El cambio no responde únicamente a la protección animal. También refleja una discusión más amplia sobre cómo las ciudades patrimoniales están obligadas a adaptarse a nuevas formas de turismo, con mayores exigencias ambientales, digitales y de orden urbano.

Los carruajes tradicionales serán reemplazados por un número limitado de coches eléctricos. El Distrito autorizó solo 62 unidades, la misma cantidad de vehículos de tracción animal que operaban hasta ahora. No se otorgarán nuevas licencias, una decisión que busca evitar la saturación del Centro Histórico y mantener el control del flujo turístico.

A diferencia del modelo anterior, el nuevo sistema funciona bajo una lógica completamente digital. Cada carroza eléctrica incorpora GPS, lo que permite hacer seguimiento en tiempo real a las rutas, los horarios y el cumplimiento de las normas. El transporte turístico deja de depender exclusivamente del control en calle y pasa a apoyarse en datos.

La infraestructura energética también cambia el panorama. Cartagena instaló una estación de intercambio de baterías con carga solar, diseñada para que la operación de los coches eléctricos sea carbono neutra. El uso de energía limpia se convierte así en un componente central del nuevo modelo turístico.

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La digitalización alcanza también el cobro del servicio. Las carrozas estarán equipadas con terminales POS y sistemas de facturación electrónica, una medida que apunta a formalizar la actividad y a facilitar la supervisión de tarifas y recaudos, tanto para el Distrito como para los usuarios.

En el plano social, la transición busca mantener a los actores tradicionales dentro del sistema. Los cocheros actuales podrán operar los vehículos eléctricos luego de procesos de capacitación. Sin embargo, no serán propietarios de las carrozas, que seguirán en manos del Distrito, una fórmula pensada para evitar la concentración del negocio.

El destino de los caballos sigue siendo uno de los puntos más observados. Aunque el decreto se enfoca en movilidad, la prohibición responde a años de cuestionamientos sobre el trato a los animales. El impacto real dependerá de que se cumplan los programas de protección, cuidado y reubicación anunciados por la administración local.

Más allá de lo inmediato, Cartagena ensaya un modelo que combina movilidad eléctrica, energía renovable y supervisión digital en uno de los entornos urbanos más sensibles del país. El reto será sostener el sistema en el tiempo y demostrar que la tecnología puede mejorar la experiencia turística sin desdibujar el carácter histórico de la ciudad.

Imagen:viajero1116

Este operativo forma parte de la estrategia “Al día con la DIAN, le cumplo al país”, que busca fortalecer la cultura de pago y reducir los niveles de morosidad en Colombia. 

¿Quiénes están en la mira de la DIAN?

La DIAN ha enfocado este operativo en los contribuyentes que tienen deudas fiscales considerables y que han ignorado múltiples notificaciones y advertencias previas. Además, la entidad ha señalado que este embargo de cuentas es apenas una parte de una ofensiva más amplia contra la evasión fiscal.

Como complemento a los embargos, la DIAN gestionará 3.730 denuncias penales contra los deudores más críticos. Estas denuncias serán presentadas ante las autoridades competentes, buscando no solo la recuperación de los dineros adeudados, sino también desincentivar la evasión fiscal de manera efectiva.

¿Cómo saber si estás en la lista de embargos?

Los contribuyentes que podrían ser objeto de estas medidas pueden consultar su situación fiscal directamente a través de los canales oficiales de la DIAN:

• Portal web de la DIAN: en la sección “Transacciones en línea” se puede acceder al estado de cuenta y verificar si existen deudas o procesos pendientes.
• Línea de atención al cliente: a través de los números habilitados, los ciudadanos pueden despejar dudas sobre posibles embargos o notificaciones recibidas.
• Correo electrónico registrado: es importante revisar el correo electrónico asociado a la cuenta tributaria, ya que las notificaciones suelen enviarse por esta vía.
  En caso de que tengas deudas pendientes, la DIAN recomienda acercarse a sus oficinas o contactar a un asesor para gestionar acuerdos de pago y evitar medidas como los embargos.

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Facturación electrónica: el eje de la estrategia fiscal

Como parte de su plan de acción para este 2025, la DIAN visitará 16.000 comercios en todo el país con el objetivo de verificar que cumplan con los requisitos legales de facturación electrónica. Este mecanismo no solo mejora la transparencia, sino que también facilita el monitoreo del pago de impuestos.

En 2024, la DIAN identificó que el 12% de los establecimientos visitados no cumplían con las normas de facturación electrónica, ya sea porque no la implementaron o porque lo hicieron de manera incorrecta. Además, 53.000 negocios mostraron baja rotación de facturas electrónicas, lo que ha encendido las alarmas en la entidad.

En todo caso, el  mensaje de la DIAN es claro: no cumplir con las obligaciones fiscales puede tener graves consecuencias, desde embargos de cuentas bancarias hasta procesos penales. Por eso, es crucial que los contribuyentes mantengan sus impuestos al día y que los negocios adopten mecanismos como la facturación electrónica para evitar sanciones.

Imagen: DIAN

¿Qué es la facturación electrónica y por qué es obligatoria ahora?

La facturación electrónica es un sistema de emisión de facturas digitales que permite a la DIAN supervisar en tiempo real las transacciones comerciales de los contribuyentes. Ahora, a partir de noviembre, este sistema se vuelve obligatorio para ciertos sectores, especialmente el de los servicios públicos domiciliarios, como electricidad, agua y gas. 

La medida busca mejorar la transparencia y reducir la evasión fiscal al asegurar que todas las transacciones queden debidamente registradas y accesibles para la DIAN.

¿A quién afecta esta medida? ¿Solo a empresas grandes?

No, la obligatoriedad afecta a empresas de todos los tamaños que prestan servicios públicos domiciliarios. Esto incluye a grandes compañías y a pequeñas y medianas empresas que brinden servicios de agua, electricidad, gas o telecomunicaciones. 

Estas organizaciones ahora deben implementar un sistema de facturación electrónica para cada cliente, sin importar si se trata de personas o empresas, y sin importar el volumen de consumo.

¿Cómo afecta a los ciudadanos comunes?

Para los consumidores de servicios públicos, la facturación electrónica implica que las facturas que reciban ahora serán digitales, con algunos cambios en los formatos de los documentos. Además, al ser digital, este nuevo formato les permitirá tener un registro claro y accesible de sus pagos anteriores, lo cual puede facilitar la administración de los pagos mensuales o la realización de reclamos en caso de inconsistencias.

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¿Es más complicado para los usuarios recibir y pagar facturas electrónicas?

No debería serlo. La facturación electrónica no cambia la manera en que los colombianos pagan sus facturas. La diferencia principal es el formato de la factura, que ahora será digital y estará en línea, o en algunos casos podrá ser enviada al correo electrónico. Los usuarios seguirán teniendo la opción de pagar en línea, en puntos de pago físicos o a través de su entidad bancaria, como lo venían haciendo.

¿Cómo puedo acceder a mis facturas electrónicas?

Cada empresa ofrecerá diferentes métodos, pero lo más común será que las facturas estén disponibles a través de portales en línea. Algunas empresas también enviarán las facturas directamente al correo electrónico que el usuario haya registrado. En caso de no recibirlas, es recomendable contactar con la empresa de servicios para asegurarse de que tengan los datos actualizados.

¿Este cambio es permanente o temporal?

La facturación electrónica es una iniciativa permanente en Colombia, parte de una estrategia de largo plazo que busca digitalizar el sistema tributario y modernizar la administración fiscal. Aunque puede haber actualizaciones en el futuro, la DIAN no planea volver al formato en papel, ya que la digitalización ha mostrado beneficios en términos de transparencia y eficiencia en otros países.

¿Afectará mi tarifa de servicios públicos?

La implementación de la facturación electrónica no debería afectar el costo de los servicios. Sin embargo, algunas empresas podrían transferir parte de los costos operativos asociados a la digitalización a los usuarios. En estos casos, la DIAN debería supervisar para asegurar que estos costos se mantengan al mínimo y que la medida no se convierta en una carga adicional para los ciudadanos.

Imagen: Mikhail Nilov

Con el fin de tener una coherencia entre las soluciones tecnológicas y las demandas de los usuarios, Credibanco anunció la integración de Copiloto, compañía en soluciones en movilidad a su App Store como operador de pagos. Esta nueva alianza ofrece a los usuarios una solución eficiente para gestionar sus transacciones durante sus desplazamientos en más de 3,000 comercios diferentes. 

Los establecimientos que cuenten con la aplicación, podrán brindar una atención más cercana al transportador, ya que desde allí podrá efectuar los pagos de diferentes servicios, incluyendo hoteles, restaurantes y tiendas de conveniencia del corredor vial. 

La integración de estas dos compañías busca ayudar tanto a usuarios como a comercios. “Los comercios tendrán la oportunidad de utilizar una herramienta poderosa para atraer y retener clientes viajeros”, comentaron desde Credibanco. Por otro lado, los usuarios disfrutarán de la comodidad de realizar pagos rápidos y seguros  de sus servicios de viaje, gestionar sus gastos en tiempo real y complementarlos con sus desplazamientos por los peajes.

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Así mismo, esta solución busca simplificar el proceso para cumplir con la normativa actual que requiere la facturación electrónica como respaldo para la legalización de los pagos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Esto se debe a que permitirá a las empresas, especialmente del sector transporte, y a las personas naturales que posean el TAG de Copiloto, realizar pagos en los establecimientos ubicados en las diferentes carreteras del país. 

Con el desarrollo de Credibanco en sus datáfonos inteligentes y el App Store, esta propuesta se consolida como una solución para la gestión de solicitudes y procesos en el punto de venta. Esto unificará los procesos de compra a través de Copiloto, que ahora será el operador de los pagos y gestionará su administración. Hasta la fecha, empresas como Alkosto, Pereirana de Transportes, Grúas y Transportes de Colombia, entre otras, ya están vinculadas a estos servicios.

Imagen:Sergey Tarasov

Ante este escenario, empresas como Siigo y Davivienda han unido fuerzas para ofrecer soluciones que faciliten el proceso de facturación electrónica para las pymes colombianas. Por un lado, Siigo ha lanzado su Sistema POS, una herramienta que simplifica la generación de facturación electrónica, el control de inventarios, la gestión de clientes y la administración financiera de los negocios. Esta solución automatizada promete reducir el margen de error hasta en un 80% en comparación con los métodos tradicionales.

Por otro lado, Davivienda ofrece su QR Interoperable de forma gratuita y sin comisión, permitiendo a los comercios realizar transacciones de manera rápida y segura, aceptando pagos de cualquier banco en Colombia. Además, como parte de la alianza, se brindarán 300 accesos gratuitos a Talento Pyme, una plataforma de aprendizaje que apoya el crecimiento empresarial y el desarrollo de nuevas habilidades.

La adopción de la facturación electrónica es un paso importante hacia la modernización del sector empresarial en Colombia. Esta medida puede contribuir a mejorar la competitividad, reducir la burocracia y aumentar la transparencia en la gestión de los negocios según los expertos en el tema.

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Sin embargo, también requiere un esfuerzo por parte de las pymes para adaptarse a nuevas tecnologías y procesos. Es fundamental que estas empresas se preparen para adaptarse a estas nuevas normativas y aprovechen las oportunidades que ofrecen las soluciones innovadoras disponibles.

“El lanzamiento del sistema POS de Siigo es un paso muy grande en nuestro deseo de facilitarles la vida a los pequeños empresarios en Colombia. Con tan solo un clic, estos podrán gestionar en tiempo real y desde cualquier lugar sus inventarios, revisar el estado de las finanzas de su negocio, generar reportes de ventas diarias y lo mejor: emitir sus facturas electrónicas en tiempo récord”, aseguró David Ortiz, CEO de Siigo Latam.

Por su parte, Gladys Corredor, Vicepresidenta de negocios de empresas en Davivienda comentó: “reafirmamos nuestro compromiso con las pymes y emprendedores del país, esta alianza le permitirá a los empresarios mejorar la experiencia de pago de sus clientes, facilitando alternativas de pago desde el celular y desde cualquier entidad bancaria habilitada; así mismo contribuimos con el crecimiento de su negocio a través de Talento Pyme la plataforma que les permitirá desarrollar nuevas habilidades empresariales”.

Imagen:  Anna Shvets

Y la buena noticia es que no necesitan venir de otro planeta o construir una armadura de metal. El súper poder que necesitan lo tienen a la mano: el ecosistema digital.

¿A qué nos referimos? Hablamos de que la mejor herramienta que puede tener una compañía es disponer de todas sus áreas y funciones conectadas., utilizando soluciones basadas en tecnología para tomar decisiones y optimizar funciones. No necesitas súper velocidad, solo una herramienta para acelerar la facturación. No necesitas leer mentes, solo estudios inteligentes que entreguen datos certeros y exactos de tus clientes. No requieres clonarte para hacer mil cosas, solo herramientas que permitan hacer lo que quieres, en un par de clics.

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Precisamente para hablar sobre este tema en ENTER.CO conversamos con Siigo, una de las compañías líderes en Colombia en temas de facturación electrónica y ecosistema digital, sobre cómo las compañías pueden optimizar este súper poder.

¿Por qué estar conectado digitalmente es un súper poder?

Porque el paradigma que se suele tener, es que implementar soluciones basadas en tecnología responde a una obligación; pero la realidad es que adoptar herramientas sustentables para la toma de decisiones es hoy una NECESIDAD. Por ejemplo, al tener mayor organización y almacenamiento de la información contable, hay claridad sobre el estado actual del negocio y es más fácil tomar decisiones oportunas y efectivas en medio de una contingencia, especialmente para una pequeña o mediana empresa que no tiene un músculo financiero lo suficientemente robusto.

Es curioso porque muchos empresarios se quejan de no tener el tiempo para ocuparse de todo. No pueden estar en todas partes. Mirar a la derecha y a la izquierda a la vez. La tecnología y estar conectado con soluciones digitales permite la automatización de procesos administrativos y promueve que tanto empresarios como colaboradores tengan la oportunidad de dedicar más tiempo al desarrollo de tácticas y competencias complementarias que aporten valor, distinción y competitividad al negocio.

Es el súper poder dedicarse a hacer crecer la empresa, en vez de mantener la empresa.

Si el ecosistema digital es el súper poder de los empresarios, ¿cuál es su Kriptonita (debilidad)?

Esto es muy importante, hay dos tipos de Kriptonita que ponen en jaque el super poder del ecosistema digital en los empresarios:

El primero es el desconocimiento de este tipo de soluciones tecnológicas. Cuando las personas no saben qué alternativas tienen se crea una predisposición a creer que todo lo que se relaciona con innovación y transformación digital va a traer principalmente incremento de costos en la operación. Contar con soluciones contables y administrativas como las de Siigo, es bastante asequible, especialmente para las Pymes.

El segundo punto es todavía más delicado: Falta de acompañamiento. Es fundamental contar con aliados expertos que acerquen a las personas y empresas a herramientas que les faciliten el manejo y control de su negocio, para que el empresario se sienta asesorado y acompañado en esta transición.

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Teniendo en cuenta que, en promedio, el 40% de las Pequeñas y Medianas Empresas cierran durante el primer año de operación y solo el 30% sobreviven después de 5 años, es necesario contar con aliados como Siigo, que les brinden la guía y atención necesaria permanente para sacarle el mejor provecho a la herramienta y así lograr administrar y optimizar su negocio, asegurando su permanencia en el mercado.

Pero lo cierto es que las Pymes no tienen presupuesto. Que están emprendiendo. ¿Cómo invertir en tecnología e integrarse al ecosistema digital?

Un negocio organizado puede acceder a créditos y ayudas financieras que son fundamentales en su proceso de crecimiento. Pero también es vital que busque alternativas reales que retornen lo que se está invirtiendo.
Por ejemplo, desde Siigo no solo somos conscientes de la importancia de ofrecer servicios y productos tecnológicos a precios muy asequibles, sino del papel fundamental que jugamos para que su incorporación no implique al empresario y sus colaboradores una carga adicional por falta de entendimiento y acompañamiento. Desde el primer momento, disponen de la guía y atención necesaria para conocer la herramienta, descubrir todos los beneficios y sacarle el jugo.

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La gran apuesta debe estar enfocada en brindar herramientas tecnológicas a costos muy favorables, que estén al servicio de todas las empresas, sin importar su tamaño o sector; que potencialice desde los pequeños proveedores de materia prima hasta los comercializadores de los productos finales.

¿Hay algún poder en especial (servicio) que hoy sea fundamental para las Pymes?

Es fundamental que los empresarios tomen decisiones con rapidez, acordes con las exigencias del mercado. Se ha puesto en evidencia la gran rentabilidad de los canales online y la diversificación de las oportunidades de los negocios para todos los sectores productivos.

Un empresario no debe tener miedo al cambio, es más, debe ser uno de sus mayores impulsores. La automatización trae un sin número de ventajas al reducir los tiempos de gestión para cada actividad, promoviendo que tanto empresarios como colaboradores tengan la oportunidad de dedicar más tiempo al desarrollo de tácticas y competencias complementarias que aporten valor y competitividad al negocio.

Si tuviera que seleccionar cuatro serían: Formalizarse y así acceder a todas las ventajas y beneficios de legalizar la empresa, potenciar sus canales digitales (no solo a nivel transaccional, sino en atracción y captación de clientes), tomar decisiones basados en la data (para evitar cometer errores) y finalmente gestionar la relación con sus clientes entregándoles valor y construyendo relaciones cercanas y perdurables en el tiempo.

Imágenes: Free Vector

Para tener claridad sobre si un establecimiento se une a la actividad impulsada por el Gobierno nacional, lo mejor es ingresar a su página web, pues en ella, por parámetros de la Superintendencia de Industria y Comercio, debe especificarse de manera clara si hará parte de la jornada o no. En el caso de sumarse, deberá también publicar las condiciones necesarias para acceder al beneficio de exención del impuesto sobre las ventas (fechas, medios de pago, tiempos de entrega, límites de unidades, entre otras) y el protocolo que implementará (inscripción previa, fila virtual, por ejemplo).

Buen día, es importante que tengas en cuenta que la participación en la jornada de día sin IVA es voluntaria, por lo tanto te invitamos a validar las políticas de los almacenes.

— Superintendencia de Industria y Comercio 🇨🇴 (@sicsuper) November 19, 2021

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De acuerdo al boletín que entregó la entidad a las 11:30 de la mañana cuando había realizado 62 visitas a comercios nacionales, en ciudades como Santa Marta, Florencia y Tunja, se registraron fallas en la información sobre los términos, condiciones y restricciones de las ofertas vigentes de algunos comercios.

Si bien el segundo día sin IVA del 2021 inició con una baja afluencia de los consumidores en los establecimientos de ciudades como Bogotá, Armenia y Santa Marta. La DIAN reportó que hasta el mediodía, las ventas online habían alcanzado los $273.653 millones de pesos y la facturación electrónica había superado los $3.1 billones de pesos. La cifra representa un aumento del 30.1 % en comparación con los $2,4 billones que se vendieron el pasado 28 de octubre durante las primeras 12 horas.

Sin embargo, en conversación con RCN el director de la Dian, Lisandro Junco, aseguró que independiente del canal, los comerciantes deberán tener lista la facturación electrónica.

“Como se va a usar el efectivo, se debe aplicar la factura electrónica para todas las ventas en pro de terminar a ese consumidor que está comprando el producto exento del IVA en estos tres días”, aseguró Junco para el medio colombiano.

El primer día sin IVA se celebrará el próximo 22 de octubre. Durante la jornada los colombianos podrán adquirir productos de tecnología que no superen los 2.900.000 de pesos.

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Es importante mencionar que, aunque las tres fechas propuestas han sido anunciadas como ‘definitivas’, todavía no se ha definido el decreto que las confirme. Esto también es importante, porque es este mismo decreto el que determina cuáles son los lineamientos con los que funcionará este día sin IVA. El año anterior, el descuento afecto los productos electrodomésticos, que no superaran los 2’848.560. Es posible que otros cambios sean aplicados este año para afectar a más sectores que estos días buscan reactivar.

Noticia en desarrollo. 

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Con esta plataforma los empresarios podrán realizar sus operaciones de factoring y avales,  manteniendo la trazabilidad de la propiedad y la unicidad de los documentos electrónicos.

El gobierno espera generar más confianza entre las microempresas, pues Radian sirve como una herramienta para mantener actualizada toda la información relacionada con las transacciones que se realicen. Además este sistema ayudará a aquellas empresas que tienen problemas para soportar plazos largos en el pago de las facturas de sus clientes.

“El factoring, junto a la factura electrónica, son una herramienta poderosa que permitirá una reactivación dinámica de la economía nacional, incorporando nuevas tecnologías para profundizar este mercado en Colombia”, explicó la entidad.

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Con esta nueva plataforma, el gobierno le apuesta al fortalecimiento de la facturación electrónica, incluyendo a las pymes y microempresas que hasta el momento no participan de este tipo de facturación. “La DIAN es protagonista de este proceso realizando varios proyectos como el de la masificación de la factura electrónica para lo cual ha contado con créditos del BID por más de US$250 millones” afirmó Ivan Duque durante la presentación de Radian.

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Este tipo de programas administrativos que permiten hacer varias tareas de la empresa son perfectos para los pequeños negocios y emprendimientos que tienen equipos en los que sus tareas suelen cruzarse para su correcto funcionamiento. Además, están avalados por la Dian, lo que les da la tranquilidad de estar cumpliendo con los requerimientos exigidos. Una de las personas que se beneficia de la facturación electrónica y este tipo de software es el contador. “La productividad es clave para las pymes y los emprendimientos, mejorar los procesos y disminuir el margen de error en cada uno de ellos es esencial, por lo que saber aprovechar las herramientas es imprescindible”, resalta Katherine Ayala, Brand Manager de ADM.

Rapidez en los reportes para verificar información

Tener acceso a los reportes y poder revisar sus versiones actualizadas es una de las ventajas de estos programas. ADM, por ejemplo, funciona en la nube, lo que significa que, si uno de los colaboradores hace un cambio, este se sincronizará automáticamente para todos los demás. De este modo, si el contador necesita verificar información de las ventas facturadas, saldos de cuentas por cobrar y pagar y otros podrá hacerlo mucho más fácil. 

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Además, ADM facilita la toma de decisiones en tiempo real, ya que un gerente o un emprendedor puede conocer fácilmente las estadísticas de sus clientes más importantes o sus productos más vendidos. El pago de impuestos, que por lo general son un dolor de cabeza para cualquier empresario, también se facilita porque ADM permite habilitar de manera sencilla los impuestos asociados, como el IVA, retención en la fuente, Impoconsumo y retención de ICA.

Se disminuye el margen de error

Cuando la información no tiene que ser copiada por múltiples personas para gestionar los procesos, sino que se actualiza automáticamente para todos ellos se reduce el margen de error que causa pasar la información. Con la facturación electrónica hay mayor control sobre el inventario de la empresa; además, si el software que se usa automáticamente marca entradas y salidas de los productos se reduce el fallo que puede haber si una persona tiene que recordar hacerlo manualmente. Este tipo de simplificaciones en las tareas reduce el margen de error en los reportes y al momento de declarar ante las entidades públicas; por ejemplo, la Dian. 

Mejora la comunicación

Así como reduce el margen de error, la sincronización de múltiples tareas a la vez mejora la comunicación entre los empleados. “Las pymes a veces pasan por alto la simplificación de procesos como una forma de ayudar a sus equipos de trabajo a ser más productivos. Cuando se automatizan pequeñas tareas, la comunicación mejora y las tareas pueden ser realizadas con mayor tranquilidad porque es precisamente en los detalles donde muchos fallamos y se crear esos errores entre una persona a otra que puede ser costosa para una empresa, especialmente si es pequeña” resalta xx. 

Además, con herramientas como ADM, se puede mantener el orden tributario y financiero porque desde un solo sitio se pueden revisar la información de facturas enviadas a clientes y validar su aprobación o rechazo 

Mayor control

Mantener actualizados todos los datos, un contador puede revisar y procesar grandes cantidades de información precisa. Por ejemplo, controlar las compras y ventas o en el caso de un contador los egresos e ingresos de la compañía para revisar los libros. Esto no significa que se deje de hacer un control manual para verificar que todo esté bien. En realidad, es un soporte que le ayudará a entender mejor las dinámicas de la empresa y mantener los reportes actualizados. 

ADM se utiliza a través de un navegador por Internet o desde la aplicación con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos.

La seguridad de estar cumpliendo con los requisitos legales de la facturación electrónica

Además de todo lo anterior, usar un software autorizado por la Dian, como ADM, le permitirá al contador estar tranquilo porque la empresa cumple con los requisitos de la entidad al facturar electrónicamente. 

ADM y Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la Dian para la facturación electrónica–, acompaña a las empresas en el proceso de habilitación y uso de su sistema de administración móvil desde la nube y actualmente cuentan con siete días de prueba gratis, luego se puede escoger entre la versión básica ($25.000) o premium ($35.000) según las necesidades de cada empresa.

Imagen: ADM. 

La tecnología es hoy uno de nuestros principales aliados, especialmente teniendo en cuenta que una sola herramienta puede cumplir más de una tarea y simplificar procesos al mismo tiempo. Por ejemplo, un software administrativo puede ayudar a registrar una venta, a la vez que mantiene control en el inventario de los productos y crea una factura electrónica que cumpla con los requerimientos legales para el cliente y la empresa. De este modo, la productividad se ve beneficiada de manera vertical y a través de los distintos departamentos o equipos; así mismo, el CEO o persona encargada puede entender mejor cómo avanza la empresa, las cadenas de procesos, qué productos se venden y cuáles no para tomar decisiones en la marcha y mejorar.    

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“Lo principal es que una pyme o emprendimientos conozca y entienda cómo funciona cada uno de sus procesos internos para crecer y tener éxito al momento de tomar decisiones. Tener herramientas de seguimiento, control y administración de los diferentes recursos es una manera de hacerlo”, explica Katherine Ayala, Brand Manager de ADM, un software administrativo especializado para emprendimientos, pequeñas empresas e independientes. Aunque los siguientes consejos no son los más importantes, sí son vitales para conocer mejor tu empresa y saber qué hay que aprovechar y qué se debería descartar. 

Conoce tu negocio o emprendimiento

Claro, sabemos que antes de abrir tu empresa hiciste un estudio de mercado, conoces tus productos y a tus clientes. Pero la sociedad cambia constantemente y, por ende, las personas que consumen lo que vendes. Por eso es importante que conozcas las tendencias, qué busca la gente. Por ejemplo, hace unos años el maquillaje, era importante el color y la fijación, hoy el consumidor ha cambiado sus hábitos y ahora le interesa el clean beauty; es decir que usa productos naturales, tiene menos químicos y no es testeado en animales. La tecnología es igual, los celulares cambiaron de pequeños a pantallas gigantes y con diferentes funcionalidades; incluso productos básicos como la comida han tenido que cambiar para adaptarse. ¿Qué pasa cuando una empresa se niega a cambiar? desaparece. Por eso es importante que entiendas las tendencias y cómo estas pueden afectar los gustos de tus clientes para adaptarte. Una forma de hacerlo es mantener un control sobre el inventario. 

Este te puede enseñar qué se vende bien y qué no. De este modo, puedes decidir si necesitas cambiar el producto o el enfoque con el que lo vendes. Lo que te ayudará a invertir diferente tu dinero cuando compras menos cantidades e inviertes el restante en el producto más exitoso o en marketing de la empresa. Entender los costos de tu inventario es esencial para los reportes financieros y la toma de decisiones, señala el portal Bright Pearl. 

En Colombia, existen diferentes softwares que te permiten hacer este tipo de cosas; entre ellos ADM. Este software administrativo es usado principalmente como una herramienta de facturación electrónica que cumple con todos los requerimientos de la Dian; además se adapta a las necesidades de la empresa con sus funcionalidades como control de inventario y seguimiento de ventas. ADM funciona en la nube, lo que significa que los colaboradores pueden hacer uso desde diferentes dispositivos sin necesidad de descargarlo y los cambios que hagan se sincronizará automáticamente para que todos tengan la misma información. 

Aprende a llevar un control

Además de mantener un control en el inventario, hacerlo con las ventas, los procesos productivos de la empresa y en general de los detalles que se pueden pasar por alto es importante porque puede ayudarte a encontrar escapes de mano de obra o de dinero en tu empresa o emprendimiento. Por ejemplo, si la herramienta que usas de publicidad digital es más costosa que la cantidad de clientes que atrae podrás hacer algo al respecto. 

No se trata de microgestionar a tu equipo, sino de reconocer los errores que pueden presentarse de manera temprana y buscar una solución antes de que se vuelvan dragones imposibles de batallar en el día a día de tus negocios. Otro ejemplo, es el de llevar las cuentas financieras con precisión, de no hacerlo podrías entrar en deudas sin ni siquiera darte cuenta. 

Crea estrategias de ventas

Ahora que conoces a detalle tu empresa, tu producto, las tendencias, los clientes es hora de examinar la estrategia de ventas. ¿Está funcionando lo que estás haciendo y vale la pena la inversión? ¿Tienes una estrategia que se adapte a tus necesidades y traiga los clientes potenciales correctos y no solo personas al azar? 

Las ventas y el perfil de tus clientes te ayudarán a entender si las estrategias que usas son las adecuadas. Si tienes un producto que se puede considerar popular, pero tu estrategia atrae clientes VIP, algo está mal. Igual si es lo contrario. 

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Sí, las redes sociales pueden ser el boom de la publicidad en este momento, pero inclusive en estas necesitas una estrategia para aprovecharlas de manera correcta y deben usarse sumando otra serie de herramientas. Por eso es importante evaluarla, conocer que tienes disponible y usar una metodología correcta para tu negocio. 

Lee, infórmate y pregunta a tu red de networking cuál metodología les ha funcionado a ellos. Tener diferentes formas de abordar tu estrategia de venta sólo puede beneficiarte si lo haces de manera adecuada y no insistes en que solo hay una manera de hacerlo. 

Establece metas

Establece diferentes tipos de metas. Google usa el método OKR en el cual se establece una gran meta a largo plazo y para alcanzarla los equipos deben ponerse pequeñas metas a pequeño y mediano tiempo. Si conoces tu empresa, sabrás exactamente cuál es el siguiente paso para dar; tal vez aumentar las ventas o mejorar la reputación de tu marca y a partir de esto definir qué debe hacer cada equipo para lograrlo. ¿Mejorar la atención al cliente? ¿Ampliar el catálogo de productos o puntos de distribución? 

Además de mejorar los resultados empresariales, está demostrado que este método mejora el rendimiento de los empleados y la forma como ven el trabajo en equipo dentro del mismo departamento o emprendimiento y con los otros involucrados para alcanzarlos. 

Compara y cambia para mejorar

Finalmente, no pares de cambiar. Si tienes los datos y los procesas de manera adecuada tendrás en tus manos lo necesario para evolucionar constantemente. Recuerda, el cambio es necesario para avanzar, ni las empresas más exitosas han logrado mantenerse en la cúspide sin cambiar y evaluarse constantemente. 

La innovación es una de las características más requeridas por los clientes; las personas tienden a ligarse sentimentalmente a una marca, pero están abiertas a experimentar nuevas experiencias, por lo que no debes tenerle miedo a experimentar y cambiar. 

Invertir en herramientas que te ayuden a seguir este tipo de consejos no necesariamente tienen que ser caras. En internet hay variedad de opciones. Por ejemplo: ADM tiene un costo de $25.000 o $35.000 pesos colombianos y lleva a cabo diferentes tareas. 

Crecer tu empresa o emprendimiento puede ser difícil al comienzo, entender lo que se debe cambiar y lo que se puede quedar puede parecer una tarea ardua, pero la evaluación constante es una de las mejores herramientas para mejorar. Al final, muchos de estos procesos pasan a ser el ADN de la empresa y de los equipos de trabajo de manera que los errores se pueden evitar y el crecimiento y evolución es constante. Se trata de dar el paso. 

Imagen: Aspel. 

El factoring, como lo explica la superfinanciera, es una herramienta que constituye una forma de negociación de facturas comerciales y de títulos contentivos de deudas provenientes de ventas. Esto quiere decir que una entidad, en su mayoría financiera, “compra” o paga el monto que sumen las facturas pendientes por cobrar de una pyme o emprendimiento para después hacer la cobranza de dichas deudas. ¿Qué ganan ellas? Usualmente, quedarse con el 10 % del total a liquidar. ¿Cuál es el beneficio para tu pyme? Recibir casi de manera inmediata el 90 %. 

Esta modalidad, en 2018 movió $150 billones de pesos colombianos y en 2019, alrededor de los $160 billones, según datos de Asofactoring. Estas cifras solo demuestran que es una modalidad muy popular, especialmente entre las pymes porque muchas de ellas no tienen acceso a productos de financiación formal. Además, su proceso es muy simple, solo requiere de copia de la factura y su original, la cámara de comercio, el RUT, la relación comercial entre la empresa y el cliente, y algunos miran la calidad crediticia de las partes.

Si tienes dudas en cuanto a la factura y su copia, gracias a la Ley de crecimiento 2010 de 2019 artículo 18, la facturación electrónica está incluida, siempre y cuando cuente con validación de las Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Así mismo es recomendable que la empresa con la que estás haciendo el acuerdo de factoring hayan adaptado sus sistemas tecnológicos con lo dispuesto por la entidad. 

“Una de las ventajas de la facturación electrónica es que no solo se tendrán todos los documentos necesarios para hacer la transferencia de estos títulos de valor a un clic de distancia; también se tendrán los documentos organizados y de acuerdo con el software que se esté trabajando se podrá saber qué deudas podrán seguirse manejando –porque ya se inició un proceso de cobranza– y con cuáles podría hacerse factoring. Herramientas como ADM, además de realizar facturación electrónica, con todos los requisitos y certificados, también permite hacer este tipo de procesos mucho más sencillos y rápidos”, explica Katherine Ayala, Brand Manager de Aspel en Colombia 

De este modo, las pymes y emprendimientos pueden obtener liquidez sin endeudarse. Hay empresas dedicadas exclusivamente a esta actividad, el único requisito legal que tienen es estar legalmente organizadas e inscritas a la Cámara de Comercio; aunque los bancos son quienes más llevan a cabo este tipo de negocios. 

¿Por qué factoring?

El factoring tiene varios beneficios. Por un lado, como ya lo mencionamos, evita que las pymes y emprendimientos se endeuden con entidades financieras. Lo que les permite tener ese recurso extra en caso de una emergencia; ayudándoles a fortalecer su historia crediticia al no acudir a este tipo de servicios repetitivamente y ahorrándoles costos de intereses. 

Por otro, evita costos de cobros a deudores, estos pueden variar desde llamadas telefónicas, transporte y otros. Cuando una entidad hace factoring con tu emprendimiento o pyme significa que esta se hará cargo del proceso; también estará aceptando la probabilidad de que un deudor decida no pagar o de negociar para que lo haga a cuotas. Dependiendo de tu tipo de contrato esto puede afectar o no. Finalmente, tendrás a tu disposición el dinero en cuanto el contrato o acuerdo de factoring se realice. 

Probablemente muchos consideran una desventaja el hecho de que la empresa con la que hagas el acuerdo de factoring se quede con un porcentaje del dinero que en otras circunstancias recibirías completo. Pero acá es cuando los expertos te recomiendan hacer cuentas, mirar las tasas de interés en caso de que decidas sacar un préstamo en un banco y tomar decisiones basándote en estos resultados. 

¿Qué cambia con la facturación electrónica?

Uno de los problemas a los que se enfrentaban las empresas que realizan Factoring con las facturas electrónicas es que, al ser documentos digitales, no había manera de certificar que este título de valor ya hubiera sido usado en otra transacción. En el modelo físico al entregar la factura original y sus copias no había forma de venderlas a otras entidades. Por esto, en Colombia la Ley 1753 / 2015 habilita la creación del Registro Único de Facturas Electrónicas. De este modo, se tiene una base de datos que recopila las facturas que ya están negociadas y las que se pretenden negociar. 

“Estos registros funciona de manera automática por lo que el proveedor de software garantiza que las facturas además de estar en regla con la DIAN, se registren sin tener que hacer más. Uno de los beneficios de la facturación electrónica. Esto significa que si la empresa de factoring con la que se hace el acuerdo tiene las herramientas tecnológicas apropiadas, no hay procedimientos extras a los que se tenga que incurrir”, puntualiza Ayala.

Imagen: Aspel. 

Teniendo en cuenta esto, en ENTER.CO, con apoyo de ADM, quisimos hacer una pequeña guía que esperamos te pueda ayudar a despejar algunas de esas dudas que aún puedes tener. 

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un soporte de una compra realizada que se expide y recibe en formato digital. Este documento, según la Dian, tiene los mismos efectos legales que una factura impresa. Es decir que cumple las características y condiciones relacionadas con la expedición, recibo, rechazo y conservación de bienes o servicios. 

¿Cómo implementarla?

Para poder hacer la facturación electrónica necesitas de un proveedor de servicios de tecnología (PST). Este te acompañará durante el proceso de implementación y será el que usarás para hacer tus facturas en el día a día. Es importante que escojas con cuidado, pues este necesitará códigos especiales de seguridad y una validación que requiere de un sistema tecnológico compatible con tu información empresarial y con la plataforma de la Dian

Por ejemplo, ADM, en alianza con Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la Dian para la facturación electrónica–, acompaña a las empresas en la implementación de su sistema de administración móvil desde la nube. Esto quiere decir que además de cumplir con los requisitos de la entidad colombiana, también tendrás ventajas como poder acceder a toda tu información desde cualquier lugar o dispositivo (computador, celular o tablet). 

Después de escoger tu PST, deberás inscribirte en la Dian para solicitar los códigos de resolución de facturación para poder configurar la facturación electrónica de tu negocio; además de pasar las pruebas y solicitar la autorización de numeración de facturación. Una vez tengas estos datos podrás ingresar y ajustar la información en el software que elegiste para hacer las pruebas de recepción con la Dian. 

¿Quiénes deben facturar?

Las personas naturales que cumplan con alguno de los siguientes requisitos debe facturar electrónicamente: 

1. Responsables de declarar IVA. 
2. Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (Impoconsumo),
3. Profesiones liberales. 
4. Comerciantes o personas que presten servicios fundamentados en sus profesiones liberales.
5. Comerciantes agrícolas y ganaderos.
6. Voluntarios de la facturación electrónica
7. Adscritos al SIMPLE, en caso de que se apruebe la Nueva Ley de Financiamiento.

Beneficios de la facturación electrónica

Los beneficios de la facturación electrónica son variados. Por un lado, tienes los generales: 

• Se reducen los costos de papelería y miscelanea por timbraje y archivo, entre otros. De acuerdo con la Dian se puede reducir hasta un 80%. 
• Se tiene acceso al factoring. 
• Se agilizan y simplifican los procesos.
• Hay mejor comunicación y atención al cliente. 
• Se ayuda en el cuidado del medio ambiente.

Además, dependiendo del software que se escoja habrá mayores beneficios. ADM, por ejemplo, tiene un precio base de $25.000 pesos mensuales y ofrece diferentes ventajas por ser un sistema administrativo que se encuentra en la nube. Este permite a un empresario conocer en todo momento cuál es el estado de sus inventarios, su rotación y los costos, además de elaborar cotizaciones y facturas. También, puede tener siempre a mano sus cuentas por cobrar y la información de sus ventas y gastos. Esos procesos se pueden manejar desde cualquier dispositivo, ya sea un computador, un tablet o un teléfono.

ADM facilita la toma de decisiones en tiempo real, ya que un gerente o un emprendedor puede conocer fácilmente las estadísticas de sus clientes más importantes o sus productos más vendidos. El pago de impuestos, que por lo general son un dolor de cabeza para cualquier empresario, también se facilita porque ADM permite habilitar de manera sencilla los impuestos asociados, como el IVA, retención en la fuente, Impoconsumo y retención de ICA.

Al ser un programa que está en la nube no es necesario instalar programas o aplicaciones, por lo que no va a consumir memoria en el dispositivo que se esté usando. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet, con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos.

Imágenes: Aspel.

De este modo, el proceso para que las empresas, pymes y personas naturales con ingresos entre 3.500 a 12.000 UVT se acojan a la facturación electrónica estará completo. Esto también hace parte de la transformación digital a la que muchas empresas se están enfrentando en época de COVID-19. Pero si su empresa aún no la ha implementado y ya siente el eco del reloj cada vez más cercano, no debe desesperarse. La realidad es que el proceso puede ser muy sencillo.

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Lo primero que debe hacer es investigar sobre software administrativos que ayuden a llevar a cabo esta tarea. Por ejemplo, ADM, un sistema de administración móvil que permite realizar la facturación electrónica, pero además les permite a los individuos y encargados de las pymes manejar las principales operaciones de compra y venta desde cualquier lugar y dispositivo, de manera fácil, eficiente y segura. Que además es multidispositivo ya que al ser un software que funciona desde la nube no requiere ser instalado y puede usarse en computadores o en dispositivos móviles, desde 25 mil pesos al mes.

La facturación electrónica tiene varios beneficios; entre ellos que les permite a las empresas tener impuestos descontables, reduce costos y los procesos administrativos se vuelven más rápidos y eficientes. Y ADM, en alianza con Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica–, permite que los obligados a facturar electrónicamente cumplan con las exigencias de la DIAN. Otra cualidad de la app es que, sin costo adicional, puede expedir una cantidad ilimitada de facturas.

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ADM, además de la facturación electrónica, permite llevar a cabo otras tareas como seguimiento de las ventas, gastos e ingresos sincronizándose para que todas las personas tengan la misma información a la mano. Finalmente, cuando la persona no está conectada a Internet se puede usar la aplicación fuera de línea y la información se sincronizará tan pronto se conecte a Internet.

Puedes descargar la aplicación y obtener una prueba gratis por un mes en el sitio web de https://www.siesa.com/adm/ 

Imágenes: Aspel. 

De acuerdo con Siigo, compañía de software contable y administrativo, se han generado más de 9 millones de facturas electrónicas desde su herramienta en el primer semestre del 2020, lo que representa un aumento del 15% frente a la misma fecha en el 2019. “La factura electrónica es una herramienta que facilita los procesos de cobranza para las compañías y permite que estas puedan llevar de manera ordenada y clara toda la información de los ingresos por la prestación de sus productos o servicios”, explica David Ortiz, CEO de la empresa de software.

Para leer más sobre facturación electrónica, visita este enlace.

La acogida de esta en las empresas colombianas, en parte se debe a la contingencia que ha hecho que las empresas innoven la forma en que venden sus productos o servicios, esto requirió un cambio donde tenían que ofrecer este documento de manera digital. Así mismo, otra causa es la necesidad de acogerse a los beneficios y ayudas que se han generado como parte de la reactivación económica.

Por ejemplo, las transacciones realizadas crecieron un 158% el primer Día sin IVA y un 92% el segundo, con relación a la misma fecha en el 2019, de acuerdo con cifras de la DIAN. Asimismo, los valores tranzados en la última jornada mostraron un crecimiento del 57%, lo cual ha permitido que las industrias puedan tener un mayor flujo de caja. En la segunda jornada el comercio creció en Bogotá 17%, en Antioquia 70%, Valle 61%, Atlántico 39% y Cundinamarca 34%, con relación al primer día sin IVA.

Imagen: Scott Graham (Vía Unplash).

Esta exigencia de la DIAN podría verse como una complicación para las pequeñas empresas, pero en realidad constituye una oportunidad para adoptar una solución tecnológica que puede facilitarle la vida en muchos sentidos. 

Te contamos lo que debes saber de la facturación electrónica, los plazos y recomendaciones.

¿Qué es la factura electrónica y qué beneficios tiene?

La factura electrónica es una factura de venta con los mismos efectos legales que una de papel, y a diferencia de ésta, se expide en formato electrónico. Esta factura tiene un formato específico exigido por la DIAN, lleva una numeración consecutiva autorizada por la misma entidad, incluye el impuesto al consumo cuando es necesario y tiene una firma digital, entre otras características. 

La ventajas de este sistema incluyen impuestos descontables, el aumento en la eficiencia de los procesos administrativos, la reducción de posibles errores humanos, la simplificación de las transacciones y el ahorro en gastos de papelería, impresión y archivo. 

¿Quiénes deben adoptar la facturación electrónica?

Los responsables de expedir una factura electrónica son los siguientes: 

• Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
• Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.

¿Cuáles son las fechas de facturación electrónica en Colombia?

La DIAN especifica tres calendarios según la actividad económica, la calidad del contribuyente y la constitución de la empresa después de pasado los calendarios anteriores. 

Calendario 1:

Aquí entran los grupos seleccionados por la actividad económica principal, que queda registrada en el RUT y de acuerdo a los códigos CIIU, de esta manera:

• Grupo 1: junio 15 de 2020.
• Grupo 2: julio 1 de 2020.
• Grupo 3: agosto 4 de 2020.
• Grupo 4: septiembre 1 de 2020.  
• Grupo 5: octubre 1 de 2020.
• Grupos 6, 7 y 8: noviembre 1 de 2020.

En este enlace puedes descargar el calendario de la DIAN para que verifiques la fecha según el código CIIU. Puedes ir a la pestaña de “Resolución 42 Calendario 1”.

Calendario 2:

Este calendario se basa en la calidad del contribuyente: grandes contribuyentes, estado, instituciones educativas autorizadas, empresas del sector público, personas jurídicas y naturales que realizan ciertas actividades, entre otros.

• Grupo 1: junio 15 de 2020.
• Grupo 2: octubre 1 de 2020.
• Grupo 3: noviembre 1 de 2020.

En este enlace puedes descargar el calendario de la DIAN para que verifiques la fecha según la calidad del contribuyente. Puedes ir a la pestaña de “Resolución 42 Calendario 2”.

Calendario 3: 

Este es el calendario permanente y es para todos aquellos que constituyan su empresa y pasen a ser responsables del impuesto a las ventas (IVA) o impuesto al consumo, después de las fechas establecidas en los calendarios 1 y 2. En cuanto la empresa pase a ser responsable de uno de los impuestos anteriormente mencionados, tienen que empezar a facturar electrónicamente dentro de los dos meses siguientes. 

¿Cómo puedes adoptar la facturación electrónica?

El camino más eficiente es apoyarte de un proveedor autorizado por la DIAN. El software de ADM, que cuenta con el respaldo de Siesa, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, permite expedir las facturas electrónicas de manera ilimitada. 

Todo el proceso se hace de manera segura, con un sistema de autenticación de firma digital y se puede realizar a través de un computador, tablet o incluso el celular. Además, con este software no sólo cumples con la ley de facturación electrónica, sino que puedes administrar las finanzas de tu negocio de manera segura y sencilla: te permite llevar un control ágil de la facturación, los inventarios, cotizaciones, compras, ventas e ingresos.  

Puedes obtener una prueba gratuita el primer mes a través de su página web y seguir contando con el servicio por solo 25 mil pesos mensuales en el plan básico o 35 mil pesos en el plan premium. 

La siguiente infografía le explica, en pocas palabras, todo lo que un empresario colombiano debe saber sobre el tema:

Recientemente, se lanzó en Colombia ADM, un sistema de administración móvil que permite manejar las principales operaciones de compra y venta de una compañía desde cualquier lugar y dispositivo, de manera fácil, eficiente y segura. Y ENTER.CO le llevó a los voceros de la empresa Aspel, fabricante de ADM, las preguntas que planteamos al comienzo de este artículo: ¿cuáles son los beneficios de un sistema de administración móvil como ADM para un empresario?

Con base en sus respuestas, a continuación explicamos 7 beneficios de ADM, una app que está dirigida a emprendedores y empresas pequeñas, y que le permite a un empresario manejar diversos procesos y las finanzas de su compañía desde un computador, un tablet o un teléfono, por un precio muy favorable: desde 25 mil pesos al mes.

1. Se tiene control total sobre las finanzas de la compañía. El problema de muchos emprendimientos o empresas pequeñas, que manejan sus finanzas de forma manual, es que sus directivos no tienen fácil acceso a información financiera clave, como cuánto dinero les deben sus clientes o cuánto les deben ellos a sus proveedores. Además, a veces esa información está desactualizada. ADM, en cambio, permite hacer un seguimiento de las ventas, gastos e ingresos, entre otros datos, con la ventaja de poder realizar esas consultas desde cualquier lugar en el teléfono.

2. Se facilita el proceso de ventas. ¿Le ha pasado que un cliente le pide una cotización urgente y usted no puede enviarla sino hasta que vuelve a la oficina? Con ADM puede consultar fácilmente y desde las oficinas de sus clientes datos como las listas de precios y los catálogos de los productos, pero además la app permite generar cotizaciones directamente en el dispositivo móvil.

3. Se cuenta con información actualizada que facilita la toma de decisiones. Los empleados pueden acceder a los datos de la compañía en cualquier momento y desde cualquier sitio, gracias a que pueden utilizar la app desde dispositivos móviles como teléfonos y tablets, y toda la información se mantiene actualizada en la nube. Y ADM tiene una ventaja adicional: en caso de que la persona no tenga conexión a Internet en el momento, puede usar la aplicación fuera de línea, y la información se sincroniza tan pronto se conecte a Internet.

4. Se cumple con la ley y se ahorran costos con la facturación electrónica. La facturación electrónica tiene varios beneficios; por ejemplo, les permite a las empresas tener impuestos descontables, reduce costos y los procesos administrativos se vuelven más rápidos y eficientes. Y ADM, en alianza con Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica–, permite que los obligados a facturar electrónicamente cumplan con las exigencias de la DIAN. Otra cualidad de la app es que, sin costo adicional, un empresario puede expedir una cantidad ilimitada de facturas.

5. Se optimiza el manejo de los inventarios. Tener demasiados productos en inventario genera costos; pero tener muy pocos productos puede impactar las ventas y dejar a los clientes insatisfechos. ADM permite conocer en todo momento cuál es el estado de los inventarios, cuál es su rotación y cuáles son los costos, lo cual se traduce en mayor eficiencia y en ahorro de dinero.

* Encuentra más información sobre facturación electrónica y administración móvil en este enlace.

6. Se mejoran las ventas al conocer mejor a los clientes y los patrones de ventas. Con ADM es posible consultar desde el teléfono información como cuál fue el mejor período de ventas, cuáles son los productos más vendidos, o quiénes son los clientes que más han comprado. Es decir, el tipo de información que le ayuda a vender más y a enfocarse en sus productos más rentables y en sus clientes más importantes.

7. Se da un salto en productividad con una inversión razonable y de fácil implementación. ADM es una aplicación que funciona en la nube (en Internet) y eso tiene varias ventajas. Primero, un empresario no necesita comprar un costoso programa que debe instalar en un servidor en su propia oficina, ni debe lidiar con complejos procesos de implementación. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet.

Otra ventaja de las aplicaciones en la nube es su costo, ya que no se paga una gran suma de dinero por la compra de un programa, sino que se contrata la app como una especie de servicio que se paga mensualmente. Y en el caso de ADM, el costo mensual es muy favorable. La versión básica de ADM vale 25 mil pesos mensuales y permite un usuario en línea, pero la creación de múltiples usuarios. También hay una versión premium, que vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea, y la creación de múltiples usuarios.

ADM se puede descargar y probar gratis durante un mes. Está disponible en el sitio web de Aspel Colombia.

Imágenes: Aspel

ADM es una app cuyo precio arranca en 25 mil pesos mensuales, la cual le ayudará a manejar con facilidad los procesos de compra y venta de su empresa. Mejor aún: esta aplicación también le permite cumplir con la facturación electrónica que le está exigiendo la DIAN a un grupo cada vez más grande de empresas en el país.

ADM es un sistema de administración móvil, es decir, un software que le permite a un empresario conocer en todo momento cuál es el estado de sus inventarios, su rotación y los costos; elaborar cotizaciones, facturas y órdenes de compra; y tener siempre a mano sus cuentas por cobrar y la información de sus ventas, gastos e impuestos. Una gran cualidad de ADM es que esos procesos se pueden manejar desde cualquier dispositivo, ya sea un computador, un tablet o un teléfono.

ADM facilita la toma de decisiones en tiempo real, ya que un gerente o un emprendedor puede conocer fácilmente las estadísticas de sus clientes más importantes o sus productos más vendidos, entre otros. El pago de impuestos, un dolor de cabeza para cualquier empresario, también se facilita porque ADM permite habilitar de manera sencilla los impuestos asociados, tales como IVA, retención en la fuente, Impoconsumo y retención de ICA.

* Encuentra más información sobre facturación electrónica en Colombia en este enlace.

Una ventaja más de ADM es que Siesa, que hace parte del grupo Aspel, es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica. Por eso, ADM, en alianza con Siesa, permite que sus usuarios facturen electrónicamente, cumpliendo con las exigencias de la DIAN.

Vale la pena resaltar que ADM es una aplicación que funciona en la nube. Gracias a ello, un empresario no necesita comprar un costoso programa que debe instalar en un servidor en su propia oficina, ni debe lidiar con complejos procesos de implementación. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet, con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos.

Dos versiones: de 25 mil y 35 mil pesos mensuales

La versión básica de ADM vale 25 mil pesos mensuales y permite un usuario en línea, pero la creación de múltiples usuarios. También hay una versión premium, que vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea, y la creación de múltiples usuarios.

Otro beneficio es que, aunque las aplicaciones de este tipo suelen cobrar más dinero según la cantidad de facturas que emita una empresa, en ADM, en cualquiera de sus dos planes, la cantidad de facturas que se puede emitir es ilimitada, y sin costo adicional.

ADM se puede descargar y probar gratis durante un mes. Está disponible en el sitio web de Aspel Colombia.

Imágenes: Aspel

La transición a la facturación electrónica es obligatoria, ya que es una exigencia de la DIAN. Pero esta medida les trae a los empresarios beneficios como impuestos descontables, mejoras en sus procesos de facturación, reducción de costos y más fácil acceso a fuentes de financiación.

Pensando en los empresarios que todavía no tienen claro en qué consiste la facturación electrónica ni cómo los afecta, ENTER.CO ofrece las respuestas a algunas dudas frecuentes sobre esta tecnología.

Elaboramos esta guía con base en los datos de la DIAN y en la información suministrada por voceros de Aspel, una empresa líder en el mercado de software y soluciones administrativas para startups, emprendedores, trabajadores independientes, y pequeñas y medianas empresas. Esta firma lanzó recientemente ADM, una app que sirve para administrar las finanzas de una compañía, y que además permite facturar de forma electrónica gracias a una alianza con Siesa, un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la facturación electrónica.

¿Qué es una factura electrónica?

Según la DIAN, es una factura que tiene los mismos efectos legales que una factura de papel, pero que se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, y que operativamente tiene lugar a través de soluciones informáticas. Este documento permite cumplir con las características y condiciones relacionadas con la expedición, el recibo, el rechazo y la conservación.

¿Qué características tiene una factura electrónica?

Algunas de sus características son: utiliza un formato XML estándar establecido por la DIAN, lleva una numeración consecutiva autorizada por la DIAN, discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso e incluye una firma digital para garantizar la autenticidad y la integridad. Además, incluye el Código Único de Factura Electrónica (Cufe), un código que permite diferenciar cada factura de las otras que se expiden en el país.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para las empresas del país?

La facturación electrónica les trae varios beneficios a las empresas. Por ejemplo, les permite tener impuestos descontables; a partir del primero de enero del 2020, se requerirá la factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, costos o gastos deducibles, según una tabla de la DIAN: en el 2020, el 30% es el porcentaje máximo que podrá soportarse sin facturas electrónicas (eso bajará a 20% en el 2021 y a 10% en el 2022).

Con la facturación electrónica también se elimina el riesgo de que se pierdan las facturas físicas, se reduce el impacto sobre el medio ambiente (al eliminar un enorme volumen de documentos de papel), se pueden realizar consultas en línea, se facilitan las transacciones, se mejora el seguimiento y la seguridad de las operaciones, se facilitan los cobros, y los procesos administrativos se vuelven más rápidos y eficientes.

También se mejora el control de las finanzas de las empresas, ya que se tiene información exacta y actualizada sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas. Otro beneficio es la inmediatez en la entrega de las facturas a los clientes, lo cual mejora el flujo de caja de las compañías.

Una ventaja adicional está en la reducción de costos para las empresas. La Dian estima que la emisión y el manejo de una factura electrónica cuesta 500 pesos, mientras que una factura física vale entre 2.700 y 3.000 pesos. Además, hay ahorros importantes en los costos de papelería, impresión, archivo y mensajería.

¿Por qué se dice que gracias a la facturación electrónica las empresas pueden mejorar sus fuentes de financiación?

Porque con este modelo se facilita el mercado de reventa de facturas o factoring.

El factoring es un método de financiación que ofrecen diversas entidades. Permite que, en vez de esperar 60, 90 o 120 días a que le paguen una factura, una compañía opte por vender esa factura a un tercero, por una cantidad de dinero un poco más baja, a cambio de recibir la plata en cuestión de días.

Esta es una opción clave para muchas empresas, que necesitan con urgencia el dinero de sus facturas pendientes para cubrir sus gastos, pagar sueldos, etc.

¿Quiénes deben facturar de forma electrónica?

Las compañías que estipula la DIAN, de acuerdo con un cronograma de implementación establecido por esa entidad. Pero también pueden hacerlo las empresas que voluntariamente decidan adoptar este modelo.

De otro lado, hay personas o empresas que no están obligadas a facturar de forma electrónica. Son las de ventas en POS, servicios públicos, peajes, extractos, bolsa de valores, bolsa agropecuaria, transporte de pasajeros, transportes aéreos, juegos de suerte, boletas de loterías, cultura y cine.

¿Cómo sé cuándo me toca empezar a facturar de forma electrónica?

El calendario que indica las fechas para realizar la transición a la facturación electrónica se puede bajar desde el sitio web de la DIAN. Las fechas en la que una empresa debe empezar a facturar de forma electrónica dependen de su actividad económica principal. Ya hay varios grupos de compañías que están facturando de forma electrónica, y en enero del 2020 arrancarán otros grupos de empresas.

Por eso, lo que debe hacer un empresario es consultar ese calendario, que indica dos cosas: la fecha máxima en la que las empresas deben registrarse en el servicio informático de factura (dependiendo de su código CIIU) y la fecha máxima para expedir facturas electrónicas (suele ser tres meses después de la fecha del registro en el servicio).

Una aclaración: la primera fecha se refiere, según la DIAN, “al plazo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta debe registrarse como facturador electrónico y señalar el software de facturación con el cual hará pruebas de habilitación en el servicio informático”. Y el código CIIU corresponde a la clasificación de actividades económicas en el país.

También encuentra información importante sobre este proceso en dos resolución expedidas este año por la DIAN: la 000020, del 26 de marzo del 2019, y la resolución 000030, del 29 de abril del 2019.

Imágenes: iStock

El Gobierno decidió mover a las empresas del país al sistema de facturación electrónica, entre otras razones, para aumentar la eficiencia de las compañías colombianas y para ayudar a reducir la evasión de impuestos (la Dian estima que se producirá una reducción de 50 por ciento en la tasa de evasión en el corto plazo, y en su totalidad en el mediano plazo).

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) define la factura electrónica así: “Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura de papel, pero se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, y que operativamente tiene lugar a través de soluciones informáticas. Este documento permite cumplir con las características y condiciones relacionadas con la expedición, el recibo, el rechazo y la conservación”.

La factura electrónica tiene ciertas características, definidas por la Dian. Por ejemplo, utiliza el formato XML estándar establecido por esa entidad, lleva una numeración consecutiva autorizada por la Dian, discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso e incluye una firma digital para garantizar la autenticidad. Además, incluye el Código Único de Factura Electrónica (Cufe), un código que permite diferenciar cada factura de las otras que se expiden en el país.

Grandes beneficios para las empresas

La Dian menciona en su sitio web algunas de las ventajas que traerá la facturación electrónica a las empresas del país: se elimina el riesgo de que se pierdan las facturas físicas, la gestión de documentos se hace más eficiente, se reduce el impacto sobre el medio ambiente (al eliminar un enorme volumen de documentos de papel), se pueden realizar consultas en línea, se facilitan las transacciones, se mejora el seguimiento y la seguridad de las operaciones, se facilitan los cobros, y los procesos administrativos se hacen más rápidos y eficientes.

También se mejora el control de las finanzas de las empresas, ya que se tiene información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas. Otro beneficio es la inmediatez en el proceso de entrega de la factura, lo cual mejorará el flujo de caja de las compañías.

Otro beneficio importante está en la reducción de costos para las empresas. La Dian estima que la emisión y manejo de una factura electrónica cuesta 500 pesos, mientras que una factura física vale entre 2.700 y 3.000 pesos. Hay ahorros importantes en los costos de impresión, despacho y almacenamiento.

Otra ventaja de la facturación electrónica es que las empresas podrán mejorar sus fuentes de financiación, gracias a que se facilita el mercado de reventa de facturas o factoring.

El factoring es un método de financiación que ofrecen diversas entidades. Permite que, en vez de esperar 60, 90 o 120 días a que le paguen una factura, una compañía opte por vender esa factura a un tercero, por una cantidad de dinero un poco más baja, a cambio de recibir la plata en cuestión de días. Esta es una opción clave para muchas empresas, que necesitan con urgencia el dinero de sus facturas pendientes para cubrir sus gastos, pagar sueldos, etc.

Muchas compañías ya comenzaron a facturar de manera electrónica en Colombia, y a partir de enero del 2020 se empiezan a vencer los plazos que tienen compañías de diversos sectores para cumplir con este requisito, según unos cronogramas establecidos por la DIAN.

Imagen: iStock

Las personas que tienen un emprendimiento o una empresa pequeña en Colombia seguramente se identifican con algunas de esas afirmaciones. Una buena herramienta tecnológica es la solución para esas limitaciones, pero una compañía que está arrancando o cuyos recursos son limitados rara vez tiene un ingeniero de sistemas de planta, o el conocimiento para entender cómo la tecnología le puede ayudar a optimizar diferentes procesos, o el dinero para hacer inversiones grandes en tecnología. Es más, el solo hecho de tener que enredarse con esos detalles le quita al emprendedor o al gerente el tiempo que necesita dedicarle a la esencia de su negocio.

Esa es la importancia de ADM, una nueva aplicación que se acaba de lanzar en Colombia. Este software de la firma Aspel, un grupo del cual hace parte la conocida empresa Siesa, tiene varios beneficios para los emprendedores y dueños de compañías pequeñas del país, entre ellos varios que son clave: les ayuda a manejar con facilidad sus procesos de compra y venta, permite que lo hagan incluso desde un teléfono, tiene un precio muy favorable (desde 25 mil pesos al mes) y les ayuda a cumplir con la facturación electrónica que le está exigiendo la DIAN a un grupo cada vez más grande de empresas en el país.

Con ADM, un empresario puede expedir una cantidad ilimitada de facturas que cumplen con todos los requisitos vigentes en el país; puede conocer en todo momento el estado de sus inventarios; tiene la posibilidad de elaborar cotizaciones de manera muy sencilla; y puede hacer un seguimiento de sus ventas, gastos e ingresos, entre otros procedimientos, con la ventaja de poder realizar esas labores desde cualquier lugar, gracias a que ADM se puede utilizar desde un celular. Eso quiere decir que el empresario puede administrar los principales procesos de su compañía desde su teléfono.

Un beneficio diferencial de ADM es que Siesa, que hace parte del grupo Aspel, es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica. Por eso, ADM, en alianza con Siesa, permite que sus usuarios facturen electrónicamente para cumplir de esa forma con las exigencias de la DIAN.

Vale la pena recordar que muchas compañías ya comenzaron a facturar de manera electrónica, y que a partir de enero del 2020 se empiezan a vencer los plazos que tienen compañías de diversos sectores para cumplir con este requisito, según unos cronogramas establecidos por la DIAN.

Las ventajas de usarla en la nube

ADM es una aplicación que funciona en la nube (en Internet) y eso tiene varias ventajas. En primer lugar, un empresario no necesita comprar un costoso programa que debe instalar en un servidor en su propia oficina, ni debe lidiar con complejos procesos de implementación. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet, con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos, como computadores, tablets y teléfonos inteligentes.

Otra ventaja de las aplicaciones en la nube es su costo, ya que no se paga una gran suma de dinero por la compra de un programa, sino que se contrata la app como una especie de servicio que se paga mensualmente. Y ADM ha llevado el tema del precio a un nuevo nivel, al lograr ofrecerles a sus clientes un costo mensual muy favorable.

La versión básica de ADM vale solo 25 mil pesos mensuales y permite que un usuario esté en línea a la vez; sin embargo, es posible la creación de múltiples usuarios. Por su parte, la versión premium vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea al mismo tiempo, y la creación de múltiples usuarios.

De otro lado, aunque aplicaciones de este tipo suelen cobrar más dinero según la cantidad de facturas que emita una empresa, ADM tiene un beneficio adicional: en cualquiera de sus planes la cantidad de facturas que se puede emitir es ilimitada, sin costo adicional.

ADM se puede descargar y probar gratis durante un mes. Está disponible en el sitio web de Aspel Colombia.

ADM es un sistema de administración móvil que busca revolucionar el manejo administrativo de las empresas desde la nube. ADM permite manejar las principales operaciones de compra y venta de una compañía desde cualquier lugar de manera fácil, eficiente y segura.

Con ADM, el dueño de una pyme, un emprendedor o el gerente de una empresa que está iniciando sus operaciones puede conocer en todo momento cuál es el estado de sus inventarios, su rotación y los costos; también puede elaborar cotizaciones, facturas y órdenes de compra de manera sencilla; además, tendrá siempre a la mano sus cuentas por cobrar, y la información de sus ventas, gastos e ingresos.

Lo mejor es que esos procesos se pueden manejar desde cualquier dispositivo, ya sea un computador, un tablet o desde un teléfono; eso quiere decir que, literalmente, el usuario puede cargar siempre en el bolsillo la herramienta que le permite administrar su empresa.

Otra ventaja es que el usuario no tendrá problemas en caso de que no cuente con una conexión a Internet en cierto momento; simplemente, la persona puede trabajar sin conexión a la Red y luego la información se sincroniza cuando se vuelva a conectar.

El salto a la facturación electrónica

Una característica muy importante de ADM es que permite emitir facturas electrónicas y recibos que cumplen con todos los requisitos fiscales vigentes en el país. La adopción de la facturación electrónica es una importante transformación tecnológica que las empresas del país tendrán que dar de forma obligatoria.

A partir de enero del 2020, en un mes, diferentes grupos de empresas tendrán que iniciar su transición a la facturación electrónica. Sin embargo, esta es una medida que les traerá importantes beneficios a las compañías, como ahorros de costos y optimización de procesos.

La Dian menciona en su sitio web algunas de las ventajas que traerá la facturación electrónica a las empresas del país: se elimina el riesgo de que se pierdan las facturas físicas, la gestión de documentos se hace más eficiente, se reduce el impacto sobre el medio ambiente (al eliminar un enorme volumen de documentos de papel), se pueden realizar consultas en línea, se facilitan las transacciones, se mejora el seguimiento y la seguridad de las operaciones, se facilitan los cobros, y los procesos administrativos se hacen más rápidos y eficientes.

Voceros de Aspel explicaron que uno de los grandes diferenciadores de ADM es que la cantidad de facturas que se puede emitir es ilimitada, sin costo adicional.

El precio de ADM es, de hecho, su otro gran atractivo. La versión básica de ADM vale 25 mil pesos mensuales y permite un usuario en línea, pero la creación de múltiples usuarios. La versión premium vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea, y la creación de múltiples usuarios. Además, es posible descargar y probar gratis la aplicación durante 1 mes.

Para que tu empresa esté al día en materia tecnológica, una de las labores que debes adelantar es un inventario del software que utilizas en ella. La idea es que sepas si tienes todas las herramientas que necesitas, si debes actualizarlas, si requieres una nueva solución…

Pero nos referimos al software que usas para tu gestión administrativa. Es claro que, si tienes una empresa de diseño, vas a necesitar herramientas especializadas para esta labor (programas de ilustración y de retoque fotográfico, por ejemplo). Pero de lo que queremos hablarte hoy es del software que va a soportar tu negocio ‘tras bambalinas’.

El portal español Emprendedores.es tienen un listado de tipos de software básico que debes tener en tu empresa. Los programas más importantes son de facturación, contabilidad, ERP y CRM. Esto es lo que dicen los expertos sobre estas herramientas.

Facturación electrónica

En Colombia es urgente que adquieras esta herramienta: recuerda que a partir del 1º de enero de 2019, todas la empresas del país están obligadas a expedir sus facturas de manera electrónica, según los formatos establecidos por la Dian.

De hecho, la propia Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ofrece una herramienta gratuita de facturación electrónica para pequeñas y medianas empresas. Puedes adquirir más información sobre ella aquí.

Recuerda que la facturación electrónica te ofrece beneficios como eliminar el riesgo de que se pierdan las facturas físicas y tiene menos costos asociados, entre otras cosas.

Contabilidad

No es necesario hacer énfasis en la importancia de que manejes bien las cuentas de tu empresa, que sepas cuánto dinero entra y cuánto sale. Que aproveches las ventajas tributarias que muchos países ofrecen, pero sin olvidar que de todas maneras alguna obligación debes tener con el Gobierno, con tus empleados y con tus proveedores. Una buena herramienta de contabilidad y un buen contador son básicos para tener claras tus cuentas…

ERP (planificación de recursos de la empresa)

El software ERP es una especie de ‘todo en uno’, que te permite controlar diferentes aspectos de tu negocio, incluida la facturación y la contabilidad, por ejemplo. Pero también control de inventarios y gestión de procesos, relaciones con los clientes, por mencionar algunas. 

Para que no queden dudas sobre su utilidad, “los sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa”, explica el portal del grupo de tecnología Consisa.

En esencia, facilitan e integran la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. En la mayoría de los negocios online –explica Consisa– esto hace referencia a la facturación, gestión de pedidos y envíos, datos de los clientes, del personal, distribuidores y otros.

Anteriormente reservados para empresas de gran tamaño, los sistemas ERP están ahora al alcance de todas las compañías, en versiones estándar y a la medida de las necesidades de cada una.

La firma consultora Nubit recomienda en su portal adquirir software ERP en empresas en crecimiento, en las que los programas individuales para cada labor ya se están quedando pequeños o no ofrezcan la conectividad necesaria entre ellos (el sistema de inventarios y el de contabilidad, por ejemplo).

El software ERP también es necesario, añade Nubit, si tienes información dispersa o desactualizada, o si llegó la hora de poner en orden las relaciones con tus clientes. 

¿Cuál ERP escoger?

Para adquirir una solución ERP debes hacer una tarea juiciosa de definición de las necesidades reales de tu empresa. El portal empresarial de Visa recomienda: “Podemos recurrir a páginas especializadas, contratar una consultoría externa que colabore en la búsqueda, o ‘hacerlo en casa’, para lo cual es importante que los proveedores cuenten con experiencia en nuestro segmento de negocios, y que cumplan con nuestros requerimientos de negocios y de proyecto”. También es importante que pidas referencias a otros clientes de tus proveedores potenciales y los visites para conocer cómo funcionan las herramientas.

CRM (gestión de relaciones con los clientes)

CRM es una herramienta que te permite manejar las relaciones con tus clientes. O, como lo resume el portal La cultura del marketing, es “la estrategia orientada a la satisfacción y fidelización total del cliente”.

Si te suena un poco abstracta esta definición, podemos precisarla con la definición del portal del Instituto de Economía Digital: “El nuevo perfil de consumidor digital formado, informado, global, hiperconectado y social genera un elevado impacto en los puntos de contacto de la empresa y en la gestión de la experiencia de un cliente omnicanal. Un CRM debe ofrecer soluciones tecnológicas integradas, escalables y adaptadas a este escenario de interacción digital creciente…”.

Añade que el software CRM aporta a la empresa inteligencia y capacidades relacionales para aumentar la base de clientes y su objetivo es maximizar el valor neto del cliente y el retorno de la inversión.

Ya para terminar…

Recuerda que prácticamente todas las soluciones mencionadas se consiguen ‘en la nube’. Es decir, un proveedor externo te los ofrece como servicios a través de la red, de manera que no es estrictamente necesario que compres servidores y equipo que seguramente un tercero va a manejar mejor que tú.

Finalmente, te recomendamos, te pedimos, te agradecemos que en tu empresa solamente uses software legal. Dile no a la piratería.

Imágenes: Sigre y Geralt (vía Pixabay)

El Gobierno decidió mover a las empresas del país al sistema de facturación electrónica, entre otras razones, para aumentar la eficiencia de las compañías colombianas y para ayudar a reducir la evasión de impuestos (la Dian estima que se producirá una reducción de 50 por ciento en la tasa de evasión en el corto plazo, y en su totalidad en el mediano plazo).

Todos los responsables de declarar el impuesto del IVA deberán expedir este tipo de factura a partir del 1º de enero del 2019, según el artículo 308 de la Ley 1819 del 2016. Y para los grandes contribuyentes la implementación será desde el primero de septiembre del 2018. El proceso de transición a la facturación electrónica en Colombia se completará en el año 2022, pues tomará varios años masificar el sistema y llegar a todos los contribuyentes.

En su sitio Web, la Dian menciona algunas de las ventajas que traerá la facturación electrónica a las empresas del país. Otras entidades también dan su opinión al respecto:

1. Se elimina el riesgo de que se pierdan las facturas físicas

La empresa Siigo dice que “uno de los principales problemas al facturar a mano es la pérdida de las facturas”, pero el nuevo sistema “permite tener todas las facturas en un mismo lugar, de manera ordenada y además permite ubicarlas por medio del Cufe, que es el Código Único de Facturación Electrónica”.

2. Menos costos asociados

Otro beneficio importante está en la reducción de costos para las empresas. La Dian estima que la emisión y manejo de una factura electrónica cuesta 500 pesos, mientras que una factura física vale entre 2.700 y 3.000 pesos. Hay ahorros importantes en los costos de impresión, despacho y almacenamiento.

3. Procesos físicos se vuelven digitales

Las facturas electrónicas permiten que se realicen consultas en línea, sin necesidad de hacer fila para solicitar un trámite que se puede extender por días. También se mejora el seguimiento y la seguridad de las operaciones, se facilitan los cobros, y los procesos administrativos se hacen más rápidos y eficientes.

4. Facturación electrónica significa finanzas más sanas

El control de las finanzas de las empresas se mejora, ya que se tiene información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas.

5. Más velocidad, mejor flujo de caja

Otro beneficio es la inmediatez en el proceso de entrega de la factura, lo cual mejorará el flujo de caja de las compañías. La empresa Siigo dice en su sitio web que “la factura electrónica permite ahorrar tiempo en procesos operativos, pues el sistema de facturación envía su factura de forma simultánea a la Dian y a sus clientes, y usted recibe una notificación cuando sus clientes la reciben”.

Imágenes: iStock

Con esta herramienta de facturación electrónica, la Dian espera incentivar a las empresas que aún no las usan. Es importante recordar que a partir del 1 de enero de 2019 todas las empresas responsables del IVA y que facturan más de $116 millones al año, según el Decreto 2242 de 2015.

Una herramienta para micro y pequeñas empresas

“Este servicio ha sido para permitir principalmente a los micro y pequeños empresarios facturar electrónicamente de manera gratuita sus transacciones, mejorando la eficiencia de sus procesos”, comentó María Pierina González Falla, Directora de Gestión de Fiscalización.

La facturación electrónica es de uso gratuito y cualquier empresario puede usarla para crear fácilmente un catálogo de clientes y productos. Además, la herramienta se puede usar desde un computador o desde un dispositivo móvil. También, permitirá añadir la firma digital y enviarla a sus clientes.

20 microempresas colombianas hicieron parte del piloto del servicio desde el mes de mayo. La herramienta, además, cumple con los requisitos establecidos por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo para ser inscritas en el Registro de Facturas Electrónicas (Refel) y con los requerimientos necesarios para aplicar a factoring electrónico.

El factoring electrónico, según explica Edicom Colombia, es que las empresas pueden registrar sus facturas como título de valor, lo que ayudará a impulsar la liquidez económica de las pymes y las ayudará para dar el salto al mercado internacional.

El comunicado además resalta que a la fecha, se han facturado de manera electrónica ventas por valor de $50,42 billones y se han recibido más de 4.154.290 millones de facturas electrónicas. Además, insiste en que la factura electrónica simplifica procesos contables y administrativos. Para la Dian, esto representa mayor eficiencia para las empresas.

Cómo usar la herramienta de facturación electrónica

Para hacer uso de la herramienta, es necesario contar con servicio a Internet, pues es una solución en línea. El paso a paso lo encontrarás en este enlace, junto a información de interés. Los interesados en usar el servicio deben registrarse en la página de la Dian, a través de la plataformas Muisca. Seleccionar la opción factura electrónica y dar clic en “Facturación Gratuita DIAN V-D 2242”.

Imagen: ojogabonnitoo (vía iStock). 

La transformación digital se ha convertido en una posibilidad de crecimiento para las empresas. Sin embargo, también es un reto para los negocios que no están preparados para asumir los cambios.

Se espera que más de mil empresarios de Cundinamarca se capaciten de forma gratuita en temas de tecnología en ENTER Foros. El evento se llevará a cabo el próximo 12 de abril en Bogotá y el 19 de abril en Manizales. Estas actividades tienen como objetivo incrementar las ventas, hacer contactos y hacer más productivos tus negocios.

ENTER.CO y la Gobernación de Cundinamarca se comprometen con el desarrollo de la cultura de la tecnología de nuestro país, por ello ‘ENTER FOROS: transformación digital para tu negocio’ será la oportunidad para que tu negocio evolucione las inscripciones ya están abiertas.

Así mismo, los asistentes recibirán capacitación sobre marketing digital, concejos prácticos para la creación de páginas web y todo lo que se necesita para implementar la facturación digital (requisito que será obligatorio a partir de 2019).

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Imagen: Pixabay