Así mismo la plataforma cuenta con un asistente tributario personal en Whatsapp llamado “Gurú Contadia” que ha sido catalogado como el Chat GPT de los contadores.

El chatbot opera las 24 horas del día y resuelve dudas relacionadas con la declaración de renta de persona natural en cualquier momento sin importar donde te encuentres.

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La nueva startup proyecta realizar más de 800 mil declaraciones de renta al cierre de diciembre de 2023 y planea convertirse en el corto plazo en la plataforma líder en este tema en Colombia.

Según datos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para el cierre del 2022, alrededor de 4.4 millones de personas realizaron su declaración de renta en el país. Sin embargo, se estima que, para la temporada de este año, que irá del 9 de agosto al 19 de octubre, la cifra se elevará a los cerca de 4.8 millones de colombianos.

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Lizeth Meza, vocera de Contadia, aseguró que la “plataforma es el liquidador del futuro en Colombia, ya que revoluciona la forma en que se realizan las declaraciones de renta, utilizando tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial, la nube y la automatización para simplificar, agilizar y hacer más preciso el proceso. Contadia.com representa un desarrollo y avance enorme de cara a los nuevos desafíos del ámbito contable del país.

Imagen: stevepb

Scanit fue creado como una herramienta para aliviar uno de los mayores dolores de cabeza de grandes empresas y pymes en materia contable: hacer la legalización de gastos y su posterior comprobación digital, lo que para muchas compañías toma una cantidad de tiempo considerable al tener que pasar cientos de facturas físicas a archivos en Excel o hacer el montaje de esta información en un sistema  de planificación de recursos empresariales (ERP).

De acuerdo con Alfonso Cuadra, CEO y cofundador de Rindegastos, Scanit es una de las funcionalidades más innovadoras y solicitadas de la plataforma en términos de automatización. “Quisimos diseñar un mecanismo que pudiera obtener, con inteligencia artificial de alta precisión, todos los datos de una factura o recibo de manera automática, solo con abrir la aplicación de Rindegastos y tomar una foto”, explica.

¿Cómo funciona?

Según el ejecutivo, la herramienta impulsada por inteligencia artificial, se puede adaptar a las políticas de gastos e impuestos establecidas para cada industria y tipo de empresa, haciendo que el cumplimiento tributario sea mucho más efectivo, por ejemplo para la aplicación del IVA incluso cuando el valor del impuesto está sometido a actualizaciones.

Así mismo, toda la información que extrae Scanit es almacenable en la nube y compatible con la mayoría de sistemas contables que manejan las empresas; prometiendo así, una reducción de tiempo a la hora de pasar la información de gastos, pagos y desembolsos del día a día para cumplir con la gestión financiera interna, pero además  la que exige la ley en materia contable y tributaria.

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El confundador también asegura que Scanit  evita cualquier error o confunción, esos que generalmente se comenten cuando se hacen una legalización manualmente.

La llegada de Scanit al país se convierte en una de las mayores apuestas de Rindegastos en su objetivo por ayudar a grandes compañías y pymes en la digitalización de sus finanzas, haciendo que la comprobación de gastos sea cada vez más fácil y automatizando procesos que demandan una alta cantidad de recursos.

Imagen: AndreyPopov

¿Cómo funciona?

Cualquier empresa, empresario o contador que requiera una plataforma para administrar la información contable puede adquirir esta herramienta. Qenta funciona por suscripción y no con licencias que tienden a ser más costosas. Por el momento el emprendimiento tiene dos planes, cuyo precio varía dependiendo el número de empresas incluidas, usuarios, servicios y número de facturas electrónicas que pueden tramitar por medio del software.

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Una vez hecho el pago el usuario puede descargar el sistema en su computador desde el sitio web de Qenta. Luego descarga la aplicación móvil disponible en Google Play Store. Y finalmente en un plazo no mayor a 24 horas el sistema estará instalado y listo para usar por el contador y el empresario.

Así nació el emprendimiento

Juan Carlos Suárez es el fundador de Qenta. Su ingreso al mundo del emprendimiento fue hace más de 20 años cuando comenzó sus primeros proyectos en la universidad. Desde ese entonces ha tenido varias empresas a su cargo hasta llegar al sector tecnológico con Qenta. El emprendimiento inició hace dos años y seis meses, tiempo en el que la idea pasó por la etapa de evaluación y validación junto con su modelo de negocio.

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En sus inicios, Juan Carlos indentificó la oportunidad en la industria contable y financiera para revolucionar los procesos. La principal molestia de los empresarios era que las tecnologías eran obsoletas y los modelos de negocio de las soluciones de aquel entonces eran demasiado costosas. “Vimos la oportunidad de desarrollar un producto contable que fuera fácil de usar y más económico. Con el tiempo hicimos más robusto el sistema y agregamos métodos soportados por inteligencia artificial, el modelo de suscripciones para los clientes y una interfaz cada vez más intuitiva”, explicó.

Opinión de los clientes

El escepticismo de los empresarios es uno de los mayores retos para Juan Carlos y su equipo de trabajo. Según él, la concepción de un contador como único responsable de la contabilidad, la plataforma contable y la información de la empresa debe cambiar. “Nosotros estamos diciéndole a los empresarios que nosotros les permitimos mantener el control de todo sin complicaciones. Esto nos ha ayudado a posicionarnos en el mercado y nos ha permitido ver la solución de otra manera”, agregó.

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Una de las virtudes para este emprendedor es que aprendieron que el camino del prototipado les permite estar a la vanguardia sin gastar mucho dinero en los proyectos. “Antes uno tenía que invertir en desarrollar un producto, perfeccionarlo y probarlo en el mercado. Esto nos perjudicaba porque si cometíamos un error, perdíamos tiempo y recursos. Ahora podemos lanzar los prototipos, probarlos en el mercado y corregir los errores rápidamente”, celebró.

Panorama de la industria

Juan Carlos, durante su estudio de mercado, ha encontrado tres grandes barreras que perjudican a la industria de software contable. La primera es que hace falta la oferta de herramientas que no le exijan conocimientos avanzados de contabilidad a los empresarios. “Actualmente muchas empresas siguen realizando estas tareas en el papel que va para un archivo y a fin de mes se lo entregan al contador. Eso se traduce en reuniones largas, complicadas y tensionantes”, añadió.

La segunda barrera tiene que ver con los costos de las plataformas para los pequeños y medianos empresarios. Y la tercera es la falta de respaldo continuo de los proveedores con los empresarios. Para este último punto, Juan Carlos concluyó que esta falencia les permitió tener el primer sistema de atención al cliente 24 horas, 7 días en funcionamiento.

Imágenes: Shironosov, Andrey Popov (vía iStock).

“A partir de la información que una contabilidad (rigurosa) te provee, puedes tomar decisiones más o menos acertadas (está claro que no todo depende de ti); incluso aquellas más intuitivas, pues no hay buena intuición que no esté mediada por un buen conocimiento previo (y quien diga lo contrario es un temerario, un tío con suerte o ambas cosas)”, afirma el portal español Emprendedores (de ahí lo de “tío”).

Aparte de eso, también hay asuntos legales de por medio. Llevar la contabilidad de tu empresa te permite tener más claras tus obligaciones fiscales.

Antes era común que un amigo o un familiar “que sabe de contabilidad” fuera el responsable de manejar los ingresos y egresos de tu negocio. Hoy, aunque puedes seguir confiando esta tarea a un familiar o un amigo, es necesario que esta persona sepa más que un par de cosas básicas.  “El tema contable es bastante complejo. Constantemente surgen nuevas leyes y regulaciones que toda empresa debe tener en cuenta, por tal razón es fundamental estar pendiente de las novedades que surjan al respecto”, recomienda el portal Negocios y emprendimiento.

Añade este sitio Web que la ley es una de las principales razones por las que es importante llevar correctamente la contabilidad: “Cada país cuenta con sus propias normas y leyes en temas contables, pero también existen las Normas internacionales de contabilidad (NIC) que se encargan de regular a nivel general los procedimientos contables en las organizaciones”.

Apóyate en la tecnología para llevar tu contabilidad

Por supuesto que en el mundo actual sería inconcebible dejar la contabilidad exclusivamente en manos del lápiz y el papel.  Negocios y emprendimiento hace énfasis en la importancia de apoyarse en herramientas, aplicaciones y software que te  permiten llevar la contabilidad de una manera más óptima y sistematizada. “Hay opciones gratuitas, ideales para pequeños negocios, y otras opciones un poco costosas, pero diseñadas especialmente para empresas de gran tamaño”, asegura.

Recuerda aquí cuál es el software básico que necesitas para tu emprendimiento.

Cuál es la ideal para ti depende del tamaño de tu empresa y tus necesidades. Es hora de ponerte a la tarea de buscar en Internet –si lo primero que pensaste usar fue el directorio telefónico tienes que empezar a cambiar tu chip mental– para encontrar el proveedor adecuado. Asesórate con la Cámara de Comercio de tu región y con otros emprendedores que ya hayan avanzado este camino.

Hasta el último detalle

El portal Finanzas personales cita un experto que recomienda llevar un registro meticuloso de todas las transacciones que se realicen en tu negocio, sin importar si son mínimas, “ya que esto les ayudará a ser más exactos en sus cuentas y a saber si su emprendimiento es rentable o no”.

Este sitio Web también  da una serie de consejos básicos entre los que se encuentran:

– Pide siempre factura o recibo de todas las transacciones y guárdalo. Ahora, con el asunto de la facturación electrónica a la vuelta de unos meses, esta labor será mucho más fácil de cumplir.

Aquí puedes aprender más acerca de la facturación electrónica en Colombia.

– Lleva un registro de tus ingresos y egresos diarios.

– Mantén al día todos sus registros. Eso de que “mañana  lo hago” simplemente va a llevar a que empiecen a pasar los días, los meses y los años sin que realices esta labor.

– Ten un registro minucioso de tu caja menor.

Y si hiciste cara de no entender qué es eso de la ‘caja menor’, de nuevo, es hora de retomar la época del colegio y matricularte en un curso de capacitación en contabilidad. En serio, no es algo para tomar a la ligera.

Imágenes: Stevepb, Skitterphoto y Cpastrick (vía Pixabay)

Para que tu empresa esté al día en materia tecnológica, una de las labores que debes adelantar es un inventario del software que utilizas en ella. La idea es que sepas si tienes todas las herramientas que necesitas, si debes actualizarlas, si requieres una nueva solución…

Pero nos referimos al software que usas para tu gestión administrativa. Es claro que, si tienes una empresa de diseño, vas a necesitar herramientas especializadas para esta labor (programas de ilustración y de retoque fotográfico, por ejemplo). Pero de lo que queremos hablarte hoy es del software que va a soportar tu negocio ‘tras bambalinas’.

El portal español Emprendedores.es tienen un listado de tipos de software básico que debes tener en tu empresa. Los programas más importantes son de facturación, contabilidad, ERP y CRM. Esto es lo que dicen los expertos sobre estas herramientas.

Facturación electrónica

En Colombia es urgente que adquieras esta herramienta: recuerda que a partir del 1º de enero de 2019, todas la empresas del país están obligadas a expedir sus facturas de manera electrónica, según los formatos establecidos por la Dian.

De hecho, la propia Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ofrece una herramienta gratuita de facturación electrónica para pequeñas y medianas empresas. Puedes adquirir más información sobre ella aquí.

Recuerda que la facturación electrónica te ofrece beneficios como eliminar el riesgo de que se pierdan las facturas físicas y tiene menos costos asociados, entre otras cosas.

Contabilidad

No es necesario hacer énfasis en la importancia de que manejes bien las cuentas de tu empresa, que sepas cuánto dinero entra y cuánto sale. Que aproveches las ventajas tributarias que muchos países ofrecen, pero sin olvidar que de todas maneras alguna obligación debes tener con el Gobierno, con tus empleados y con tus proveedores. Una buena herramienta de contabilidad y un buen contador son básicos para tener claras tus cuentas…

ERP (planificación de recursos de la empresa)

El software ERP es una especie de ‘todo en uno’, que te permite controlar diferentes aspectos de tu negocio, incluida la facturación y la contabilidad, por ejemplo. Pero también control de inventarios y gestión de procesos, relaciones con los clientes, por mencionar algunas. 

Para que no queden dudas sobre su utilidad, “los sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa”, explica el portal del grupo de tecnología Consisa.

En esencia, facilitan e integran la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. En la mayoría de los negocios online –explica Consisa– esto hace referencia a la facturación, gestión de pedidos y envíos, datos de los clientes, del personal, distribuidores y otros.

Anteriormente reservados para empresas de gran tamaño, los sistemas ERP están ahora al alcance de todas las compañías, en versiones estándar y a la medida de las necesidades de cada una.

La firma consultora Nubit recomienda en su portal adquirir software ERP en empresas en crecimiento, en las que los programas individuales para cada labor ya se están quedando pequeños o no ofrezcan la conectividad necesaria entre ellos (el sistema de inventarios y el de contabilidad, por ejemplo).

El software ERP también es necesario, añade Nubit, si tienes información dispersa o desactualizada, o si llegó la hora de poner en orden las relaciones con tus clientes. 

¿Cuál ERP escoger?

Para adquirir una solución ERP debes hacer una tarea juiciosa de definición de las necesidades reales de tu empresa. El portal empresarial de Visa recomienda: “Podemos recurrir a páginas especializadas, contratar una consultoría externa que colabore en la búsqueda, o ‘hacerlo en casa’, para lo cual es importante que los proveedores cuenten con experiencia en nuestro segmento de negocios, y que cumplan con nuestros requerimientos de negocios y de proyecto”. También es importante que pidas referencias a otros clientes de tus proveedores potenciales y los visites para conocer cómo funcionan las herramientas.

CRM (gestión de relaciones con los clientes)

CRM es una herramienta que te permite manejar las relaciones con tus clientes. O, como lo resume el portal La cultura del marketing, es “la estrategia orientada a la satisfacción y fidelización total del cliente”.

Si te suena un poco abstracta esta definición, podemos precisarla con la definición del portal del Instituto de Economía Digital: “El nuevo perfil de consumidor digital formado, informado, global, hiperconectado y social genera un elevado impacto en los puntos de contacto de la empresa y en la gestión de la experiencia de un cliente omnicanal. Un CRM debe ofrecer soluciones tecnológicas integradas, escalables y adaptadas a este escenario de interacción digital creciente…”.

Añade que el software CRM aporta a la empresa inteligencia y capacidades relacionales para aumentar la base de clientes y su objetivo es maximizar el valor neto del cliente y el retorno de la inversión.

Ya para terminar…

Recuerda que prácticamente todas las soluciones mencionadas se consiguen ‘en la nube’. Es decir, un proveedor externo te los ofrece como servicios a través de la red, de manera que no es estrictamente necesario que compres servidores y equipo que seguramente un tercero va a manejar mejor que tú.

Finalmente, te recomendamos, te pedimos, te agradecemos que en tu empresa solamente uses software legal. Dile no a la piratería.

Imágenes: Sigre y Geralt (vía Pixabay)