Las personas y empresas suelen creer que estar bien comunicado consiste en tener al alcance numerosas herramientas para tal fin. Si un ejecutivo tiene uno o dos teléfonos móviles, tres cuentas de correo electrónico, una de mensajería instantánea, una línea telefónica fija en su escritorio y una cuenta del servicio de telefonía por Internet Skype, probablemente se sienta ‘hipercomunicado’, y su empresa crea que él lo tiene todo para ser muy productivo. Normalmente ocurre todo lo contrario.
Allan Sulkin, presidente y analista de la firma consultora de telecomunicaciones TEQConsult Group, señala que la complejidad en las comunicaciones afecta la productividad a largo plazo, los procesos de negocios y el rendimiento financiero tanto de las personas como de los equipos de trabajo y las empresas. Causan retrasos e interrupciones en el trabajo.
Después de invertir millones de pesos en tecnologías de comunicaciones y en dispositivos para sus empleados, con frecuencia los resultados que obtienen las empresas son contraproducentes. En ese momento se deben considerar las comunicaciones unificadas, un concepto que se apoya en la tecnología IP (la que se utiliza para transmitir datos entre redes o por Internet, así como voz y video).
Estas permiten a los trabajadores, a través de la red de datos corporativa y de Internet, integrar todos los métodos de comunicación a su alcance -telefonía fija y móvil, correo electrónico, correo de voz, fax y mensajería instantánea, entre otros- y utilizarlos de manera más eficiente desde la oficina o desde cualquier lugar del mundo, ya sea desde un celular, la habitación de un hotel distante o un café Internet.
Gracias a ello, permiten que grupos de trabajo mejoren sus flujos de comunicación, brinden información oportuna a los encargados de tomar decisiones, mejoren la colaboración entre sí y aumenten su productividad y flexibilidad.
Un informe de Sage Research revela que en Estados Unidos el 86 por ciento de las empresas que usan soluciones de comunicaciones unificadas reportó notables incrementos en la productividad, y más del 60 por ciento percibió ahorros en tiempo de tres o más horas a la semana por cada trabajador móvil.
Cómo lo benefician
Suponga que usted ha sido asignado por su empresa a un curso de capacitación en Argentina, y deberá estar allá durante dos semanas. Aunque adelante trabajo, sabe que necesitará comunicarse con frecuencia con su jefe, algunos compañeros y tal vez uno que otro cliente, pero cree que lo podrá resolver por medio del correo electrónico o de una llamada telefónica.
Sin embargo, ya en su destino, necesita con extrema urgencia un dato de su jefe. Entonces, ¿le envía un mensaje de correo electrónico?, ¿lo llama al celular?, ¿lo busca en alguna red de mensajería instantánea como Windows Messenger?, ¿o decide marcarle a la oficina?
Si usa el correo, la respuesta probablemente no sea inmediata; las llamadas telefónicas le podrían salir muy costosas y nadie le garantiza que encuentre a su jefe; y necesitará suerte para encontrarlo presente en una red de mensajería instantánea.
Si no logra la comunicación inmediata, tendrá que dejar mensajes de voz en el celular y, por qué no, una razón con la secretaria de la oficina. Es muy probable que usted no vaya a obtener rápido la información importante.
Ahora, suponga que realiza el viaje a Argentina, pero su compañía cuenta con una solución de comunicaciones unificadas. En ese caso, usted podrá sentarse frente a su computador o un teléfono IP y, vía Internet, identificar en tiempo real si la persona que busca está disponible para entablar una comunicación (a esto se le conoce como servicio de presencia). Además, podrá escoger la forma más indicada para hacerlo en ese momento con un solo clic: correo electrónico, mensajería de texto, videoconferencia, charla telefónica, etc.
Todo esto podrá hacerse en un instante, y no generará nuevos costos para su empresa, pues solamente necesitará un computador o un dispositivo con acceso a Internet -incluso público- para establecer la comunicación.
Gracias a este sistema, usted no tiene que adivinar cuál es el mejor medio para lograr la comunicación deseada. Todos los medios y dispositivos suyos y de sus interlocutores en la empresa se concentran en un punto único, que le informa sobre la presencia de ellos y el contexto en el que están disponibles para comunicarse (telefonía, videoconferencia, chat, etc.).
El tamaño no importa
Aunque las comunicaciones unificadas requieren una infraestructura de red moderna, basada en la tecnología IP, no están orientadas solo a grandes multinacionales o a empresas financieras o de telecomunicaciones.
Rubén Caviares, director comercial de la firma Belltech en Colombia, dice que «cualquier compañía que decida integrar soluciones de comunicaciones en sus procesos de negocios se puede beneficiar de las comunicaciones unificadas, pues estas permiten que las personas indicadas tengan la información precisa para convertirla en negocios».
María Cristina Rodríguez, gerente de mercadeo de Axede, un proveedor de telecomunicaciones y aplicaciones empresariales, coincide en que las comunicaciones unificadas se pueden aplicar a cualquier empresa que las necesite, sin importar su tamaño y sector económico, aunque su implementación requiere de un proceso.
«Generalmente implica un desarrollo a la medida, ya que es necesario revisar cuáles son las necesidades de las organizaciones para brindarles las herramientas e integraciones adecuadas y que les reporten más beneficios», afirma.
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