De manera sencilla, lo que busca el nuevo decreto es regular mediante el trabajo remoto. La solicitud de una regulación se ha pedido desde hace mucho tiempo, pero la pandemia y el cambio de modelo (que, por cierto, muchas compañías tuvieron que aplicar de manera apresurada) implicó al Gobierno el crear reglas claras sobre el trabajo remoto en Colombia.

¿Cómo funciona el modelo de trabajo remoto en Colombia?

Hay varios elementos a considerar. Para empezar, bajo el decreto, la modalidad de Teletrabajo se debe aplicar desde el inicio hasta el final de la terminación del contrato. Más importante, este modelo no permite la intermitencia. Es decir, que si en su trabajo le solicitan ir al menos un día de manera presencial a cumplir sus tareas no aplica el modelo de trabajo virtual.

De hecho, bajo el marco más reciente solo hay tres excepciones bajo las cuales el empleado debe asistir de manera presencial al trabajo:

– Verificación de los estándares que deben cumplir las herramientas y los equipos de trabajo.

– Cuando se requiera instalar o actualizar manualmente en los equipos de trabajo algún tipo de software, programa, aplicación o plataforma.

– para adelantar el proceso sancionatorio o disciplinario.

Esto no es todo, sino que el Teletrabajo implicará a los empleadores el fijar un costo de un auxilio mensual. Este dinero, en teoría, deberá compensar los costos de Internet, telefonía y energía y que, de acuerdo con la norma. Este auxilio no puede ser inferior al monto definido ese año para el auxilio de transporte de $117.172 pesos.

Además de esto el empleador también debe acordar cuáles son las funciones que debe desarrollar y los elementos que le serán entregados para trabajar de manera remota. El empleado también puede acordar una flexibilidad de horarios, en caso de que pueda acreditar que: es el cuidador único de menores de 14 años, personas con discapacidad o adultos mayores, en primer grado de consanguinidad que convivan con él.

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La mesa de trabajo aún no cuenta con una fecha establecida. Sin embargo, se espera que este espacio sea habilitado antes de finalizar el año, pues se estima que en el 2022 se terminen de reactivar todos los sectores empresariales del país.

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“La pandemia aceleró la necesidad de habilitar diferentes mecanismos para que los trabajadores pudieran desarrollar sus labores desde la distancia y de esta forma generar dinámicas diferentes en los entornos laborales que permitieran preservar los puestos de trabajo. Es por esto que se hace necesario que adelantemos diferentes mesas de trabajo en las que participe el Ministerio, el sector privado y los diferentes sectores sociales, para unificar criterios y fortalecer las herramientas con las que contamos en nuestra normatividad como lo son el trabajo en casa, el trabajo remoto y el teletrabajo”, dijo el ministro de trabajo, Angel Custodio Cabrera.

Cabe aclarar que existe una gran diferencia entre teletrabajo y trabajo remoto. El primero propone trabajar al menos dos veces desde casa, mientras que teletrabajo hace referencia a no tener que trasladarse en ninguna ocasión hacia la empresa para laborar desde allí.

“Esta Mesa de Trabajo con el Ministerio de Trabajo es esencial en la coyuntura que atraviesa el país y en donde todas las acciones que permitan mantener, crear y mejorar las condiciones laborales de los colombianos son esenciales para que la reactivación económica y la recuperación social sean sostenibles”, explicó María Claudia Lacouture, presidenta de Aliadas y directora de AmCham, respecto a la reglamentación del teletrabajo.

Aunque ya existen algunas leyes acerca del teletrabajo, esta propuesta busca beneficiar tanto a los empleados como a los empleadores, pues gracias a la pandemia más del 70% de los trabajadores se trasladaron al teletrabajo, de los cuales, según el DANE, al menos el 53% de ellos, no desean volver a la presencialidad, lo que obliga a establecer unas leyes que protejan ambas partes, acalarando cosas como cantidad de horas laborales,  auxilio de conectividad, prestaciones de ley, sueldo y otros factores más.

Imágenes: Mintabajo

El estudio detrás de franquicias como ‘Kingdom Hearts’, ‘Final Fantasy’ y ‘Tomb Raider’ anunció que permitirá a la mayoría de sus empleados trabajar desde casa. De acuerdo al comunicado, cerca de un 80% tendrá esta opción de trabajo remoto, excluyendo solo a personal que no pueda trabajar de manera remota. Lo nueva política de teletrabajo comienza desde el primero de diciembre.

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Para aquellas empresas que se sienten inciertas sobre si hacer esta transición, Square Enix compartió una lista de razones por la que encontró que este modelo era mucho mejor. El desarrollador de videojuegos aseguró que permite un ambiente de trabajo ‘más flexible y diverso’, ayuda a los empleados a obtener un balance entre trabajo y vida más óptima; además de ayudar a mejorar la productividad.

“Las opciones adicionales que crea este programa también permitirán a la Compañía contratar recursos humanos más diversos, así como establecer una organización capaz de adaptarse a desarrollos inesperados como desastres y cambios en los modelos de empleo. Al adoptar un nuevo estilo de trabajo para un mundo nuevo, la Compañía permitirá a los empleados dar rienda suelta a una creatividad aún mayor mientras continúa brindando a sus clientes de todo el mundo contenido y servicios que satisfacen sus expectativas. Al hacerlo, la Compañía se esforzará por mejorar aún más su valor corporativo”, lee el comunicado de la compa{ñ.

De nuevo, la adopción del teletrabajo de manera permanente es la tendencia, no la novedad. Aunque empresas como Square Enix consiguen los titulares, lo cierto es que la adopción de este modelo se ha expandido también a empresas de todas las escalas. Las ventajas antes enunciadas por Enix son reales e incluso omiten una muy importante, en especial para los negocios pequeños y medianos: una reducción de costos. Al mover la mayoría de su personal a trabajo remoto las compañías pueden recortas los costos de arriendo, energía, agua por solo mencionar algunos.

Imágenes: Square Enix

De hecho, el tema ha generado efectos que no son nada positivos, con personas trabajando en horario extendido, sin relaciones interpersonales e incluso afectadas psicológicamente. Un informe reciente del Ministerio TIC reveló que el trabajo remoto ha aumentado en un 400% luego de anunciada la pandemia y se ha convertido en una de las principales causas del aumento de enfermedades laborales. El Dane, a su vez, ha dicho que más de ocho millones de colombianos sufre de alguna enfermedad mental debido al momento, con la depresión y el estrés como las más comunes.

En medio de la situación, los líderes también han perdido esa posibilidad de estar cerca de sus equipos de trabajo, motivarlos y hacerles saber que el esfuerzo común y coordinado es clave para superar en conjunto este crítico momento. La tecnología, por supuesto, juega un papel esencial como aliada en la gestión efectiva del teletrabajo. Sin embargo, hay otras consideraciones relevantes que se deben tener en cuenta para liderar esos equipos, aún cuando estamos a kilómetros de distancia.

Comunicación constante

Una pequeña videollamada o una corta conversación por chat te permitirán estar en contacto con tus colaboradores y manejar con inteligencia sus necesidades, gustos, sentimientos y maneras de vivir el momento. Suele suceder que, al estar alejados, muchos creemos que la comunicación debe ser solo para lo estrictamente necesario. Antes solo girábamos nuestra silla en la oficina para resolver una duda; ahora no consultamos a nadie, ni siquiera por chat.

Entonces, el mensaje es claro al respecto: la comunicación de un líder con su equipo debe ser constante, clara y precisa, mucho más si no estamos de manera presencial. Apóyate en las diferentes plataformas digitales existentes hoy, como Meet, Teams, Skype, Zoom, JioMeet o WebEx..

Usa las herramientas adecuadas

Conocer el flujo de trabajo y el número de tareas de cada miembro del equipo, así como el estado de cada una de ellas, puede hacer la diferencia. Al estar alejados, muchas veces perdemos la noción de cuántas actividades realizan nuestros colaboradores y de qué manera las están desarrollando. Algunas de ellas, con la dinámica de trabajo en casa, se hacen más rápido, mientras otras toman más tiempo.

En ese momento, es importante que te apoyes de herramientas que te permitan hacer seguimiento a todas esas tareas asignadas, así como gestionar proyectos y optimizar el tiempo individual y del equipo. Monday.com, Trello, KanbanFlow o Asana son algunos ejemplos y podrás encontrarlos en línea; hay algunas opciones gratuitas y otras de pago. De acuerdo con Paola Santos, directora de Recursos Humanos de SAP Región Norte de América Latina y el Caribe, “al implementar nuevas tecnologías dentro de las compañías la productividad aumenta entre un 40% y 50%, ya que el trabajo puede llevarse a cabo de una manera más rápida y efectiva”.

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Enfócate en el bienestar

Un líder debe preocuparse no solo por el rendimiento laboral de los miembros de su equipo, sino también por su salud mental y física. Estudios de Gallup muestran que una experiencia positiva de los empleados conduce a una productividad un 17% más alta, ingresos 3 veces mayores por empleado y una rotación un 40% menor. Lo primero en este sentido es definir tiempos y actividades de esparcimiento, aunque cada individuo esté en su casa.

Así mismo, impulsar la realización de tareas que lleven a las personas a entender que, aunque su trabajo es esencial, lo es también su tranquilidad y salud. Brindarles un espacio en el que ellos puedan conversar, reír y hasta jugar o hacer ejercicio es fundamental. Algunas compañías han optado por las recetas en casa, las jornadas de yoga o los juegos en línea una vez al mes o una vez a la semana.

Una recomendación adicional al respecto es evaluar algunas herramientas tecnológicas que hay en el mercado, que permiten realizar encuestas periódicas sobre el estado de ánimo, el clima laboral y otros aspectos que son vitales a la hora de analizar la felicidad en el trabajo. Innovar en modelos organizacionales y generar estructuras basadas en logros y no en ‘horas – puesto’ permite también medir el rendimiento y la productividad, así como cuidar de manera positiva el ambiente de trabajo.

Evita malas prácticas en el trabajo remoto

La queja más recurrente durante el trabajo remoto ha sido la ‘reunionitis’ –que ahora es virtual–, ya que es una práctica que pocas veces tiene un propósito definido y le quita tiempo valioso a los trabajadores para llevar a cabo sus labores. Para evitar que esto suceda, como líder debe establecer parámetros con todos los involucrados con el fin de que eso no suceda. La recomendación en este punto va asociada a definir con antelación los puntos a tratar; convocar únicamente al personal relacionado con las temáticas a desarrollar, hacer un buen manejo del tiempo y concluir siempre la reunión haciendo un recuento de las tareas que quedan pendientes.

Algo que también se debe evitar es crear ambientes de sospecha o duda por el desempeño de los trabajadores en casa. Los líderes deben entender que las dinámicas de trabajo en el hogar son distintas, con tareas adicionales como preparar comidas, atender a los más pequeños o resolver asuntos domésticos que en un escenario de oficina no se presentan. Es preciso empoderar a los colaboradores para que resuelvan sus inconvenientes de la mejor manera y respondan, así mismo, a sus compromisos laborales.

Imágenes: Foto de Monica Silvestre en Pexels

Un estudio reciente de Citrix en Colombia, llamado ‘El trabajador digital qué busca y cómo trabaja’, concluyó que el 63% de los colombianos dejaría su empleo actual para conseguir un trabajo con un jefe que les permita trabajar por objetivos y no por un horario fijo. Además, el 62% afirmó que optaría por un empleo en el cual fuera posible trabajar de manera remota.

De acuerdo con este estudio, los tres aspectos que más atraen a los trabajadores colombianos a la hora de buscar un nuevo trabajo son: posibilidades de crecimiento (16%), horario flexible (13%) y equilibrio entre la vida personal y laboral (12%).

Los resultados del informe tienen sentido si se analiza la manera como los trabajadores locales se desempeñan en la actualidad, con ambientes en los que la tecnología está siempre presente y les permite trabajar desde cualquier lugar sin la necesidad de cumplir con un horario fijo, o limitarse a un espacio físico. Lo anterior ha ocasionado importantes cambios en las áreas de recursos humanos y de TI de las empresas, que se traducen en ahorro de costos y en un mayor compromiso o sentido de pertenencia por parte de los colaboradores.

El estudio plantea algunos interrogantes para los empleados colombianos, entre los que se encuentran los siguientes:

¿Por qué dejarían su trabajo actual?

Además del 63% que afirmó querer cambiar su trabajo por un jefe que les brinde opciones para trabajar por metas y desde la casa, un 88% de los encuestados manifestó que prefiere un empleo en el que sea posible trabajar cuando se sientan más productivos, en lugar de uno con un horario fijo. Por otro lado, el 50% expresó que si pudiera realizar sus tareas laborales desde su casa, se sentiría más motivado.

¿Cuáles son los beneficios que más los atraen?

El estudio también encontró que uno de los mayores beneficios que perciben los colombianos a la hora trabajar de manera remota, aparte del equilibrio entre la vida personal y laboral (43%), es pasar menos tiempo en el transporte público (40%). En ciudades como Bogotá, en donde se presenta una mayor congestión vehicular y a gran parte de sus habitantes les cuesta llegar a tiempo a sus oficinas, es menos probable que el empleado pueda ser lo suficientemente productivo. Según el Departamento de Planeación Nacional (DNP), a diario un bogotano pasa 125 minutos en el tránsito. Esto se traduce en 41 horas mensuales, 500 horas al año o casi 21 días al año en un carro o en un bus. Cuando el empleado no puede acceder a la información de la compañía porque va camino al trabajo y se encuentra en medio de un trancón, puede estar perdiendo oportunidades de negocio.

¿Cuáles son las herramientas más efectivas para comunicarse?

De acuerdo con Citrix, el correo electrónico sigue siendo la herramienta preferida a la hora de establecer contacto con los colaboradores que se encuentran en otros lugares de la ciudad e incluso fuera del país (90%). Por otro lado, un 80% sigue usando la vía telefónica, mientras que el 37% usa aplicaciones para compartir archivos o desarrollar reuniones virtuales.

Para finalizar, el reporte determinó que a pesar de los esfuerzos de los empleados por convencer a las compañías para las que trabajan que el teletrabajo también es una opción, siguen existiendo barreras que dificultan que esta modalidad de trabajo avance en su totalidad en el país: el 64% de la población encuestada afirmó que la empresa para la que labora no le permite trabajar de forma remota, aun cuando el 72% de los empleados declaró que estaría dispuesto a que la empresa se comunicara con ellos a su celular personal para fines laborales.

La trasformación de las políticas de recursos humanos dentro las organizaciones para abordar estos nuevos escenarios a través de múltiples soluciones tecnológicas es clave para adoptar esquemas que les permitan retener a los mejores talentos, según Citrix. Para la compañía, es un hecho que al empoderar a los trabajadores con las herramientas para elegir cómo, dónde y cuándo trabajar, las organizaciones logran promover un mayor nivel de compromiso y satisfacción. En su opinión, al dar a los empleados de hoy espacios de trabajo digitales que garantizan el acceso sencillo y seguro a las aplicaciones y datos que necesitan, las personas serán mucho más productivas y las empresas más competitivas.

Imagen: Citrix, Pexels.