Carolina administraba toda la operación de fabricación, mantenimiento y reparación de productos hidráulicos para maquinaria pesada en una hoja de cálculo de Excel. Allí describía a detalle todas las transacciones de las compras con el nombre de cada cliente, el NIT, el detalle de la compra, el estado de la cuenta, entre otros. No tenía forma de controlar qué factura no había sido pagada más que agregando un comentario al listado. 

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Llevaba poco más de un año trabajando de la mano de la contadora de la empresa con un sistema que funcionaba, pero no era eficiente. No solo es poco práctico manejar la contabilidad de la empresa en una hoja de Excel, sino que es muy sensible a los errores y diversos inconvenientes. 

Era un sistema ineficiente que demostraba la necesidad de iniciar un proceso de transformación digital en la compañía, además de asumir las obligaciones de la Ley 1816 de 2016, que obliga a las empresas que declaran IVA e impuesto al consumo a adoptar un sistema de facturación electrónica a partir de enero de 2019. 

Tech Machines tuvo que buscar rápidamente un sistema que pudiera ayudarles con la administración de sus operaciones y después de un par de recomendaciones, se decidieron a probar ADM. Carolina dice que el software le ha facilitado el trabajo y ha aumentado su productividad. Ahora puede tener control de todas las compras y gastos, de la facturación, de los clientes y los saldos pendientes que tiene cada uno. Además, una de las actividades que más se le complicaba, la facturación, ahora la puede hacer fácilmente desde su celular. 

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“Puedo enviarle las facturas a los clientes por correo electrónico y anularlas para ambos si es necesario. La misma aplicación hace un reporte de las facturas automáticamente a la DIAN”, comentó Carolina. 

Este beneficio se debe a que ADM trabaja de la mano de Siesa, el proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, por lo que Carolina está segura de que las facturas tienen el formato exigido por la entidad y nunca ha tenido problemas con su validación. Su empresa lleva tres meses utilizando el software de ADM, lo que los preparó también para poder desarrollar algunas operaciones de administración y seguimiento de manera remota debido a la situación de salud pública que enfrenta el mundo. 

Una de las herramientas que más pueden apoyar este proceso de digitalización se basa en la administración de las principales operaciones de un negocio. Aquí es donde ADM se convierte en un aliado estratégico para llevar un control ágil de la facturación, los inventarios, cotizaciones, compras, ventas e ingresos. 

El software de ADM permite administrar también las cuentas por cobrar, los gastos y las cotizaciones, además de manejar el catálogo de clientes y generar facturas electrónicas. Así mismo, es posible emitir reportes y estadísticas que ayudan en la toma de decisiones. 

Una de las ventajas que más resaltan de ADM es que tiene una alianza con Siesa, el proveedor autorizado por la DIAN, para generar facturas electrónicas que cumplen con todas las exigencias que tiene esta entidad. 

La aplicación está diseñada para empresas pequeñas y emprendimientos, y a través de esta se puede acceder a toda la información desde cualquier parte y en cualquier dispositivo, ya sea celular, tablet o computador. La versión básica de ADM cuesta 25 mil pesos mensuales y la versión premium cuesta 35 mil pesos mensuales.

Puedes descargar la aplicación y obtener una prueba gratis por un mes en el sitio web de aspel.com.co

Imagen destacada: Aspel

Symplifica al rescate

Symplifica es una plataforma digital que te ayuda a la administración de tus obligaciones legales con tus empleados. Entre sus servicios está el proceso de afiliación al sistema de seguridad social, generación de contratos y los cálculos mes a mes de nómina y aportes. Y si esto te parece poco, también se encargan de automatizar los pagos y enviar alertas con información oportuna. Según Salua García, fundadora y directora del emprendimiento, Symplifica ha contribuido a eliminar poco a poco la informalidad laboral de los empleados domésticos en el país. “Actualmente hay 750 mil empleados de hogar, de los cuales solo el 14% cuentan con un proceso de contratación formal. El resto no tiene acceso al sistema de salud, pensión y demás por irresponsabilidad de sus empleadores. Lo bueno es que ya estamos cambiando eso”, celebró Salua.

Cuando hicieron el estudio de mercado, el equipo de Salua estudió de cabo a rabo la ley laboral. Después acudieron a InQlab, una incubadora que les brindó el apoyo económico para montar la plataforma en un año. En sus comienzos, Salua contaba con un inversionista, dos emprendedores y ocho personas dedicadas a la validación de la idea. Y aunque eran pocos, lograron superar las dificultades, entre ellas, entender el sistema de seguridad social del país. “Hemos tenido que prestar atención a muchas otras tareas que no teníamos contempladas. Por ejemplo, fue necesario crear un departamento de atención al cliente para asesorar a los clientes cuando llenan los formularios en la plataforma”, explicó.

¿Cómo funciona?

Quienes estén interesados pueden obtener los servicios en dos planes: flexi y full time. El primero es para empleados que trabajan de uno a cuatro días por semana. El segundo, para empleados que trabajan cinco o más día a la semana. Pero si necesitan administrar a varios empleados, el usuario deberá pagar una suma adicional. Esto sin mencionar que para quienes realicen pagos a través de la plataforma deben abonar otro monto más, el impuesto del cuatro por mil. “Nuestra plataforma está hecha para que cualquiera se registre, ingrese los datos, elija su contrato y demás. Para los empleadores también tenemos la aplicación móvil para gestionar todos los procesos”, añadió.

Objetivos y aprendizajes

Desde su nacimiento, este emprendimiento ha recibido 1,5 millones de dólares en inversión. Actualmente cuentan con una incubadora y ocho inversionistas ángeles. Con este equipo reformado buscan a corto plazo aplicar a rondas de inversión con cifras más grandes para ampliar su negocio y encontrar el punto de equilibrio. “Este año queremos tener la estabilidad financiera, gestionar 12 mil empleados y entrar en otro segmento del mercado y en otro país de la región”, destacó.

Finalmente, Salua resaltó que su emprendimiento les soluciona la vida a los empleadores porque les garantiza que no los van a demandar sus empleados más adelante. Igualmente, agregó que la informalidad tiene que ver con falta de educación de los empleados que no conocen sus derechos legales. “A eso le apostamos, a crear cultura y conocimiento de aquellas personas que dedican su vida a ayudarnos, pero que cuando se jubilan se quedan sin nada”.

Imágenes: AndreyPopov, AndreyPopov (vía iStock).

Los dispositivos móviles cada día son partes más importantes de la vida empresarial. Desde grandes empresas hasta pequeños negocios le han dado a sus empleados alguna clase de dispositivo móvil. Sin embargo, según un estudio de de CDW desarrollado en Estados Unidos entre julio y septiembre, el 67% de los encargados de TI en pequeñas y medianas empresas no tienen conocimiento sobre programas para administrar los dispositivos móviles. Entre los que sí tienen conocimiento, solo el 22% han implementado o tienen planes para implementar un sistema de administración.

El estudio fue hecho con 753 usuarios y administradores de TI, y se encontró que a pesar de la importancia de este tipo de máquinas, no hay sistemas para su administración. El 75% de los encuestados afirmaron que los dispositivos móviles son críticos para el éxito de la empresa y el 67% aseguró que la empresa perdería competitividad sin esta clase de máquinas. 

Computerworld asegura que la gran mayoría de los participantes en el estudio piensan que los dispositivos móviles incrementan la productividad y los hacen más eficientes, a pesar de los retos de administración y seguridad. A medida que las tabletas y los teléfonos móviles aumenten su protagonismo dentro de las oficinas, los administradores de TI necesitan desarrollar o comprar soluciones para administrar esta clase de equipos. 

El 50% de los usuarios de los dispositivos móviles pertenecen a lo que se puede llamar alta gerencia, lo que tiene serias implicaciones de administración. Los ejecutivos han sido unos de los proponentes de BYOD y, por su papel dentro de la empresa, ellos manejan información sensible. Esto aumenta todavía más la necesidad de tener protocolos y sistemas para administrar los ‘handhelds’.

Los pequeños y medianos empresarios deberían incentivar a su departamento de TI a implementar una solución que integre la administración de dispositivos móviles.