Para solicitar una factura electrónica en cualquier comercio, es importante proporcionar ciertos datos básicos. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establece que el comprador debe suministrar:

• Nombre y apellidos o razón social (en caso de empresas).
• Número de identificación (cédula para personas naturales o NIT para empresas).
• Correo electrónico donde desea recibir la factura.

Cabe aclarar que el vendedor no puede exigir información adicional, como el RUT, para expedir la factura. Si un comercio condiciona la emisión del documento a la entrega de datos innecesarios, el comprador tiene derecho a reportarlo ante la DIAN.

¿Por qué es importante que te entregue el documento?

Además de cumplir con las exigencias fiscales, la facturación electrónica ofrece ventajas importantes. Una de las principales es el mayor control y seguridad en las transacciones, ya que reduce el riesgo de falsificación y la pérdida de documentos. Al estar en formato digital, también facilita su almacenamiento y consulta en cualquier momento, evitando la acumulación de documentos físicos.

Otro beneficio clave es el ahorro en costos operativos. Con la eliminación de gastos en papel, impresión y almacenamiento físico, las empresas pueden optimizar recursos y reducir su impacto ambiental. Además, la facturación electrónica optimiza el proceso contable, facilitando la conciliación de impuestos y la presentación de declaraciones tributarias de manera más eficiente.

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Por último, existen importantes beneficios fiscales asociados a la facturación electrónica. Este documento permite la deducción de impuestos y el soporte de transacciones en la declaración de renta, lo que resulta en un mejor manejo de la carga tributaria para las empresas y los contribuyentes en general.

Ahora bien exigir una factura electrónica no es solo un derecho del consumidor, sino una herramienta clave para garantizar la legalidad de sus compras. Este documento es indispensable para realizar reclamaciones, gestionar garantías y evitar posibles inconvenientes tributarios. Además, su validez es verificable a través de la DIAN mediante el código QR o el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

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La falta de acceso al financiamiento es un problema crónico para las pymes en Colombia. Esta desigualdad afecta significativamente el crecimiento, la generación de empleo y la mejora productiva de las pymes.

¿Qué es el Factoring?

El factoring es un mecanismo financiero que permite a las empresas vender sus cuentas por cobrar a una entidad financiera, conocida como factor, a cambio de un adelanto en efectivo. Esto proporciona a las empresas una fuente rápida de liquidez sin necesidad de esperar el período de pago de las facturas, que puede ser de 30, 60 o incluso 90 días. El factor asume la responsabilidad del cobro de las facturas, lo que también reduce el riesgo de impago para la empresa.

¿Qué es el Confirming?

El confirming es un servicio financiero mediante el cual una entidad financiera se encarga de gestionar los pagos de una empresa a sus proveedores. En lugar de que la empresa pague directamente a sus proveedores, esta delega esa responsabilidad a una entidad financiera, que se ocupa de realizar los pagos en las fechas acordadas. Esto facilita la gestión de pagos y mejora la liquidez tanto para las empresas como para sus proveedores.
La factura electrónica, por su parte, agiliza el proceso de endoso de facturas, reduciéndolo de 15 días promedio a 3-5 días.

Beneficios del Factoring, Confirming y la Factura Electrónica

Los beneficios del factoring, confirming y la factura electrónica son numerosos. Algunos de los más destacados incluyen el acceso a liquidez rápida y eficiente, la reducción del riesgo de impago, la mejora de la gestión de flujo de caja, y el incremento de la competitividad.

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El futuro del financiamiento en Colombia es prometedor. Según datos de Factors Chain International (FCI), Colombia es el cuarto país en Latinoamérica con mayor volumen en factoring, con un crecimiento del 44% en la región desde 2022. Además, se espera que el factoring, el confirming y la factura electrónica sigan creciendo en popularidad en los próximos años.

El factoring, el confirming y la factura electrónica están posicionándose como la mejor opción para el acceso a la liquidez para las pymes en Colombia. Con sus numerosos beneficios y su creciente popularidad, es probable que estos instrumentos financieros sigan jugando un papel importante en el futuro del financiamiento en Colombia.

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La implementación de la emisión electrónica de documentos ha transformado radicalmente la manera en que las empresas gestionan su información y cumplen con sus obligaciones fiscales. 

Según expertos, como David Ortiz, CEO de Siigo, este proceso no solo optimiza la operación diaria, sino que también ofrece mayor transparencia, trazabilidad y control en las transacciones comerciales. Empresas de todos los tamaños, pero especialmente las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), se ven beneficiadas por este tipo de herramientas.

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La facturación electrónica, por ejemplo, es solo una de las muchas soluciones digitales que se han implementado en los últimos años. Desde su obligatoriedad en 2019, más de un millón de empresas en Colombia emiten sus facturas de manera electrónica, transmitiendo a diario millones de documentos que no solo facilitan el cumplimiento tributario, sino que también permiten un mejor control financiero interno.

Este tipo de digitalización ha permitido una reducción significativa en el uso de papel, así como una mejora en los tiempos de gestión y conciliación contable.

¿Cuáles son los nuevos que se deberá entregar de manera electrónica?

La DIAN anunció que a partir de octubre, algunas transacciones deberán ser gestionadas exclusivamente a través de formatos digitales, lo que refuerza el camino hacia un sistema fiscal más eficiente y menos dependiente del papel.

Entre los nuevos documentos que deberán emitirse de manera electrónica se incluyen los comprobantes de pago de peajes, que deberán detallar el monto exacto del cobro y la información del vehículo. Este comprobante se enviará automáticamente por correo electrónico a los usuarios, garantizando mayor agilidad y trazabilidad.

Otro documento que se suma a esta digitalización es la constancia de liquidación de transacciones en la Bolsa de Valores, que resume las operaciones realizadas y los activos negociados. Este tipo de registros digitales no solo facilitarán la auditoría y la transparencia de las transacciones bursátiles, sino que también permitirán una gestión más eficiente para las empresas que participan en estos mercados.

Por último, las transacciones en la bolsa agropecuaria y de materias primas también deberán ser documentadas de forma electrónica, incluyendo el detalle de los productos y precios negociados. Esto permite a las empresas del sector agropecuario acceder a información precisa de sus operaciones y facilita su control contable.

Ventajas para las PYMEs

Según Ortiz , aunque los grandes beneficios de la emisión electrónica de documentos se aplican a todo tipo de compañías, las PYMEs son, sin duda, las que más pueden aprovechar esta tecnología. Al migrar sus procesos administrativos hacia plataformas digitales, estas empresas logran una mayor optimización de recursos. 

El ahorro en papel, impresión y almacenamiento de documentos físicos se traduce en una reducción significativa de costos operativos, lo que contribuye directamente a mejorar su competitividad.

Además, al automatizar procesos como la facturación y el registro de transacciones, las empresas disminuyen el margen de error humano y garantizan que la información sea más precisa y coherente. Esto facilita la conciliación contable y asegura un cumplimiento más riguroso de las normativas fiscales, evitando así sanciones por incumplimientos.

Adoptar la emisión electrónica de documentos no solo es una exigencia normativa, sino una oportunidad para que las empresas optimicen sus operaciones diarias. La digitalización impulsa la productividad, reduce errores y garantiza un control más riguroso de la información. Según expertos del sector, las empresas que aún no han implementado este tipo de herramientas deberían considerar esta transición como una inversión estratégica en su futuro.

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En el decreto 2242 de 2015 quedó estipulado que todas las personas naturales o jurídicas que estén en la obligación de facturar deben iniciar a expedir sus facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2019. Es decir, el periodo de tiempo estimado para que las empresas realicen el cambio de la facturación actual al modelo de factura electrónica exigido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) es de 10 meses.

Se calcula que en Colombia unas 800.000 empresas y algunas personas naturales estarán obligadas a manejar factura electrónica por orden de la Dian.

El Decreto es un esfuerzo para promocionar la masificación del uso de la factura electrónica y profundizar en el control fiscal. Para ello, los proveedores tecnológicos autorizados que ofrezcan servicios de facturación electrónica deberán, como mínimo, prestar los servicios cumpliendo las disposiciones y condiciones de operatividad tecnológica establecidas por la Dian. De esta forma, todas las empresas deberán cumplir los estándares específicos basados en un formato de intercambio de datos internacional denominado UBL 2.0, es decir, un formato electrónico de generación XML estándar establecido por el ente de control.

Beneficios de la factura electrónica

La utilización de la factura electrónica trae beneficios para el cliente como, por ejemplo, ahorros derivados a un menor uso del papel; así mismo, también genera ahorro en costos de las operaciones y de bodegaje por el almacenamiento de estos documentos. Además, se evitan reprocesos por errores humanos debido a la sistematización de los procesos; se reducen los días de recaudo de cartera; y, en general, se ahorra tiempo, al agilizarse la entrega de la facturación a la Dian y a proveedores.

Esta transición, menciona Jorge Mateus, responsable del mercado de industria de Indra en Colombia, representa retos frente a la transformación digital y los cambios culturales que esto trae consigo. “Las empresas colombianas viven una realidad que cuenta con consumidores que cada día hacen más uso de tecnologías digitales. Cualquier consulta a datos estadísticos oficiales confirman el crecimiento exponencial de esta tendencia. Con este panorama, las organizaciones deben comenzar a adoptar las tecnologías necesarias para cambiar los procesos manuales por digitales con el fin de ser más productivas, eficientes y competitivas en el mercado”, enfatiza Mateus.

En el caso de Indra, la compañía es una de las empresas que participó en la definición de los estándares exigidos y las soluciones implementadas por la Dian para recibir y procesar las facturas del país. La multinacional, de acuerdo con Mateus, ofrece una solución en este sentido que incluye una etapa de implementación y puesta en marcha, y un periodo de servicio de procesamiento de facturas.

En la primera fase, se identifican las necesidades específicas de las empresas para transformar sus facturas al estándar exigido por la Dian y se realizan integraciones con sus sistemas internos; en la etapa de servicio, se procesan los documentos, se envían a sus adquirientes (clientes), se reciben facturas de los proveedores para entregar las correspondientes copias a la Dian según lo que estipula el decreto, explica Jorge Mateus.

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Este documento electrónico es el equivalente a la factura tradicional. Su existencia está presente en la legislación desde el decreto 1929 del 2007. Y el decreto 2242 del 2015 reguló su uso y decidió que será obligatoria para todas las empresas del país desde el primero de enero del 2019.

¿Qué es el sistema de facturación digital?

Las facturas digitales son facturas que tienen los mismos efectos que las de papel, solo que se expiden y se reciben en formato electrónico. Es un documento que soporta transacciones de ventas de bienes o servicios, que tienen lugar a través de sistemas de computación o soluciones informáticas. La DIAN tiene estipulados los requisitos que deben cumplir estas facturas digitales:

– Deben usar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
– Es obligatorio que lleven la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
– Las facturas deben cumplir con los requisitos del Estatuto Tributario y contener el impuesto al consumo cuando sea el caso.
– Es requisito incluir la firma digital o electrónica correspondiente, para garantizar la autenticidad de la factura.
– Es obligatorio incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

Todas estas especificaciones están detalladas en el sitio web de la DIAN, donde también están habilitados diversos documentos educativos para lograr hacer la transición de facturas de papel a facturas digitales.

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Todas las personas y empresas que estén obligadas a facturar, por selección de la DIAN, mediante la resolución de carácter general, deben comenzar a facturar electrónicamente. Además, puede hacerlo cualquier persona o empresa que decida adoptar voluntariamente
este modelo.

¿Qué pasará a partir del primero de enero del 2019?

A partir del primero de enero del 2019, el decreto 2242 ‘derogará’ el decreto del 2007. Esto quiere decir que las facturas electrónicas no serán solo una forma opcional de presentar facturas a la DIAN, sino que serán obligatorias. Tres meses después de que entre en vigencia esta decisión, las facturas digitales hechas según el decreto del 2007 y las facturas por talonario perderán su vigencia.

¿Por qué se tomó la decisión de cambiar el formato?

Aunque pueda parecer una tarea engorrosa, esta nueva normatividad facilita diversos procesos y tiene muchas ventajas, tanto para las empresas como para la DIAN.

En primer lugar, todas las facturas entrarán en un gran registro nacional, para lo cual se les otorgará una identificación única. Segundo, las facturas electrónicas llegarán a la DIAN en menos de 48 horas desde su expedición, lo cual reducirá de forma significativa los tiempos. El sistema tradicional puede tardar hasta dos meses en completar este proceso de validación tributaria. Tercero, para las empresas, la facturación electrónica ofrece una reducción de costos de hasta 80 por ciento en impresión, distribución y almacenamiento de facturas.

¿Cómo se hacen las facturas electrónicas?

Una de las principales ventajas del proceso de facturación digital es que no es necesario que las empresas cambien sus plataformas tecnológicas. Hay operadores tecnológicos en el país que prestan el servicio de emisión y recepción de facturas. Hasta el momento, hay 28 empresas certificadas por la DIAN para proveer estos servicios, como Carvajal, Ptesa, Facture, Tecnología y Servicios, el Grupo Cadena, etc.

Además, es probable que en el transcurso del 2018 aumente el número de proveedores. Adicionalmente, las personas naturales y las pymes pueden realizar su proceso de facturación electrónica de forma gratuita con la DIAN, aunque ese servicio es mucho más limitado que lo que ofrecen los proveedores privados.

Básicamente, las facturas digitales se generan a través de un software que se instala en los dispositivos del contribuyente, el cual permite que la factura electrónica llegue rápidamente al sistema de la DIAN para su validación tributaria.

Después de tres días de haber llegado al receptor, se dispondrá de tres días hábiles para aceptar o rechazar el documento. Si es aceptada, la factura entrará a la base de datos oficial, en la que obtendrá su identificación y podrá ser consultada en cualquier momento.

¿Qué pasa si un contribuyente no adopta a tiempo las facturas digitales?

La DIAN ofrece tres meses de plazo, después del primero de enero del 2019, para que los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente, hagan la transición. De no cumplirse este requisito en el tiempo estipulado, la institución podrá imponer la sanción de clausura del establecimiento.

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Para el 2019 más de 800.000 empresas y algunas personas naturales estarán obligadas a manejar factura electrónica por orden de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Lo anterior significa que se acorta cada vez más el tiempo para implementar la tecnología que permite dar el salto de la factura de papel a la factura electrónica. Y la razón de esta decisión puede estar en los costos que significa hacer este cambio.

Sin embargo, un estudio realizado por Billentis, una firma consultora especializada en temas de factura electrónica, concluye que la factura electrónica reduce los costos de los procesos relacionados con papel entre un 50% y un 80%, y la inversión se recupera dentro de los seis primeros meses siguientes, es decir, que para las empresas hay todo un camino por recorrer en esta materia.

Otros beneficios

Como sistema de gestión, esta modalidad de facturación convierte el proceso manual de emisión y recepción de documentos como facturas y notas de crédito y débito en un proceso de intercambio de información electrónica, generando agilidad, reducción en las equivocaciones y disminución de costos.

Así mismo, la facturación electrónica responde a la política de ‘cero papel’ que busca disminuir considerablemente el uso de este recurso y contribuir así a la conservación del medio ambiente. La Dian calcula que la emisión de una factura electrónica cuesta 820 pesos versus una física que vale alrededor de 2.650 pesos; con lo cual se logra una importante reducción de gastos para este rubro.

Qué opinan quienes lideran procesos de facturación electrónica

Para Claudia Martin, gerente de la vertical financiera de iQ Outsourcing, desde hace varios años la facturación electrónica se ha convertido en un modelo que responde a necesidades puntuales de todos los sectores empresariales. “En Colombia, las empresas en su camino hacia la transformación digital deben adoptar la factura electrónica como un servicio global que responde a las necesidades de un consumidor digital cada vez más exigente. Además, este modelo de facturación permite simplificar la operación, disminuir costos, facilitar el acceso a datos y obtener procesos más transparentes y eficientes en el flujo de información que se establece entre el gobierno y las empresas”, comentó Martin.

Por su parte, Harmut Bock, presidente de Esdinamico, una compañía proveedora de facturación electrónica, opina que Colombia está atrasada frente a los países vecinos en la implementación de la factura electrónica. “Tan solo queda menos de año y medio para que el 100% de la facturación pase por mecanismos electrónicos, aun así Esdinamico prevé que los grandes contribuyentes estarán listos con todos los requerimientos al finalizar este año”.

Grandes contribuyentes deberán implementar factura electrónica

La Dian también estableció como meta que por lo menos 50.000 empresas facturen el 100% de sus documentos electrónicamente, por lo que esta entidad obligará a los grandes contribuyentes a implementar la facturación electrónica antes del 2019. En caso de no cumplir, se aplicarán las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

De este modo, Bock agregó que incumplir el plazo de la Dian es uno de los graves errores que puede acarrear multas y sanciones. “A partir de la reforma tributaria que se aprobó en 2016 y empezó a implementarse en 2017, se establece que las organizaciones contribuyentes escogidas antes de 2019 deberán contratar operadores de servicios avalados por la Dian para empezar a usar facturación electrónica”.

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Se debe resaltar que desde hace varios años existe un marco jurídico de la factura electrónica: la Ley 527 de 1999. Esta ley introduce el concepto de ‘equivalente funcional’, que significa que es legal y posible reemplazar el uso de papel con el de mensajes de datos.

Luego, en el Decreto 1929 de 2007, se define la factura electrónica como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios, y se reglamenta que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos.

Ese proceso, dice el decreto, debe hacerse a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

Ya ha habido varias regulaciones anteriores sobre la factura electrónica

Es decir que, desde el año 2007, se tenía todo para que las empresas facturen de forma electrónica. Pero debido a ciertos tecnicismos, como el de exigir que las empresas cumplieran con la norma técnica NTC 6001 de 2008, para las empresas el proceso fue demasiado complicado, y por eso poco se adoptó.

El nuevo decreto

El nuevo Decreto 2242 de 2015 es un interesante cambio para la facturación electrónica. Su fundamento es casi el mismo que el de las antiguas normas, pues contiene la misma definición y conceptos. Pero trae importantes cambios, que pueden llevar a que más empresas se suban al concepto de factura digital.

En primer lugar, se agrega el concepto de proveedor tecnológico, el cual es la persona natural o jurídica que presta el servicio de facturación electrónica. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan los servicios de factura electrónica, previa solicitud, serán autorizados por la Dian por períodos de cinco años.

Quien quiera ser un proveedor tecnológico debe contar con la certificación ISO 27001, que versa sobre sistemas gestión de la seguridad la información. Si no cuenta con esta, deberá comprometerse a obtenerla máximo dos años después de ser autorizado.

Quienes facturan electrónicamente, quienes quieran recibir su factura de ese modo y los proveedores tecnológicos deben estar registrados en el catálogo de participantes de factura electrónica: un registro con información empresarial y técnica de las empresas que implementen la factura electrónica.

La factura debe expedirse en formato XML estándar, debe tener firmas digitales que ayuden a garantizar la integridad de la información y cumplir con los requisitos que se establecen en el Estatuto Tributario. Por su parte, la Dian deberá, a más tardar en año 2017, disponer de manera gratuita para sus usuarios los servicios informáticos electrónicos correspondientes, con el fin de facilitar la expedición la factura electrónica.

Simplificar la facturación

La nueva reglamentación de factura electrónica es un cambio importante para que las empresas empiecen a reemplazar el papel por medios electrónicos. El paso no se ha dado, sin lugar a dudas, por temas totalmente culturales.

El asunto no se trata solamente de usar infraestructura tecnológica o servicios en la nube. El verdadero cambio consiste en buscar procesos simples para la facturación digital, que de verdad optimicen los recursos de las empresas.

La clave del proceso de facturación son los proveedores tecnológicos, los cuales deberán desarrollar soluciones tecnológicas fáciles de implementar, y que cumplan con los estándares de seguridad de la información. Muchas empresas de tecnología ya vienen adelantando sistemas de información para facturación electrónica, y están haciendo todas las pruebas para cumplir con la nueva reglamentación.

Si el cambio no se ha hecho, ha sido por temas culturales

Así mismo, la Dian deberá hacer entender a los empresarios por medio de procesos de formación y cultura que ya pasaron los años donde el papel aguantaba todo.

Esperemos que con el nuevo marco normativo despegue la facturación electrónica la cual contribuye a los procesos de la Dian, como a la labor de hacer los procesos de las empresas eficientes y seguros.  

Imagen: Mangsaab (vía Shutterstock)