El factoring, como lo explica la superfinanciera, es una herramienta que constituye una forma de negociación de facturas comerciales y de títulos contentivos de deudas provenientes de ventas. Esto quiere decir que una entidad, en su mayoría financiera, “compra” o paga el monto que sumen las facturas pendientes por cobrar de una pyme o emprendimiento para después hacer la cobranza de dichas deudas. ¿Qué ganan ellas? Usualmente, quedarse con el 10 % del total a liquidar. ¿Cuál es el beneficio para tu pyme? Recibir casi de manera inmediata el 90 %. 

Esta modalidad, en 2018 movió $150 billones de pesos colombianos y en 2019, alrededor de los $160 billones, según datos de Asofactoring. Estas cifras solo demuestran que es una modalidad muy popular, especialmente entre las pymes porque muchas de ellas no tienen acceso a productos de financiación formal. Además, su proceso es muy simple, solo requiere de copia de la factura y su original, la cámara de comercio, el RUT, la relación comercial entre la empresa y el cliente, y algunos miran la calidad crediticia de las partes.

Si tienes dudas en cuanto a la factura y su copia, gracias a la Ley de crecimiento 2010 de 2019 artículo 18, la facturación electrónica está incluida, siempre y cuando cuente con validación de las Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Así mismo es recomendable que la empresa con la que estás haciendo el acuerdo de factoring hayan adaptado sus sistemas tecnológicos con lo dispuesto por la entidad. 

“Una de las ventajas de la facturación electrónica es que no solo se tendrán todos los documentos necesarios para hacer la transferencia de estos títulos de valor a un clic de distancia; también se tendrán los documentos organizados y de acuerdo con el software que se esté trabajando se podrá saber qué deudas podrán seguirse manejando –porque ya se inició un proceso de cobranza– y con cuáles podría hacerse factoring. Herramientas como ADM, además de realizar facturación electrónica, con todos los requisitos y certificados, también permite hacer este tipo de procesos mucho más sencillos y rápidos”, explica Katherine Ayala, Brand Manager de Aspel en Colombia 

De este modo, las pymes y emprendimientos pueden obtener liquidez sin endeudarse. Hay empresas dedicadas exclusivamente a esta actividad, el único requisito legal que tienen es estar legalmente organizadas e inscritas a la Cámara de Comercio; aunque los bancos son quienes más llevan a cabo este tipo de negocios. 

¿Por qué factoring?

El factoring tiene varios beneficios. Por un lado, como ya lo mencionamos, evita que las pymes y emprendimientos se endeuden con entidades financieras. Lo que les permite tener ese recurso extra en caso de una emergencia; ayudándoles a fortalecer su historia crediticia al no acudir a este tipo de servicios repetitivamente y ahorrándoles costos de intereses. 

Por otro, evita costos de cobros a deudores, estos pueden variar desde llamadas telefónicas, transporte y otros. Cuando una entidad hace factoring con tu emprendimiento o pyme significa que esta se hará cargo del proceso; también estará aceptando la probabilidad de que un deudor decida no pagar o de negociar para que lo haga a cuotas. Dependiendo de tu tipo de contrato esto puede afectar o no. Finalmente, tendrás a tu disposición el dinero en cuanto el contrato o acuerdo de factoring se realice. 

Probablemente muchos consideran una desventaja el hecho de que la empresa con la que hagas el acuerdo de factoring se quede con un porcentaje del dinero que en otras circunstancias recibirías completo. Pero acá es cuando los expertos te recomiendan hacer cuentas, mirar las tasas de interés en caso de que decidas sacar un préstamo en un banco y tomar decisiones basándote en estos resultados. 

¿Qué cambia con la facturación electrónica?

Uno de los problemas a los que se enfrentaban las empresas que realizan Factoring con las facturas electrónicas es que, al ser documentos digitales, no había manera de certificar que este título de valor ya hubiera sido usado en otra transacción. En el modelo físico al entregar la factura original y sus copias no había forma de venderlas a otras entidades. Por esto, en Colombia la Ley 1753 / 2015 habilita la creación del Registro Único de Facturas Electrónicas. De este modo, se tiene una base de datos que recopila las facturas que ya están negociadas y las que se pretenden negociar. 

“Estos registros funciona de manera automática por lo que el proveedor de software garantiza que las facturas además de estar en regla con la DIAN, se registren sin tener que hacer más. Uno de los beneficios de la facturación electrónica. Esto significa que si la empresa de factoring con la que se hace el acuerdo tiene las herramientas tecnológicas apropiadas, no hay procedimientos extras a los que se tenga que incurrir”, puntualiza Ayala.

Imagen: Aspel. 

Teniendo en cuenta esto, en ENTER.CO, con apoyo de ADM, quisimos hacer una pequeña guía que esperamos te pueda ayudar a despejar algunas de esas dudas que aún puedes tener. 

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un soporte de una compra realizada que se expide y recibe en formato digital. Este documento, según la Dian, tiene los mismos efectos legales que una factura impresa. Es decir que cumple las características y condiciones relacionadas con la expedición, recibo, rechazo y conservación de bienes o servicios. 

¿Cómo implementarla?

Para poder hacer la facturación electrónica necesitas de un proveedor de servicios de tecnología (PST). Este te acompañará durante el proceso de implementación y será el que usarás para hacer tus facturas en el día a día. Es importante que escojas con cuidado, pues este necesitará códigos especiales de seguridad y una validación que requiere de un sistema tecnológico compatible con tu información empresarial y con la plataforma de la Dian

Por ejemplo, ADM, en alianza con Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la Dian para la facturación electrónica–, acompaña a las empresas en la implementación de su sistema de administración móvil desde la nube. Esto quiere decir que además de cumplir con los requisitos de la entidad colombiana, también tendrás ventajas como poder acceder a toda tu información desde cualquier lugar o dispositivo (computador, celular o tablet). 

Después de escoger tu PST, deberás inscribirte en la Dian para solicitar los códigos de resolución de facturación para poder configurar la facturación electrónica de tu negocio; además de pasar las pruebas y solicitar la autorización de numeración de facturación. Una vez tengas estos datos podrás ingresar y ajustar la información en el software que elegiste para hacer las pruebas de recepción con la Dian. 

¿Quiénes deben facturar?

Las personas naturales que cumplan con alguno de los siguientes requisitos debe facturar electrónicamente: 

1. Responsables de declarar IVA. 
2. Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (Impoconsumo),
3. Profesiones liberales. 
4. Comerciantes o personas que presten servicios fundamentados en sus profesiones liberales.
5. Comerciantes agrícolas y ganaderos.
6. Voluntarios de la facturación electrónica
7. Adscritos al SIMPLE, en caso de que se apruebe la Nueva Ley de Financiamiento.

Beneficios de la facturación electrónica

Los beneficios de la facturación electrónica son variados. Por un lado, tienes los generales: 

• Se reducen los costos de papelería y miscelanea por timbraje y archivo, entre otros. De acuerdo con la Dian se puede reducir hasta un 80%. 
• Se tiene acceso al factoring. 
• Se agilizan y simplifican los procesos.
• Hay mejor comunicación y atención al cliente. 
• Se ayuda en el cuidado del medio ambiente.

Además, dependiendo del software que se escoja habrá mayores beneficios. ADM, por ejemplo, tiene un precio base de $25.000 pesos mensuales y ofrece diferentes ventajas por ser un sistema administrativo que se encuentra en la nube. Este permite a un empresario conocer en todo momento cuál es el estado de sus inventarios, su rotación y los costos, además de elaborar cotizaciones y facturas. También, puede tener siempre a mano sus cuentas por cobrar y la información de sus ventas y gastos. Esos procesos se pueden manejar desde cualquier dispositivo, ya sea un computador, un tablet o un teléfono.

ADM facilita la toma de decisiones en tiempo real, ya que un gerente o un emprendedor puede conocer fácilmente las estadísticas de sus clientes más importantes o sus productos más vendidos. El pago de impuestos, que por lo general son un dolor de cabeza para cualquier empresario, también se facilita porque ADM permite habilitar de manera sencilla los impuestos asociados, como el IVA, retención en la fuente, Impoconsumo y retención de ICA.

Al ser un programa que está en la nube no es necesario instalar programas o aplicaciones, por lo que no va a consumir memoria en el dispositivo que se esté usando. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet, con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos.

Imágenes: Aspel.

De este modo, el proceso para que las empresas, pymes y personas naturales con ingresos entre 3.500 a 12.000 UVT se acojan a la facturación electrónica estará completo. Esto también hace parte de la transformación digital a la que muchas empresas se están enfrentando en época de COVID-19. Pero si su empresa aún no la ha implementado y ya siente el eco del reloj cada vez más cercano, no debe desesperarse. La realidad es que el proceso puede ser muy sencillo.

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Lo primero que debe hacer es investigar sobre software administrativos que ayuden a llevar a cabo esta tarea. Por ejemplo, ADM, un sistema de administración móvil que permite realizar la facturación electrónica, pero además les permite a los individuos y encargados de las pymes manejar las principales operaciones de compra y venta desde cualquier lugar y dispositivo, de manera fácil, eficiente y segura. Que además es multidispositivo ya que al ser un software que funciona desde la nube no requiere ser instalado y puede usarse en computadores o en dispositivos móviles, desde 25 mil pesos al mes.

La facturación electrónica tiene varios beneficios; entre ellos que les permite a las empresas tener impuestos descontables, reduce costos y los procesos administrativos se vuelven más rápidos y eficientes. Y ADM, en alianza con Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica–, permite que los obligados a facturar electrónicamente cumplan con las exigencias de la DIAN. Otra cualidad de la app es que, sin costo adicional, puede expedir una cantidad ilimitada de facturas.

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ADM, además de la facturación electrónica, permite llevar a cabo otras tareas como seguimiento de las ventas, gastos e ingresos sincronizándose para que todas las personas tengan la misma información a la mano. Finalmente, cuando la persona no está conectada a Internet se puede usar la aplicación fuera de línea y la información se sincronizará tan pronto se conecte a Internet.

Puedes descargar la aplicación y obtener una prueba gratis por un mes en el sitio web de https://www.siesa.com/adm/ 

Imágenes: Aspel. 

Pero esta lección fue especialmente benéfica para los emprendimientos y pymes que encontraron en la tecnología un gran aliado no solo para mejorar sus procesos internos, sino para mejorar sus ventas y la relación con sus clientes. Un ejemplo de esto es que, en la primera mitad del año 2020, se expidieron 9 millones de facturas electrónicas, un 15 % más frente a las cifras del 2019.

Este aumento se da principalmente porque el comercio electrónico creció durante la cuarentena y muchas empresas empezaron a ofrecer sus productos a través de diferentes servicios de Internet. Las herramientas de facturación electrónica, que permiten cumplir con otras tareas como hacer seguimientos de ventas, monitoreo de gastos e ingresos y generar estadísticas e informes para hacer análisis son las que más pueden ayudar a las empresas. “No solo se trata de cumplir con un requerimiento exigido por la DIAN, ADM ayuda a los emprendedores y dueños de pymes a tomar mejores decisiones y control sobre sus negocios”, explica Katherine Ayala García, Brand Manager de Aspel en Colombia.

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Otro beneficio que ofrece este tipo de software es la oportunidad de trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. La versatilidad de una herramienta ayuda a estar preparados para llevar a cabo tareas al momento que se cierra una negociación o en que se presenta un imprevisto. Por ejemplo, ADM funciona desde la nube y se pueden crear y ver documentos desde un computador o desde dispositivos móviles listos para la revisión del cliente.

Lo importante al escoger software administrativo es encontrar la que se ajuste a las necesidades del negocio. Que sea versátil para agilizar los procesos internos y que, a la vez, ayude a generar buena reputación y relación con el cliente porque permite crear documentos profesionales. Si algo pudo dejar esta pandemia, es la lección de que la transformación digital no es un paso que las empresas pueden tomar después. Es algo que desde ya hay que implementar para que no las coja por sorpresa cuando situaciones similares a la cuarentena se presentan.

ADM se puede descargar y probar gratis durante un mes. Está disponible en el sitio web de Aspel Colombia.

Imagen: mohamed_hassan (Vía Pixabay) y Aspel Colombia. 

Carolina administraba toda la operación de fabricación, mantenimiento y reparación de productos hidráulicos para maquinaria pesada en una hoja de cálculo de Excel. Allí describía a detalle todas las transacciones de las compras con el nombre de cada cliente, el NIT, el detalle de la compra, el estado de la cuenta, entre otros. No tenía forma de controlar qué factura no había sido pagada más que agregando un comentario al listado. 

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Llevaba poco más de un año trabajando de la mano de la contadora de la empresa con un sistema que funcionaba, pero no era eficiente. No solo es poco práctico manejar la contabilidad de la empresa en una hoja de Excel, sino que es muy sensible a los errores y diversos inconvenientes. 

Era un sistema ineficiente que demostraba la necesidad de iniciar un proceso de transformación digital en la compañía, además de asumir las obligaciones de la Ley 1816 de 2016, que obliga a las empresas que declaran IVA e impuesto al consumo a adoptar un sistema de facturación electrónica a partir de enero de 2019. 

Tech Machines tuvo que buscar rápidamente un sistema que pudiera ayudarles con la administración de sus operaciones y después de un par de recomendaciones, se decidieron a probar ADM. Carolina dice que el software le ha facilitado el trabajo y ha aumentado su productividad. Ahora puede tener control de todas las compras y gastos, de la facturación, de los clientes y los saldos pendientes que tiene cada uno. Además, una de las actividades que más se le complicaba, la facturación, ahora la puede hacer fácilmente desde su celular. 

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“Puedo enviarle las facturas a los clientes por correo electrónico y anularlas para ambos si es necesario. La misma aplicación hace un reporte de las facturas automáticamente a la DIAN”, comentó Carolina. 

Este beneficio se debe a que ADM trabaja de la mano de Siesa, el proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, por lo que Carolina está segura de que las facturas tienen el formato exigido por la entidad y nunca ha tenido problemas con su validación. Su empresa lleva tres meses utilizando el software de ADM, lo que los preparó también para poder desarrollar algunas operaciones de administración y seguimiento de manera remota debido a la situación de salud pública que enfrenta el mundo. 

Una de las herramientas que más pueden apoyar este proceso de digitalización se basa en la administración de las principales operaciones de un negocio. Aquí es donde ADM se convierte en un aliado estratégico para llevar un control ágil de la facturación, los inventarios, cotizaciones, compras, ventas e ingresos. 

El software de ADM permite administrar también las cuentas por cobrar, los gastos y las cotizaciones, además de manejar el catálogo de clientes y generar facturas electrónicas. Así mismo, es posible emitir reportes y estadísticas que ayudan en la toma de decisiones. 

Una de las ventajas que más resaltan de ADM es que tiene una alianza con Siesa, el proveedor autorizado por la DIAN, para generar facturas electrónicas que cumplen con todas las exigencias que tiene esta entidad. 

La aplicación está diseñada para empresas pequeñas y emprendimientos, y a través de esta se puede acceder a toda la información desde cualquier parte y en cualquier dispositivo, ya sea celular, tablet o computador. La versión básica de ADM cuesta 25 mil pesos mensuales y la versión premium cuesta 35 mil pesos mensuales.

Puedes descargar la aplicación y obtener una prueba gratis por un mes en el sitio web de aspel.com.co

Imagen destacada: Aspel

La siguiente infografía le explica, en pocas palabras, todo lo que un empresario colombiano debe saber sobre el tema:

Recientemente, se lanzó en Colombia ADM, un sistema de administración móvil que permite manejar las principales operaciones de compra y venta de una compañía desde cualquier lugar y dispositivo, de manera fácil, eficiente y segura. Y ENTER.CO le llevó a los voceros de la empresa Aspel, fabricante de ADM, las preguntas que planteamos al comienzo de este artículo: ¿cuáles son los beneficios de un sistema de administración móvil como ADM para un empresario?

Con base en sus respuestas, a continuación explicamos 7 beneficios de ADM, una app que está dirigida a emprendedores y empresas pequeñas, y que le permite a un empresario manejar diversos procesos y las finanzas de su compañía desde un computador, un tablet o un teléfono, por un precio muy favorable: desde 25 mil pesos al mes.

1. Se tiene control total sobre las finanzas de la compañía. El problema de muchos emprendimientos o empresas pequeñas, que manejan sus finanzas de forma manual, es que sus directivos no tienen fácil acceso a información financiera clave, como cuánto dinero les deben sus clientes o cuánto les deben ellos a sus proveedores. Además, a veces esa información está desactualizada. ADM, en cambio, permite hacer un seguimiento de las ventas, gastos e ingresos, entre otros datos, con la ventaja de poder realizar esas consultas desde cualquier lugar en el teléfono.

2. Se facilita el proceso de ventas. ¿Le ha pasado que un cliente le pide una cotización urgente y usted no puede enviarla sino hasta que vuelve a la oficina? Con ADM puede consultar fácilmente y desde las oficinas de sus clientes datos como las listas de precios y los catálogos de los productos, pero además la app permite generar cotizaciones directamente en el dispositivo móvil.

3. Se cuenta con información actualizada que facilita la toma de decisiones. Los empleados pueden acceder a los datos de la compañía en cualquier momento y desde cualquier sitio, gracias a que pueden utilizar la app desde dispositivos móviles como teléfonos y tablets, y toda la información se mantiene actualizada en la nube. Y ADM tiene una ventaja adicional: en caso de que la persona no tenga conexión a Internet en el momento, puede usar la aplicación fuera de línea, y la información se sincroniza tan pronto se conecte a Internet.

4. Se cumple con la ley y se ahorran costos con la facturación electrónica. La facturación electrónica tiene varios beneficios; por ejemplo, les permite a las empresas tener impuestos descontables, reduce costos y los procesos administrativos se vuelven más rápidos y eficientes. Y ADM, en alianza con Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica–, permite que los obligados a facturar electrónicamente cumplan con las exigencias de la DIAN. Otra cualidad de la app es que, sin costo adicional, un empresario puede expedir una cantidad ilimitada de facturas.

5. Se optimiza el manejo de los inventarios. Tener demasiados productos en inventario genera costos; pero tener muy pocos productos puede impactar las ventas y dejar a los clientes insatisfechos. ADM permite conocer en todo momento cuál es el estado de los inventarios, cuál es su rotación y cuáles son los costos, lo cual se traduce en mayor eficiencia y en ahorro de dinero.

* Encuentra más información sobre facturación electrónica y administración móvil en este enlace.

6. Se mejoran las ventas al conocer mejor a los clientes y los patrones de ventas. Con ADM es posible consultar desde el teléfono información como cuál fue el mejor período de ventas, cuáles son los productos más vendidos, o quiénes son los clientes que más han comprado. Es decir, el tipo de información que le ayuda a vender más y a enfocarse en sus productos más rentables y en sus clientes más importantes.

7. Se da un salto en productividad con una inversión razonable y de fácil implementación. ADM es una aplicación que funciona en la nube (en Internet) y eso tiene varias ventajas. Primero, un empresario no necesita comprar un costoso programa que debe instalar en un servidor en su propia oficina, ni debe lidiar con complejos procesos de implementación. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet.

Otra ventaja de las aplicaciones en la nube es su costo, ya que no se paga una gran suma de dinero por la compra de un programa, sino que se contrata la app como una especie de servicio que se paga mensualmente. Y en el caso de ADM, el costo mensual es muy favorable. La versión básica de ADM vale 25 mil pesos mensuales y permite un usuario en línea, pero la creación de múltiples usuarios. También hay una versión premium, que vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea, y la creación de múltiples usuarios.

ADM se puede descargar y probar gratis durante un mes. Está disponible en el sitio web de Aspel Colombia.

Imágenes: Aspel

ADM es una app cuyo precio arranca en 25 mil pesos mensuales, la cual le ayudará a manejar con facilidad los procesos de compra y venta de su empresa. Mejor aún: esta aplicación también le permite cumplir con la facturación electrónica que le está exigiendo la DIAN a un grupo cada vez más grande de empresas en el país.

ADM es un sistema de administración móvil, es decir, un software que le permite a un empresario conocer en todo momento cuál es el estado de sus inventarios, su rotación y los costos; elaborar cotizaciones, facturas y órdenes de compra; y tener siempre a mano sus cuentas por cobrar y la información de sus ventas, gastos e impuestos. Una gran cualidad de ADM es que esos procesos se pueden manejar desde cualquier dispositivo, ya sea un computador, un tablet o un teléfono.

ADM facilita la toma de decisiones en tiempo real, ya que un gerente o un emprendedor puede conocer fácilmente las estadísticas de sus clientes más importantes o sus productos más vendidos, entre otros. El pago de impuestos, un dolor de cabeza para cualquier empresario, también se facilita porque ADM permite habilitar de manera sencilla los impuestos asociados, tales como IVA, retención en la fuente, Impoconsumo y retención de ICA.

* Encuentra más información sobre facturación electrónica en Colombia en este enlace.

Una ventaja más de ADM es que Siesa, que hace parte del grupo Aspel, es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica. Por eso, ADM, en alianza con Siesa, permite que sus usuarios facturen electrónicamente, cumpliendo con las exigencias de la DIAN.

Vale la pena resaltar que ADM es una aplicación que funciona en la nube. Gracias a ello, un empresario no necesita comprar un costoso programa que debe instalar en un servidor en su propia oficina, ni debe lidiar con complejos procesos de implementación. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet, con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos.

Dos versiones: de 25 mil y 35 mil pesos mensuales

La versión básica de ADM vale 25 mil pesos mensuales y permite un usuario en línea, pero la creación de múltiples usuarios. También hay una versión premium, que vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea, y la creación de múltiples usuarios.

Otro beneficio es que, aunque las aplicaciones de este tipo suelen cobrar más dinero según la cantidad de facturas que emita una empresa, en ADM, en cualquiera de sus dos planes, la cantidad de facturas que se puede emitir es ilimitada, y sin costo adicional.

ADM se puede descargar y probar gratis durante un mes. Está disponible en el sitio web de Aspel Colombia.

Imágenes: Aspel

La transición a la facturación electrónica es obligatoria, ya que es una exigencia de la DIAN. Pero esta medida les trae a los empresarios beneficios como impuestos descontables, mejoras en sus procesos de facturación, reducción de costos y más fácil acceso a fuentes de financiación.

Pensando en los empresarios que todavía no tienen claro en qué consiste la facturación electrónica ni cómo los afecta, ENTER.CO ofrece las respuestas a algunas dudas frecuentes sobre esta tecnología.

Elaboramos esta guía con base en los datos de la DIAN y en la información suministrada por voceros de Aspel, una empresa líder en el mercado de software y soluciones administrativas para startups, emprendedores, trabajadores independientes, y pequeñas y medianas empresas. Esta firma lanzó recientemente ADM, una app que sirve para administrar las finanzas de una compañía, y que además permite facturar de forma electrónica gracias a una alianza con Siesa, un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la facturación electrónica.

¿Qué es una factura electrónica?

Según la DIAN, es una factura que tiene los mismos efectos legales que una factura de papel, pero que se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, y que operativamente tiene lugar a través de soluciones informáticas. Este documento permite cumplir con las características y condiciones relacionadas con la expedición, el recibo, el rechazo y la conservación.

¿Qué características tiene una factura electrónica?

Algunas de sus características son: utiliza un formato XML estándar establecido por la DIAN, lleva una numeración consecutiva autorizada por la DIAN, discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso e incluye una firma digital para garantizar la autenticidad y la integridad. Además, incluye el Código Único de Factura Electrónica (Cufe), un código que permite diferenciar cada factura de las otras que se expiden en el país.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para las empresas del país?

La facturación electrónica les trae varios beneficios a las empresas. Por ejemplo, les permite tener impuestos descontables; a partir del primero de enero del 2020, se requerirá la factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, costos o gastos deducibles, según una tabla de la DIAN: en el 2020, el 30% es el porcentaje máximo que podrá soportarse sin facturas electrónicas (eso bajará a 20% en el 2021 y a 10% en el 2022).

Con la facturación electrónica también se elimina el riesgo de que se pierdan las facturas físicas, se reduce el impacto sobre el medio ambiente (al eliminar un enorme volumen de documentos de papel), se pueden realizar consultas en línea, se facilitan las transacciones, se mejora el seguimiento y la seguridad de las operaciones, se facilitan los cobros, y los procesos administrativos se vuelven más rápidos y eficientes.

También se mejora el control de las finanzas de las empresas, ya que se tiene información exacta y actualizada sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas. Otro beneficio es la inmediatez en la entrega de las facturas a los clientes, lo cual mejora el flujo de caja de las compañías.

Una ventaja adicional está en la reducción de costos para las empresas. La Dian estima que la emisión y el manejo de una factura electrónica cuesta 500 pesos, mientras que una factura física vale entre 2.700 y 3.000 pesos. Además, hay ahorros importantes en los costos de papelería, impresión, archivo y mensajería.

¿Por qué se dice que gracias a la facturación electrónica las empresas pueden mejorar sus fuentes de financiación?

Porque con este modelo se facilita el mercado de reventa de facturas o factoring.

El factoring es un método de financiación que ofrecen diversas entidades. Permite que, en vez de esperar 60, 90 o 120 días a que le paguen una factura, una compañía opte por vender esa factura a un tercero, por una cantidad de dinero un poco más baja, a cambio de recibir la plata en cuestión de días.

Esta es una opción clave para muchas empresas, que necesitan con urgencia el dinero de sus facturas pendientes para cubrir sus gastos, pagar sueldos, etc.

¿Quiénes deben facturar de forma electrónica?

Las compañías que estipula la DIAN, de acuerdo con un cronograma de implementación establecido por esa entidad. Pero también pueden hacerlo las empresas que voluntariamente decidan adoptar este modelo.

De otro lado, hay personas o empresas que no están obligadas a facturar de forma electrónica. Son las de ventas en POS, servicios públicos, peajes, extractos, bolsa de valores, bolsa agropecuaria, transporte de pasajeros, transportes aéreos, juegos de suerte, boletas de loterías, cultura y cine.

¿Cómo sé cuándo me toca empezar a facturar de forma electrónica?

El calendario que indica las fechas para realizar la transición a la facturación electrónica se puede bajar desde el sitio web de la DIAN. Las fechas en la que una empresa debe empezar a facturar de forma electrónica dependen de su actividad económica principal. Ya hay varios grupos de compañías que están facturando de forma electrónica, y en enero del 2020 arrancarán otros grupos de empresas.

Por eso, lo que debe hacer un empresario es consultar ese calendario, que indica dos cosas: la fecha máxima en la que las empresas deben registrarse en el servicio informático de factura (dependiendo de su código CIIU) y la fecha máxima para expedir facturas electrónicas (suele ser tres meses después de la fecha del registro en el servicio).

Una aclaración: la primera fecha se refiere, según la DIAN, “al plazo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta debe registrarse como facturador electrónico y señalar el software de facturación con el cual hará pruebas de habilitación en el servicio informático”. Y el código CIIU corresponde a la clasificación de actividades económicas en el país.

También encuentra información importante sobre este proceso en dos resolución expedidas este año por la DIAN: la 000020, del 26 de marzo del 2019, y la resolución 000030, del 29 de abril del 2019.

Imágenes: iStock

Las personas que tienen un emprendimiento o una empresa pequeña en Colombia seguramente se identifican con algunas de esas afirmaciones. Una buena herramienta tecnológica es la solución para esas limitaciones, pero una compañía que está arrancando o cuyos recursos son limitados rara vez tiene un ingeniero de sistemas de planta, o el conocimiento para entender cómo la tecnología le puede ayudar a optimizar diferentes procesos, o el dinero para hacer inversiones grandes en tecnología. Es más, el solo hecho de tener que enredarse con esos detalles le quita al emprendedor o al gerente el tiempo que necesita dedicarle a la esencia de su negocio.

Esa es la importancia de ADM, una nueva aplicación que se acaba de lanzar en Colombia. Este software de la firma Aspel, un grupo del cual hace parte la conocida empresa Siesa, tiene varios beneficios para los emprendedores y dueños de compañías pequeñas del país, entre ellos varios que son clave: les ayuda a manejar con facilidad sus procesos de compra y venta, permite que lo hagan incluso desde un teléfono, tiene un precio muy favorable (desde 25 mil pesos al mes) y les ayuda a cumplir con la facturación electrónica que le está exigiendo la DIAN a un grupo cada vez más grande de empresas en el país.

Con ADM, un empresario puede expedir una cantidad ilimitada de facturas que cumplen con todos los requisitos vigentes en el país; puede conocer en todo momento el estado de sus inventarios; tiene la posibilidad de elaborar cotizaciones de manera muy sencilla; y puede hacer un seguimiento de sus ventas, gastos e ingresos, entre otros procedimientos, con la ventaja de poder realizar esas labores desde cualquier lugar, gracias a que ADM se puede utilizar desde un celular. Eso quiere decir que el empresario puede administrar los principales procesos de su compañía desde su teléfono.

Un beneficio diferencial de ADM es que Siesa, que hace parte del grupo Aspel, es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica. Por eso, ADM, en alianza con Siesa, permite que sus usuarios facturen electrónicamente para cumplir de esa forma con las exigencias de la DIAN.

Vale la pena recordar que muchas compañías ya comenzaron a facturar de manera electrónica, y que a partir de enero del 2020 se empiezan a vencer los plazos que tienen compañías de diversos sectores para cumplir con este requisito, según unos cronogramas establecidos por la DIAN.

Las ventajas de usarla en la nube

ADM es una aplicación que funciona en la nube (en Internet) y eso tiene varias ventajas. En primer lugar, un empresario no necesita comprar un costoso programa que debe instalar en un servidor en su propia oficina, ni debe lidiar con complejos procesos de implementación. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet, con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos, como computadores, tablets y teléfonos inteligentes.

Otra ventaja de las aplicaciones en la nube es su costo, ya que no se paga una gran suma de dinero por la compra de un programa, sino que se contrata la app como una especie de servicio que se paga mensualmente. Y ADM ha llevado el tema del precio a un nuevo nivel, al lograr ofrecerles a sus clientes un costo mensual muy favorable.

La versión básica de ADM vale solo 25 mil pesos mensuales y permite que un usuario esté en línea a la vez; sin embargo, es posible la creación de múltiples usuarios. Por su parte, la versión premium vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea al mismo tiempo, y la creación de múltiples usuarios.

De otro lado, aunque aplicaciones de este tipo suelen cobrar más dinero según la cantidad de facturas que emita una empresa, ADM tiene un beneficio adicional: en cualquiera de sus planes la cantidad de facturas que se puede emitir es ilimitada, sin costo adicional.

ADM se puede descargar y probar gratis durante un mes. Está disponible en el sitio web de Aspel Colombia.

ADM es un sistema de administración móvil que busca revolucionar el manejo administrativo de las empresas desde la nube. ADM permite manejar las principales operaciones de compra y venta de una compañía desde cualquier lugar de manera fácil, eficiente y segura.

Con ADM, el dueño de una pyme, un emprendedor o el gerente de una empresa que está iniciando sus operaciones puede conocer en todo momento cuál es el estado de sus inventarios, su rotación y los costos; también puede elaborar cotizaciones, facturas y órdenes de compra de manera sencilla; además, tendrá siempre a la mano sus cuentas por cobrar, y la información de sus ventas, gastos e ingresos.

Lo mejor es que esos procesos se pueden manejar desde cualquier dispositivo, ya sea un computador, un tablet o desde un teléfono; eso quiere decir que, literalmente, el usuario puede cargar siempre en el bolsillo la herramienta que le permite administrar su empresa.

Otra ventaja es que el usuario no tendrá problemas en caso de que no cuente con una conexión a Internet en cierto momento; simplemente, la persona puede trabajar sin conexión a la Red y luego la información se sincroniza cuando se vuelva a conectar.

El salto a la facturación electrónica

Una característica muy importante de ADM es que permite emitir facturas electrónicas y recibos que cumplen con todos los requisitos fiscales vigentes en el país. La adopción de la facturación electrónica es una importante transformación tecnológica que las empresas del país tendrán que dar de forma obligatoria.

A partir de enero del 2020, en un mes, diferentes grupos de empresas tendrán que iniciar su transición a la facturación electrónica. Sin embargo, esta es una medida que les traerá importantes beneficios a las compañías, como ahorros de costos y optimización de procesos.

La Dian menciona en su sitio web algunas de las ventajas que traerá la facturación electrónica a las empresas del país: se elimina el riesgo de que se pierdan las facturas físicas, la gestión de documentos se hace más eficiente, se reduce el impacto sobre el medio ambiente (al eliminar un enorme volumen de documentos de papel), se pueden realizar consultas en línea, se facilitan las transacciones, se mejora el seguimiento y la seguridad de las operaciones, se facilitan los cobros, y los procesos administrativos se hacen más rápidos y eficientes.

Voceros de Aspel explicaron que uno de los grandes diferenciadores de ADM es que la cantidad de facturas que se puede emitir es ilimitada, sin costo adicional.

El precio de ADM es, de hecho, su otro gran atractivo. La versión básica de ADM vale 25 mil pesos mensuales y permite un usuario en línea, pero la creación de múltiples usuarios. La versión premium vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea, y la creación de múltiples usuarios. Además, es posible descargar y probar gratis la aplicación durante 1 mes.