Es lunes, 8:00 a.m. y tienes tu bandeja de correo electrónico con varios correos. Uno de ellos anuncia que lleva adjunto un archivo de Word pero, al abrirlo te das cuenta de que no contiene nada. Cinco minutos después, recibes el mismo correo con el texto: «ahora sí». Quien lo mandó, espera que le devuelvas ese archivo con tus comentarios y correcciones, para que más adelante pueda editarlo de nuevo.
Al final del día, tienes 10 versiones de un archivo con nombres como Informe_Preliminar.Docx, Informe_Preliminar1.Docx, Informe_Preliminar1(Con Correcciones).Docx, Informe_Final.Docx, Informe_FinalFinal.Docx, entre otros. Llegó la reunión y no recuerdas cuál era ese archivo que debías imprimir para los asistentes. ¿Será el Final Final? ¿Era el que tenía el número uno?
Este tipo de situaciones es más común de lo que parece. De acuerdo con Recode, tan solo en Estados Unidos, métodos de comunicación como emails y llamadas telefónicas son todavía usados en mayor medida dentro de las empresas. Estos representan el 75% de las comunicaciones dentro de las oficinas.
Existen herramientas que reemplazan las comunicaciones de la empresa de una forma efectiva. Las aplicaciones tradicionales de chat son útiles para la inmediatez, pero fallan en elementos como la integración de varias plataformas y el soporte para el trabajo colaborativo.
Por el contrario, herramientas como Microsoft Teams se integran de una forma natural con las aplicaciones de Office y otros servicios de la compañía, como Skype. Esta no solo permite entablar comunicación uno a uno, sino que también lo hace en diferentes equipos y permite usar Skype y Microsoft Office de una forma armónica. #EsMomentoDe aprender a usar Microsoft Teams.
Comenzar a usar Microsoft Teams
Para usar Microsoft Teams en tu empresa es necesario contar con una suscripción a Office 365. Después de esto podrás integrar la herramienta. Después de registrar al equipo se podrá acceder a la aplicación a través de la web o mediante los clientes de Mac, Windows, iOS, Android y Windows Phone.
Allí deben estar registrados todos los miembros del equipo con el que se quiere trabajar en conjunto. Se pueden configurar diferentes niveles de acceso, con el fin de crear subgrupos dentro del equipo en general. Es más, dentro de los equipos será posible crear diversos canales donde se podrá hablar de temas específicos.
Los canales y las pestañas
Microsoft Teams se trata de canales y pestañas, donde estará organizado todo lo que por allí se escriba o comparta. El equipo general se puede dividir en subequipos. Además, estos se pueden dividir por canales de acuerdo con el tema central.
Las conversaciones se hacen de manera organizada. Así, cuando alguien pone un mensaje, otros usuarios podrán responder debajo de él con el fin de mantener el orden de los temas. En estas miniconversaciones se podrán compartir archivos en los que, depende de su formato, se podrán editar de manera simultánea. Las conversaciones están enriquecidas con la posibilidad de compartir emojis, Gif y memes. Además, con su integración con Skype, se podrán lanzar las llamadas rápidamente desde Microsoft Teams.
En la pestaña superior de archivos podrás navegar y hacer seguimiento a los archivos compartidos en cada uno de los canales. Además, en la pestaña de Wiki podrás tener borradores, tener notas de reuniones y editarlos en tiempo real. Por otro lado, se podrán añadir otras pestañas de acuerdo con la preferencia del equipo. Estas pestañas pueden ser de otros productos de Office y de terceros.
Servicios que funcionan con Microsoft Teams
Microsoft Teams funciona con herramientas como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI, Delve y Skype. Estos servicios hacen parte de la suite de Office 365. Adicionalmente, se pueden integrar servicios de terceros como Wrike, Hootsuite, Smartsheet, Zendesk, Asana, Polly.ai, Meekan, Sapho, Trello, Visual Studio, GitHub e Intercom.
Imágenes: Microsoft.
