La diferencia entre un asistente de IA y un agente no está en la velocidad, sino en la autonomía operativa. Estos sistemas pueden razonar, actuar y colaborar ejecutando múltiples acciones desde una instrucción inicial. El usuario sigue marcando el punto de partida, pero el desarrollo del trabajo ocurre con mucha menos fricción en cada etapa.

Con el nuevo Agent Mode en Office, Microsoft Copilot puede actuar directamente dentro del documento mientras el usuario edita. El sistema reorganiza contenido, detecta vacíos y propone cambios manteniendo el contexto original. Esto desplaza el modelo tradicional hacia una colaboración donde se delegan bloques completos de trabajo.

Qué pueden hacer hoy los agentes de IA de Microsoft

En tareas cotidianas, el impacto es inmediato y tangible. Puedes pedirle a Copilot que programe una reunión y este gestiona horarios, reserva salas, redacta la agenda y envía invitaciones desde una sola interacción. Lo que antes implicaba múltiples herramientas ahora se resuelve en un flujo unificado que reduce tiempos y elimina pasos repetitivos.

En Excel, el cambio es especialmente visible para usuarios de distintos niveles. El Agent Mode permite generar fórmulas, analizar datos y ajustar resultados de forma iterativa. Esto acerca capacidades avanzadas a quienes no dominan funciones complejas, reduciendo la barrera técnica en el uso de hojas de cálculo.

En Word, los agentes pueden estructurar documentos completos, reorganizar secciones y mejorar la redacción manteniendo coherencia. En PowerPoint, permiten generar presentaciones completas, ajustar el diseño y adaptar el contenido a distintos contextos, respetando estilos definidos sin intervención manual constante.

En entornos colaborativos, los agentes empiezan a asumir roles más definidos dentro del equipo. Dentro de Microsoft Teams, pueden asistir en reuniones tomando notas, generando resúmenes y facilitando respuestas rápidas sin interrumpir la conversación. También permiten sintetizar información compleja y generar análisis sin necesidad de alternar entre múltiples fuentes.

Este comportamiento no se limita a documentos o presentaciones en Microsoft 365, sino que se extiende a espacios de trabajo compartidos donde la coordinación entre personas y sistemas ocurre en tiempo real, integrando la colaboración dentro del mismo flujo operativo.

Cómo funciona el modelo multiagente en Microsoft 365

Uno de los avances más relevantes es la evolución hacia escenarios multiagente dentro del entorno empresarial. Diferentes sistemas pueden empezar a coordinar tareas entre áreas como Recursos Humanos, TI o Marketing, reduciendo la dependencia de procesos manuales fragmentados entre equipos.

Esta capacidad, aún en despliegue progresivo, apunta a flujos donde el contexto se mantiene entre procesos sin perderse en cadenas de correos o reuniones. Más que automatización puntual, representa los primeros pasos hacia sistemas coordinados que operan de forma continua dentro de la organización.

La visión de Microsoft apunta hacia una web abierta de agentes capaces de ejecutar tareas en nombre de usuarios y organizaciones. Este enfoque ya se refleja en funciones activas dentro de Microsoft 365, con una expansión gradual prevista en los próximos meses.

Quién controla los agentes de IA de Microsoft

Delegar tareas en sistemas capaces de ejecutar acciones introduce riesgos si no existe un marco de control claro. Microsoft integra mecanismos como protección frente a inyección de prompts, detección de información sensible y cumplimiento de tareas para mantener alineado el comportamiento de los agentes.

Estos controles no son absolutos, pero forman parte del diseño base de las soluciones. La gobernanza no se plantea como un añadido posterior, sino como un componente que evoluciona junto con las capacidades de los sistemas dentro del entorno corporativo.

Además, comienzan a surgir agentes orientados a análisis organizacional, capaces de ofrecer visibilidad sobre dinámicas internas en tiempo real. Esto permite tomar decisiones más rápidas basadas en datos sin depender exclusivamente de procesos manuales o análisis aislados.

Por qué cambia la forma de trabajar con IA en Office

Para el usuario final, el cambio no implica instalar nuevas herramientas ni aprender desde cero. Estos agentes llegan integrados en aplicaciones que ya forman parte del día a día.

Lo que cambia es el modelo mental. Se pasa de usar software que responde a trabajar con sistemas que ejecutan tareas completas a partir de una instrucción inicial, manteniendo el contexto y reduciendo la carga operativa. No sustituyen al usuario, pero sí redefinen cuánto trabajo debe hacer directamente en cada proceso.

Ese cambio, aunque silencioso, es el que empieza a transformar la forma en que se trabaja dentro de la oficina digital.

Imagen: Generada con IA / ChatGPT

Para obtener la versión gratuita de Microsoft 365, basta con ingresar a Office.com y registrarse con una cuenta de Microsoft. Desde allí, los usuarios pueden acceder a versiones web de las aplicaciones más conocidas, como Word, Excel, PowerPoint y OneNote. No es necesario descargar nada; todo funciona desde el navegador, lo que también facilita el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

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Además, Microsoft ofrece una prueba gratuita de 30 días para la versión completa de Microsoft 365, permitiendo a los usuarios explorar herramientas premium como Power BI para análisis de datos o el almacenamiento extendido de OneDrive. Aunque al finalizar la prueba es necesario suscribirse, esta opción brinda la oportunidad de experimentar la gama completa de funcionalidades antes de comprometerse con un plan pago.

¿Qué incluye la versión gratuita?

La versión sin costo de Microsoft 365 permite a los usuarios crear, editar y compartir documentos básicos. Incluye las funciones esenciales de:

• Word: Para redactar y editar textos sencillos.
• Excel: Para crear hojas de cálculo y gráficos básicos.
• PowerPoint: Para diseñar presentaciones simples.
• OneNote: Para organizar ideas y tomar notas.

Además, los documentos creados se almacenan automáticamente en OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, con una capacidad de 5 GB gratuitos. Esto significa que los archivos estarán disponibles en cualquier momento y lugar, siempre que haya conexión a internet.

Ahora bien, cabe mencionar que no todo es color  de rosa y,  versión gratuita tiene su limitaciones. Por ejemplo, no es posible utilizar las aplicaciones sin conexión a internet. Las funciones avanzadas de edición, como el diseño profesional en PowerPoint o las fórmulas complejas de Excel, están bloqueadas.

Solo se puede guardar archivos en OneDrive, sin opción de almacenarlos directamente en el computador. La versión gratuita incluye anuncios, una estrategia que Microsoft emplea para monetizar este servicio.

Otro camino para acceder a Microsoft 365 sin costo es a través de la versión Education, dirigida a estudiantes y educadores. Para obtenerla, es necesario registrarse con un correo institucional válido. Esta versión ofrece herramientas adicionales como Microsoft Teams para la colaboración en el aula y funciones específicas para el aprendizaje.

¿Vale la pena la versión gratuita?

Si tus necesidades son básicas y solo buscas redactar documentos simples, hacer presentaciones sencillas o gestionar hojas de cálculo elementales, la versión gratuita de Microsoft 365 es una opción sólida. No obstante, si trabajas con funciones avanzadas o necesitas acceso sin conexión, puede que la suscripción paga sea más adecuada.

Imagen: Microsoft

¿Qué está pasando con las apps de Office?

El fin del soporte para Office en Windows 10 está relacionado con los esfuerzos de Microsoft por retirar gradualmente las versiones antiguas de su sistema operativo y sus herramientas asociadas. Aunque Office seguirá funcionando técnicamente en Windows 10, Microsoft dejará de ofrecer actualizaciones, parches de seguridad y soporte técnico a partir del 14 de octubre de 2025, fecha en que Windows 10 también perderá su soporte oficial.

Este cambio podría tener importantes implicaciones para los usuarios:

• Mayor riesgo de seguridad: sin actualizaciones, las aplicaciones quedan vulnerables a ataques cibernéticos y fallos de seguridad.
• Compatibilidad limitada: los documentos y archivos creados con versiones modernas de Office podrían no ser completamente compatibles con estas ediciones más antiguas.
• Adiós a nuevas funciones: los usuarios de Office 2016 y 2019 no tendrán acceso a las innovaciones y herramientas mejoradas que Microsoft siga desarrollando para sus productos.

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Microsoft 365 toma el relevo

Con este cambio, Microsoft reafirma su enfoque en Microsoft 365, su plataforma basada en suscripción. Este servicio no solo incluye las versiones más actualizadas de Word, Excel y PowerPoint, sino que también ofrece almacenamiento en la nube con OneDrive, herramientas de colaboración como Teams y actualizaciones automáticas para mantener los sistemas al día.

Para muchos usuarios, la transición a Microsoft 365 es inevitable si desean mantenerse en el ecosistema de Microsoft y garantizar que sus herramientas sigan siendo seguras y funcionales.

¿Qué usuarios serán los más afectados?

El fin del soporte afecta principalmente a:

• Empresas pequeñas y medianas que aún utilizan Windows 10 y versiones antiguas de Office.
• Usuarios individuales que prefieren no pagar por suscripciones y dependen de licencias perpetuas.
• Entornos educativos que podrían enfrentar problemas presupuestarios al realizar la transición hacia servicios basados en la nube.

¿Qué opciones tienes?

Si eres uno de los usuarios afectados, aquí hay algunas alternativas:

• Actualizar a Windows 11: si tu dispositivo es compatible, esta es la mejor opción para seguir disfrutando del soporte de Microsoft y las actualizaciones de seguridad.
• Pasarte a Microsoft 365: aunque requiere una suscripción, este servicio garantiza acceso a todas las herramientas de Office en su versión más actualizada, además de beneficios adicionales.
• Explorar alternativas gratuitas: herramientas como Google Workspace o LibreOffice ofrecen funciones similares y podrían ser una opción si no estás dispuesto a invertir en una suscripción.

Imagen: Ed Hardie

Lo mejor de estos cursos es que los participantes recibirán certificaciones que avalan sus conocimientos, lo que puede ser un gran paso hacia nuevas oportunidades laborales. Estos cursos son parte de las estrategias del MinTIC para reducir la brecha digital y fomentar el emprendimiento y la innovación tecnológica en Colombia. La mayoría de las capacitaciones se ofrecen en alianza con plataformas reconocidas como Google, Platzi y otras instituciones líderes en educación digital.

¿Qué cursos están disponibles?

En alianza con la plataforma educativa Platzi:

• Marketing digital: aprende a diseñar y ejecutar campañas digitales, segmentar audiencias y medir resultados.
• Programación básica: inicia en el mundo de la programación con JavaScript y HTML, entendiendo la lógica del código.
• Fundamentos de ingeniería de software: descubre cómo funcionan sistemas operativos, redes e Internet.
• Introducción al financiamiento de startups: conoce opciones de financiación para proyectos digitales.

Para inscribirte, visita el portal de Apps.co y sigue las instrucciones para registro.

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Cursos avanzados en tecnología (en alianza con Google y Colnodo)

• Certificado de carrera de Google en Ciberseguridad: aprende a gestionar riesgos y amenazas cibernéticas con herramientas como Python y SQL.
• Fundamentos de Inteligencia Artificial (IA): descubre aplicaciones básicas de IA para resolver problemas reales. Ambos cursos están diseñados para realizarse a tu ritmo y tienen una duración de hasta seis meses. 

Inscríbete en el sitio web de Colnodo.

Cursos especializados en tecnología emergente (En colaboración con otras instituciones):

• OpenGauss: aprende a gestionar bases de datos, arquitectura SQL y administración avanzada. (Duración: 30 horas. Inscripciones abiertas hasta el 15 de diciembre de 2024).
• Ciberseguridad: protege tu información personal y profesional mediante técnicas avanzadas de seguridad digital.
• Machine Learning y Ciencia de Datos con Python: aprende a crear modelos predictivos y analiza datos para tomar decisiones informadas.
• OpenEuler: descubre administración avanzada de redes y permisos en este sistema operativo de código abierto.

Estos cursos están disponibles en AvanzaTIC, y las fechas de inscripción varían según el programa.

¿Quiénes pueden participar?

Cualquier persona mayor de 18 años que resida en Colombia puede acceder a estos cursos. No es necesario tener título universitario ni experiencia previa en las áreas. Solo necesitas un dispositivo con conexión a Internet, tiempo para dedicar a los cursos y ganas de aprender. Algunos programas priorizan a poblaciones vulnerables, como mujeres cabeza de hogar, comunidades étnicas y personas desempleadas.

¿Cómo se realiza la inscripción?

Para los cursos gratis de Apps.co: ingresa a Apps.co y sigue el proceso de registro.

Para los cursos de Google y Colnodo: visita Crece con Google y completa el formulario de inscripción.

Todos los cursos son completamente gratuitos, y al finalizar obtendrás una certificación oficial.

Imagen: Headway

Un análisis reciente de millones de currículums y ofertas de empleo en plataformas como Indeed y Glassdoor revela cuáles son las habilidades más demandadas, las más obsoletas y cómo adaptar el lenguaje de tu currículo para destacar.

El informe señala que las habilidades blandas, también conocidas como soft skills, son cruciales para destacar en el ámbito laboral. Estas capacidades reflejan tu forma de trabajar en equipo, resolver problemas y adaptarte al entorno.

En México, la habilidad blanda más mencionada por los candidatos es la atención al cliente, presente en 266 de cada 1,000 currículums. Esta habilidad no solo destaca entre los postulantes, sino que también es altamente valorada por los empleadores, apareciendo en 245 de cada 1,000 ofertas de empleo. Esto refleja una alineación importante entre lo que buscan las empresas y lo que los candidatos ofrecen.

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Por otro lado, el trabajo en equipo es una de las cualidades más demandadas por las empresas, mencionada en 404 de cada 1,000 ofertas. Sin embargo, aunque es la segunda habilidad más destacada por los candidatos, aún hay espacio para mejorar su presentación en los currículums.

El liderazgo, a pesar de ser la segunda habilidad más solicitada en los anuncios laborales, no aparece tan frecuentemente en los currículums, lo que puede indicar que muchos candidatos subestiman su importancia.

Habilidades técnicas, ¿qué buscan las empresas?

Las habilidades técnicas o hard skills son igualmente esenciales, pero su relevancia varía según la industria. Un hallazgo clave es que Python se ha convertido en la habilidad técnica más demandada, mencionada en 232 de cada 1,000 ofertas de empleo. Sin embargo, muchos candidatos no la incluyen en sus currículums, lo que representa una oportunidad desaprovechada para quienes buscan roles relacionados con tecnología.

Por otro lado, Excel, aunque sigue siendo ampliamente mencionado en los currículums (147 menciones por cada 1,000), ya no ocupa un lugar prioritario en las ofertas de empleo, apareciendo solo en 95 de cada 1,000 anuncios. Esto indica que, aunque útil, su dominio ya no es suficiente para destacarse en el mercado laboral.

Otra habilidad técnica destacada es ventas, que ocupa el primer lugar en currículums (278 de cada 1,000 menciones) y el segundo entre las más solicitadas por los empleadores. Esto demuestra que las capacidades relacionadas con la interacción directa con clientes siguen siendo relevantes en muchos sectores.

Idiomas extranjeros

El dominio de idiomas sigue siendo un factor diferenciador, especialmente en mercados globalizados. En México, el inglés es el idioma más demandado, apareciendo en 96 de cada 1,000 ofertas de empleo y mencionado en 152 de cada 1,000 currículums.

Sin embargo, hay una demanda creciente por otros idiomas. El chino, por ejemplo, es el segundo idioma más mencionado en las ofertas de trabajo (1.9 menciones por cada 1,000), pero ocupa el quinto lugar en los currículums de los candidatos. Esto sugiere que aprender un idioma menos común podría ofrecer una ventaja significativa.

Como se redacta el CV importa

Más allá de las habilidades que incluyas, el lenguaje y la estructura de tu currículum son esenciales para captar la atención de los reclutadores. Entre los términos más destacados en los currículums, responsable lidera la lista, pero no es tan valorado por las empresas como palabras como proactivo o dinámico.

Adaptar tu CV al lenguaje de la oferta de empleo, utilizando palabras clave específicas y ejemplos cuantificables de tus logros, puede marcar la diferencia. Además, evitar errores ortográficos es fundamental. Palabras como “bilingüe”, “excepcional” e incluso “currículum vitae” se escriben mal con frecuencia, lo que puede proyectar una imagen de descuido.

Imagen: Archivo ENTER.CO

Copilot es capaz de analizar el conjunto de datos, entender los patrones y ofrecer sugerencias para optimizar el flujo de trabajo y facilitar el análisis.

Para utilizarlo, el usuario simplemente selecciona los datos y Copilot proporciona recomendaciones, permitiendo ajustes personalizados y facilitando la interpretación de la información sin tener que recurrir a complejas fórmulas o manipulación manual. Además, el sistema aprende del usuario y adapta sus sugerencias con el tiempo, haciendo que cada vez sea más preciso y efectivo.

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Gracias a esta función, Excel busca no solo mejorar la precisión de los datos, sino también reducir el tiempo que los usuarios dedican a las tareas de limpieza y preparación, permitiéndoles enfocarse en el análisis y la toma de decisiones. Esto representa un avance significativo para quienes trabajan con grandes volúmenes de información y necesitan obtener resultados rápidos y confiables.

¿Cómo integrar Clean Data with Copilot en Excel?

Actualización de Excel: Asegúrate de tener la última versión de Microsoft Excel en tu dispositivo, ya que Copilot está disponible en versiones recientes y para usuarios con suscripción a Microsoft 365.

Acceso a Copilot: Abre un archivo de Excel y selecciona las celdas o columnas de datos que deseas limpiar o analizar.

Usar Copilot: En la pestaña de herramientas, selecciona Copilot. Automáticamente, Copilot empezará a analizar tus datos y propondrá opciones de limpieza como eliminar duplicados, corregir errores o categorizar.

Revisión y Aceptación de Cambios: Revisa las sugerencias y decide si aceptas las modificaciones recomendadas. Puedes personalizar las opciones según tus necesidades específicas.

Guardar Cambios: Aplica los cambios sugeridos y guarda el archivo.

Imagen: Microsoft 

Fue en agosto del año pasado cuando Microsoft integró Python en Excel para aprovechar la manipulación de datos y las capacidades de visualización que ofrecen ambas tecnologías. Ahora, la compañía está integrando un nuevo editor de Python en su aplicación de hojas de cálculo, para facilitar aún más la creación y edición de formulas con el popular lenguaje de programación. 

Este nuevo avance fue presentado, inicialmente, como un experimento a través de Excel Labs en septiembre del año pasado. Ahora, después de casi un año, la función ya está integrada en la aplicación, lo que marca un hito significativo en la evolución de Excel. 

El Editor de Python en Excel ofrece una experiencia de codificación similar a la de los entornos de cuadernos de Python, como Jupyter, pero dentro de la interfaz familiar de Excel. Permite a los usuarios escribir bloques de código más extensos y ejecutarlos directamente desde el editor. Además, las salidas de las celdas de Python se pueden visualizar de manera nativa en la hoja de cálculo, admitiendo formatos como texto, números, visualizaciones e incluso DataFrames.

Una de las características destacadas del nuevo editor es su integración con tecnología que también soporta cuadernos en otros productos populares de Microsoft, proporcionando funciones avanzadas como Intellisense, coloración de sintaxis y ayuda contextual mientras se escribe código Python en Excel. Esto no solo mejora la productividad, sino que también facilita el desarrollo y la depuración de scripts complejos directamente dentro de la aplicación.

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El Editor de Python se presenta como una herramienta versátil que permite a los usuarios ver el flujo de ejecución del código, mostrando el orden de ejecución de las celdas Python junto con los resultados de cada una. Esta funcionalidad es particularmente útil para depurar y comprender el comportamiento del código más fácilmente, mejorando así la eficiencia en el desarrollo.

Además, el editor proporciona flexibilidad en los flujos de trabajo de codificación al permitir a los usuarios editar fragmentos de código extensos y confirmar cambios solo cuando estén completamente satisfechos. Esto se alinea con el modo de recálculo manual de Excel, lo que permite un ciclo de retroalimentación más rápido y controlado para los desarrolladores.

Para acceder al Editor de Python, los usuarios necesitan tener acceso a Python en Excel, una opción que está disponible tanto en la versión Insiders: Beta como a través de Excel Labs para usuarios generales. Las instrucciones detalladas sobre cómo acceder a esta función están disponibles en el blog oficial de Microsoft y en su portal de soporte.

Imagen: Microsoft

DeFontana ERP se presenta como una solución completa que cubre diversas áreas operativas y administrativas de las empresas. Este software integra funcionalidades esenciales como contabilidad, tesorería, nómina, recursos humanos, inventario, punto de venta y CRM. Está diseñado para adaptarse a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas pymes hasta grandes corporaciones, facilitando una gestión centralizada y eficiente.

Automatización y conectividad

Una de las características más destacadas de DeFontana es su capacidad para conectar movimientos bancarios con la contabilidad empresarial. Esto permite a las empresas visualizar en tiempo real su flujo de caja, ventas y cuentas por pagar. Además, DeFontana ofrece un eCommerce autoadministrable, lo que potencia las capacidades de venta en línea.

El software también se distingue por su capacidad de integración con diversas plataformas mediante su API, lo que permite automatizar procesos y optimizar tareas que anteriormente requerían intervención manual. Esta conectividad facilita una gestión unificada y más eficiente de las operaciones empresariales.

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Seguridad y disponibilidad

DeFontana trabaja con Amazon Web Services, líder en seguridad, disponibilidad y almacenamiento. Esto asegura que la información de los clientes esté protegida con altos estándares de seguridad. Además, DeFontana garantiza la disponibilidad de sus servicios durante todo el año, permitiendo a los usuarios acceder a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier momento. El equipo de soporte y asesoría está siempre disponible para brindar asistencia constante y personalizada.

¿Qué novedades ofrece DeFontana frente a Excel?

Excel:

• Herramienta poderosa para análisis de datos y generación de informes.
• Útil para pequeñas empresas y proyectos individuales.
• Requiere configuraciones manuales y conocimientos avanzados para automatizar tareas.
• Los datos se gestionan en archivos locales, con riesgos de pérdida y duplicidad.

DeFontana:

• Plataforma integrada que automatiza procesos administrativos y financieros.
• Conexión directa con movimientos bancarios y sistemas de eCommerce.
• Funcionalidades específicas para contabilidad, nómina, inventarios y más.
• Datos centralizados en la nube, con acceso seguro y en tiempo real desde cualquier dispositivo.
• API para integración con otras plataformas, mejorando la eficiencia operativa.

Imagen: DeFontana

El objetivo con esta nueva integración de Python en Excel es aprovechar la manipulación de datos y las capacidades de visualización que ofrecen ambas tecnologías. La compañía puso como ejemplo el caso en el que los usuarios pueden manipular los datos usando las bibliotecas de Python como numpy, pandas, Matpotlib y seaborn. Posteriormente, usar las fórmulas y funciones de visualización que ofrece la herramienta.

Lo mejor de esta nueva función es que los usuarios no deben descargar más software ni extensiones, pues Python viene “lista para usar”. La función aparecerá en la sección de Fórmulas en la barra de opciones de Excel con el nombre “Insertar Python”.

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Así mismo, cuando compartas un archivo de Excel en el que has trabajado con Python, puedes compartirlo sin problema. Es decir, los libros de trabajo se podrán trabajar entre varios autores. Microsoft ha destacado que Python en Excel se ejecuta en Microsoft Cloud con “seguridad de nivel empresarial como una experiencia conectada a M365”.

La función está disponible en versión preliminar pública de manera exclusiva para los suscriptores del canal beta de Microsoft 365. En cuanto la función pase las pruebas, llegará a la próxima versión de Excel. Eso sí, la compañía se apresuró a comentar que algunas capacidades de la herramienta con Python serán de pago, mientras que otras serán accesibles para todo el público.

Por ahora, habrá que esperar a los próximos informes oficiales por parte de Microsoft para conocer la fecha exacta de lanzamiento de esta nueva función.

Imagen: Microsoft

La compañía de tecnología explicó que Copilot combina el poder de los modelos de lenguaje extenso (Large Language Models – LLM) con sus datos en Microsoft Graph y las aplicaciones de Microsoft 365 para convertir tus palabras en una herramienta de productividad.

El trabajo del asistente será el de “dar rienda suelta a la creatividad, desbloquear la productividad y mejorar las habilidades”, es decir, que los procesos que tengamos que hacer en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams van hacer más cortos y productivos.

Además, la inteligencia artificial de Microsoft se incluirá en Business Chat que funcionará en LLM para las aplicaciones de Microsoft 365, como el calendario, correos electrónicos, chats, documentos, reuniones y contactos.

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De acuerdo con la desarrolladora, le podremos dar indicaciones en lenguaje natural como: «Explícale a mi equipo cómo actualizamos la estrategia del producto», y generará una actualización de estado basada en las reuniones de la mañana, los correos electrónicos y los hilos de chat.

Los usuarios serán los que tendrán el control sobre Copilot, decidirán qué quieren conversar modificar o desechar. “Ahora pueden ser más creativos en Word, más analíticos en Excel, más expresivos en PowerPoint, más productivos en Outlook y más colaborativos en Teams”, afirma Microsoft .

Word

Podrán impulsar el proceso creativo para que nunca vuelvas a comenzar con una pizarra en blanco. Copilot te brinda un primer borrador para editar e rehacer; así ahorrarás horas de escritura, búsqueda y edición. “Ustedes siempre tienen el control como autores, al impulsar sus ideas únicas, incitar a Copilot a acortar, reescribir o dar su opinión”.

PowerPoint

Copilot te ayudará a crear “hermosas” presentaciones, realizando la petición con un simple mensaje y agregando contenido relevante.

Excel

Podrás analizar tendencias y crear visualizaciones de datos de apariencia profesional en segundos.

Outlook y Teams

En Outlook te ayudará a limpiar su bandeja de entrada en minutos. En Teams, cada reunión es una reunión productiva, podrás resumir los puntos de discusión clave, incluido quién dijo qué y dónde están alineadas las personas y dónde no están de acuerdo, y sugerir elementos de acción, todo en tiempo real durante una reunión.

Finalmente, con Power Platform, cualquiera puede automatizar tareas repetitivas, crear chatbots y pasar de una idea a una aplicación funcional en minutos.

Google ha anunciado que durante las próximas semanas se empezará a desplegar los diferentes cambios en la interfaz de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Los cambios están relacionados con encontrar más rápido las acciones que utilizamos con más frecuencia.

Por ejemplo, tendrán mejoras en la experiencia del usuario en comentarios, fondo, reglas y líneas de cuadrícula; aunque Google hace la aclaración que no habrán cambios en la funcionalidad, algunas características se han reubicado para reducir el desorden dentro de la nueva interfaz.

Es decir, se podrá encontrar la información de estado más reciente del documento, como la última edición y el historial de versiones, a través de un único punto de entrada: el ícono del reloj en la esquina superior derecha.

Sobre Drive, Google explicó que las acciones clave aparecerán en línea en los archivos, para un acceso rápido y una mayor productividad. Tendrá la capacidad para seleccionar varios elementos a la vez y realizar operaciones por lotes para tareas frecuentes.

También contará con nuevos chips de búsqueda (incluidos el tipo, el propietario y la última modificación) para ayudarlo a encontrar archivos más rápido.

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El buscador ha explicado que los “cambios clave de diseño visual e interactivo lo ayudarán a realizar su mejor trabajo más rápido al enfatizar las herramientas dentro de productos que se usan con más frecuencia”.

Los cambios estarán disponibles para todos los usuarios de Google Workspace, así como para clientes heredados de Suite Basic y Business. También estará para personas con cuentas personales de Google.

Imagen: Google

Cinco formas para hacer que la planificación de la boda sea un poco más fácil:

1. Hojas de cálculo de Google

Hojas de cálculo de Google puede ser el rastreador principal de principio a fin. Con la creación de una hoja de cálculo y en ellas varias peñas se puede administrar desde una lista de invitados hasta el presupuesto del matrimonio.

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“Las parejas de hoy incluso pueden aprovechar las funciones más nuevas, como los chips inteligentes , que ayudan a incluir a todas las personas, eventos y archivos correctos directamente en una hoja. El chip desplegable hace que sea especialmente satisfactorio rastrear y tachar cosas de su lista de tareas pendientes”.

2. Etiquete y filtre los correos electrónicos de bodas en Gmail

En Gmail puedes configurar etiquetas y filtros, para que por ejemplo, estos correos que lleguen de la floristería, servicio de catering, música, invitaciones y otros proveedores, se organicen automáticamente en cada carpeta.

También podrás programar correos electrónicos para que se envíen en el día y la hora que necesites. Además podrás crear tareas a partir de cualquier correo electrónico con fechas límite, asignando fácilmente fechas de vencimiento que se sincronizan con Google Calendar para ayudarte a estar al tanto de las decisiones y los pagos.

3. Compara los outfits de tus damas de honor con Google Slides

Con Google Slides puedes elegir los vestidos de las damas de honor. Para empezar crea una presentación de diapositivas para exponer todas las opciones, agregando fotos de diferentes combinaciones de vestidos que te llaman la atención. Una vez tengas organizado, seguramente podrás tomar una decisión fácil y rápida para escoger la paleta de colores y estilos.

4. Aprende algunos pasos de baile en YouTube

En YouTube, puedes encontrar cientos de videos para lograr algunos pasos, para que realmente la celebración sea divertida e inolvidable. Puedes buscar contenido por “primera boda de baile fácil”, “coreografía para boda”. Además, puedes transmitir videos de YouTube a tu dispositivo Chromecast para practicar con una pantalla mucho más grande.

5. Comparte álbumes y pide impresiones en Google Photos

Una vez tengas las fotos profesionales de tu matrimonio, la puedes compartir a todos tus familiares y amigos a través de Google Fotos y además pedir impresiones de los momentos favoritos de la boda directamente en Google Photos.

Imagen: oksana_nazarchuk

Las nuevas ayudas de Microsoft Excel en su versión web para trabajar con fórmulas brindan sugerencias a sus usuarios. Por ejemplo, si no te acuerdas de alguna solo tienes que escribir el signo = (igual) en la barra de fórmula o en la celda correspondiente, y verás que Excel te recomendará automáticamente la mejor. 

Por supuesto, no será una fórmula al azar, sino que la sugerencia tendrá en cuenta la información contextual de los datos. Esta herramienta tiene en cuenta una serie de fórmulas y solo ofrece soporte en inglés. También agrega una función similar a relleno rápido o Flash Fill, pero aplicada a las fórmulas.

Excel detectará un patrón en los datos ingresados y completará el resto de la columna, sin tener que realizar ninguna acción extra.  Inicialmente permitirá tener una vista del trabajo para aceptarlo o no, y luego realizará automáticamente la dinámica.

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Las nuevas funciones son ideales para los principiantes que no saben trabajar con fórmulas y los usuarios avanzados que quieren ahorrar tiempo. Otra función permite insertar imágenes en cualquier celda como parte del trabajo, sin que queden flotando sobre la hoja.

“Nos complace anunciar el lanzamiento de Sugerencias de fórmulas y Fórmula por ejemplo para los usuarios web de Excel: un par de capacidades interesantes diseñadas para ayudarlo a ahorrar tiempo y aprender más sobre las fórmulas de Excel a medida que las usa. También para los usuarios de la web hay enlaces sugeridos, función de imagen y una nueva barra de búsqueda en el panel de consultas. Para los usuarios de Windows, hay disponible un nuevo método abreviado de teclado para abrir el editor de Power Query, y los usuarios de Insiders en Windows ahora pueden obtener datos de matrices dinámicas y crear tipos de datos de Power Query anidados para organizar mejor sus datos”: informa Microsoft en su página.

Las fórmulas que se pueden sugerir son SUM, AVERAGE, COUNT, COUNTA, MIN y MAX. A medida que realiza la entrada de datos manual y repetitiva en una columna, Excel le sugerirá que llene toda la columna con una fórmula en caso de que identifique un patrón. Esto es similar a Flash Fill, pero en lugar de texto estático, ahora se sugieren fórmulas.

En tanto a la función IMAGEN, Excel insertará imágenes en las celdas desde una ubicación de origen, junto con el texto alternativo.Así, las imágenes pueden ser parte de la hoja de trabajo, en lugar de flotar en la parte superior. Se podrá mover y cambiar el tamaño de las celdas, ordenar y filtrar; y trabajar con imágenes dentro de una tabla.

Imagen: FatehMuhammadRaja

Es por ello que será muy complejo que recuerdes todas las fórmulas existentes, pero no te preocupes, la tecnología tiene una solución para todo como en esta ocasión. Si bien no debería ser la mejor solución en caso de exámenes o trabajos educativos, esta página puede ser una útil solución para que le saques el mayor provecho a Excel.

Su funcionamiento es bastante sencillo. Una vez ingreses a la página podrás encontrar tres botones principales ‘fórmulas de IA de Google Sheets’ el cual, como su nombre lo indica,te ayudará con fórmulas de Google Sheets. El segundo botón es ‘¿quieres comprarme café?’, por medio de él, podrás donar dinero al creador de la página. Por último, encontrarás el botón ‘Excel formula bot’, si ingresas allí podrás ir directo al creador de fórmulas.

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Sin embargo, ese botón no siempre está en funcionamiento como al momento de escribir esta nota. En dado caso de que veas un error, puedes simplemente, desde el inicio de la página ir hasta el final de la página. Allí encontrarás un espacio en blanco donde podrás especificar el problema que deseas resolver.

Es decir, desde este recuadro blanco podrás pedirla a la página algo como: “sumar columna A hasta la columna z” seguido del botón ‘Generar fórmula’. Ahora verás que la página automáticamente te genera la fórmula que necesitas para poder obtener ese resultado. Como si fuera poco, debajo de este botón encontrarás otra casilla que te permite copiar directamente la fórmula para pasarla a Excel.

Imagen: Unsplash

Se trata de Excel: fundamentos y herramientas, un curso en español de ocho semanas habilitado por la Universidad Politécnica de Valencia. El programa, en el que podrás adquirir conocimientos sobre formatos, la presentación de resultados, gráficos, funciones y tablas de datos, iniciará el próximo 11 de enero en modalidad virtual. Los únicos requisitos: tener conocimientos aritméticos básicos y dedicarle al programa entre 3 y 4 horas a la semana.

El curso, que normalmente es pago, será gratuito hasta el ocho de marzo, por lo que te recomendamos inscribirte cuanto en este enlace. Eso sí, es necesario que sepas que a pesar de que el acceso a los materiales no tiene costo, obtener calificaciones y un diploma que certifique tu participación oficial en el programa tiene un cobro. Para conocer el valor del mismo, deberás ingresar al sitio web.

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¿Y si quiero reforzar mis conocimientos en Excel?

Las clases se dictarán a través de edX, una plataforma educativa en línea que ofrece más de 3.500 programas académicos de diferentes áreas. Sin embargo, si ya conoces los fundamentos de Excel y lo que deseas es obtener conocimientos más avanzados, la Universidad Politécnica de Valencia también ofrece otro curso gratuito dedicado a la importación y análisis de datos provenientes de cualquier fuente. Al igual que el curso básico, este programa también inicia el 11 de enero de 2022. Para inscribirte puedes hacer clic aquí.

Imágenes: Pixabay

La suite de Microsoft se ha caracterizado por los colores muy marcados en su interfaz, sin embargo, esto pasaría a la historia. Los colores que ahora presentan Excel, Word y PowerPoint, tienen un estilo mucho más sobrio, liderado por un color blanco grisáceo.

Otro cambio visual importante que señala la propia Microsoft, es que ahora el tema de Office coincidirá con el de Windows por defecto, (incluido el modo oscuro) con todos sus temas rediseñados. Sin embargo, si deseas mantener el antiguo diseño, lo podrás hacer.

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Cuando tengas la actualización en tu dispositivo, en la esquina superior derecha de los programas (al lado del botón de minimizar) podrás encontrar un icono de megáfono. Al dar click, se desplegará un panel en el que podrás activar y desactivar el nuevo diseño.

Aunque este rediseño está pensado principalmente para dispositivos con Windows 11, la empresa indica que también será compatible con Windows 10. Es probable que debas esperar horas o días para contar con este nuevo diseño, pues es común que estos despliegues sean graduales.

Estos cambios se realizaron por petición de los usuarios, así lo mencionó Kori Loomis, Director de programa en el equipo de Experiencia Office: “Esta actualización visual de Office se basa en los comentarios de los clientes que pedían una experiencia más natural y coherente dentro de sus aplicaciones y entre ellas, específicamente en Windows. Con esta actualización, ofrecemos una interfaz de usuario intuitiva, coherente y familiar, utilizando los principios de Fluent Design, en todas sus aplicaciones”

Imagen: Blog oficial Microsoft

Microsoft lanzó esta plataforma en febrero para el iPhone, pero los usuarios del iPad debían descargar cada aplicación por separado. Con la nueva aplicación de Microsoft Office, los usuarios tienen algunas herramientas de los computadores portátiles; entre ellas que se pueda usar un mouse o trackpad en la app. Así mismo como funcionalidades de dispositivos móviles; por ejemplo, crear archivos PDF o firmar documentos. Además de poder manejar diferentes archivos desde una misma plataforma, explica el portal The Verge.

Para leer más noticias sobre Microsoft Office, visita este enlace.

Para las personas que usan solo Microsoft Word o solo Microsoft PowerPoint u otra pueden descargarla por separado. Esta sigue teniendo actualizaciones y parches de seguridad, al igual que funcionalidades de la aplicación general.

Imagen: App Store.

Una funcionalidad muy útil en Excel

Como informa The Verge, esta funcionalidad comenzará a llegar a las apps móviles de Excel. De esta forma, los usuarios solo necesitarán la cámara de su celular para ‘escanear’ los datos de una tabla impresa. De esta forma será posible convertirla en una tabla completamente editable en la aplicación. Esta funcionalidad existe gracias al uso de la inteligencia artificial, pues se necesita de herramientas como reconocimiento de imágenes.

Por el momento, los primeros en disfrutar dicha funcionalidad en Excel serán los usuarios de Android. Aunque, más adelante llegará también a iOS, la plataforma móvil de Apple.

Pero, antes de que salgas gritando de emoción por toda tu oficina, debes saber que para usar la funcionalidad deberás ser usuario de Office 365. Es decir, esto solo será posible si pagas la suscripción mensual. En el caso del plan personal, que incluye varias aplicaciones para un solo usuario, esta cuesta 180.000 pesos colombianos al año. Pero, también se encuentra disponible la versión ‘Home’, que permite hasta seis usuarios y cuesta 230.000 pesos colombianos al año.

Eso sí, si eres estudiante, es probable que a través de tu correo de la universidad tengas derecho a una cuenta de Office 365 sin costo. En la nota del enlace anterior te explicamos el proceso.

Imágenes: succodesign (vía iStock) y Microsoft.

Puedes acceder a OneDrive directamente desde la web, o redireccionándote desde tu correo electrónico. También está disponible como aplicación móvil en las tiendas de Android y iOS. Debes saber que es indispensable contar con un correo en Outlook para el registro.

¿Para qué sirve OneDrive?

En OneDrive puedes almacenar desde archivos multimedia hasta documentos de texto. Así que, si tienes videos hechos por ti mismo, descargados o editados, podrás almacenarlos todos en el mismo lugar. Lo mismo puedes hacer con todos los documentos de los que necesites tener un respaldo. También puedes incluir hojas de cálculo, bloc de notas, imágenes o archivos gif.

Los usos dependen de cada usuario, pero puedes guardar automáticamente archivos adjuntos del correo electrónico, almacenar películas o videos e incluso guardar programas e instaladores.

OneDrive podemos usarlo para almacenar archivos en la nube para que estén disponibles en cualquier equipo o dispositivo.

También está integrada con Office Online, de manera que los usuarios, además de poder cargar los archivos desde la web, pueden crear y editar archivos de Office usando aplicaciones gratis de Word, Excel o PowerPoint disponibles en el servicio. Incluso, puedes compartir todos los documentos directamente desde OneDrive.

¿Cuánto espacio de almacenamiento tengo?

Para todos los que poseen una cuenta, OneDrive ofrece 5 GB de espacio gratis. Sin embargo, existen algunos métodos para incrementar tu espacio de almacenamiento, como activar la subida automática de fotos desde un dispositivo móvil. Microsoft ofrece 3GB de espacio adicionales si se hace eso. Si refieres el servicio a un amigo podrás obtener 500 MB de espacio adicional. Los usuarios con características premium pueden obtener 100 GB al mes por? 1.99 dólares o 200 GB al mes por $3.99 dólares.

¿Cómo subo mis archivos?

Para subir tus archivos puedes arrastrarlos desde el explorador de archivos directamente a tus archivos del sitio web OneDrive. En el Explorador de Google Chrome o Microsoft Edge puedes cargar carpetas desde la opción Carpeta en el menú Cargar o arrastrar carpetas al sitio web. O puedes acceder desde el navegador al servicio y subir manualmente lo que necesites. En un celular o tableta es necesario instalar la aplicación.

¿Están mis documentos seguros?

Si eres de los que se preocupa por la seguridad de los archivos que almacena, debes saber que One Drive se encuentra sujeto a una supervisión por parte de Microsoft y cuenta con Códigos de Conducta en el manejo de la información y políticas de privacidad de los datos almacenados.

Por último, OneDrive permite a los usuarios almacenar sus documentos y poder acceder a estos desde cualquier ordenador en cualquier lugar. Así que puede convertirse en una herramienta muy útil para los negocios, tareas universitarias y demás. Eso sí, tampoco podrás poner como excusa que olvidaste tus documentos o la memoria en casa.

Imagen: Captura de pantalla

Para muchas personas, viajar es una de las mejores experiencias que pueden tener. Conocer otras culturas, idiomas, comidas, entre otros, alimenta las ganas de descubrimiento. Sin embargo, detrás de cada gran viaje hay todo un esfuerzo de planeación que requiere organización. Para esto, una de las herramientas más confiables es Microsoft Excel, que junto con Office 365 permite manejar en la nube y desde cualquier dispositivo toda la información. #EsMomentoDe aprender a usar Excel para organizar los gastos de tu viaje.

Define un monto máximo de gastos

Todo viaje comienza con la definición de cuánto se quiere gastar. Este monto depende de cada persona y se debe especificar. Así, la cantidad casi que definirá todo en el viaje. Por ejemplo, si se tiene un presupuesto elevado se podrá pensar en viajes largos o a destinos costosos. Sin embargo, si se tiene un presupuesto corto se debe jugar con variables que permitan aprovechar de mejor manera el destino.

Las categorías de gastos de viaje

Otro elemento importante a la hora de organizar los gastos de viaje con Excel son las categorías de gastos. Aunque pueden variar con respecto al tipo de viaje, las categorías más importantes son:

– Gastos previos (visas, seguros de viajes, etc.)
–  Transporte (vuelos, automóvil, buses, gasolina, parqueaderos, taxi, metro)
– Hospedaje
– Alimentación (Desayuno, almuerzo, cena, meriendas)
– Rumba
– Entradas a museos y eventos
– Recuerdos y regalos
– Imprevistos

Es hora de construir la tabla

A la hora de construir la tabla de gastos de viaje se debe optar por la simplicidad. Por lo tanto te recomendamos crear una tabla con las siguientes características.

En esta tabla podrás hacer un estimado por día de acuerdo con las categorías de gastos de viajes. Ten en cuenta que a partir del día 2 no necesitarás añadir la categoría gastos previos.

Lo ideal es tener una columna para los gastos estimados y los gastos reales. Esta última es la que deberás ir llenando a medida de que hagas los gastos. Al final de cada día suma todos los gastos y compara la diferencia entre el valor estimado y valor real. De esta forma podrás saber cuánta plata te va sobrando a cada día y podrás darte algunos gustos adicionales.

Tablas dinámicas para totalizar las categorías

Si quieres saber rápidamente cuánto gastaste por cada concepto (categoría) podrás crear una tabla dinámica. La tabla dinámica te ayuda a totalizar las categorías sin tener que sumarlas una por una para cada día. Para esto, ve a Insertar y luego clica en tabla dinámica.

En el espacio donde dice seleccionar una tabla o rango, da clic y luego selecciona toda la tabla que creaste anteriormente. Después da clic en aceptar, después de elegir crear la tabla en otra hoja.

Al dar clic en aceptar automáticamente se creará una nueva hoja con la tabla dinámica. Allí, selecciona los campos concepto y valor real y listo. Tendrás rápidamente las sumas de cada categoría.

Así puede organizar de manera rápida y sencilla los gastos de viaje. De esta forma, sabrás rápidamente en qué gastaste tu dinero y planear nuevos gastos o ahorros sobre la marcha.

Imágenes: capturas de pantalla ENTER.CO, Shawn Harquail (vía Flickr) y scottnj (vía Flickr).

¿Qué ofrece Microsoft Teams?

En primer lugar, esta herramienta permite crear chats persistentes y por tópicos para mantener a todo los miembros de la empresa involucrados. Las conversaciones de equipo son visibles para todos y se pueden generar discusiones privadas. Algunas herramientas como Skype están integradas con Teams, lo que permite a los miembros participar en videollamadas. Además, se pueden enviar emojis, stickers, GIFs de la galería Giphy y memes personalizados. Algo que apunta a los miembros más jóvenes de las empresas.

También se pueden crear encuestas en el mismo chat utilizando la herramienta de un tercero: Polly. Esto deja en evidencia los esfuerzos de Microsoft para poner a disposición de las empresas todas las herramientas posibles en pro de su crecimiento.

Por otro lado, Microsoft Teams reúne todas las capacidades de Office 365 para facilitar el trabajo en equipo. Herramientas como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI y Delve están integradas y al alcance de los colaboradores de tu compañía, lo que permite hacer varias tareas, sin salir de la misma plataforma. 

Como valor agregado, Teams permite a los equipos de la empresa personalizar su sitio de trabajo. Esto gracias a una extensibilidad amplia y las API abiertas. Por ejemplo, se puede encontrar Tabs, que proporciona acceso rápido a documentos y servicios de nube. La herramienta también comparte el mismo modelo de conectores de Exchange, proporcionando notificaciones y actualizaciones de servicios de terceros como Twitter o GitHub. 

Un punto muy importante a mencionar es que Microsoft Teams ofrece capacidades avanzadas de seguridad. Así que cuenta con un modelo operacional transparente, sin acceso permanente a los datos de los clientes. Microsoft Teams cumplen estándares clave de cumplimiento, incluyendo cláusulas modelo de la UE, ISO 27001, SOC 2, HIPAA y más. 

Hasta el momento la nueva herramienta para el trabajo colaborativo se encuentra disponible en 181 países y 19 idiomas. Las empresas que ya tengan contratado un paquete de Office 365 ya pueden hacer uso de esta opción.

Imagen: Captura de pantalla, Microsoft.

Microsoft ha lanzado la edición colaborativa en tiempo real a su aplicación de Excel para Windows a través de una actualización beta. La nueva función permite que los usuarios colaboren entre sí en una hoja de cálculo del mismo archivo desde la aplicación. Cuando una persona nueva se una al documento para editarlo, se verá un avatar de perfil en la parte superior. Al hacer clic en esa foto, la plataforma llevará a donde ese usuario esté editando.

La colaboración en vivo ha sido un foco importante de Office 2016, que Microsoft lanzó hace aproximadamente un año y medio. La suite ofreció por primera vez la coautoría en tiempo real para la versión de escritorio de Word, luego amplió esas capacidades a PowerPoint. Por lo que se trata de un cambio importante para las aplicaciones cliente de Microsoft, que anteriormente reducían la edición a una experiencia bastante solitaria.

Sin embargo, vale la pena señalar que sólo iniciar un archivo en Excel no otorga automáticamente capacidades de creación colaborativa en tiempo real. Según The Verge, el uso de la colaboración en vivo de Office también requiere mantener archivos en uno de los sistemas de almacenamiento de archivos en línea de Microsoft.

Microsoft también presentó la función ‘AutoSave’ en versión beta para Word, Excel y PowerPoint en Windows, diseñada para guardar automáticamente los archivos en los servicios de almacenamiento de la nube de la compañía mientras los usuarios los están editando. Google, Apple y otros actores de la industria de la productividad ya han presentado funcionalidades similares utilizando sus servicios en la nube.

En este momento, las capacidades de colaboración en tiempo real de la aplicación de escritorio de Excel para Windows sólo están disponibles para las personas que forman parte del Programa de inicio de Office, aunque Microsoft espera que la funcionalidad llegue pronto a más usuarios. Es posible trabajar con personas que no tienen una versión beta de la aplicación de escritorio utilizando Excel Online, junto con Excel para Android, Windows Phone e iOS (aunque esta última también está en versión beta).

Imagen: Pexels.

Poco a poco la mayoría retomamos actividades en nuestro trabajo, colegio o en la universidad, y esto nos lleva a evaluar las herramientas de trabajo que tenemos a nuestro alcance. Irremediablemente se nos debe venir a la mente Excel. Incluso en mi caso, que estudié comunicación social-periodismo y me dedico a escribir, no se imaginan todo lo que tuve que aprender sobre este programa para cumplir con las tareas que demanda mi trabajo.

Por eso hoy queremos compartirles 10 trucos de Excel, algunos muy sencillos (que de pronto ya conocen) y otros un poco más complejos, que nos serán bastantes útiles en este regreso al trabajo y a las clases. El objetivo final es ahorrar tiempo y ser más productivos.

1. Seleccionar información

Existen dos formas sencillas para seleccionar toda la información de tu tabla de Excel. La primera es usar el atajo ‘Ctrl+A’ y la segunda es ubicar el botón que aparece en la esquina superior derecha de la tabla, dar clic allí y de esta forma seleccionar todo. Una vez lo hagas, verás tus datos sombreados con color azul.

Otra forma sencilla de seleccionar información, pero esta vez por columnas, es usar el atajo ‘Ctrl + barra espaciadora’.

2. Abrir varios archivos de Excel al tiempo

Cuando tienes que trabajar con varios archivos de Excel al tiempo, en lugar de abrirlos uno por uno, puedes abrirlos todos a la vez con un solo clic. Selecciona todos los elementos que quieres ver, presiona la tecla Enter y se abrirán al instante.

3. Contar caracteres en Excel

Si escribiste una frase dentro de una celda y necesitas saber cuántos caracteres tiene esa frase, ya no tendrás que copiar la frase en un archivo de Word (lo que te quita tiempo, porque tendrías que abrir Word). Más bien, acude a la fórmula ‘=LARGO + el número de la celda entre paréntesis’.

En este caso, el resultado es 26 caracteres. ¿A ustedes cuánto les dio?

4. Personalizar el menú de opciones

La mayoría de las veces solo encontramos tres opciones en la barra de herramientas superior: Guardar, Deshacer y Rehacer. Sin embargo, si quieres tener otras opciones en esta zona, como copiar y cortar, puedes establecerlos siguiendo la ruta ‘Archivo – Opciones – Barra de herramientas de acceso rápido’, y en esta parte, agregar las opciones que prefieras de la columna de la izquierda para pasarlas a la derecha. Luego de guardar los cambios verás los nuevos iconos en el menú superior.

5. Insertar más de una fila o columna

La mayoría sabemos cómo insertar una fila o una columna (sobre la fila o columna, hacemos clic derecho y escogemos la opción ‘Insertar fila’ o ‘Insertar columna’), pero esto constituye una pérdida de tiempo si lo que necesitas es insertar varias repitiendo la acción una y otra vez. Por esto, la mejor forma de lograrlo es arrastrar el cursor, seleccionar la cantidad de filas o columnas que necesitas añadir, dar clic derecho en el área seleccionada y luego en ‘Insertar’.

6. Eliminar celdas en blanco

Para eliminar rápidamente celdas en blanco, la mejor opción es crear un filtro: selecciona la columna en la que quieres aplicar el filtro y sigue la ruta ‘Datos – Filtros’. Luego de que aparezca la flecha que apunta hacia abajo, deselecciona ‘Seleccionar todo’ y haz clic en la última opción que dice ‘Vacías’. Inmediatamente aparecerán todas las celdas en blanco. Para finalizar ve a ‘Inicio’ y haz clic en ‘Borrar’. Este truco es importante cuando vas a sacar cuentas, porque una celda en blanco podría restarles exactitud y generar errores.

7. Sumas

Sumar es una necesidad ineludible en Excel, y hay dos formas de hacerlo. Una consiste en seleccionar todos los valores que quieres sumar y luego dar clic sobre la función ‘Autosuma’, ubicada en la barra superior. La otra es aplicar la fórmula ‘SUMA (número1,[número2], …)’.

O la más fácil: observar la barra inferior de la tabla, en donde aparecen ‘Recuento’, ‘Promedio’ y ‘Suma’.

8. Mover una columna con datos

Si quieres mover una columna con datos, la forma más sencilla de hacerlo es seleccionarla y ubicar el cursor en el borde de esta columna. Luego de que el cursor se convierte en un ícono de flechas en cruz, podrás mover la columna libremente sin que pierdas o se desordene la información que contiene.

9.  Valores que comienzan por cero

Es un consejo bastante sencillo, pero vale la pena comentarlo porque muchas veces nos abstenemos de escribir valores que comienzan por cero debido a que Excel los borra de inmediato. Con solo añadir una comilla al inicio, ya podrás incluir este tipo de números o códigos.

10. Búsqueda avanzada

Para activar la búsqueda avanzada el atajo más común es ‘Ctrl + B’, pero hay dos signos adicionales que pueden cumplir una función similar. Se trata del signo de interrogación y el signo de asterisco, que te serán útiles para cuando no estás muy seguro de cuál es el resultado que buscas. Tanto el ‘?’ como el ‘*’ pueden reemplazar un caracter y mostrarte toda la información asociada a la palabra en la cual añadiste el signo.

Imágenes: ENTER.CO, Pexels.

Como vimos en una nota hace algún tiempo, la interfaz gráfica de Macintosh fue precursora de la de Windows, aunque el papá de ambas es Xerox con su GUI. Después de todos estos años, estamos ante la llegada de macOS Sierra, la nueva versión del sistema operativo de Apple para computadores, que llegara con novedades como Siri, el asistente de voz de Apple, y mayor integración con iOS y watchOS.

Volviendo al tema de Macintosh clásico, este emulador tiene aplicaciones como MacDraw, MacPaint y Kid Pix. El emulador es tan fiel que incluso tiene retraso a la hora de interactuar con él. Si nunca usaste Macintosh, verás que la bolita de colores que tenemos actualmente en los Mac antes era un reloj.

Al ingresar verás una ventana con la aplicación Kid Pix, la cual podrás abrir y utilizar. Para acceder a MacPaint y MacDraw deberás ingresar a Macintosh HD en el escritorio y dar clic en las carpetas de MacDraw 1.9 o MacPaint 2.0. Para cerrar cualquiera de los programas debes ir a File y luego Quit.

También podrás probar otro Macintosh System 7 con versiones antiguas de PageMaker, Microsoft Word y Microsoft Excel, entre otros. Aquí, debes seguir el mismo procedimiento anterior: entrar en HD 2 y buscar cada una de estas aplicaciones, que se abrirán lentamente. ¿Cómo lo ven?

Imagen: captura de pantalla ENTER.CO.

Es increíble la cantidad de cosas que se pueden hacer con Excel. La aplicación de Microsoft Office es una herramienta valiosa para los profesionales y, en términos de productividad, se podría decir que es de lo mejor en el mercado -desde hace ya un buen tiempo-. Si por algún motivo aún no sabes cómo utilizar las hojas de cálculo de Excel, te compartimos las mejores herramientas para instruirte y hacerlo. Bienvenid@ a la decimoquinta versión de #HoyAprendí.

Excel básico

En la primera entrega de esta sección, les presentamos a un videoblogger experto en muchos temas y didáctico en sus explicaciones llamado Dostin Hurtado. A través de sus tutoriales, Hurtado ha ido haciendo crecer una comunidad de gente dispuesta aprender y, como podrán suponer, en su ‘catálogo’ también ofrece un muy comprensible curso de Excel básico.

Este ‘workshop’ está dedicado a los principiantes que desconocen la plataforma o cuyo conocimiento es muy rudimentario. A través de 12 lecciones, aprenderás a manejar las funciones básicas de la aplicación – que son increíblemente útiles –, entenderás la validación de datos y serás un experto en las fórmulas y formatos más elementales.

Excel avanzado

Como dije al principio, Excel ofrece una infinidad de posibilidades que la gran mayoría desconoce. Si ya aprendiste los conceptos básicos, no dudes en adentrarte en los instrumentos más avanzados que se encuentran en la aplicación de Office. ¿Cómo? Nuestro amigo Dostin Hurtado también cuenta con un curso sobre el tema.

Son también 12 capítulos en los que abordarás todos los aspectos que se relacionen con el tema principal de Excel avanzado: las macro. Estos conjuntos de comandos son los que permiten ejecutar acciones más complejas que las funciones básicas. Entre otras cosas, aprenderás sobre inventarios, formularios, variables, ‘MsgBox’, ‘combo box’ y hasta ‘checkbox’.

¿Y después?

Una vez más, la práctica es la clave para volverte un experto en Excel. Además, puedes repasar los conceptos teóricos en la página de cursos gratuitos de Innova Estrategias. A pesar de referirse a versiones algo antiguas de la aplicación, las herramientas son las mismas de siempre. Si quieres profundizar aún más, Excelfull.com ofrece un curso muy completo, ofreciendo gratis la primera lección y cobrando por las siguientes.

Como siempre, no duden en comentarnos sobre qué temas les gustaría que escribiéramos en la sección #HoyAprendí.

Imagen: montaje ENTER.CO.

Esto se traduce en nuevas opciones de trabajo colaborativo en la nube, más integración de herramientas como Outlook y Skype para negocios, y en una compatibilidad inédita con diferentes dispositivos y situaciones: muchas de las herramientas ya tienen versiones para iOS y Android, y otras más son accesibles desde cualquier navegador Web.

Además, Microsoft se concentró en hacer algunas mejoras especialmente en Excel, que ahora cuenta con nuevas opciones muy interesantes. Veamos:

La nube terminó de apoderarse de Office

Office 2016 mejora mucho la gestión de documentos compartidos desde la nube. Simplifica la administración de los permisos, de modo que ahora es más fácil determinar qué usuario puede editar o ver un archivo específico. Además, Outlook facilita el proceso de adjuntar los archivos, y trata de la misma manera los que están guardados en el disco del usuario y los que están en OneDrive o en una nube privada.

También hay mejoras importantes en las herramientas de colaboración y coautoría. Ahora, varios usuarios pueden trabajar al mismo tiempo en un mismo documento, hoja de cálculo o presentación, y ver reflejadas en tiempo real las ediciones que cada uno haga. Hasta ahora, eso solo era posible desde la versión web de Office. La interfaz de los comentarios en Word también mejoró, de modo que sea más fácil ver la discusión entre varios revisores de un documento.

Como Chalela misma lo admitió, esta opción “ya estaba en otras herramientas de oficina”. Pero su llegada a Office 2016 significa su integración con todas las plataformas de trabajo colaborativo de Microsoft que ya funcionan en los entornos corporativos de todo el mundo. Esto por ahora es exclusivo para Windows, pues –según Chalela– la versión para Mac está en desarrollo.

El primer Office ‘cloud first’

Además, la nueva versión de Office toma prestada una opción que ya estaba en el navegador Edge, e integra una nueva opción para buscar un término “dentro del contexto relevante”, bien sea una nube de documentos o en internet, a través de Bing.

Las nuevas herramientas de integración con la nube y trabajo colaborativo cambian definitivamente la vocación de Office, que busca pasar de ser un software de escritorio a una plataforma de trabajo en la nube. Aunque la versión más completa seguirá siendo la de Windows, las que están disponibles para OS X y para sistemas operativos móviles tienen lo necesario para ser productivas.

Eso sí: Office 2016 despliega todo su potencial solamente sobre los productos de la nube de Microsoft. Aunque es posible instalar apps de terceros para integrar Office con Dropbox o Google Drive, solo por medio de OneDrive y Sharepoint –la nube corporativa privada­– se pueden usar todas las herramientas colaborativas.

Excel tiene nuevos poderes

Excel es, por mucho, el programa más importante de Office. Sus capacidades no han sido superadas por las herramientas de sus competidores, y tiene esa rara cualidad de ser al mismo tiempo masivo y ultraespecializado. Microsoft lo sabe, y por eso se dedicó a darle nuevos poderes a su programa de hojas de cálculo en Office 2013.

Ahora Excel tiene una opción que le sugiere al usuario qué gráfico podría mostrar la información que tiene en la hoja de cálculo. También facilitó el diseño de diagramas complejos, como paretos e histogramas o diagramas sobre mapas: se pueden hacer con un par de clics.

Además, Excel 2013 incluyó una herramienta que permite calcular las predicciones de datos futuros a partir de una serie estadística. Esta opción reduce a un par de pasos operaciones que suelen tomar varios clics y requerir cierta complejidad.

Skype y Office trabajan juntos

En Office 2016 también debuta una integración más profunda con Skype para negocios. A través del servicio de mensajería es posible comunicarse en cualquier momento con los otros usuarios con los que se esté trabajando en un documento sin necesidad de salir de Word o Excel, bien sea por chat, llamada de voz o videollamada.

Por su parte, Skype y Outlook colaboran para simplificar el proceso de fijar y realizar reuniones. Es posible programar videollamadas en el calendario de Outlook, para que luego Skype automáticamente cree una sesión a la hora y fecha previstas. Estas sesiones son accesibles desde cualquier dispositivo, pues se puede entrar a ellas desde la app del servicio de mensajería para cualquier sistema operativo, o incluso desde la web.

Más detalles

Hace meses conocimos Sway, un nuevo programa de Office que integra contenidos de varias fuentes –texto, fotos, web- y crea una presentación coherente en pocos pasos. Con el lanzamiento de Office 2016, el programa recibe un empujón de mercadeo y es presentado como parte de la ‘suite’.

La interfaz es más táctil que nunca

Todos los programas de Office tienen una nueva interfaz más amigable con las pantallas táctiles, con íconos mejor distribuidos y un diseño más claro. Además cuentan con nuevo botón ‘Tell me’, que te ayudará a encontrar cualquier opción en cualquiera de las aplicaciones.

Word tiene una nueva herramienta llamada Pen, que te permite digitalizar expresiones matemáticas manuscritas.

La nueva versión llegará paulatinamente a los suscriptores de Office 365 desde el martes, y luego será posible comprarla en tiendas. Ni la fecha exacta ni el precio fueron revelados.

Imágenes: ENTER.CO, Radu Barcan (vía Shutterstock)

Como podemos ver, una de las principales novedades tiene que ver con mejoras en las fórmulas y la posibilidad de copiar, cortar y pegar de manera más sencilla en la versión de Office para móviles. Esta aplicación universal de Office debería llegar con la siguiente versión preliminar de Windows 10 para móviles, que de acuerdo con las fechas estipuladas por Microsoft, debió llegar a finales de abril, para aprovechar la conferencia Build 2015, dirigida a los desarrolladores.

Una de las grandes novedades con respecto a Windows 10 para móviles tiene que ver con la posibilidad de conectar el equipo a una pantalla y otros periféricos y poderlo usar en modo computador. De esta forma, muchas de las aplicaciones se adaptarían gracias a Continuum y permitirían al usuario sacarle mayor provecho a su smartphone, en especial con las aplicaciones de productividad.

Sin embargo, al parecer tan solo algunos equipos serían compatibles con esta funcionalidad. Como vimos hace un par de días, de los dos equipos de gama alta que se espera que lance Microsoft en los próximos meses, tan solo uno de ellos se presume que será compatible con la nueva opción de convertir el smartphone en un pequeño computador.

Imágenes: ITHome y Microsoft.

Asuka Langley Sooryou (‘Neon Genesis Evangelion’)

Pelirroja, extranjera, inteligente y siempre a la moda. El carácter rudo de Asuka puede ser algo intimidante para muchos, pero detrás de esos gritos y esa actitud prepotente siempre hubo una chica tierna con algunas inseguridades. Lo mejor de ella es que uno sabía que es una mujer que haría lo que fuera para ser la única persona que uno quiere mirar.

Además, solo ella sabe cómo explicar qué es la expansión térmica de manera llamativa.

Lima (‘Saber Marionette J’)

De las tres marionetas, muchos de ustedes se hubieran ido por la tierna, hogareña y dulce Cereza. Sin embargo, a mí, la energética y divertida Lima siempre me sacaba una sonrisa con cada acción y cada palabra. Una marioneta que siempre encontrará cómo levantarle el ánimo y que sólo quiere que seas feliz junto a ella. Una chica que impulsaría a cualquiera a esforzarse por mantener su hermosa sonrisa a toda hora.

Belldandy (‘Ah! My Godess’)

Probablemente, después de ver esta serie, muchos deseaban llamar a pedir un domicilio a un número al azar para que esta hermosa diosa llegara a concederles un deseo. El carácter calmado y hogareño de Belldandy hacía que uno supiera que, de tener una esposa, sería como ella. Cada vez que la veía, solo quería abrazarla y no dejarla volver con las demás diosas… así tocara aguantarse a dos hermanas problemáticas.

Excel (‘Excel Saga’)

La hiperactiva Excel me enamoró por su gran pasión por cumplir su propósito de ayudar a Lord Il Palazzo a conquistar el mundo. Poniéndose en peligro, aguantando hambre y compitiendo contra la hermosa Hyatt, ella siempre esperaba ganarse el afecto de su amado. Es de aquellas chica que uno sabe que lo querrá por siempre.

Y lo mejor, no nos tocaría comernos al pobre Menchi, que ya muy triste es su canción.

Kamiya Kaoru (‘Rurouni Kenshin’)

La esposa perfecta: hogareña, dulce, divertida, inteligente y hermosa. Además de eso, Kaoru es aquella chica fuerte que vive por sus pasiones. Una chica de la que todos se enamorarían porque saben que los ayudaría a cumplir todas sus metas para encontrar la tranquilidad juntos.

Eso si, es importante no enojarla, si no quieren una prueba de las habilidades del Kamiya Kasshin-Ryu.

Imágenes: AnimeWallpapers

El próximo 27 de marzo Microsoft tiene programado un evento de prensa donde Satya Nadella, el nuevo CEO de la empresa, presentará la estrategia ‘Móvil primero, nube primero’. The Verge afirma conocer una de las novedades más importantes que traerá la conferencia de Nadella: Microsoft lanzará Office para iPad.

La empresa ha estado trabajando por varios meses en Office para iPad, luego de haber introducido una versión para iPhone en junio del año pasado. Se espera que la versión para iPad tenga interfaz y herramientas similares a la versión para smartphone, que funcione con una suscripción a Office 365 y que permita la creación y edición de documentos Word, Excel y PowerPoint.

Además de la posible versión de Office en el iPad, otros anuncios que han rondado por la red web durante las últimas semanas como Office Online y la llegada de una versión de OneNote para Mac son pruebas de la estrategia ‘Móvil primero, nube primero’. Además, Microsoft ya ofrece gratis la versión de Office en las tabletas de 7 pulgadas para Windows 8.

Se espera que Microsoft presente en su conferencia Build, el 2 de abril, información sobre Windows Phone 8.1 y planes futuros para Windows 9.

Imagen: Enter.co

Excel ha sido por excelencia el programa de hojas de cálculo entre contadores, financieros, y cualquiera que se dedica a hacer cuentas de manera seria. Pero, al parecer, los cálculos y números no son la única función de Excel: un japonés jubilado hace maravillosas obras de arte con el programa, informa Kotaku.

Tatsuo Horiuchi, un japonés de 73 años, dedica su tiempo a hacer ilustraciones en Excel. Horiuchi se animo a ‘pintar’ en las hojas de cálculo al carecer de programas especializados como Photoshop o Illustrator; ni siquiera Paint. Según él, “otro software gráfico especializado es caro, y Excel vino preinstalado en mi computador”.

El nipón lleva diez años, de los 26 años que Excel tiene de existencia, haciendo sus ilustraciones. “Cuando trabajaba, veía a otros dibujar gráficos muy limpios con Excel y pensé que podría hacerse arte con la misma herramienta”, asegura Horiuchi.

Luego de jubilarse, compró un computador, y decidió usar Excel para crear algo novedoso y creativo. En la ultima década se ha consagrado como un artista digital bastante particular, haciendo exposiciones de sus obras.