voy a meter a certificarme en algo q no me representa dinero sino q mejor salgo a despedir a las 4 personas q trabajan realizando esos procesos y contrato mejor la empresa de algun hijo, sobrino, nieto o familiar cercano de los honorables legisladores colombianos, me parece un sinsentido todo este cambio.

    se debería es impulsar con la ley a las micro empresas dandoles mas facilidades, esta ley en cambio solo canaliza los recursos de las empresas mas grandes a intermediarios q harán su negocio gracias a los honorables congresistas y generara despidos en muchas areas.

  • Yo no soy experto en el tema pero pienso que si el problema es que la dian pueda dar un aval a una factura por medios electrónicos que mejor solución que ellos mismos pongan la infraestructura tecnológica…. Algo así como un servicio web de emisión de facturas, un API etc..

  • Yo no soy experto en el tema pero pienso que si el problema es que la dian pueda dar un aval a una factura por medios electrónicos que mejor solución que ellos mismos pongan la infraestructura tecnológica…. Algo así como un servicio web de emisión de facturas, un API etc..

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