No es necesario tener un contador o una mente privilegiada en matemáticas para llevar un presupuesto organizado. Muchas veces el mayor aliado que puedes tener para organizar tus finanzas está en tu computador: Excel. Esta herramienta de Office es ideal para esta tarea, porque facilita llevar registro de los gastos e ingresos mes a mes. Además de eso, cuenta con una serie de herramientas que pueden ayudar a que el dinero rinda más.
Por desgracia, muchas de ellas no son conocidas, incluso por aquellos que han descubierto los beneficios de llevar su presupuesto en Excel. Por esto, en ENTER.CO decidimos recopilar algunas de las herramientas disponibles y que, en muchos casos, pueden ayudarte a entender mejor cuánto dinero entra, cuánto y sale y qué tanto debes ahorrar para poder darte esos gustos con los que sueñas a final de mes. #EsMomentoDe aprender a ahorrar gracias a las herramientas de Excel.
Las plantillas recomendadas de Excel
No todos tenemos el tiempo o los conocimientos para experimentar con Excel. Por eso, Microsoft puso a nuestra disposición una serie de plantillas que pueden ayudar a organizar los datos de tu presupuesto. Un ejemplo es ‘Visión financiera’, una plantilla que te permite de manera fácil comparar gastos o ingresos para establecer metas mensuales de ahorro. También hay una plantilla llamada Bingo, que sirve para que los más pequeños aprendan la mejor manera de hacer rendir el dinero.
Ayuda externa
Además, siempre hay una serie de opciones disponibles en Internet. Uno de los sitios que podemos recomendar es Vertex42. Allí podrás encontrar una gran cantidad de plantillas prediseñadas para todo tipo de usuarios. Puedes encontrar guías para llevar control del dinero, planificar ahorros e incluso organizar los ingresos de diferentes personas en un mismo hogar. La selección es tan amplia que incluso puedes encontrar cronogramas o planes de negocio.
Autofill y Flash Fill
Muchas veces no es solo el dinero lo que buscamos ahorrar, sino también tiempo. Excel ofrece la opción de rellenar de manera automática ciertos campos de información que son repetitivos. Digamos, por ejemplo, que una de las columnas en tu documento lleva la fecha de los días del mes. Con autofill no tienes que escribir los número en cada una de las casillas, sino simplemente rellenar esos espacios con un clic. Puedes ver el tutorial de esta herramienta aquí.
Lo mismo puedes hacer con Flash Fill en caso de que necesites organizar información en diferentes casillas con el formato deseado. Con un solo clic puedes rellenar y organizar de manera automática los nombres completos de las personas en un presupuesto.
Filtros: el salvavidas en un mar de datos
Si eres en extremo juicioso con el registro de tus gastos e ingresos, es posible que a final de mes te encuentres con un montaña de datos que revisar. Y, si este es el caso, tal vez tengas problema encontrando cierta información. ¿Cuánto fue que pagaste por la ida a cine con tus amigos? ¿Cuánto fue que te prestó tu hermano y cuánto le pagaste cuando se vieron? Los filtros son espectaculares, pues permiten buscar de manera rápida los datos que necesitas.
Otro ejemplo de su uso. Supongamos que necesitas hacer una lista de los 20 mayores gastos en este mes. Con un filtro puedes organizar con un solo clic la columna de gastos y tener de manera inmediata la respuesta que buscas.
El poder de las tablas
Hay muchas personas que entienden mejor la información de manera gráfica. Si las columnas de números te crean una migraña, recuerda que Excel cuenta con una serie de tablas que permiten visualizar la información que necesitas. Lo mejor es que hay una gran variedad de plantillas a utilizar. ¿Quieres ver el porcentaje que gastas en videojuegos y compararlo con lo que inviertes en tus mascotas? Usa una pie chart. ¿Necesitas comparar los gastos de un mes con otro? Hazlo mezclando dos tablas que registren el día a día de tu presupuesto.
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