La iniciativa busca reducir las barreras que enfrentan comerciantes y consumidores al momento de generar una factura. Ya no será necesario solicitar datos como dirección, teléfono o RUT. Con solo ingresar el NIT o cédula, el sistema completará automáticamente el nombre y el correo electrónico del comprador.

Esta funcionalidad estará disponible para todos los facturadores electrónicos del país, desde los que utilizan el servicio gratuito de la DIAN hasta quienes operan con software propio o a través de proveedores tecnológicos. Sin embargo, estos últimos deberán adaptar sus sistemas para integrar el nuevo servicio.

Por ejemplo, una tienda de ropa desea emitir la factura a un cliente que paga con tarjeta. Basta con pedirle su número de cédula. Al digitarlo, el sistema autocompleta el nombre y correo, y genera la factura sin necesidad de más preguntas ni demoras.

El objetivo central es agilizar los tiempos de emisión y eliminar la excesiva solicitud de información. “Es un avance hacia una facturación más ágil, moderna y centrada en la protección de datos personales”, señaló Luis Eduardo Llinás Chica, director (e) de la DIAN.

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Este servicio ha sido desarrollado en conjunto con la Superintendencia de Industria y Comercio. Su uso está estrictamente limitado a la facturación electrónica, prohibiéndose su empleo para otros fines o la recolección de información adicional.

En caso de que el cliente no figure en la base de datos, el comerciante solo podrá solicitar tres datos: nombre completo, tipo y número de identificación y, si el cliente desea recibir el documento por correo, su email. El correo no puede ser obligatorio.

La DIAN ha sido enfática en decir que ninguna empresa podrá condicionar la entrega de una factura a la entrega de más datos. Tampoco podrán pedir documentos físicos como el RUT, ni información adicional como dirección o número de celular.

De otro lado, la nueva resolución también establece lineamientos para las empresas de servicios públicos domiciliarios. Estas solo podrán utilizar el documento equivalente electrónico cuando esté directamente vinculado con el servicio prestado.

Si una empresa factura en campo y enfrenta fallas técnicas que impidan enviar la factura en
tiempo real, tendrá un plazo de hasta 48 horas para transmitir el documento a la DIAN. Esto contempla especialmente zonas rurales o de difícil acceso.

La entidad invita a todos los ciudadanos a exigir la factura electrónica como medida contra la evasión. Cualquier irregularidad podrá reportarse directamente a la DIAN a través de su canal de WhatsApp: +57 311 583 0000.

Imagen: Archivo ENTER.CO

Cabe recordar que, a partir del primero de enero de 2019, las empresas colombianas que declaran y pagan IVA tendrán que presentar ante la Dian facturas en forma digital. Estas son facturas que tienen los mismos efectos que las de papel. La diferencia es que se expiden y se reciben en formato electrónico.

La transición de facturas de papel a digital es un proceso delicado. La Dian exige ciertos requisitos de formato y estándares de datos para estas facturas con el fin de que puedan ser aceptadas. Sin la ayuda adecuada, el trámite puede ser complejo y demorado.

Para el caso de Indra, su servicio B2B Connect cuenta con varias etapas de implementación, según explica Jorge Mateus, responsable del mercado de industria de Indra en Colombia. En la primera etapa se identifican las necesidades específicas de las empresas; para la segunda etapa se procesan los documentos, se envían a sus clientes y se reciben las facturas de los proveedores; finalmente, se entregan las copias a la Dian.

Las facturas electrónicas son documentos que soportan transacciones de ventas de bienes o servicios, que tienen lugar a través de sistemas de computación o soluciones informáticas.

El servicio está disponible en diversas modalidades: ‘on-premise’, cloud y pago por uso, lo que, según el proveedor, le permite a la organización adaptarse a las circunstancias, tanto técnicas como de negocio.

Por qué es necesaria la factura electrónica

En la actualidad, según Mateus, el reto inmediato es cumplir con la obligación legal que ha impuesto la Dian, especialmente para aquellas compañías
consideradas ‘grandes contribuyentes’. Sin embargo, a mediano plazo “también existe un reto de cambio cultural que supone la migración a la facturación electrónica”.

En su opinión, es imposible desconocer que la transformación digital es una realidad para todas las empresas con operaciones en el Colombia. Por ello, la tecnología se hace necesaria para cambiar los procesos manuales por nuevos modelos digitales que permitan mayor productividad, eficiencia y les ayuden a ser competitivas en el mercado.

Puntualmente, la factura electrónica trae varios beneficios. Por ejemplo, ahorros derivados de un menor uso del papel, lo que también genera ahorro en costos de las operaciones y de bodegaje por el almacenamiento de estos documentos. Asimismo, se evitan reprocesos por errores humanos debido a la sistematización de las tareas; se reducen los días de recaudo de cartera; y, en general, se ahorra tiempo, al agilizarse la entrega de la facturación a la Dian y a los proveedores.

Para Mateus, de Indra, las empresas deben buscar asesoría de consultoras con experiencia que les permitan lograr una transición lo más sencilla, fiable y rápida posible.

Imágenes: Pixabay.