Uno de los males que afectan a las empresas en cuanto al manejo de la información es el desorden digital. De hecho, un reciente estudio de Kaspersky Lab (el área de investigación de la prestigiosa firma de seguridad informática) demuestra que las compañías son poco juiciosas a la hora de establecer las normas de uso de la información para sus empleados actuales y, peor todavía, para los que ya no lo son.
El estudio, llamado ‘Eliminando el desorden digital en los negocios’, muestra que el 33% de los trabajadores tiene acceso a los archivos y documentos de un empleador previo. Esto incluye las cuentas de correo electrónico, sistemas de archivo compartidos en la nube, servicios de mensajería y otro tipo de aplicaciones de intercambio de información en línea. En otras palabras, empleados que han renunciado o que han sido despedidos pueden acceder a estos sistemas de las empresas que dejaron.
Aunque las consecuencias de esta práctica parecen evidentes, Kaspersky hace énfasis en el hecho de los exempleados pueden usar estos datos para sus propios fines, por ejemplo, en un nuevo lugar de trabajo, o pueden eliminarlos o dañarlos accidentalmente. «Como resultado, la recuperación de los datos requerirá tiempo y esfuerzo, que de haber tomado las medidas correctas se podrían invertir en tareas comerciales más útiles».
La situación es más grave si se tiene en cuenta que el 72% de las empresas que respondieron la encuesta en la que Kaspersky basa su análisis admitió trabajar con documentos que contienen diferentes tipos de datos confidenciales (propiedad intelectual, secretos comerciales u otros datos protegidos que, si no se controlan, podrían ser utilizados por ciberdelincuentes o competidores para su propio beneficio.
Desperdicio de tiempo y esfuerzo… ¡y un riesgo legal!
Pero el desorden digital no solo se relaciona con los exempleados de las empresas, sino con su planta actual. Según el estudio de Kaspersky, al 57% del personal de una oficina le resulta difícil localizar un documento o archivo durante su trabajo. Un 58% utiliza el mismo dispositivo para el trabajo y el uso personal, lo que significa que la información contenida en diferentes dispositivos puede ser duplicada o quedar desactualizada, lo que genera confusión y posibles errores en el trabajo.
«Este desorden digital también puede comprometer los datos si caen en manos de un tercero, o incluso de un competidor. Las consecuencias de esta situación podrían tomar la forma de penalidades y demandas legales con los clientes, como resultado de la violación de un acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés) o de una ley de protección de datos».
El estudio también afirma que más del 37% de los empleados afirma haber encontrado, de forma accidental, información confidencia de sus colegas, como su salario o los bonos que han recibido. Como si lo anterior fuera poco, un 29% de los trabajadores admite que comparte con algún colega su nombre de usuario y contraseña para utilizar un dispositivo de trabajo.
Póngale orden al desorden digital
Kaspersky da algunas recomendaciones para que las empresas pongan orden a su desorden digital:
- Establecer políticas de acceso a los recursos corporativos, incluidos los buzones de correo electrónico, carpetas compartidas y documentos en línea.
- Todos los derechos de acceso deben cancelarse tan pronto como un empleado deje la empresa.
- Utilizar el cifrado para proteger los datos corporativos almacenados en los dispositivos.
- Realizar una copia de seguridad de los datos para garantizar que la información sea segura y recuperable en caso de que se pierda.
- Fomentar buenos hábitos de contraseñas entre los empleados, como no usar datos personales ni compartirlas con alguien dentro o fuera de la empresa.
- Mantener al personal informado sobre las reglas de ciberseguridad de la empresa y hacer énfasis al riesgo que significa no aplicarlas.
Imágenes: Vitabello, CeruleanSon, Geralt, Free-Photos y 12019 (vía Pixabay).
