Así que, para responder esta pregunta, en caso de que estés buscando un servicio y tengas curiosidad de qué es Adobe Sign, hemos preparado esta nota con los elementos más importantes que debes conocer sobre ella.

¿Qué es una herramienta de firma electrónica?

Las firmas electrónicas son, de manera sencilla, firmas que son entregadas a través de formatos digitales. Lo que hacen las herramientas de firmas electrónicas es garantizar que todo el proceso de firma de un documento se haga de manera adecuada y que tengas la mayor cantidad de garantías del proceso.

¿Qué es Adobe Sign?

Es una de las mejores herramientas de firmas electrónicas para negocios, sostenida en un modelo principalmente para negocios. Piensa en el ‘Microsoft  Word’ de firmas electrónicas.

¿Tiene costo?

Sí, tiene un costo. Puedes verificar los planes para su licencia aquí.

¿Por qué es mejor que una herramienta gratuita?

Hay varios elementos. Pero, de manera sencilla, está en que las herramientas de firma electrónica gratuitas solo simulan una firma. Lo que hace Adobe Sign y la diferencia es: entrega las herramientas para que la persona pueda firmar, garantiza que la persona que firma sea la persona adecuada, automatiza los documentos a firmar para las empresas y permite personalizar los documentos para facilidad de una compañía.

Herramientas para firmar

Lo primero que tiene que asumir es que la persona a la que va enviar el documento puede que, jamás, haya tenido que entregar una firma electrónica. Si envía un PDF con unos campos para firmar, el destinatario se puede preguntar ¿tiene que escanear su firma? ¿puede llenarlo en Word y enviarlo?, ¿cómo aplica sellos?, ¿qué pasa si no tengo alguna herramienta o escáner a la mano para poder firmar?

Adobe Sign resuelve estas dudas porque ofrece al usuario las opciones para firmar directamente en la herramienta, sin necesidad de que él tenga que acudir a una opción gratuita o suba un documento con información a la web a través de sitios externos. Todo el proceso se realiza desde la herramienta, ofreciendo al destinatario lo que necesita.

Garantizar que la persona que firma, sea la correcta

 El mayor problema que ofrecen las firmas virtuales a través de escanear un documento o rellenar un archivo de Word está en que no hay muchas pruebas de que la persona que firmó es, en efecto, la que aparece en el documento. Esto es vital para un negocio, pues en caso de que se dispute el documento usted debe contar con el mayor número de pruebas posible.

Herramientas como Adobe Sign permiten agregar métodos de verificación que comprueban la identidad del destinatario. Puede solicitar un código enviado al correo, una contraseña, un documento de identidad o una verificación externa. También cuenta con un certificado que acompaña el documento y está encriptado para que de esa manera no se pueda reproducir y sea válido como el documento original.

Automatización y personalización

La principal razón que diferencia a una herramienta paga de firmas electrónicas como Adobe Sign está en las opciones de personalización que ofrece a los usuarios y en la manera que automatiza los procesos. La realidad, es que usted normalmente deberá enviar el mismo documento a firmar de manera semanal, mensual, trimestral, etc. A menudo los contratos, procedimientos y acuerdos se repiten y envían a las mismas personas. Lo que adobe Sign permite hacer es que usted pueda automatizar estos envíos, ahorrando tiempo y recursos humanos en estos procesos.

También permiten personalizar estas plantillas para que se ajusten mejor a las necesidades y guardarlas para un uso posterior. Por ejemplo, si a menudo necesita que sus empleados firmen actas de juntas o reuniones que se realizan virtuales, puede crear una plantilla que pueda compartir de manera automática cada vez que termina la reunión y que, dado el caso, puede modificar para incluir a un tercero o para solicitar datos extras que sean necesarios después.

Imágenes: Adobe

Los escáneres no son suficientes

De nuevo, acudimos a la situación de la vida real. Solicita a su empleado la firma en un documento. Ya sea por la pandemia o por qué él se encuentra en su casa, decide enviar el PDF por WhatsApp. Él imprime el documento, lo firma y luego lo escanea para enviarlo de regreso.

¿Es válido?

En términos estrictos. La corte constitucional reconoce las firmas escaneadas como una forma de firma electrónica. Esto quiere decir que pueden ser utilizadas en un proceso legal. ¿Cuál es el problema? Que este tipo de archivos carecen de cuatro cosas importantes que necesita cualquier negocio: personalización, trazabilidad, seguridad y automatización.

Personalización

Un documento de World no es la mejor manera de presentar un documento para firmar. La principal razón es que muchos negocios constantemente deben cambiar el documento a firmar para que se ajuste a la persona o propósito. Y el problema de un formato como el Doc o PDF es que a la persona que lo llena puede no quedarle claro dónde tiene que firmar o cuáles de esas casillas son obligatorias.

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Herramientas como adobe Sign cuentan con opciones de personalización que permiten al usuario el poder crear y activar casillas que son indicadas como un lugar para llenar. Por ejemplo, puede agregar un campo para que la persona ponga su nombre, otra para que ingrese su número de cédula e incluso cuadros que la persona debe aceptar (por ejemplo uno para marcar con el que acepta el manejo de estos daros personales, igual que en un sitio web). Estas plantillas se pueden guardar y modificar. Incluso puede seleccionar campos obligatorios, de manera que la persona sepa que hay uno que debe diligenciar o que hay otro que no es obligatorio al momento de firmar.

También puede personalizar la manera en la que se envía el correo con el documento a firmar. Puede poner el logo de su empresa y una opción que llene el campo de la persona a la que está dirigiendo el documento.

Trazabilidad

¿Cómo puede estar seguro que el documento que recibe lo firmó la persona que asegura haberlo firmado? Supongamos que envía un acuerdo de confidencialidad en un PDF y la persona le devuelve el mismo documento con su nombre, claramente escrito en un computador. ¿Qué le garantiza que fue él? ¿Cómo puede comprobar que la persona recibió el documento? O le damos otro ejemplo. Envía una factura con una promesa de pago. No recibe respuesta y, un mes después, la persona le dice que hasta ahora recibió el documento en su correo.

De nuevo, utilizando como ejemplo herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign, usted puede hacer un seguimiento a todos los pasos que realizan al momento de enviar el documento a firmar. Puede, entre otras cosas, elegir un método de verificación antes de que lea el contrato (un PIN a un número de teléfono, una contraseña o incluso un documento de identidad).

Usted puede recibir alertas que le indican cuándo la persona recibió el contrato, cuándo lo abrió y cuándo lo firmó. Esta información está acompañada de la información de la persona que lo recibió (por ejemplo, el correo electrónico o la forma cómo se verificó). Toda esta información luego se guarda en un acta que acompaña el documento al momento en que se firma.

Seguridad

El mayor problema que presenta un PDF normal o un escáner es que no es un documento seguro. En caso de que usted deba presentar una firma electrónica para un proceso legal es posible que se le pida verificar la validez de la firma a través de un forense digital. El problema es que un documento de World o un JPG no se encuentra encriptado, por lo que es imposible verificar que no se haya alterado y que lo que usted esté presentando tenga validez.

Pero herramientas de firmas electrónicas sí ofrecen este tipo de garantías. Antes mencionamos cómo pueden, por ejemplo, solicitar algún tipo de verificación. Pero también ofrecen un tipo de encriptación que garantiza que el documento que usted está entregando es el original y no una copia que alguien más duplicó en el sistema o que se modificó de alguna manera.

Automatización

La idea de cualquier herramienta que adquiera para su negocio es que le ahorre tiempo. Las horas que dedica un empleado a crear desde cero la plantilla de un contrato, hacer seguimiento para verificar en qué estado se encuentra un documento sin firmar o realizar en el envío a las personas correspondientes son gotas de la jornada que reducen la productividad. Por eso, con herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign se automatiza y simplifica los flujos de trabajo de documentos, digitalizando 100% los procesos manuales y documentales. Agilizando los procesos y reduciendo el tiempo dedicado a las tareas manuales basadas en documentos impresos.

Por ejemplo, puede programar una lista de correos habituales a los que de manera frecuente debe hacer llegar contratos o documentos a firmar, pero que estos se envíen de manera individual (de manera que los receptores no puedan acceder a la lista, como en un correo masivo). Puede programar recordatorios automáticos que se activan para enviar un mensaje al destinatario recordando que tiene un documento sin firmar en su correo, por solo mencionar algunas de las ventajas de automatización que ofrecen estas herramientas.

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