En todo caso, manejar ambas aplicaciones por separado puede llegar a ser tedioso. Es por esto que los de Meta, compañía detrás de Facebook y WhatsApp, han integrado una opción para vincular tu página de Facebook con tu cuenta de WhatsApp Business. Al vincular las cuentas, los clientes que visiten la página de Facebook pueden enviarte un mensaje directamente a WhatsApp con un clic.

Para vincular estas cuentas y activar la sincronización, debes tener:

• Una página de Facebook de la empresa
• Una cuenta en la aplicación WhatsApp Business
• Las versiones más recientes de las aplicaciones móviles instaladas

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Cómo vincular tu cuenta de WhatsApp Business a una página de Facebook

Puedes vincular tus cuentas desde la aplicación WhatsApp Business.

• Abre la aplicación.
• En Android, toca el ícono de más opciones. En iPhone, pulsa Configuración.
• Toca Herramientas para la empresa e ingresa a Facebook e Instagram.
• Toca Facebook y pulsa CONTINUAR. Se abrirá la página para iniciar sesión en Facebook.
• Ingresa la información de tu cuenta de Facebook para iniciar sesión. Toca Iniciar sesión.
• Selecciona la página de Facebook que quieras vincular a tu cuenta de WhatsApp. Toca Conectar WhatsApp.

Ahora, ya debes ver un botón de WhatsApp en tu página de Facebook. Así mismo, cuando regreses a la aplicación WhatsApp Business, verás la página de Facebook vinculada en la parte superior de la pantalla Facebook e Instagram dentro de la configuración de la aplicación.

Imagen:Montaje ENTER.CO

Los escáneres no son suficientes

De nuevo, acudimos a la situación de la vida real. Solicita a su empleado la firma en un documento. Ya sea por la pandemia o por qué él se encuentra en su casa, decide enviar el PDF por WhatsApp. Él imprime el documento, lo firma y luego lo escanea para enviarlo de regreso.

¿Es válido?

En términos estrictos. La corte constitucional reconoce las firmas escaneadas como una forma de firma electrónica. Esto quiere decir que pueden ser utilizadas en un proceso legal. ¿Cuál es el problema? Que este tipo de archivos carecen de cuatro cosas importantes que necesita cualquier negocio: personalización, trazabilidad, seguridad y automatización.

Personalización

Un documento de World no es la mejor manera de presentar un documento para firmar. La principal razón es que muchos negocios constantemente deben cambiar el documento a firmar para que se ajuste a la persona o propósito. Y el problema de un formato como el Doc o PDF es que a la persona que lo llena puede no quedarle claro dónde tiene que firmar o cuáles de esas casillas son obligatorias.

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Herramientas como adobe Sign cuentan con opciones de personalización que permiten al usuario el poder crear y activar casillas que son indicadas como un lugar para llenar. Por ejemplo, puede agregar un campo para que la persona ponga su nombre, otra para que ingrese su número de cédula e incluso cuadros que la persona debe aceptar (por ejemplo uno para marcar con el que acepta el manejo de estos daros personales, igual que en un sitio web). Estas plantillas se pueden guardar y modificar. Incluso puede seleccionar campos obligatorios, de manera que la persona sepa que hay uno que debe diligenciar o que hay otro que no es obligatorio al momento de firmar.

También puede personalizar la manera en la que se envía el correo con el documento a firmar. Puede poner el logo de su empresa y una opción que llene el campo de la persona a la que está dirigiendo el documento.

Trazabilidad

¿Cómo puede estar seguro que el documento que recibe lo firmó la persona que asegura haberlo firmado? Supongamos que envía un acuerdo de confidencialidad en un PDF y la persona le devuelve el mismo documento con su nombre, claramente escrito en un computador. ¿Qué le garantiza que fue él? ¿Cómo puede comprobar que la persona recibió el documento? O le damos otro ejemplo. Envía una factura con una promesa de pago. No recibe respuesta y, un mes después, la persona le dice que hasta ahora recibió el documento en su correo.

De nuevo, utilizando como ejemplo herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign, usted puede hacer un seguimiento a todos los pasos que realizan al momento de enviar el documento a firmar. Puede, entre otras cosas, elegir un método de verificación antes de que lea el contrato (un PIN a un número de teléfono, una contraseña o incluso un documento de identidad).

Usted puede recibir alertas que le indican cuándo la persona recibió el contrato, cuándo lo abrió y cuándo lo firmó. Esta información está acompañada de la información de la persona que lo recibió (por ejemplo, el correo electrónico o la forma cómo se verificó). Toda esta información luego se guarda en un acta que acompaña el documento al momento en que se firma.

Seguridad

El mayor problema que presenta un PDF normal o un escáner es que no es un documento seguro. En caso de que usted deba presentar una firma electrónica para un proceso legal es posible que se le pida verificar la validez de la firma a través de un forense digital. El problema es que un documento de World o un JPG no se encuentra encriptado, por lo que es imposible verificar que no se haya alterado y que lo que usted esté presentando tenga validez.

Pero herramientas de firmas electrónicas sí ofrecen este tipo de garantías. Antes mencionamos cómo pueden, por ejemplo, solicitar algún tipo de verificación. Pero también ofrecen un tipo de encriptación que garantiza que el documento que usted está entregando es el original y no una copia que alguien más duplicó en el sistema o que se modificó de alguna manera.

Automatización

La idea de cualquier herramienta que adquiera para su negocio es que le ahorre tiempo. Las horas que dedica un empleado a crear desde cero la plantilla de un contrato, hacer seguimiento para verificar en qué estado se encuentra un documento sin firmar o realizar en el envío a las personas correspondientes son gotas de la jornada que reducen la productividad. Por eso, con herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign se automatiza y simplifica los flujos de trabajo de documentos, digitalizando 100% los procesos manuales y documentales. Agilizando los procesos y reduciendo el tiempo dedicado a las tareas manuales basadas en documentos impresos.

Por ejemplo, puede programar una lista de correos habituales a los que de manera frecuente debe hacer llegar contratos o documentos a firmar, pero que estos se envíen de manera individual (de manera que los receptores no puedan acceder a la lista, como en un correo masivo). Puede programar recordatorios automáticos que se activan para enviar un mensaje al destinatario recordando que tiene un documento sin firmar en su correo, por solo mencionar algunas de las ventajas de automatización que ofrecen estas herramientas.

Imágenes: Pixabay

Daviplata es una billetera digital creada por Davivienda, actualmente tiene más de 12 millones de usuarios y según sus cifras, ha bancarizado a más de 5 millones de personas durante la pandemia, entre los que se encuentra 59.419 pequeños comercios de Bogotá y 85.020 en el resto del país, entre otros. Ahora, anunció que las personas podrán crear un ‘Perfil Negocio’, una funcionalidad que les permitirá a comercios tradicionales, trabajadores informales, tenderos, emprendedores, microempresas, vendedores de redes sociales e independientes administrar sus negocios desde la aplicación.

La funcionalidad busca generar una opción para las personas que necesitan recibir o enviar dinero a través de canales digitales. “Clientes y no clientes de la app de DaviPlata podrán acceder a diferentes herramientas que les permitirán potencializar sus ventas, activarse gratuitamente y crear catálogos digitales para que sus clientes conozcan su oferta de productos y de esta forma, comenzar a vender de manera más fácil y rápida”, explicó Margarita Henao, CEO de DaviPlata.

Para leer más sobre Daviplata, visita este enlace.

Además, los usuarios pueden acceder a un módulo de educación financiera con acceso a contenido que les permite mejorar el manejo del dinero y conocer mejores prácticas para manejar y controlar su inventario. También podrán crear enlaces de pago por PSE y códigos QR lo que les permitirá recibir pagos digitales.

¿Qué puedo hacer en el nuevo Perfil Negocio?

• -Manejar y administrar su negocio desde el App DaviPlata permitiendo acceder a
  todos los beneficios que le permitan potencializar su negocio
• Publicar sus productos de una forma fácil a través de catálogos, que puede
  compartir con sus clientes, familiares o amigos, a través de sus redes sociales o por
  chat y así dar a conocer toda su oferta.
• Contar con diferentes opciones digitales para cobrarle a sus clientes,
• Acceder a  contenido gratuito que le permite manejar y administrar el dinero de su
  negocio.
• Recibir los pagos de las ventas de sus productos en línea, de manera fácil y rápida
• Cuenta con opciones adicionales para transferir su dinero o incluso retirarlo desde
  el Perfil Negocio.

Imagen: Daviplata. 

La herramienta, además, agrega otras funcionalidades como compartir imágenes en línea, necesarias para documentar eventualidades. una versión web para administrar de
manera centralizada a través de un agente de call center la operación en sitio y georreferenciación con geocercas para lograr controlar el movimiento y acciones del personal en campo. “Con este sistema Push to Talk de Claro, que otras empresas están dejando de ofrecer en el mercado, las compañías conectarán a sus empleados de manera instantánea y de fácil acceso, además, cuenta con la cobertura 4G de Claro en Colombia”, indicó José Luis Gómez, director de Producto B2B y Nuevos Negocios de Claro Colombia.

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Adicionalmente, este sistema permite generar una comunicación por mensajes por medio de la funcionalidad de chat, con la cual se pueden enviar textos e imágenes entre los
teléfonos móviles, o también desde y hacia el agente de operación en sitio.

Recientemente, en el marco de la contingencia generada por el Covid-19, Claro Directo fue implementado para el personal médico y asistencial en el Hospital Transitorio de Corferias. Lo utilizaron para comunicarse de manera efectiva, rápida y segura por intermedio de audio en tiempo real, alarmas instantáneas o chat, entre una o varias personas, con solo presionar un botón desde sus dispositivos móviles.

Imagen: Claro. 

Pero además de la tecnología, se necesitan algunos puntos clave a la hora de establecer trabajo a distancia en una empresa o en un negocio. Hoy te contaremos algunas recomendaciones que da The Next Web para que el trabajo a distancia sea el mejor.

1.La comunicación es lo más importante

Aunque suene cliché, la comunicación es clave para todas las relaciones, incluyendo las de empleados a distancia. Dado que no están en el mismo espacio físico, todo lo que saben es lo que tú, como jefe o líder del equipo, le dices. Incluso si estás en una videollamada, es difícil que los demás capten tus expresiones no verbales. Así que no puedes depender de gestos y expresiones faciales en su mensajes. Esto significa que debes ser claro, explícito y preciso en tus indicaciones verbales y escritas. Una vez que te hayas expresado lo más claro posible, haz muchas preguntas en lugar de asumir que los demás entendieron lo que dijeron.

2. Incentiva la cultura de marca

Una de las metas de tu empresa siempre debe ser ‘sembrar’ la cultura de la compañía en los empleados. Pero esta no es una tarea fácil. Los jefes o líderes deben ser creativos a la hora de incentivar la cultura y el sentido de pertenencia de la marca. Por ejemplo, el medio nos recomienda una herramienta llamada Smarp.

Smarp es una plataforma social ‘todo en uno’ que le ayuda a la organización y a sus empleados a mantenerse enterados de todo lo que está sucediendo en las demás áreas. Los líderes publican actualizaciones y contenidos sobre la empresa, noticias e incluso mensajes de inspiración. Los empleados también pueden usar la plataforma para hacer notar sus opiniones y convertirse en líderes a su vez.

3. Motiva la colaboración

Si quieres que tu equipo remoto tenga éxito, debes ayudarlos a trabajar juntos. Cuando las personas trabajan juntas, es usual que se sientan más responsables por su trabajo. Además tienen más probabilidad de hacer sus obligaciones a tiempo y de buena forma. Para que tu equipo virtual esté unido, una recomendación útil es hacer sesiones de ideas.

Si están trabajando en un problema específico, pregunta al equipo sobre sus opiniones al respecto y pide soluciones posibles. Esto hace que todos sientan que hacen parte de la toma de decisiones.

4. Mantén un plan de trabajo en tiempo real

Cuando muchas personas están trabajando en el mismo proyecto, es fácil perder la pista de su progreso en general. Aquí es donde una herramienta de gestión de proyectos como Asana puede funcionar. Esta plataforma te permite crear listas de pendientes, resaltar información del proyecto, conversar con el equipo, entre otros.

Otro punto importante es implementar una herramienta de monitoreo de tiempo para tu organización. Algunas personas trabajan mejor cuando saben que su productividad y desempeño están siendo observados. Desde un punto de vista gerencial, este tipo de herramientas te podría dar datos sobre qué empleados están trabajando según lo planeado y quienes necesitan observación.

5. Sé flexible con los horarios

Uno de los retos del trabajo remoto es organizar reuniones. Cuando los trabajadores están en distintas zonas horarias, es necesario planear con anticipación e identificar horas que son aceptables para la mayoría de los invitados (preferiblemente para todos).

Además, ten en cuenta que tu equipo remoto puede tener un horario distinto que el tradicional de 8 a 5 en una oficina. Así que sus tiempos de almuerzo o descanso puede que sean diferentes a los acostumbrados en oficinas tradicionales. La mejor forma de evitar errores en los horarios y las agendas es la buena comunicación. Asegúrate de estar enterado de cuándo están trabajando tus empleados y cuándo están disponibles para colaborar.

Imágenes: Pixabay.

Facebook está a punto de lanzar Facebook at Work, una red social enfocada en empresas, y ahora planea cobrar a las compañías basado en el número de empleados que usen el servicio mensualmente, según le dijo un ejecutivo de Facebook a The Information. Una fuente cercana al proyecto le confirmó a TechCrunch esta información y se reveló que la herramienta sería lanzada en las próximas semanas.

Hace dos años, cuando se anunció esta herramienta, similar a Slack, Facebook dijo que el software iba a ser gratis, con cargos adicionales por servicios extra. Pero ahora Facebook cree que puede mantener a los empleados comprometidos con el producto, así que apostará por un plan de precios basado en ‘usuarios activos por mes’ en lugar de cobrar una tarifa plena a la compañía, explicó el director de @Work, Julien Codorniou. Esta idea es estratégica, porque sería lucrativo para Facebook que todos los miembros de una empresa estén registrados. Y si el producto no ‘pega’, los empleados no tendrán que pagar si no lo usan.

El medio también dijo que Facebook también anunciará integraciones o alianzas con otros proveedores de SaaS (‘software as a service’, que son licencias de software por suscripción), como Asana.

En 2014 se conoció que Facebook lanzaría un nuevo producto para empresas, y oficialmente se presentaron las primeras pruebas a comienzos de 2014. Desde entonces, Facebook se dedicó a reclutar clientes grandes, como el Royal Bank of Scotland, con más de 100.000 empleados.

Los suscriptores de @Work podrán usar ‘Work Feed’, de publicaciones de colegas para intercambiar ideas y asumir tareas. Facebook at Work también ofrecerá Grupos y Messenger, que incluye opciones de audio y video, que pueden competir con Slack y Skype. Además brindará Eventos y funciones de Videos en Vivo.

Otros productos que hacen casi lo mismo son Convo (que cuesta 9 dólares al mes), Salesforce Chatter (15 dólares mensuales) y Yammer de Microsoft (de 3 a 24 dólares mensuales). Hasta ahora no se han anunciado los precios oficiales de Facebook At Work, pero los más de 400 usuarios beta que probaron el servicio gratis aún tendrán varios meses de servicio gratis una vez lanzado el producto.

De acuerdo con el medio, la mayor virtud de Facebook sería su familiaridad, ya que es mucho más fácil de usar que muchas herramientas SaaS, porque la mayoría de personas ya tienen un usuario y contraseña y saben cómo usarlo.

Imágenes: Facebook.