¿Ya está preparado para la facturación electrónica?

facturación electrónica

Las empresas del país están entrando en una importante transformación tecnológica: la adopción de la facturación electrónica. Dicha transición es obligatoria. Sin embargo, es una medida que les traerá importantes beneficios a las compañías, como ahorros de costos, más fácil acceso a fuentes de financiación y optimización de procesos. De esa forma, Colombia se está uniendo a otros países de la región que comenzaron a saltar antes a la facturación electrónica, entre ellos Chile, Brasil, Perú, México, Ecuador, Uruguay y Paraguay.

El Gobierno decidió mover a las empresas del país al sistema de facturación electrónica, entre otras razones, para aumentar la eficiencia de las compañías colombianas y para ayudar a reducir la evasión de impuestos (la Dian estima que se producirá una reducción de 50 por ciento en la tasa de evasión en el corto plazo, y en su totalidad en el mediano plazo).

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La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) define la factura electrónica así: “Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura de papel, pero se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, y que operativamente tiene lugar a través de soluciones informáticas. Este documento permite cumplir con las características y condiciones relacionadas con la expedición, el recibo, el rechazo y la conservación”.

La factura electrónica tiene ciertas características, definidas por la Dian. Por ejemplo, utiliza el formato XML estándar establecido por esa entidad, lleva una numeración consecutiva autorizada por la Dian, discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso e incluye una firma digital para garantizar la autenticidad. Además, incluye el Código Único de Factura Electrónica (Cufe), un código que permite diferenciar cada factura de las otras que se expiden en el país.

Grandes beneficios para las empresas

La Dian menciona en su sitio web algunas de las ventajas que traerá la facturación electrónica a las empresas del país: se elimina el riesgo de que se pierdan las facturas físicas, la gestión de documentos se hace más eficiente, se reduce el impacto sobre el medio ambiente (al eliminar un enorme volumen de documentos de papel), se pueden realizar consultas en línea, se facilitan las transacciones, se mejora el seguimiento y la seguridad de las operaciones, se facilitan los cobros, y los procesos administrativos se hacen más rápidos y eficientes.

También se mejora el control de las finanzas de las empresas, ya que se tiene información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas. Otro beneficio es la inmediatez en el proceso de entrega de la factura, lo cual mejorará el flujo de caja de las compañías.

Otro beneficio importante está en la reducción de costos para las empresas. La Dian estima que la emisión y manejo de una factura electrónica cuesta 500 pesos, mientras que una factura física vale entre 2.700 y 3.000 pesos. Hay ahorros importantes en los costos de impresión, despacho y almacenamiento.

Otra ventaja de la facturación electrónica es que las empresas podrán mejorar sus fuentes de financiación, gracias a que se facilita el mercado de reventa de facturas o factoring.

El factoring es un método de financiación que ofrecen diversas entidades. Permite que, en vez de esperar 60, 90 o 120 días a que le paguen una factura, una compañía opte por vender esa factura a un tercero, por una cantidad de dinero un poco más baja, a cambio de recibir la plata en cuestión de días. Esta es una opción clave para muchas empresas, que necesitan con urgencia el dinero de sus facturas pendientes para cubrir sus gastos, pagar sueldos, etc.

Muchas compañías ya comenzaron a facturar de manera electrónica en Colombia, y a partir de enero del 2020 se empiezan a vencer los plazos que tienen compañías de diversos sectores para cumplir con este requisito, según unos cronogramas establecidos por la DIAN.

Imagen: iStock

Javier Méndez

Javier Méndez

A mediados de los años 80 tuve un paso fugaz por la facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de los Andes, pero me tomó pocos meses descubrir que escribir código era mucho menos apasionante que escribir artículos. Desde entonces pienso que la tecnología es más divertida cuando se la disfruta desde afuera que cuando se la sufre desde adentro. Y aunque mis primeros pasos en el periodismo los di en la sección deportiva de El Tiempo, era cuestión de tiempo para que aterrizara en el mundo de la tecnología. Llevo 28 años escribiendo sobre este tema, primero en las páginas de El Tiempo, luego en ENTER.CO y ahora en EmpresarioTek.co.

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