Así que, para responder esta pregunta, en caso de que estés buscando un servicio y tengas curiosidad de qué es Adobe Sign, hemos preparado esta nota con los elementos más importantes que debes conocer sobre ella.

¿Qué es una herramienta de firma electrónica?

Las firmas electrónicas son, de manera sencilla, firmas que son entregadas a través de formatos digitales. Lo que hacen las herramientas de firmas electrónicas es garantizar que todo el proceso de firma de un documento se haga de manera adecuada y que tengas la mayor cantidad de garantías del proceso.

¿Qué es Adobe Sign?

Es una de las mejores herramientas de firmas electrónicas para negocios, sostenida en un modelo principalmente para negocios. Piensa en el ‘Microsoft  Word’ de firmas electrónicas.

¿Tiene costo?

Sí, tiene un costo. Puedes verificar los planes para su licencia aquí.

¿Por qué es mejor que una herramienta gratuita?

Hay varios elementos. Pero, de manera sencilla, está en que las herramientas de firma electrónica gratuitas solo simulan una firma. Lo que hace Adobe Sign y la diferencia es: entrega las herramientas para que la persona pueda firmar, garantiza que la persona que firma sea la persona adecuada, automatiza los documentos a firmar para las empresas y permite personalizar los documentos para facilidad de una compañía.

Herramientas para firmar

Lo primero que tiene que asumir es que la persona a la que va enviar el documento puede que, jamás, haya tenido que entregar una firma electrónica. Si envía un PDF con unos campos para firmar, el destinatario se puede preguntar ¿tiene que escanear su firma? ¿puede llenarlo en Word y enviarlo?, ¿cómo aplica sellos?, ¿qué pasa si no tengo alguna herramienta o escáner a la mano para poder firmar?

Adobe Sign resuelve estas dudas porque ofrece al usuario las opciones para firmar directamente en la herramienta, sin necesidad de que él tenga que acudir a una opción gratuita o suba un documento con información a la web a través de sitios externos. Todo el proceso se realiza desde la herramienta, ofreciendo al destinatario lo que necesita.

Garantizar que la persona que firma, sea la correcta

 El mayor problema que ofrecen las firmas virtuales a través de escanear un documento o rellenar un archivo de Word está en que no hay muchas pruebas de que la persona que firmó es, en efecto, la que aparece en el documento. Esto es vital para un negocio, pues en caso de que se dispute el documento usted debe contar con el mayor número de pruebas posible.

Herramientas como Adobe Sign permiten agregar métodos de verificación que comprueban la identidad del destinatario. Puede solicitar un código enviado al correo, una contraseña, un documento de identidad o una verificación externa. También cuenta con un certificado que acompaña el documento y está encriptado para que de esa manera no se pueda reproducir y sea válido como el documento original.

Automatización y personalización

La principal razón que diferencia a una herramienta paga de firmas electrónicas como Adobe Sign está en las opciones de personalización que ofrece a los usuarios y en la manera que automatiza los procesos. La realidad, es que usted normalmente deberá enviar el mismo documento a firmar de manera semanal, mensual, trimestral, etc. A menudo los contratos, procedimientos y acuerdos se repiten y envían a las mismas personas. Lo que adobe Sign permite hacer es que usted pueda automatizar estos envíos, ahorrando tiempo y recursos humanos en estos procesos.

También permiten personalizar estas plantillas para que se ajusten mejor a las necesidades y guardarlas para un uso posterior. Por ejemplo, si a menudo necesita que sus empleados firmen actas de juntas o reuniones que se realizan virtuales, puede crear una plantilla que pueda compartir de manera automática cada vez que termina la reunión y que, dado el caso, puede modificar para incluir a un tercero o para solicitar datos extras que sean necesarios después.

Imágenes: Adobe

El problema está en que, lo que muchos no verifican, es qué tan validos son estos documentos sí, dado el caso, deben ser presentados frente a alguna entidad para un proceso judicial.

Firmas escaneadas y escribir en un documento

La solución que muchos suelen dar es imprimir el documento y luego escanearlo para enviarlo en algún archivo, incluso un PDF.

¿Sirve esta firma? Sí, pero al mismo tiempo no. La legislación colombiana considera que una firma (original o escaneada) es un dato biométrico (es decir, que identifica al usuario). “Todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica”, aseguró en una sentencia la Corte Constitucional.

El problema está en que este tipo de documentos pueden ser fácilmente falsificados. La firma en un documento puede ser modificada o eliminada utilizando herramientas de edición. Lo que esto implica es que, cuando usted solicita a su cliente un escáner de la firma, corre el riesgo de que este documento pueda ser disputado y, dado el caso, puede ser imposible validar su legitimidad, en especial si no cuenta con el original como respaldo.

Esto mismo aplica para aquellos documentos que usted firma simplemente escribiendo en un documento de Word. Este tipo de ‘firmas’ pueden ser fácilmente duplicadas, replicadas o en la mayoría de casos no se puede rastrear sí, efectivamente, la persona que ‘firmó’ el documento es legal.

El método de entrega también es importante. ¿Sabías que las capturas de pantalla de WhatsApp no tienen validez como prueba legal? A menos de que tengas habilitado un respaldo de documentos, estos archivos se pueden perder al momento de realizar un cambio de dispositivo. También puede ser problemático el identificar si la persona que recibió o envío la firma en efecto es la persona que debía hacerlo. Esto es porque estos números pueden ser cambiados o modificados y no poseen métodos de rastreo seguros.

¿Qué es una firma electrónica y cuál es la diferencia?

Entonces, cuál es la diferencia entre escanear un documento y una firma electrónica. De manera sencilla, se considera que una firma electrónica tiene que mantener tres elementos básicos para que pueda considerarse como legal, que no suelen aplicar para soluciones como escanear las firma o utilizar páginas gratuitas. Para ilustrar qué garantías debe ofrecer una herramienta de firmas electrónicas utilizaremos como ejemplo a Adobe Sign, que es una de las compañías líder en estos procesos.

Autenticación de los firmantes:

Se debe confirmar que la persona que firmó efectivamente es la persona a la que se envió el documento. En las herramientas de firmas electrónicas estándar estas se limitan a un enlace único, pero herramientas como Adobe Sign pueden añadir otras formas de confirmación como un número PIN al celular, una contraseña, la confirmación a través de una red social o incluso el presentar un documento de identificación.

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Intención y consentimiento:

Se debe comprobar en una firma electrónica que la persona que la firmó tenía la intención de hacerlo en ese documento. También es importante comprobar así como que consiente al acuerdo que se firma. De nuevo, un escáner o un documento tradicional de PDF no ofrecen estas garantías. Pero herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign cuentan con opciones que, por ejemplo, obligan a las personas a aceptar los términos antes de firmar o incluso les dan la opción de decir que no aceptan hacerlo. Todos estos elementos quedan registrados, de manera que pueden ser presentados para confirmar la intención y el consentimiento.

Prueba final:

Es quizás el punto más importante. Así se llama al registro que permite dar constancia de todos los pasos que se tomaron. La prueba final también prueba que el documento que se firmó y se recibió es el mismo, sin algún tipo de modificación. Herramientas de firma electrónica como Adobe Sign ofrece una prueba de este proceso, por ejemplo enviando una copia del documento certificado, cifrando el documento final (esto se hace para que cuando sea inspeccionado por un forense informático se compruebe que este no ha sido modificado de alguna manera). También se lleva un registro que se envía en el que queda registrado cuándo se envió, cómo se verificó la identidad y quién lo firmó.

Soldado preparado… no necesita firmar dos veces

Respondiendo la pregunta inicial: sí, las firmas electrónicas son válidas en procesos jurídicos. Pero mientras más garantías tengas, más fácil será comprobar que el documento que tienes es una prueba valida. Esto es todavía más importante porque, aunque en Colombia las firmas escaneadas pueden ser consideradas como firmas digitales, lo mismo no aplica para las leyes de otros países con parámetros mucho más estrictos.  Si quiere conocer más sobre herramientas como Adobe Sign puede acceder a este enlace.

Imágenes: Adobe.