“A partir de la información que una contabilidad (rigurosa) te provee, puedes tomar decisiones más o menos acertadas (está claro que no todo depende de ti); incluso aquellas más intuitivas, pues no hay buena intuición que no esté mediada por un buen conocimiento previo (y quien diga lo contrario es un temerario, un tío con suerte o ambas cosas)”, afirma el portal español Emprendedores (de ahí lo de “tío”).

Aparte de eso, también hay asuntos legales de por medio. Llevar la contabilidad de tu empresa te permite tener más claras tus obligaciones fiscales.

Antes era común que un amigo o un familiar “que sabe de contabilidad” fuera el responsable de manejar los ingresos y egresos de tu negocio. Hoy, aunque puedes seguir confiando esta tarea a un familiar o un amigo, es necesario que esta persona sepa más que un par de cosas básicas.  “El tema contable es bastante complejo. Constantemente surgen nuevas leyes y regulaciones que toda empresa debe tener en cuenta, por tal razón es fundamental estar pendiente de las novedades que surjan al respecto”, recomienda el portal Negocios y emprendimiento.

Añade este sitio Web que la ley es una de las principales razones por las que es importante llevar correctamente la contabilidad: “Cada país cuenta con sus propias normas y leyes en temas contables, pero también existen las Normas internacionales de contabilidad (NIC) que se encargan de regular a nivel general los procedimientos contables en las organizaciones”.

Apóyate en la tecnología para llevar tu contabilidad

Por supuesto que en el mundo actual sería inconcebible dejar la contabilidad exclusivamente en manos del lápiz y el papel.  Negocios y emprendimiento hace énfasis en la importancia de apoyarse en herramientas, aplicaciones y software que te  permiten llevar la contabilidad de una manera más óptima y sistematizada. “Hay opciones gratuitas, ideales para pequeños negocios, y otras opciones un poco costosas, pero diseñadas especialmente para empresas de gran tamaño”, asegura.

Recuerda aquí cuál es el software básico que necesitas para tu emprendimiento.

Cuál es la ideal para ti depende del tamaño de tu empresa y tus necesidades. Es hora de ponerte a la tarea de buscar en Internet –si lo primero que pensaste usar fue el directorio telefónico tienes que empezar a cambiar tu chip mental– para encontrar el proveedor adecuado. Asesórate con la Cámara de Comercio de tu región y con otros emprendedores que ya hayan avanzado este camino.

Hasta el último detalle

El portal Finanzas personales cita un experto que recomienda llevar un registro meticuloso de todas las transacciones que se realicen en tu negocio, sin importar si son mínimas, “ya que esto les ayudará a ser más exactos en sus cuentas y a saber si su emprendimiento es rentable o no”.

Este sitio Web también  da una serie de consejos básicos entre los que se encuentran:

– Pide siempre factura o recibo de todas las transacciones y guárdalo. Ahora, con el asunto de la facturación electrónica a la vuelta de unos meses, esta labor será mucho más fácil de cumplir.

Aquí puedes aprender más acerca de la facturación electrónica en Colombia.

– Lleva un registro de tus ingresos y egresos diarios.

– Mantén al día todos sus registros. Eso de que “mañana  lo hago” simplemente va a llevar a que empiecen a pasar los días, los meses y los años sin que realices esta labor.

– Ten un registro minucioso de tu caja menor.

Y si hiciste cara de no entender qué es eso de la ‘caja menor’, de nuevo, es hora de retomar la época del colegio y matricularte en un curso de capacitación en contabilidad. En serio, no es algo para tomar a la ligera.

Imágenes: Stevepb, Skitterphoto y Cpastrick (vía Pixabay)

Aliarse con un fondo de inversión es un proceso que no sucede de la noche a la mañana

Siigo es una empresa que lleva 29 años en el negocio de software contable y administrativo enfocado en las pymes. En la actualidad atiende a más de 109.000 empresas y cuenta con cerca de 360 empleados. Desde hace cuatro años, la compañía comenzó a ser parte de la red Endeavor. Esta es una red global sin ánimo de lucro que busca empresas y emprendedores con alto potencial de crecimiento, innovación e impacto social.

De acuerdo con David Ortiz, gerente general de Siigo, la empresa se dio cuenta que la forma de llegar a clientes en el mundo era a través de un fondo de inversión que los apoyara en ese crecimiento. Ortiz resalta que gracias a su participación en la red Endeavor fueron contactados por cinco fondos, en vez de ellos ser quienes tuvieran que tocar puertas. Después de revisar las propuestas, el fondo Accel-KKR los cautivó.

Después de los primeros contactos, el equipo de Siigo conoció a las personas que hacen parte del fondo de inversión y se generó una buena conexión. Desde ese momento, afirma Ortiz, “la empresa decidió que si se quería llegar a un siguiente nivel se debían recibir inversiones para potencializar y asegurar lo que estaban haciendo bien, con el fin de hacerlo mejor.”

Un proceso de doble vía

Después de decidir que iban a trabajar con Accel-KKR, el fondo comenzó a conocer cómo funcionaba la empresa de software al detalle. Este proceso incluyó conocer todos sus números, el crecimiento, la tecnología, entre otros. Ortiz resalta que el proceso inicial también implica que la empresa que recibe la inversión conozca al fondo. Esto debido a que “si uno va a tener una alianza, lo primero son las personas y uno debe saber si son compatibles en su forma de pensar. Además, no solo son importantes los recursos que nos dan, sino también la experiencia que tiene el fondo.”

“Lo más interesante es que no solo se reciben recursos, sino que este fondo en particular tiene un grupo de consultores expertos en empresas de software, en modelos Cloud y en modelos SaaS“, agregó Ortiz. Como decíamos anteriormente, la inversión de Accel-KKR en Siigo es la primera que se hace en América Latina.

Lo que viene después de la inversión

La compañía tiene tres planes puntuales con respecto a la inversión recibida. En primer lugar, Siigo quiere consolidar su liderazgo en Colombia al duplicar su crecimiento. Según cifras de la compañía, año a año se ha logrado que 8.000 nuevos clientes lleguen a su plataforma. Así, la empresa espera duplicar esa cifra en los próximos años.

Por otro lado, la empresa de software espera potencializar sus nuevos servicios, como el de la nube. La empresa afirma que cuenta con 3.000 clientes que se han pasado a la plataforma en la nube. Por último, Siigo espera consolidar su posición en la región andina y Centroamérica.

Presentarse a fondos de inversión

Según Ortiz, la compañía contó con la gran ventaja de pertenecer a la red Endeavor desde hace cuatro años. “Cuando uno es escogido por la red Endeavor se te abren las puertas al mundo, porque empiezas a ser más visible”, agregó.

Sin embargo, no todo es tan fácil. Ortiz afirma que los empresarios deben prepararse bien. Es necesario organizar su información, tener una estrategia de mercado clara y tener todos sus números organizados. Su recomendación para los empresarios es que se presenten a las diferentes convocatorias para fondos, aunque sea para vivir la experiencia. Esto permite darse cuenta de los elementos que no se tienen y plantear estrategias para mejorar su elegibilidad.

Para presentarse a fondos de inversión es necesario una buena preparación

Por último, frente a nuestra pregunta de cómo hizo la empresa para ser escogida por la red Endeavor, David Ortiz nos contó que en la actualidad, esta red está conformada por 41 empresas en Colombia.

Las postulaciones las pueden hacer las empresas que hacen parte de la red. La idea es que sean empresas con un alto potencial de crecimiento, de innovación y de impacto social. Por lo tanto, Ortiz recomienda que quienes se quieran presentar y cumplan con los requisitos, lo pueden hacer estableciendo contactos con los miembros de la red. Por otro lado, a través del sitio web se puede acceder a postularse y conocer los criterios de selección.

El proceso de selección de Endeavor, en palabras de Ortiz, es muy parecido con el de un fondo de inversión. La empresa debe proporcionar una gran cantidad de información en las primeras etapas. No obstante, Ortiz valora cualquier consejo debido a que les permitió inspirarse y aterrizar sus proyectos para tomar mejores decisiones.

Imágenes: Siigo y Avosb (vía iStock).

En la última década las diferentes industrias han creado una conciencia de la importancia de digitalizar sus procesos, no solo porque la nueva generación de sus clientes se mueve a través de la red, sino además porque se ha demostrado que al hacerlo se mejora la eficacia de procesos de manera significativa. El software Enterprise Resource Planning (ERP) es una de las herramientas que han cobrado cada vez más relevancia en este campo, tanto para pequeñas como para grandes empresas.

Un ERP es un sistema integrado de la información que permite la integración de varias operaciones dentro de una empresa a través de lo digital. Procesos como la contabilidad, mercadeo, producción, inventario y envíos pueden rastrearse y coordinarse a través de la red, optimizando las funciones de cada área, permitiendo el rastreo de las funciones y asegurando la seguridad y acceso de la información a cada momento (siempre que se cuente con una conexión a internet estable).

Aún con estas ventajas, muchas empresas están inseguras sobre la necesidad de integrar un ERP a sus dinámicas diarias. Pues hay ciertas señales que pueden indicar que la ausencia de esta herramienta está afectando el rendimiento de tu compañía.

Procesos duplicados

Delegar las funciones a cada sector de la empresa puede, al menos en un principio, parecer simple. El área de ventas debe vender y producción debe estar al tanto de suplir la demanda. Sin embargo, conforme tu compañía se expande es normal que nuevos requerimientos y responsabilidades se agreguen, teniendo como resultado que dos áreas terminen realizando un mismo informe, con información y propósitos similares .

También es posible que en el desorden un área termine con funciones que en inicio no le deberían corresponder o que un mismo proceso se ordene de nuevo, desconociendo que la primera solicitud se encuentra en desarrollo (seguro que has sufrido más de una vez por una orden que se cobró dos veces). Un software ERP previene que este tipo de problemas surjan al coordinar la información y funciones de cada sector.

Estrategias desconectadas de la realidad

Parte del éxito de un negocio está en la toma de buenas decisiones. Esto es relevante durante un proceso de expansión o en el surgimiento de una crisis. El problema está en que muchas veces la cabeza que debe reaccionar no cuenta con la información necesaria para orientar la compañía como se debe. Puede que no esté al tanto de los procesos, que la información que requiere no esté a su alcance o que la creación del informe que le indique qué anda mal con la compañía le tome días.

Un ERP permite una mejor toma de decisiones al conseguir que la información correspondiente a cada área no solo esté organizada, sino que además se encuentre actualizada. Si estás a punto de crear una estrategia para expandir tu negocio o buscas una forma de incrementar tus ventas, contar con un ERP puede ser la clave para garantizar que tus planes no se frustren.

Plantear y replantear procesos

Uno de los mayores problemas que enfrenta un negocio al crecer es la dinámica de cambiar su forma de trabajar para integrar nuevos procesos. Pasa de vender un producto a ofrecer el mismo pero en diferentes lugares, expande la gama de servicios disponibles, agrega nuevas áreas a su negocio que antes no existían.

Este es un escenario que te puede parecer familiar: los formatos para llevar las cuentas o mantener al día el inventario se deben entonces ajustar una y otra vez conforme nuevas áreas se abren, cierran o modifican, pero el área de ventas no cuenta con los más recientes por lo que ciertas ordenes no están bajo los criterios que necesitas. Esto puede suponer un desgaste y una confusión que se usualmente terminan en procesos lentos y poco productivos.

Imágenes: Istock

Apropiar tecnología es una tarea que las empresas ya no pueden postergar. Entre más tiempo se demore una compañía en optimizar sus procesos con ayuda de herramientas digitales, frentes como las ventas, las comunicaciones, el servicio al cliente y la administración del negocio se verán atrasados y sin la posibilidad de responder de forma rápida a otros competidores más grandes o las exigencias del mercado. 

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) típicamente son las que más se demoran en tomar la decisión de usar soluciones tecnológicas, pero una vez se deciden, son también las que más rápidamente ven los beneficios de dichas implementaciones, especialmente en áreas sensibles del negocio como el departamento financiero y contable. Afortunadamente, para atender satisfactoriamente esta área existen programas como el ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), que además de facilitar la integración de ciertas transacciones (facturación y compras), los inventarios, la logística y la contabilidad, entregan también reportes actualizados y en tiempo real de la rentabilidad y el estado de las ventas de la compañía.

Sin embargo, optar por un ERP no es garantía de que todo mejorará al instante. Es importante evitar cinco errores comunes que Loggro -el software empresarial en la nube, desarrollado por la compañía PSL- nos advierte a continuación:

Desconocer las necesidades de la compañía: No todas las empresas manejan el mismo volumen de facturas e inventarios, por lo que la inversión en un ERP y lo robusta que debe ser la plataforma dependerá de las necesidades puntuales de cada negocio. Vale la pena recibir asesoría al respecto, para evaluar qué planes de ERP disponibles en el mercado se adaptan a la empresa -o dado el caso- si se puede configurar un plan personalizado para ésta.

Creer que la implementación será inmediata: La implementación de un ERP moderno es rápida, siempre y cuando el empresario haga el esfuerzo necesario por organizar y cargar sus datos. Debido a que un ERP integra diferentes ámbitos del área contable y logística de una empresa, implementarlo requiere la colaboración de todo personal involucrado en diversos departamentos y, por supuesto, del contador de la empresa. Para lograrlo, los colaboradores de la empresa deben capacitarse, dedicar tiempo al cambio, y estar dispuestos a usar el nuevo software ERP en su totalidad.

Comenzar la implementación sin una definición clara del resultado que se quiere: Este es un trabajo que debe iniciar, incluso, antes de que llegue el ERP. Para esto, es bueno preguntarse, por ejemplo, ¿cómo debe ser estructurada la contabilidad de la empresa?, o ¿qué procesos representan los mayores inconvenientes a solucionar? (¿Las cuentas por cobrar? ¿Las cuentas por pagar? ¿El manejo de proveedores?). Además, es útil tener en cuenta cuáles son los datos más solicitados por la gerencia, para asegurarse de sistematizar los reportes más críticos.

No hacer pruebas: Antes de empezar a ejecutar todas las actividades propias del área contable, de facturación y operativa a través del ERP, es importante realizar pruebas con el fin de verificar el correcto funcionamiento de los procesos. Por ejemplo, para gestionar la logística de una empresa (recepción y entrega de productos), es importante que el proceso de inventario de la empresa opere correctamente en el software. Si el ERP informa con exactitud cuál es el estado de dicho inventario, el proceso logístico se realizará a tiempo y sin dolorosas equivocaciones hacia los clientes.

Olvidar involucrar a la gerencia en su funcionamiento: Muchas veces, las áreas operativas y contables dominan el software de gestión, pero olvidan involucrar a la gerencia en su operación. Esto puede hacer que los tomadores de decisiones de un negocio queden alejados de la valiosa información que aporta el ERP a través de sus múltiples reportes, la cual resulta instrumental para gestionar la estrategia y rumbo del negocio en el día a día.

Imagen: Pixabay.