Este documento electrónico es el equivalente a la factura tradicional. Su existencia está presente en la legislación desde el decreto 1929 del 2007. Y el decreto 2242 del 2015 reguló su uso y decidió que será obligatoria para todas las empresas del país desde el primero de enero del 2019.
¿Qué es el sistema de facturación digital?
Las facturas digitales son facturas que tienen los mismos efectos que las de papel, solo que se expiden y se reciben en formato electrónico. Es un documento que soporta transacciones de ventas de bienes o servicios, que tienen lugar a través de sistemas de computación o soluciones informáticas. La DIAN tiene estipulados los requisitos que deben cumplir estas facturas digitales:
– Deben usar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
– Es obligatorio que lleven la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
– Las facturas deben cumplir con los requisitos del Estatuto Tributario y contener el impuesto al consumo cuando sea el caso.
– Es requisito incluir la firma digital o electrónica correspondiente, para garantizar la autenticidad de la factura.
– Es obligatorio incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
Todas estas especificaciones están detalladas en el sitio web de la DIAN, donde también están habilitados diversos documentos educativos para lograr hacer la transición de facturas de papel a facturas digitales.
¿Quiénes deben facturar electrónicamente?
Todas las personas y empresas que estén obligadas a facturar, por selección de la DIAN, mediante la resolución de carácter general, deben comenzar a facturar electrónicamente. Además, puede hacerlo cualquier persona o empresa que decida adoptar voluntariamente
este modelo.
¿Qué pasará a partir del primero de enero del 2019?
A partir del primero de enero del 2019, el decreto 2242 ‘derogará’ el decreto del 2007. Esto quiere decir que las facturas electrónicas no serán solo una forma opcional de presentar facturas a la DIAN, sino que serán obligatorias. Tres meses después de que entre en vigencia esta decisión, las facturas digitales hechas según el decreto del 2007 y las facturas por talonario perderán su vigencia.
¿Por qué se tomó la decisión de cambiar el formato?
Aunque pueda parecer una tarea engorrosa, esta nueva normatividad facilita diversos procesos y tiene muchas ventajas, tanto para las empresas como para la DIAN.
En primer lugar, todas las facturas entrarán en un gran registro nacional, para lo cual se les otorgará una identificación única. Segundo, las facturas electrónicas llegarán a la DIAN en menos de 48 horas desde su expedición, lo cual reducirá de forma significativa los tiempos. El sistema tradicional puede tardar hasta dos meses en completar este proceso de validación tributaria. Tercero, para las empresas, la facturación electrónica ofrece una reducción de costos de hasta 80 por ciento en impresión, distribución y almacenamiento de facturas.
¿Cómo se hacen las facturas electrónicas?
Una de las principales ventajas del proceso de facturación digital es que no es necesario que las empresas cambien sus plataformas tecnológicas. Hay operadores tecnológicos en el país que prestan el servicio de emisión y recepción de facturas. Hasta el momento, hay 28 empresas certificadas por la DIAN para proveer estos servicios, como Carvajal, Ptesa, Facture, Tecnología y Servicios, el Grupo Cadena, etc.
Además, es probable que en el transcurso del 2018 aumente el número de proveedores. Adicionalmente, las personas naturales y las pymes pueden realizar su proceso de facturación electrónica de forma gratuita con la DIAN, aunque ese servicio es mucho más limitado que lo que ofrecen los proveedores privados.
Básicamente, las facturas digitales se generan a través de un software que se instala en los dispositivos del contribuyente, el cual permite que la factura electrónica llegue rápidamente al sistema de la DIAN para su validación tributaria.
Después de tres días de haber llegado al receptor, se dispondrá de tres días hábiles para aceptar o rechazar el documento. Si es aceptada, la factura entrará a la base de datos oficial, en la que obtendrá su identificación y podrá ser consultada en cualquier momento.
¿Qué pasa si un contribuyente no adopta a tiempo las facturas digitales?
La DIAN ofrece tres meses de plazo, después del primero de enero del 2019, para que los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente, hagan la transición. De no cumplirse este requisito en el tiempo estipulado, la institución podrá imponer la sanción de clausura del establecimiento.
Imagen: ENTER.CO
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En mi opinión mas que la factura es tener todo completamente digital antes de comenzar con la electrónica debido a todos los tramites que estoy implica para la facilidad del proceso. Una muy buena herramienta que puede ser de mucha utilidad para prepararse y operar con la factura electrónica puede ser Alegra, es un software contable y administrativo tiene sistema de POS. Me a parecido el mas efectivo que he probado hasta ahora.