Para Carolina Sierra lo más complicado de ser auxiliar administrativa en Tech Machines es lidiar con las facturas. Antes tenía que hacerlas en Word, y recuerda que organizando el nombre del cliente, se le modificaba el espacio donde debía poner el NIT, por lo que ella tenía que usar su creatividad para que el formato no se deformara. Además, tenía que hacer los cálculos del IVA, ICA y retención en la fuente de forma manual.
Carolina administraba toda la operación de fabricación, mantenimiento y reparación de productos hidráulicos para maquinaria pesada en una hoja de cálculo de Excel. Allí describía a detalle todas las transacciones de las compras con el nombre de cada cliente, el NIT, el detalle de la compra, el estado de la cuenta, entre otros. No tenía forma de controlar qué factura no había sido pagada más que agregando un comentario al listado.
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Llevaba poco más de un año trabajando de la mano de la contadora de la empresa con un sistema que funcionaba, pero no era eficiente. No solo es poco práctico manejar la contabilidad de la empresa en una hoja de Excel, sino que es muy sensible a los errores y diversos inconvenientes.
Era un sistema ineficiente que demostraba la necesidad de iniciar un proceso de transformación digital en la compañía, además de asumir las obligaciones de la Ley 1816 de 2016, que obliga a las empresas que declaran IVA e impuesto al consumo a adoptar un sistema de facturación electrónica a partir de enero de 2019.
Tech Machines tuvo que buscar rápidamente un sistema que pudiera ayudarles con la administración de sus operaciones y después de un par de recomendaciones, se decidieron a probar ADM. Carolina dice que el software le ha facilitado el trabajo y ha aumentado su productividad. Ahora puede tener control de todas las compras y gastos, de la facturación, de los clientes y los saldos pendientes que tiene cada uno. Además, una de las actividades que más se le complicaba, la facturación, ahora la puede hacer fácilmente desde su celular.
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“Puedo enviarle las facturas a los clientes por correo electrónico y anularlas para ambos si es necesario. La misma aplicación hace un reporte de las facturas automáticamente a la DIAN”, comentó Carolina.
Este beneficio se debe a que ADM trabaja de la mano de Siesa, el proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, por lo que Carolina está segura de que las facturas tienen el formato exigido por la entidad y nunca ha tenido problemas con su validación. Su empresa lleva tres meses utilizando el software de ADM, lo que los preparó también para poder desarrollar algunas operaciones de administración y seguimiento de manera remota debido a la situación de salud pública que enfrenta el mundo.
