Este encuentro se celebra anualmente en Brasil, país al que se espera que asistan en su edición 2020 unos 9.000 asistentes.

De acuerdo con Luciano Itamar, fundador del Grupo Portal ERP, organizador del evento, el mercado colombiano se enfrenta actualmente a un escenario en el que las empresas necesitan invertir rápidamente en tecnología para aumentar su productividad y competitividad. Por tanto, el software de gestión es, sin duda, una herramienta clave para acelerar este proceso de transformación digital.

De ahí que, según Itamar, “este evento sea la mejor oportunidad para que el usuario comprenda que, en primer lugar, estas herramientas son accesibles no solo para las grandes corporaciones”. El Grupo Portal ERP nació en 2012 para ofrecer contenidos a todo el gremio de software; ERP Summit nació en 2017, en Brasil.

Por qué hablar de ERP

Según los organizadores del ERP Summit, a partir de la transformación digital y la evolución de la industria a 4.0, se ha incrementado mucho la importancia del concepto de ERP. La sigla en inglés significa Enterprise Resources Planning y se refiere a sistemas de planificación de recursos empresariales.

Colombia es un caso interesante para este mercado, teniendo en cuenta que es hoy la tercera economía latinoamericana. “Para que sean más competitivas y acompañen este panorama económico que es bastante prometedor, las empresas colombianas están en busca de tecnologías que mejoren sus procesos de gestión de desarrollo, producción, compra, venta y administración de sus productos y servicios”, comentan voceros del evento.

En ese contexto, este espacio, que recibió en esta edición 600 participantes, se convirtió en el punto de encuentro de usuarios, proveedores y consultores especializados. Allí participaron compañías como Sky One, Oracle, Heinsohn, SAP, Siesa, Netsoft y DigitalWare.

Entre los temas tratados estaban tendencias para el mercado de software y gestión en América Latina, análisis del futuro de la gestión empresarial con software, aplicación de los software de gestión en retail, crecimiento y modernización de procesos financieros, ERP en la nube, y digitalización como estrategia hacia la empresa inteligente.

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Para que tu empresa esté al día en materia tecnológica, una de las labores que debes adelantar es un inventario del software que utilizas en ella. La idea es que sepas si tienes todas las herramientas que necesitas, si debes actualizarlas, si requieres una nueva solución…

Pero nos referimos al software que usas para tu gestión administrativa. Es claro que, si tienes una empresa de diseño, vas a necesitar herramientas especializadas para esta labor (programas de ilustración y de retoque fotográfico, por ejemplo). Pero de lo que queremos hablarte hoy es del software que va a soportar tu negocio ‘tras bambalinas’.

El portal español Emprendedores.es tienen un listado de tipos de software básico que debes tener en tu empresa. Los programas más importantes son de facturación, contabilidad, ERP y CRM. Esto es lo que dicen los expertos sobre estas herramientas.

Facturación electrónica

En Colombia es urgente que adquieras esta herramienta: recuerda que a partir del 1º de enero de 2019, todas la empresas del país están obligadas a expedir sus facturas de manera electrónica, según los formatos establecidos por la Dian.

De hecho, la propia Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ofrece una herramienta gratuita de facturación electrónica para pequeñas y medianas empresas. Puedes adquirir más información sobre ella aquí.

Recuerda que la facturación electrónica te ofrece beneficios como eliminar el riesgo de que se pierdan las facturas físicas y tiene menos costos asociados, entre otras cosas.

Contabilidad

No es necesario hacer énfasis en la importancia de que manejes bien las cuentas de tu empresa, que sepas cuánto dinero entra y cuánto sale. Que aproveches las ventajas tributarias que muchos países ofrecen, pero sin olvidar que de todas maneras alguna obligación debes tener con el Gobierno, con tus empleados y con tus proveedores. Una buena herramienta de contabilidad y un buen contador son básicos para tener claras tus cuentas…

ERP (planificación de recursos de la empresa)

El software ERP es una especie de ‘todo en uno’, que te permite controlar diferentes aspectos de tu negocio, incluida la facturación y la contabilidad, por ejemplo. Pero también control de inventarios y gestión de procesos, relaciones con los clientes, por mencionar algunas. 

Para que no queden dudas sobre su utilidad, “los sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa”, explica el portal del grupo de tecnología Consisa.

En esencia, facilitan e integran la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. En la mayoría de los negocios online –explica Consisa– esto hace referencia a la facturación, gestión de pedidos y envíos, datos de los clientes, del personal, distribuidores y otros.

Anteriormente reservados para empresas de gran tamaño, los sistemas ERP están ahora al alcance de todas las compañías, en versiones estándar y a la medida de las necesidades de cada una.

La firma consultora Nubit recomienda en su portal adquirir software ERP en empresas en crecimiento, en las que los programas individuales para cada labor ya se están quedando pequeños o no ofrezcan la conectividad necesaria entre ellos (el sistema de inventarios y el de contabilidad, por ejemplo).

El software ERP también es necesario, añade Nubit, si tienes información dispersa o desactualizada, o si llegó la hora de poner en orden las relaciones con tus clientes. 

¿Cuál ERP escoger?

Para adquirir una solución ERP debes hacer una tarea juiciosa de definición de las necesidades reales de tu empresa. El portal empresarial de Visa recomienda: “Podemos recurrir a páginas especializadas, contratar una consultoría externa que colabore en la búsqueda, o ‘hacerlo en casa’, para lo cual es importante que los proveedores cuenten con experiencia en nuestro segmento de negocios, y que cumplan con nuestros requerimientos de negocios y de proyecto”. También es importante que pidas referencias a otros clientes de tus proveedores potenciales y los visites para conocer cómo funcionan las herramientas.

CRM (gestión de relaciones con los clientes)

CRM es una herramienta que te permite manejar las relaciones con tus clientes. O, como lo resume el portal La cultura del marketing, es “la estrategia orientada a la satisfacción y fidelización total del cliente”.

Si te suena un poco abstracta esta definición, podemos precisarla con la definición del portal del Instituto de Economía Digital: “El nuevo perfil de consumidor digital formado, informado, global, hiperconectado y social genera un elevado impacto en los puntos de contacto de la empresa y en la gestión de la experiencia de un cliente omnicanal. Un CRM debe ofrecer soluciones tecnológicas integradas, escalables y adaptadas a este escenario de interacción digital creciente…”.

Añade que el software CRM aporta a la empresa inteligencia y capacidades relacionales para aumentar la base de clientes y su objetivo es maximizar el valor neto del cliente y el retorno de la inversión.

Ya para terminar…

Recuerda que prácticamente todas las soluciones mencionadas se consiguen ‘en la nube’. Es decir, un proveedor externo te los ofrece como servicios a través de la red, de manera que no es estrictamente necesario que compres servidores y equipo que seguramente un tercero va a manejar mejor que tú.

Finalmente, te recomendamos, te pedimos, te agradecemos que en tu empresa solamente uses software legal. Dile no a la piratería.

Imágenes: Sigre y Geralt (vía Pixabay)

Por: Andre Carraretto
Estratega de seguridad de Symantec Latinoamérica

Las empresas de todo el mundo están aprovechando la convergencia digital y adoptando tendencias como la nube, social, mobile y big data para mejorar las operaciones, conquistar más clientes y mejorar la rentabilidad. Estar más conectado y cerca de los clientes es ideal para los negocios, pero las empresas deben tener en cuenta los riesgos de seguridad de adoptar el mundo digital sin una adecuada estrategia de ciberseguridad.

Mirando el 2017, el reciente ataque del ransomware Wannacry afectó a más de 200.000 computadores, repartidos por 150 países, en cuestión de horas. Las empresas con una fuerte estrategia de seguridad cibernética estaban mejor preparadas para hacer frente a esta amenaza, pero otras menos preparadas simplemente enloquecieron, desactivando sus sistemas, equipos y redes para intentar evitar la infección. Wannacry es solo un ejemplo de que los ataques cibernéticos vienen de manera inesperada y pueden tener un impacto operativo destructivo o severo.

Según Symantec, corporaciones necesitan reconocer que una Estrategia de Ciberseguridad es un componente crucial para su negocio que, además, exige el patrocinio directivo para que los esfuerzos no se queden en el papel.

Las disciplinas de seguridad que necesitan ser dominadas comienzan con la protección de amenazas de redes y endpoints, que incluye Protección de Endpoint, Proxy Web (con inspección SSL), AntiSpam  Antiphishing, Firewalls de Red y Controles de Acceso para las infraestructuras, tanto en sitio como en la nube. Estas tecnologías son equivalentes a lo que usted instala para proteger su hogar: cercas, cerraduras, alarmas, etc.

La siguiente capa debe aportar visibilidad sobre los controles establecidos y se presenta como Monitoreo Avanzado de Seguridad, operando las 24 horas del día, 7 días a la semana y respaldada por una fuerte Inteligencia de Amenazas. Esto se puede comparar con un servicio central de monitoreo de su domicilio, que si ve algo anormal llama a la policía.

A medida que evoluciona el Programa de Seguridad, usted debe pensar en proteger el corazón de su empresa: sus datos. Las compañías, de acuerdo con Symantec, deben establecer políticas de clasificación de datos para ayudar a los usuarios a comprender la criticidad de la información y aprovechar las tecnologías de Data Loss Prevention (DLP) que entienden dónde reside, cómo se emplea y protegerla en casos de violación potencial.

Una correcta estrategia de ciberseguridad

Teniendo en cuenta el tema de la visibilidad, los servicios en la nube necesitan un enfoque diferente, ya que toda la infraestructura es responsabilidad del proveedor de servicios y se utiliza principalmente para almacenar y compartir datos. Aquí es donde un Cloud Access Security Broker (CASB) entra en la ecuación al proporcionar visibilidad y control sobre el uso de la nube, los datos que se comparten y, lo más importante, debe ser totalmente integrado con su solución DLP para proporcionar una visión completa de todos los incidentes relacionados con los datos, sin importar dónde puedan ocurrir.

Un último frente a considerar es el aseguramiento de Usuarios e Identidades. Añadir un segundo factor de autenticación a los servicios críticos, que incluye su correo electrónico, servicios en la nube, VPN y ERP, como algunos ejemplos, puede mejorar drásticamente su postura de seguridad y reducir el riesgode comprometer sus cuentas con los ataques de phishing. Además, las  empresas necesitan invertir en el Firewall Humano, ya que cualquier empleado puede ser parte de un ataque, si no está debidamente capacitado para reconocerlo.

Para Symantec, seguridad es un compromiso que las corporaciones necesitan abrazar y lograr que sea parte de sus vidas. En el mundo digital, un negocio inseguro es un negocio inexistente en el futuro cercano.

Imagen: iStock, Pixabay.

Si quieres mejorar la eficiencia de tu negocio, una de las soluciones tecnológicas que más te aconsejarán adquirir es un ERP. Este software de gestión empresarial apoya diferentes áreas ‘claves’ de la empresa, automatizando el manejo de procesos como la contabilidad; el control y la gestión de inventarios; el manejo de las cuentas por cobrar y por pagar; la operación de la caja en el punto de venta; y el desarrollo de reportes e información.

Afortunadamente, las múltiples herramientas de gestión empresarial que existen en el mercado se ajustan a prácticamente cualquier tipo de negocio y presupuesto, lo que ha contribuido a desmontar la idea de que la administración de una empresa es compleja y difícil de llevar a cabo. Además, mientras más pequeña sea tu empresa, más importante será para ti implantar un ERP que te permita sobrevivir a la competencia.

Para que dicha implementación sea exitosa, te compartimos 8 consejos útiles con la ayuda de Loggro, un software de gestión empresarial construido por la compañía colombiana PSL:

1. Incluso si eres una pyme, involucra en el proceso de transformación digital que trae el uso de un ERP, no solo a tu asistente contable, sino también a tu contador. No importa si este último es un proveedor externo. Todas las personas relacionadas con el área contable de la empresa deben conocer el funcionamiento de este software.

2. Si tienes inquietudes, pregunta. El proceso no será inmediato, pero tampoco puede tomarte más tiempo del debido, así que acude a la empresa de TI que te vendió el ERP y sácale el mayor provecho a las sesiones de entrenamiento que esta te ofrece.

3. Analiza cuáles son las áreas con mayores inconvenientes o ’embotellamientos’, y manifiéstale esto a tu asesor de ERP. Esto le ahorrará tiempo a la hora de integrar los procesos que el software busca optimizar.

4. Realiza pruebas para estar seguro de que todos los procesos que integra el ERP efectivamente se encuentran sincronizados. Recuerda que el estado de los inventarios está directamente relacionado con el despacho de productos, y el despacho de productos con la facturación. La idea del ERP es buscar respuestas en el menor tiempo posible.

5. Entérate del tipo de reportes que te entrega tu ERP. De esta forma, sabrás de qué información dispones para tomar decisiones importantes y estratégicas para tu negocio, incluso, al instante o en tiempo real.

6. Indaga sobre los accesos al software que tendrás tú y otros empleados de la empresa. Debido a que el ERP está en la nube, es importante que sepas quiénes acceden al programa desde la oficina o desde sus casas, porque este software no solo gestionará información de productos y servicios que presta tu empresa, sino también datos sensibles como números de cuentas bancarias.

7. Si sucede un imprevisto, mantén actualizada tu línea de contacto con la empresa que te vendió el ERP. Así podrás recibir soporte en cualquier momento que lo necesites.

8. Aunque la mayoría de los ERP se ajustan a la normatividad actual, asegúrate de que el tuyo cumpla con las disposiciones de la Dian y también con las normas internacionales de contabilidad Niif.

Imagen: Pexels.

En la última década las diferentes industrias han creado una conciencia de la importancia de digitalizar sus procesos, no solo porque la nueva generación de sus clientes se mueve a través de la red, sino además porque se ha demostrado que al hacerlo se mejora la eficacia de procesos de manera significativa. El software Enterprise Resource Planning (ERP) es una de las herramientas que han cobrado cada vez más relevancia en este campo, tanto para pequeñas como para grandes empresas.

Un ERP es un sistema integrado de la información que permite la integración de varias operaciones dentro de una empresa a través de lo digital. Procesos como la contabilidad, mercadeo, producción, inventario y envíos pueden rastrearse y coordinarse a través de la red, optimizando las funciones de cada área, permitiendo el rastreo de las funciones y asegurando la seguridad y acceso de la información a cada momento (siempre que se cuente con una conexión a internet estable).

Aún con estas ventajas, muchas empresas están inseguras sobre la necesidad de integrar un ERP a sus dinámicas diarias. Pues hay ciertas señales que pueden indicar que la ausencia de esta herramienta está afectando el rendimiento de tu compañía.

Procesos duplicados

Delegar las funciones a cada sector de la empresa puede, al menos en un principio, parecer simple. El área de ventas debe vender y producción debe estar al tanto de suplir la demanda. Sin embargo, conforme tu compañía se expande es normal que nuevos requerimientos y responsabilidades se agreguen, teniendo como resultado que dos áreas terminen realizando un mismo informe, con información y propósitos similares .

También es posible que en el desorden un área termine con funciones que en inicio no le deberían corresponder o que un mismo proceso se ordene de nuevo, desconociendo que la primera solicitud se encuentra en desarrollo (seguro que has sufrido más de una vez por una orden que se cobró dos veces). Un software ERP previene que este tipo de problemas surjan al coordinar la información y funciones de cada sector.

Estrategias desconectadas de la realidad

Parte del éxito de un negocio está en la toma de buenas decisiones. Esto es relevante durante un proceso de expansión o en el surgimiento de una crisis. El problema está en que muchas veces la cabeza que debe reaccionar no cuenta con la información necesaria para orientar la compañía como se debe. Puede que no esté al tanto de los procesos, que la información que requiere no esté a su alcance o que la creación del informe que le indique qué anda mal con la compañía le tome días.

Un ERP permite una mejor toma de decisiones al conseguir que la información correspondiente a cada área no solo esté organizada, sino que además se encuentre actualizada. Si estás a punto de crear una estrategia para expandir tu negocio o buscas una forma de incrementar tus ventas, contar con un ERP puede ser la clave para garantizar que tus planes no se frustren.

Plantear y replantear procesos

Uno de los mayores problemas que enfrenta un negocio al crecer es la dinámica de cambiar su forma de trabajar para integrar nuevos procesos. Pasa de vender un producto a ofrecer el mismo pero en diferentes lugares, expande la gama de servicios disponibles, agrega nuevas áreas a su negocio que antes no existían.

Este es un escenario que te puede parecer familiar: los formatos para llevar las cuentas o mantener al día el inventario se deben entonces ajustar una y otra vez conforme nuevas áreas se abren, cierran o modifican, pero el área de ventas no cuenta con los más recientes por lo que ciertas ordenes no están bajo los criterios que necesitas. Esto puede suponer un desgaste y una confusión que se usualmente terminan en procesos lentos y poco productivos.

Imágenes: Istock

Este tipo de software, también conocido como “Enterprise Resouce Planning” o ERP por sus siglas en inglés, permite automatizar el manejo de los procesos de apoyo de la empresa como la contabilidad, el control y la gestión de inventarios, el manejo de las cuentas por cobrar y por pagar, entre otros. Hoy en día, estas herramientas se adaptan a las condiciones, las necesidades y el presupuesto de cualquier empresa, con el fin de que los esfuerzos reales de la organización estén enfocados en las actividades que le generan dinero.

Sin embargo, la correcta implementación de un software de ERP necesita seguir ciertos pasos importantes, que serán decisivos para el éxito de la estrategia empresarial.

1. Identificar las necesidades y planear

La fase de diagnóstico es muy importante para definir qué software de ERP es el que mejor se ajusta a una empresa. Es importante conocer cuáles son los procesos que se quieren controlar a través de este y qué se espera obtener al final. De esta forma, se deben definir elementos como:

– Los procesos que se quieren gestionar a través del software.
– El tipo de dispositivos con los que se quiere gestionar: a través de computadores conectados a la red local, a través de navegador e incluso a través de cualquier dispositivo móvil.
– Precio: cuánto vale cada solución y cómo se va a pagar (la totalidad al comienzo o mediante un servicio de suscripción).

2. Estandarizar procesos que se quieren gestionar por el software de ERP

De nada sirve implementar un software ERP si no hay una organización interna previa. Por lo tanto, se debe tener claro los procesos y estandarizarlos. Esto permitirá una implementación más sencilla y rápida. Usualmente, la compañía que presta los servicios de software de gestión empresarial tiene profesionales que ayudan a las compañías a alistarse para una correcta implementación.

Esta fase incluye eliminar todos aquellos subprocesos que no aportan valor y que no son tan fáciles de procesar a través del software ERP. De igual forma, la compañía que ofrece este servicio puede ajustar su software a la medida y las necesidades de la organización.

3. Escoger el software más apropiado para tu empresa

Una vez que la empresa ha definido cuáles son los procesos que se gestionarán por medio de las herramientas tecnológicas, es necesario definir cuál es el que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. Además, no solo es importante conocer los procesos sino los subprocesos.

Así, si se quieren manejar inventarios, por ejemplo, es necesario definir si se manejarán múltiples bodegas en múltiples puntos de ventas o localización dentro de los inventarios o si por el contrario el manejo es más sencillo.

Una vez son escogidas las condiciones del ERP, es necesario trabajar con las personas que operarán este nuevo sistema.

4. Prepararse para el cambio y formar al personal

Implementar nuevas formas de hacer las cosas no es una tarea tan sencilla, pues siempre nos encontraremos con resistencia al cambio. Por lo tanto, es importante trabajar de cerca con las personas involucradas en gestionar el nuevo software para que entiendan muy bien los beneficios de la nueva herramienta y estén dispuestos a aprender. Así mismo, esta fase comienza desde el punto dos, en caso de que se deban implementar nuevos procesos, pero tiene su mayor peso a la hora de hacer el cambio definitivo.

5. Fase de pruebas

Si bien el software ERP está diseñado para funcionar de manera correcta desde el primer día, debido a que se trabaja con personas que se deben adaptar, es necesario tener una fase de pruebas donde es posible que convivan los procesos nuevos y los antiguos. Sin embargo, esta fase debe ser corta y las personas deben estar atentas a encontrar errores o inconsistencias con el fin de corregirlos lo más pronto posible y tener una fase final exitosa.

6. Implementación exitosa

Después de que han pasado todas las pruebas, solo resta usar el software de ERP. Pero el trabajo no acaba aquí, pues constantemente se deben realizar pruebas para asegurar que el software continúa cumpliendo con las necesidades.

Hay proveedores de software ERP como Loggro que ofrecen dentro de sus planes soporte a través de medios electrónicos, con el fin de ayudar a la empresa a sacarle provecho a las soluciones. Además, debido a que el software es actualizado directamente en la nube, los errores se podrán solucionar sin necesidad de hacer nuevas instalaciones.

Imágenes: llhedgehogll y Michail_Petrov-96 (vía iStock). 

Si ya decidiste que vas a implementar un software de gestión empresarial (también conocido como ERP), aquí compartimos algunos consejos sobre cómo elegir el sistema adecuado: uno que te ayude a maximizar la inversión monetaria y a tener tu negocio sistematizado en poco tiempo.

Primero, es importante elaborar una hoja ruta viable a corto plazo, dentro de la cual te recomendamos tener en cuenta estos consejos para seleccionar un software y proveedor indicado:

Elabora una lista de necesidades

Es importante elaborar una lista clara de las necesidades de tu empresa antes de empezar a buscar una solución ERP. Te debes centrar en los procesos de negocio específicos que son críticos para tu empresa (por ejemplo, la facturación, el manejo de inventarios, la contabilidad, los reportes gerenciales, etc.), y basándote en ellos, definir los requisitos que debe cumplir el sistema. Comienza por buscar proveedores filtrando aquellos cuyas plataformas ofrecen o cumplen con lo que requiere tu organización, en vez de comenzar basándote en variables como precio (de nada te sirve algo barato que no aplique a tu empresa) o la recomendación liviana de un tercero (que puede tener buenas intenciones, pero no necesariamente conoce a fondo tus necesidades).

No olvides la flexibilidad en el acceso a la información

Para escoger el proveedor de tu software de gestión ERP, también hay que tener en cuenta que las personas ya no accederán sólo desde el escritorio o la oficina. Recuerda elegir un ERP que le permita a tus empleados ser productivos tanto en sus casas como desde la calle, pudiendo acceder a las cifras más críticas del negocio desde un laptop o desde dispositivos móviles.  Al tiempo, asegúrate que el proveedor que selecciones te brinde la confianza necesaria para saber que tu información está segura y protegida con tecnología web de punta.

Evalúa diferentes prioridades de implementación

Se deben evaluar cuidadosamente cada una de las opciones de montaje de un sistema antes de dar el salto, teniendo presente que los proyectos mal definidos pueden desembocar en implementaciones deficientes. Si no se prioriza bien, por ejemplo, se puede terminar en una selección incorrecta de proveedor, o en comenzar por implementar aquello que es menos relevante para tu negocio. Los diferentes departamentos dentro de tu empresa deben aportar y participar a la hora de evaluar las opciones, de lo contrario la empresa se expone a una mala aceptación y adopción del sistema.

Obtén referencias

Al contactarse con un proveedor de soluciones ERP, puedes pedir por lo menos dos o tres referencias. De esta forma podrás preguntarle directamente a los clientes sobre su experiencia con el software y el servicio al cliente, qué salió bien o mal, o qué podrían haber hecho de otra manera. Duda si el proveedor no te proporciona clientes colegas a quienes puedas contactar abiertamente.

Gestiona el cambio

Implementar un software implica un cambio en la organización, puesto que además de modificar los procesos, puede afectar la cultura de la empresa. Gestionar dicho cambio es fundamental para el éxito del proyecto. Esto implica reservar tiempo de miembros clave de la organización para que puedan diseñar planes de entrenamiento o comunicación a tus empleados, llevándolos de la mano y comunicándoles porqué hace sentido adoptar una nueva forma de trabajar en el día a día.

Finalmente, la plataforma Loggro ofrece un blog que puede ayudarte a resolver dudas referentes a la implementación de un sistema de gestión empresarial, donde podrás encontrar además, otros consejos útiles para escoger el proveedor del ERP de tu compañía y hacer crecer tu negocio en el campo tecnológico.

Imagen: ERP, FM

Apropiar tecnología es una tarea que las empresas ya no pueden postergar. Entre más tiempo se demore una compañía en optimizar sus procesos con ayuda de herramientas digitales, frentes como las ventas, las comunicaciones, el servicio al cliente y la administración del negocio se verán atrasados y sin la posibilidad de responder de forma rápida a otros competidores más grandes o las exigencias del mercado. 

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) típicamente son las que más se demoran en tomar la decisión de usar soluciones tecnológicas, pero una vez se deciden, son también las que más rápidamente ven los beneficios de dichas implementaciones, especialmente en áreas sensibles del negocio como el departamento financiero y contable. Afortunadamente, para atender satisfactoriamente esta área existen programas como el ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), que además de facilitar la integración de ciertas transacciones (facturación y compras), los inventarios, la logística y la contabilidad, entregan también reportes actualizados y en tiempo real de la rentabilidad y el estado de las ventas de la compañía.

Sin embargo, optar por un ERP no es garantía de que todo mejorará al instante. Es importante evitar cinco errores comunes que Loggro -el software empresarial en la nube, desarrollado por la compañía PSL- nos advierte a continuación:

Desconocer las necesidades de la compañía: No todas las empresas manejan el mismo volumen de facturas e inventarios, por lo que la inversión en un ERP y lo robusta que debe ser la plataforma dependerá de las necesidades puntuales de cada negocio. Vale la pena recibir asesoría al respecto, para evaluar qué planes de ERP disponibles en el mercado se adaptan a la empresa -o dado el caso- si se puede configurar un plan personalizado para ésta.

Creer que la implementación será inmediata: La implementación de un ERP moderno es rápida, siempre y cuando el empresario haga el esfuerzo necesario por organizar y cargar sus datos. Debido a que un ERP integra diferentes ámbitos del área contable y logística de una empresa, implementarlo requiere la colaboración de todo personal involucrado en diversos departamentos y, por supuesto, del contador de la empresa. Para lograrlo, los colaboradores de la empresa deben capacitarse, dedicar tiempo al cambio, y estar dispuestos a usar el nuevo software ERP en su totalidad.

Comenzar la implementación sin una definición clara del resultado que se quiere: Este es un trabajo que debe iniciar, incluso, antes de que llegue el ERP. Para esto, es bueno preguntarse, por ejemplo, ¿cómo debe ser estructurada la contabilidad de la empresa?, o ¿qué procesos representan los mayores inconvenientes a solucionar? (¿Las cuentas por cobrar? ¿Las cuentas por pagar? ¿El manejo de proveedores?). Además, es útil tener en cuenta cuáles son los datos más solicitados por la gerencia, para asegurarse de sistematizar los reportes más críticos.

No hacer pruebas: Antes de empezar a ejecutar todas las actividades propias del área contable, de facturación y operativa a través del ERP, es importante realizar pruebas con el fin de verificar el correcto funcionamiento de los procesos. Por ejemplo, para gestionar la logística de una empresa (recepción y entrega de productos), es importante que el proceso de inventario de la empresa opere correctamente en el software. Si el ERP informa con exactitud cuál es el estado de dicho inventario, el proceso logístico se realizará a tiempo y sin dolorosas equivocaciones hacia los clientes.

Olvidar involucrar a la gerencia en su funcionamiento: Muchas veces, las áreas operativas y contables dominan el software de gestión, pero olvidan involucrar a la gerencia en su operación. Esto puede hacer que los tomadores de decisiones de un negocio queden alejados de la valiosa información que aporta el ERP a través de sus múltiples reportes, la cual resulta instrumental para gestionar la estrategia y rumbo del negocio en el día a día.

Imagen: Pixabay.

¿Has hecho un cálculo del valor de los activos de tu compañía  recientemente? Seguramente sí. Sabes cuánto vale la maquinaria que maneja la compañía, el mobiliario o los equipos de cómputo. Sin embargo, ¿sabes cuál es el valor de la información que maneja tu empresa? ¿Sabes cuántas veces ha estado expuesta esa información a caer en manos indebidas? 

Un reciente informe de la compañía Gemalto señala que si bien Latinoamérica no es uno de los destinos predilectos para el robo de información a empresas, tres de los cuatro casos de robo de este tipo que se presentaron en la región en 2016, ocurrieron en Colombia. Desde 2013, en el país se han registrado 2.800 casos de robo o pérdida de datos empresariales, los cuales derivan en pérdidas económicas y reputacionales significativas.

Una de las soluciones para mantener la información de tu compañía a salvo es almacenarla en aplicaciones en la nube, las cuales, debido a su alcance masivo, pueden brindarte tecnología que ofrece altos niveles de seguridad a la cual difícilmente podrías acceder de manera individual. Además, como las amenazas no provienen exclusivamente del exterior, las soluciones en la nube te permiten definir qué miembros de la organización tienen acceso a la información, al tiempo que haces seguimiento a la ‘huella’ que cada empleado deja en el sistema al añadir o eliminar datos.

En el caso de las soluciones de gestión empresarial “Enterprise Resource Planning” (ERP por sus siglas en inglés), que almacenan información relacionada con inventarios, ventas y contabilidad de la compañía, la seguridad es un factor de primer orden, pues datos como tus utilidades, o tu lista de proveedores o de clientes, o tus costos internos, pueden ser la diferencia entre el éxito de una empresa o el fracaso de otra.

El software ERP en la nube se encuentra albergado en datacenters que cuentan con altas especificaciones de seguridad y “encripción en tránsito”, lo que garantiza que la información de tu compañía estará segura y se mantendrá confidencial en todo momento.

En el caso de la compañía Loggro, esta cuenta con certificación ISO27001 en el estándar de seguridad de la información. Además, utiliza tecnología de punta, con copias de seguridad y estructuras tolerantes a fallos, que te protegen del fenómeno de pérdida de datos que desafortunadamente ocurre, con alta frecuencia, en situaciones de almacenamiento de información local.

Otra de las garantías de seguridad más relevantes que ofrecen las aplicaciones en la nube es la de posibilitar una auditoría más efectiva de los movimientos contables de la compañía. Gracias a que estos servicios permiten ingresar la información y actualizarla en tiempo real, los responsables de tu contabilidad pueden hacer un seguimiento mucho más detallado a las transacciones derivadas de la operación de la empresa y sus inventarios, evitando robos, morosidades de clientes o faltantes.

Imágenes: George Thomas, FutUndBeidl (vía Flickr)

Loggro

Loggro es un software empresarial que funciona en la nube, desarrollado por la compañía PSL. Esta compañía tiene más de 500 empleados desarrollando diferentes aplicaciones, y cuenta con una experiencia de 30 años en el negocio. Está pensado para las Pymes y tiene una interfaz amigable, aunque no está todavía optimizado para dispositivos móviles.

Su plataforma permite manejar las ventas, la contabilidad -con NIIF-, inventarios, gestionar clientes y proveedores. Esta plataforma funciona en la modalidad SaaS (software como un servicio, por sus siglas en inglés) y, por lo tanto, los clientes podrán acceder siempre a la versión más actualizada del servicio. Se paga una cuota mensual de acuerdo con las necesidades.

Por último, la compañía acaba de hacer una alianza con Bancolombia  para ser aliado de los clientes Pyme del banco a través de su plataforma. Puedes encontrar mayor información en el sitio web de Loggro, así como sus planes mensuales.

OasisCom

OasisCom es otra solución de ERP (planeación de recursos empresariales, por sus siglas en inglés) para Pymes. Esta compañía ofrece diferentes herramientas de recursos financieros, logística (SCM – supply chain management), recursos humanos (HRM – human resource management), relación con los clientes (CRM – customer relationship management), manufactura (MRP – material requirements planning) y desiciones empresariales (DSS – decision support system).

La compañía no solo tiene una interfaz web, sino que cuenta con aplicaciones para Windows (PC), Android y iOS.

Vendiendo.co

Vendiendo.co es un software en la nube que permite tener un control de ventas y facturación, gestión de compras y proveedores, gestión de inventarios y sistema de puntos de venta (POS) en la nube, entre otros. El software está dirigido a pequeños comercios y tiendas, en especial.

La plataforma fue desarrollada por FireOS, una compañía colombiana de desarrollo de software a la medida. Puedes consultar mayor información en el sitio web de vendiendo.co.

Imagen: gpointstudio (vía iStock). 

Uno de los factores más importantes para las Pymes es el crecimiento. Sin embargo, con la globalización y los tratados de libre comercio, la competencia es cada vez más dura. De acuerdo con una investigación de Oxford Economics y financiada por SAP, el 34% de las pequeñas y medianas empresas ve el incremento de la competencia global como uno de los factores más importantes que deben tener en cuenta. De la misma manera, el 29% ve la expansión global –en lugar de la doméstica– como parte crucial de su estrategia. El gran facilitador para la expansión fuera del territorio local es la tecnología.

Más de la mitad de las empresas encuestadas aseguraron que están trabajando con socios de negocios por medio de plataformas en línea, razón por la cual ven la tecnología como un factor clave en sus estrategias. Sin embargo, las nuevas tendencias en tecnología, como la nube, todavía no están siendo adoptadas. A pesar de ser una herramienta casi que hecha a la medida para las empresas con presupuestos limitados, solo el 35% de las Pymes están usando la nube, y un poco menos de la mitad tiene planes para implementar una solución de este tipo en los próximos tres años.

Entonces, ¿en qué se está invirtiendo? El software del manejo de negocio, como CRM o ERP, será la tecnología más popular durante los próximos tres años.

El estudio de Oxford Economics pinta una situación curiosa. A pesar de que esta clase de empresas saben que necesitan la tecnología para crear diferenciadores y mantenerse por encima de la competencia, todavía están teniendo problemas para implementar las soluciones. Para el 26% de las encuestadas, la inversión en tecnología es una de las prioridades estratégicas. Sin embargo, “la inteligencia de negocio es clave para tener éxito, pero las Pymes luchan contra la precisión de los datos y su calidad”, sentencia el estudio.

Aunque la tecnología no es la competencia fundamental de muchas empresas, sí se está convirtiendo el factor más importante para mantenerse vigente. Dos tercios de las empresas que participaron en la investigación aseguraron que están en medio de una transformación, ya sea en etapa de planeación, ejecución o terminación. El cambio se debe a que la tecnología está haciendo obsoletos los actuales modelos de negocio.

La tecnología también está teniendo un papel importante en otros sectores de las empresas. El 60% de las Pymes dice que las TIC son un diferenciador clave. El servicio al cliente por medio de las redes sociales, la adopción de los móviles y la inteligencia de negocio por medio de ‘big data’, este último presente en menos casos, han ayudado a que las Pymes se transformen totalmente o cambien y optimicen algunos aspectos de su empresa.

La tecnología móvil es el mayor motor de la innovación. El 17% de los encuestados aseguraron que la innovación se disparó gracias a los dispositivos móviles. Sin embargo, las preocupaciones por la seguridad, la privacidad y la complejidad para gestionar adecuadamente los equipos han desacelerado la adopción.

La encuesta se realizó por medio de una encuesta en línea a más de 2.100 ejecutivos de Pymes en 21 países, entre los cuales se incluía Colombia, Chile, México y Brasil.