La función “Tomar notas por mí” está diseñada para documentar automáticamente las discusiones de la reunión en Google Docs, lo que permite a los participantes concentrarse por completo en la interacción sin la distracción de tomar notas.

Dichas  notas se guardarán automáticamente en Google Drive del organizador de la reunión y se vincularán al evento del calendario correspondiente para que los miembros internos del equipo puedan acceder a ellas fácilmente.

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Esta función estará disponible inicialmente para reuniones realizadas en inglés a través de Google Meet en computadoras o portátiles. Para activar la toma de notas, los usuarios pueden hacer clic en el ícono del lápiz azul ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla de su reunión. Los participantes recibirán una notificación cuando comience la toma de notas y podrán verlas en tiempo real durante la reunión.

Google destaca la utilidad de esta función para mantener la participación durante las reuniones y garantizar que toda la información crucial quede registrada para futuras referencias. Además, si los usuarios se incorporan a una reunión tarde, pueden ponerse al día rápidamente con un “resumen hasta el momento” proporcionado por la función. Después de la reunión, se enviará un enlace de resumen por correo electrónico al organizador y a cualquier participante que haya habilitado la toma de notas, lo que facilita un seguimiento óptimo.

Las notas generadas se ajustarán a la política de retención de Meet configurada por la organización, lo que marca un cambio con respecto a la política de retención de Drive anterior para los evaluadores anteriores en Workspace Labs y Alpha.

“Tomar notas por mí” estará habilitado de forma predeterminada, pero los administradores de los niveles de OU y grupo pueden ajustarlo o deshabilitarlo. Google ha proporcionado guías y recursos detallados en su Centro de ayuda para que los administradores y usuarios se familiaricen con esta nueva capacidad.

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En términos de disponibilidad, la función se implementará gradualmente para los usuarios de los complementos Gemini Enterprise, Gemini Education Premium y AI Meetings & Messaging, y se espera una implementación completa para el 10 de septiembre de 2024.

Google también ofrece una prueba gratuita de Gemini para Google Workspace, lo que alienta a los usuarios a explorar las funcionalidades extendidas destinadas a mejorar la comunicación y la productividad corporativas.

Imagen: Google

En un principio, Meet solo nos permitía personalizar las videollamadas con la difuminación del fondo. Luego llegaron los fondos predeterminados como ‘El espacio’, ‘Sala de juntas’, ‘zoológico’, etc. Ahora Google, compañía matriz de Meet, está introduciendo la creación de fondos con IA.

Esta nueva función fue anunciada por la compañía, desde donde explicaron que este generador IA de fondos está en fase de pruebas. Eso quiere decir que solo un grupo reducidos de usuarios pueden acceder a la función, al menos por el momento. Lo cierto es que su funcionamiento es muy similar al de DALL-E o MidJourney.

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Para crear un fondo en Meet solo deberás darle una instrucción en texto a la herramienta y esta se encargará de crear el fondo para ti. Habrá una opción denominada ‘Generar fondo’, donde deberás describir el tipo de imagen que quieres. También podrás seleccionar varios tipos de estilo para el diseño final como fantasía, fotografía, animación 3D, entre otros. Luego, la inteligencia artificial te entregará varias opciones entre las que puedes elegir el que más te guste para el fondo de tus próximas videollamadas.

Google no quiere quedarse por fuera de las nuevas tecnologías como lo es la inteligencia artificial. Eso sí, si quieres ser uno de los primeros en utilizar la nueva función de fondos con IA, tendrás que inscribirte en la web de Workspace Labs. Allí podrás pertenecer al grupo de probadores que tienen las primicias de funciones y demás actualizaciones.

Por ahora no hay una fecha de lanzamiento de los fondos creados con IA pero quizás pasen un par de meses hasta que lleguen a todo el mundo.

Imagen: Surface vía Unsplash /Google

Recordemos que La integración de los tres servicios (Google Meet, Gmail y el chat del correo electrónico) es la apuesta del nuevo diseño de Gmail para Google Workspace. Entonces, cuando quieras ingresar a alguno de estos servicios podrás hacerlo mediante la vista integrada, no mediante las ventanas que se sobreponen a la interfaz de Gmail como la conocemos hasta ahora.

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Aunque los cambios no son tan drásticos y el nuevo diseño es bastante personalizable con tan solo entrar al botón de Configuración rápida de la derecha, hay algunos usuarios que quizá quieran volver al antiguo diseño. Como te comentamos, por el momento no es obligatorio usar el rediseño y volver al antiguo diseño es tan sencillo como ir al botón “Configuración rápida”. Dentro de las opciones que se muestran en este menú debes elegir “Volver a la vista original de Gmail”; verás que aparece una (gigante) ventana emergente que te pregunta “por qué quieres volver”. Viendo esto, es probable que Google mantenga la nueva interfaz como única y obligatoria, así que, si no te gustan los nuevos cambios, disfruta el antiguo diseño mientras puedas.

Los cambios más importantes son, además de la integración de los tres chats de Gmail, son botones más coloridos y más grandes. Debajo de la superficie también hay cambios como “chips de búsqueda” que es otro nombre para los filtros de búsqueda mejorados y más precisos.

Imagen: Montaje ENTER

Lo anterior no solo permitirá decidir con tiempo quiénes podrán moderar la videoconferencia, sino también cumplir el cronograma de las reuniones y así evitar gastar los primeros minutos configurando características técnicas de Meet.

La selección previa de coanfitriones no es la única herramienta de moderación que llega a la plataforma de Google, pues antes de que los convocados puedan ingresar a la videollamada en cuestión, los anfitriones también podrán habilitar las opciones de seguridad disponibles, como el bloqueo del chat.

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Ambas novedades ya comenzaron a aterrizar en Meet. Según el comunicado en donde se anunció la actualización, el bloqueo anticipado del chat y las opciones para moderar correctamente las videollamadas se habilitaron para los clientes de Google Workspace, los de G Suite Basic, los de Business y para los usuarios con cuentas personales. Mientras tanto, la selección previa de coanfitriones, estará disponible en todos los tipos de cuenta de Google, excepto para aquellas que hacen parte de Google Workspace Business Starter, Frontline, and Nonprofits, Legacy G Suite Basic y Business Customers.

Para configurar los nuevos permisos una vez las reuniones estén programadas en Google Calendar, los usuarios deben seleccionar “Agregar videoconferencia de Google Meet”, luego elegir la opción de “Opciones de videollamada” y, por último, hacer clic en los “Controles de anfitrión o Coanfitriones”.

De acuerdo a Google, las novedades comenzaron a desplegarse desde el pasado 20 de abril, por lo cual la compañía espera que ambas funciones estén habilitadas para sus usuarios en los próximos 15 días.

Imágenes: Archivo

De acuerdo a un comunicado, Google sostuvo que la llegada de su paquete de novedades servirá para “potencializar la colaboración en las empresas y sus equipos ante los nuevos modelos híbridos”: una forma de trabajo que, si bien antes de 2020 impactaba solo el 3 % de los empleados, de acuerdo a Bloomberg en Línea, para el segundo trimestre de 2020, el porcentaje ya se ubicaba entre el 20 % o 30 %. Es decir, que cerca de 30 millones de personas comenzaron a trabajar bajo esta modalidad desde ese momento.

“Lo anterior permitirá que todos los participantes colaboren en tiempo real mientras mantienen una conversación, todo desde la misma pestaña”, sostuvo la compañía de Mountain View.

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Otras funciones nuevas para Meet son la llegada de las reacciones con emojis en Docs; la posibilidad de realizar transmisiones en vivo con esa herramienta desde YouTube directamente (lo cual simplificará el proceso de que había que realizar para autenticar las cuentas involucradas en el ‘streaming’); y la opción picture-in-picture, que permite ver en una ventana flotante un mosaico de hasta cuatro participantes de una reunión mientras se usan otras aplicaciones en simultáneo.

Las videollamadas desde las aplicaciones de Google Workspace comenzarán a desplegarse en el transcurso de las próximas semanas, mientras que la función ‘picture-in-picture’ y las reacciones estarán disponibles el próximo mes.

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La integración de los tres servicios es la apuesta del nuevo diseño de Gmail para Google Workspace. Entonces, cuando quieras ingresar a alguno de estos servicios podrás hacerlo mediante la vista integrada, no mediante las ventanas que se sobreponen a la interfaz de Gmail como la conocemos hasta ahora.

Según comenta la aplicación de Google en la entrada de su blog, el nuevo menú de navegación te permitirá moverte entre la bandeja de entrada, unirte a una reunión y revisar tus conversaciones sin tener que abrir una nueva ventana o cambiar de pestañas. Además, este nuevo menú cuenta con un cambio estético interesante. La paleta de colores ahora estará en tonos azulados, mientras que la ventana de correos ya no tendrá bordes cuadrados, sino redondeados.

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Otra novedad importante, es que no tendrás que acceder a cada uno de los servicios para buscar algo que necesites. Simplemente, Google te mostrará correos electrónicos, conversaciones de chat en una única barra de búsqueda. Así, no tendrás que acceder a un servicio específico para buscar la información que estás buscando.

Este nuevo diseño estará disponible desde el próximo 8 de febrero, cuando aparecerá una alerta de escritorio informando a los usuarios de la novedad, quienes podrán probarla si así lo desean. Si el diseño nuevo no es de tu agrado, podrás volver al actual, pero si te acostumbras a la nueva actualización, en abril será el diseño predeterminado de tu correo electrónico sin opción de volver al actual.

Pero no serás el único, Google confirma que, a finales del segundo trimestre de este año, el renovado aspecto de Gmail llegará para quedarse. Todos los usuarios que utilicen estos servicios no podrán volver al diseño que conocemos.

Imagen: Blog Google /Pixabay

G suite es un servicio de Google que brinda diferentes productos de la compañía con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Cuando este servicio fue lanzado en 2006 ofrecía una edición gratuita, el cual dejó de ofrecerse en el 2012. En 2020 su nombre fue reemplazado por Google Workspace, con el que quizás estés más relacionado.

Sin embargo, a pesar de que han pasado más de 10 años desde que los servicios eran gratuitos, Google permitió que los usuarios que trabajaban con esta versión, continuaran disfrutando de forma gratuita de sus herramientas. Ahora, Google determinó que si estos usuarios desean seguir disfrutando los servicios deben pagar como los demás.

El cambio de plan deberá hacerse antes del 1 de julio de este año. Los planes actualmente oscilan entre los 4,68 euros y 15,60 euros, dependiendo de las necesidades de la empresa. Sin embargo, Google asegura que los usuarios tendrán descuentos durante el primer año.

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Si no realizar el cambio a uno de los planes pagos, Google lo hará por ti. La compañía de Mountain View aseguró que, si una empresa no empieza a pagar un plan, se modificará su plan automáticamente el 1 de mayo, identificando el plan que más se ajuste a sus necesidades. Una vez Google asigne el plan adecuado, la empresa deberá configurar los datos de facturación, de lo contrario, la suscripción a Google Workspace será suspendida.

60 días después de la suspensión, la cuenta será eliminada totalmente, es decir, durante los 60 días de suspensión, tendrás acceso a Gmail, Meet, Calendar, etc. Después de este tiempo perderás toda la información. Entonces, o pagas o la compañía cancelará tu suscripción.

Eso sí, aunque Workspace es utilizado principalmente por compañías e instituciones, también existen cuentas personales. Si tú utilizas estos servicios en tu cuenta personal, también deberás confirmar qué servicio pagarás por utilizar las herramientas antes del 1 de mayo. ¿Los servicios como YouTube y Google Fotos tampoco podré utilizarlos? No, estas, al ser herramientas más genéricas no serán cobradas por la empresa, funcionarán con normalidad.

Google ha hecho una excepción de pago para algunas organizaciones con objetivos específicos, como las instituciones educativas y organizaciones sin ánimo de lucro que utilicen la versión antigua de G suite. Para resolver dudas e inquietudes, Google ha habilitado una página web.

Imagen: Pexels

¿Qué significa esto? Que a partir de este mes los usuarios de Gmail con el servicio gratuito solo podrán realizar videollamadas grupales de manera por un máximo de 60 minutos. Vale la pena aclarar que este límite solo existe para las video llamadas entre tres o más participantes.

En caso de que realices una de estas llamadas grupales, al alcanzar los 55 minutos Google te informará que el tiempo está por acabar. A los 60 minutos la llamada se terminará. En caso de que quieras mantener las llamas en grupo ilimitadas puedes incrementar tu cuenta de Google a Google Workspace. En caso de que no tengas muy claro cómo funciona se trata de una suite de ‘versiones mejoradas’ de los servicios de Google, pensadas para empresas.

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Por ejemplo, aunque puedes usar la versión gratuita de Gmail, con Workspace es posible el editar documentos directamente desde el correo o puedes acceder a una videollamada sin salir desde el chat de tu correo. De manera sencilla, la diferencia principal está en una mayor integración (aunque también hay otros beneficios, como por ejemplo llamadas ilimitadas en meet).

Google extendió este periodo principalmente para intentar mostrar a más compañías los beneficios de Workspace. La compañía ha estado trabajando mucho en intentar posicionar su suite de productos para empresas, con Meet como uno de los pilares para las compañías que están buscando actualizar todo su software de herramientas de trabajo. Por supuesto, para las familias que buscan realizar reuniones a distancia y se habían acostumbrado a realizar reuniones sin límite de tiempo ahora deberán buscar una nueva alternativa.

Imágenes: Google

Para empezar, no podrás utilizar cualquier fondo. Solo tendrás acceso a una selección de tres establecidos por Google: un salón de clases, una fiesta y un bosque. Por desgracia la opción está limitada a la versión web y la compañía está trabajando en soporte para móviles. Con esto, las opciones que ofrece la app de video llamadas de Google Meet pueden parecer algo limitadas, pero la compañía aseguró que más opciones estarán en camino.

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En el caso de la opción para Android, Google también permitirá agregar fondos predeterminados. De nuevo, antes la app era bastante limitada, solo permitiendo difuminar el fondo. Ahora podrás agregar uno de una selección disponible en la app. El anuncio de Google no confirmó cuándo es posible utilizar fondos personalizados, lo que sigue siendo una ausencia muy importante para muchos de los usuarios que han esperado por darle un toque de personalidad a sus video llamadas.

Las funciones antes mencionadas comenzarán a verse a partir de esta semana para los usuarios de cuentas con Google Workspace y en las próximas semanas a usuarios con cuentas personales. En caso de que quieras aprovechar las nuevas funciones deberás contar con la versión 87+ de Chrome a partir del 30 de junio.

Imágenes: Google

Google anunció una nueva función que, con algo de suerte, disminuirá este número de intrusiones. En adelante, cualquier persona que quiera ingresar a una reunión de Meet realizada desde una cuenta con el paquete de herramientas G Suite Education o G Suite Enterprise for Education deberá hacerlo desde una cuenta registrada de Google. La opción estará habilitada desde el inicio para todas las conferencias de este tipo y solo podrá ser desactivada contactando al soporte de la G Suite.

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Por supuesto, no se trata de una función, tanto como una limitación. La mayoría de los Zoombombers acceden desde perfiles anónimos, de manera que se espera que las medidas sirvan como corta fuego. También esperan que, al forzar a los usuarios a identificarse, se pueda realizar algún tipo de seguimiento o tomar acciones frente a aquellos que interrumpan estas llamadas sin autorización.

“Los usuarios anónimos pueden causar interrupciones en el aprendizaje al hacer ruido y compartir contenido, y convertirse en una distracción para el organizador de la reunión cuando intentan unirse”, dice el equipo de G Suite.

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Adiós a Hangouts, si tienes una cuenta de G Suite

La compañía informó, a través de su blog oficial de G Suite, que finalmente los usuarios de estas cuentas pagas deberán dejar de lado Hangouts classic como medio de comunicación. Ahora, deberán utilizar las aplicaciones de Chat y Meet.

Los primeros cambios se llevarán a cabo el 16 de abril. A partir de esa fecha, las dos aplicaciones, que están enfocadas en la comunicación en equipos, estarán disponibles tanto en la Web como en las apps móviles. No obstante, en dicha fecha todavía se podrá usar Hangouts classic en Gmail, Web, apps móviles y hasta la extensión de Google Chrome.

Los administradores de las cuentas de G Suite encontrarán una nueva funcionalidad en su consola de administración. Esta permitirá deshabilitar Hangouts classic en los usuarios de su empresa en cualquier momento. Además, los ajustes de videollamadas se llamarán Hangouts Meet, si bien permitirán controlar las opciones tanto de la interfaz anterior de video como la nueva.

En octubre de este año, Hangouts classic dejará de estar disponible para los usuarios de G Suite y se hará una transición ‘obligatoria’. Para ayudar a dicha transición, la compañía ha informado que entre abril y octubre de este año se añadirán varias funcionalidades del mensajero clásico a la nueva app de Chat. Dentro de las más importantes se encuentran la posibilidad de conversar con personas externas al equipo de trabajo, mayor integración con Gmail, experiencia de video mejorada e integración con Google Voice.

¿Cómo es la aplicación Hangouts Chat?

La nueva app de Chat está enfocada en las conversaciones entre personas de un mismo equipo de trabajo. De esta forma, cuenta con salas con diferentes temáticas en las que los usuarios podrán ingresar y salir para tener diferentes conversaciones. Algo similar a lo que ofrece Slack.

Esta app también permite compartir documentos de manera rápida desde Google Drive, computador o dispositivo móvil. Se espera que los usuarios también tengan otras funcionalidades como búsqueda mejorada para texto, personas, documentos, entre otros. Además, esta aplicación soporta bots, no solo propios sino también de terceros.

Imágenes: Google y mrgao (vía iStock).

¿Cómo funciona Sunrise Meet?

Para utilizar Meet de Sunrise Calendar debes actualizar tu aplicación para iOS o Android a la más reciente versión. Luego de esto, simplemente debes ir a la configuración de teclados e incluir el teclado Sunrise Keyboard dentro de las opciones disponibles.

Para crear un evento y compartirlo con tus contactos, simplemente debes seleccionar el teclado de Sunrise. Una vez allí, se abrirá –en vez de un teclado– una ventanita con una versión miniatura de tu calendario. Allí podrás crear un evento (o varios) y compartirlo a través de un link en la aplicación que tengas abierta.

Al abrir el vínculo enviado, tú o tus contactos podrán escoger el horario que más se adapte al calendario, en caso de que hayas enviado más de una posibilidad. Si tu contacto no tiene Sunrise Calendar, podrá abrir esta invitación en el navegador e igualmente unirse al evento a través de su cuenta de correo.

Puedes descargar Sunrise Calendar para Android y iOS a través de sus respectivas tiendas.

Imagen: Sunrise.