Sin embargo, es posible que nos hayamos acostumbrado a trabajar en estas aplicaciones instaladas en nuestro PC por separado, es decir, sin tener presente que nuestros amigos o compañeros de trabajo podrían querer hacer ajustes o aportes en los respectivos documentos. Pero no después de nosotros, sino al mismo tiempo o de manera simultánea. Así es, eso que antes parecía imposible hoy es una realidad mediante Office Online. Aquí les mostramos cómo hacerlo, y lo mejor, su uso no tiene un costo adicional. #EsMomentoDe aprender a usar las herramientas colaborativas de Office.

En Word

Para acceder a la versión en línea de Word, debes ingresar con tu correo electrónico de Outlook. Después de ingresar, podrás seleccionar la hoja en blanco sobre la que deseas trabajar y te encontrarás con una interfaz muy similar a la que tiene la versión de escritorio de Word.

En la parte superior te aparecerán las opciones de colaboración para que antes de empezar puedas hacer partícipe a tu equipo del documento que construirán entre todos. Al seleccionar la opción ‘Share’, Word te permitirá ingresar los correos electrónicos de las personas a las que deseas invitar a editar, sin importar si estos son de Outlook o Gmail.

Posteriormente, podrás elegir las funciones que ejecutará cada persona sobre el documento: si quieres que edite, si quieres que solo vea el documento, o incluso si ya no deseas que acceda más a este.

Cada cambio que ejecutes sobre el documento quedará guardado de forma automática en One Drive, el servicio de almacenamiento de Microsoft al que también tendrás acceso directamente desde Word Online. Solo tendrás que dar clic sobre la opción ‘One Drive’ situada en la barra superior. Allí encontrarás la carpeta ‘Documentos’, el lugar en donde se almacenarán todos tus documentos compartidos.

Guardar es tan fácil como siempre ha sido

Ahora bien, para darle nombre al documento, la ruta es la misma que en la versión de escritorio. Vas a ‘Archivos’ o ‘File’, das clic sobre ‘Guardar como’ o ‘Save As’, ingresas el nombre y así tu documento será fácil de ubicar en la carpeta ‘Documentos’ de One Drive. En el mismo menú se encuentran las opciones ‘Imprimir’ o ‘Print’ y ‘Share’, por si no habías compartido el archivo previamente.

Desde Word Online también podrás acceder a Skype. El ícono de esta aplicación, ubicado en seguida de la opción ‘Share’, te permitirá iniciar una sesión de Skype allí mismo y sin necesidad de que abandones el documento de Word.

Además, si necesitas ingresar a otras aplicaciones en línea de Office (como Power Point o Excel), podrás hacerlo aquí mismo. Es cuestión de dar clic sobre el ícono cuadrado de la esquina que reúne todas las aplicaciones de Microsoft.

Para finalizar, en caso de que necesites seguir editando el documento en la versión de escritorio que tienes instalada en tu computador, lo podrás hacer. Dirígete a la opción ‘Edit in word’ ubicada en el menú superior y desde ahí podrás abrir el documento que venías trabajando en línea desde la versión local.

En PowerPoint y Excel

Si no te encuentras trabajando en alguna de las aplicaciones en línea de Office, el acceso es como lo explicamos al inicio. Con una cuenta de Microsoft, directamente desde el navegador, podrás entrar a PowerPoint Online o Excel Online. Mira el ejemplo con PowerPoint:

El camino para compartir una presentación de Power Point Online o una hoja de cálculo de Excel Online es el mismo de Word Online: A través de la opción ‘Share’, se digitan los correos electrónicos de las personas con las cuales se quiere trabajar de forma colaborativa, y se define cuáles serán las condiciones de acceso de estas a la presentación o la hoja de cálculo. Así mismo, cada cambio efectuado quedará grabado de manera automática en OneDrive.

Vale la pena aclarar que las funciones presentes en la versión en línea de Word, Power Point y Excel son iguales a las de sus versiones homólogas de escritorio. Y si deseas saltar de la presentación o la hoja de cálculo en línea a la presentación o la hoja de cálculo en tu equipo, lo podrás hacer por medio de las opciones ‘Open in PowerPoint’ y ‘Edit in Excel’ respectivamente.

También te podría interesar: Herramientas para hacer buenas presentaciones en Power Point.

Envía tus documentos por correo electrónico

Si ya terminaste de editar tu documento, presentación u hoja de cálculo con tu equipo de trabajo, y estás listo para enviárselo al jefe, puedes recurrir a Outlook. Igual que en el caso de Skype, no tienes que abrir Outlook aparte para realizar este envío. Solo dirígete al ícono en donde se encuentran todas las aplicaciones de Microsoft y haz clic sobre Outlook, que aparece de primero. Te mostramos cómo desde la interfaz de Excel Online:

Imágenes: Capturas de pantalla, Pixabay.

Tu correo electrónico es probablemente una de las herramienta digitales que más usas al día. No es raro que cuentes con varias cuentas de este tipo que administrar. Tal vez tienes una para el trabajo, otra personal y una tercera para afiliarte a servicios o redes sociales. En cualquier caso, en el mundo actual, el correo electrónico es fundamental para comunicarte con cientos de personas. Es posible incluso que muchos primeros encuentros los realices a través de tu email.

Sin embargo,  muchos pasan por alto que el correo electrónico es una carta de presentación. No importa solo lo que escribas, sino también la forma cómo se vea. Una firma es una buena forma de integrar personalidad y contenido de un solo golpe. Puede ser también el elemento que cause la suficiente impresión para que tu mensaje no sea olvidado la carpeta de spam. #EsMomentoDe aprender a insertar una firma en tu correo electrónico.

Los datos necesarios

La firma no es un simple adorno. Su objetivo final es que sea una carta de presentación para que la persona pueda reconocer quién eres e incluso le permita contactarte. Si la firma que estás diseñando es para tu trabajo o empresa algunos datos obligatorios son la dirección, correo electrónico, número telefónico y sitio web de la empresa.

Algunas firmas además han comenzado a incluir datos relacionados con redes sociales. No es obligatorio para un correo corporativo, pero puede ser un toque de ‘coquetería’ para tu email personal. También puedes agregar enlaces a cuentas relacionadas con tu trabajo, como LinkedIn o, si eres algún tipo de creativo, a alguna cuenta en la que muestres tu portafolio.

Por último, recuerda que lo usual es configurar la firma para que aparezca en todos los correos que envíes. No incluyas algún dato si no quieres que sea de acceso público.

El diseño perfecto

La idea de la firma es que llame la atención, pero no que termines haciendo ruido visual en la base del correo. Por fortuna, hay una serie de herramientas gratuitas que pueden facilitar el trabajo por ti:

Si.Gna.Ture: una de las ventajas que ofrece este portal es la posibilidad de personalización que tiene. Te permite ingresar la mayoría de los datos requeridos en cada uno de los campos de la firma. Otro punto a favor es que permita ingresarlos en el idioma que desees (dado el caso que requieras varías firmas para tus clientes o contactos extranjeros). También posibilita cambiar el color y la fuente de la firma. La única desventaja es que su diseño es un poco simple.

Hubspot: al igual que la anterior herramienta, la principal ventaja que ofrece Hubspot es la personalización. No obstante, su nivel de opciones es mucho más limitado. Otra de las desventajas está en que al final de la creación debes llenar una pequeña encuesta para poder descargar tu firma. Tampoco permite su descarga en HTML (que es la forma como muchas veces se ingresa en servicios como Outlook).

Sin embargo, permite jugar mucho más con el diseño de la plantilla y para los usuarios avanzados incluso facilita el código fuente.

Signbot: los bots en Facebook están de moda. Por lo que nos gustó mucho esta aplicación que hace uso de ellos. El lado positivo es que Signbot entrega una serie de plantillas que, de entrada, facilitan mucho más el diseño de tu firma. Su interfaz también es fácil de entender y seguir.

Una vez se confirma un dato no se puede volver atrás, por lo que si deseas realizar un cambio a tu firma, no es posible a menos que inicies desde el principio. Tampoco hay una gran gama de personalización disponible. Esta herramienta usa tu foto de perfil en Facebook como imagen de la firma.

Cómo insertar tu firma en Outlook

Una vez tengas creada tu firma puedes insertarla de manera fácil en tu cuenta de Outlook. Primero debes ingresar a la Outlook Web App. Una vez estés dentro de tu perfil selecciona la opción de ‘Configuración’, luego ‘Correo’, después ‘Diseño’ y finalmente ‘Firma’. En esa opción puedes insertar la firma que ya has creado.

Verifica que la casilla que dice ‘Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que envío’ esté activa, para que tu firma sea insertada en todos los correos.

Cualquier duda referente a este proceso, te invitamos a consultar la información y guía que se encuentra en la página de Microsoft sobre el proceso de insertar y crear tu firma en Outlook.

Imágenes: Captura de pantalla

Puedes acceder a OneDrive directamente desde la web, o redireccionándote desde tu correo electrónico. También está disponible como aplicación móvil en las tiendas de Android y iOS. Debes saber que es indispensable contar con un correo en Outlook para el registro.

¿Para qué sirve OneDrive?

En OneDrive puedes almacenar desde archivos multimedia hasta documentos de texto. Así que, si tienes videos hechos por ti mismo, descargados o editados, podrás almacenarlos todos en el mismo lugar. Lo mismo puedes hacer con todos los documentos de los que necesites tener un respaldo. También puedes incluir hojas de cálculo, bloc de notas, imágenes o archivos gif.

Los usos dependen de cada usuario, pero puedes guardar automáticamente archivos adjuntos del correo electrónico, almacenar películas o videos e incluso guardar programas e instaladores.

OneDrive podemos usarlo para almacenar archivos en la nube para que estén disponibles en cualquier equipo o dispositivo.

También está integrada con Office Online, de manera que los usuarios, además de poder cargar los archivos desde la web, pueden crear y editar archivos de Office usando aplicaciones gratis de Word, Excel o PowerPoint disponibles en el servicio. Incluso, puedes compartir todos los documentos directamente desde OneDrive.

¿Cuánto espacio de almacenamiento tengo?

Para todos los que poseen una cuenta, OneDrive ofrece 5 GB de espacio gratis. Sin embargo, existen algunos métodos para incrementar tu espacio de almacenamiento, como activar la subida automática de fotos desde un dispositivo móvil. Microsoft ofrece 3GB de espacio adicionales si se hace eso. Si refieres el servicio a un amigo podrás obtener 500 MB de espacio adicional. Los usuarios con características premium pueden obtener 100 GB al mes por? 1.99 dólares o 200 GB al mes por $3.99 dólares.

¿Cómo subo mis archivos?

Para subir tus archivos puedes arrastrarlos desde el explorador de archivos directamente a tus archivos del sitio web OneDrive. En el Explorador de Google Chrome o Microsoft Edge puedes cargar carpetas desde la opción Carpeta en el menú Cargar o arrastrar carpetas al sitio web. O puedes acceder desde el navegador al servicio y subir manualmente lo que necesites. En un celular o tableta es necesario instalar la aplicación.

¿Están mis documentos seguros?

Si eres de los que se preocupa por la seguridad de los archivos que almacena, debes saber que One Drive se encuentra sujeto a una supervisión por parte de Microsoft y cuenta con Códigos de Conducta en el manejo de la información y políticas de privacidad de los datos almacenados.

Por último, OneDrive permite a los usuarios almacenar sus documentos y poder acceder a estos desde cualquier ordenador en cualquier lugar. Así que puede convertirse en una herramienta muy útil para los negocios, tareas universitarias y demás. Eso sí, tampoco podrás poner como excusa que olvidaste tus documentos o la memoria en casa.

Imagen: Captura de pantalla

En la actualidad, es impensable que alguien no tenga una cuenta de correo electrónico. Esta no solo es considerada como una de las formas más ágiles y económicas que existen para comunicarnos entre nosotros, sino también constituye una de las principales herramientas de trabajo en las empresas.

Y debido a que su función va más allá del envío de mensajes o archivos, es importante conocer las funciones que un correo te ofrece para, en efecto, sacarle el máximo provecho. El servicio de correo de Microsoft, Outlook, incluye diferentes funciones que seguramente desconoces. #EsMomentoDe aprender a sacarle provecho a Outlook.

Opciones renovadas

En 2016, Microsoft renovó gran parte de las funciones que ofrecía Outlook (antes Hotmail) y por ello aterrizaron en este servicio ‘Focused Inbox’, un opción que antes estaba disponible para la aplicación de Outlook en iOS y Android. En una nota previa les contábamos que esta función esconde los mails menos importantes y los muestra en otra carpeta. Focused Inbox hace esta selección a partir de lo que ha aprendido del manej0 del correo de los usuarios con el tiempo, aunque también es posible mover mensajes de forma manual.

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Otra nueva función que llegaba en ese momento eran las menciones. Estas permiten que los correos colaborativos sean mucho más rápidos y fáciles de ejecutar, como lo explica la imagen a continuación:

Sin embargo, existen más y mejores opciones que hacen de Outlook una buena opción. Microsoft mejoró la experiencia web del usuario al incluir una bandeja de entrada renovada, nuevas funciones de colaboración y un calendario actualizado.

¿Qué más hay?

La nueva bandeja de entrada de Outlook.com cuenta con las siguientes novedades:

– Búsqueda de sugerencias y filtros: gracias a las sugerencias, tus contactos y contenidos favoritos serán más accesibles a la hora de buscar entre tus correos. Los filtros, por su parte, ofrecen una búsqueda más ajustada por remitente, archivos, fecha de recibo y contenido adjunto.

– Nuevos temas: para lograr que el usuario personalice su experiencia, Microsoft pone a disposición 13 nuevos temas de diseño que le darán un toque especial a tu cuenta de correo.

– Link preview: Outlook.com genera automáticamente una vista previa al pegar un enlace de un sitio web en un correo electrónico. Esto resulta de gran utilidad cuando estás enviando videos de Vimeo y Youtube.

– Imágenes controladas: ahora será más sencillo copiar y pegar imágenes directamente en el cuerpo de un mensaje.

– Pines y banderas: los usuarios podrán destacar sus emails más relevantes gracias a los pines. También podrán marcar otros como ‘No leídos’ con el uso de banderas.

Integración con otras aplicaciones

Tal y como se anunció en 2015 en el blog de la compañía, los add-ins aparecerán mientras el usuario lee o escribe un mensaje y están diseñados para ayudar a completar tareas. Además de ‘Bing Map’s, ‘My Templates’ y ‘Suggested Meetings’, habrá add-ins de terceros como Uber y PayPal.

Contacto con otros usuarios y envío de documentos

Outlook.com es una herramienta ideal para mantenerse en contacto con otros usuarios y compartir documentos. Por ello, ahora viene equipado con:

– Una nueva experiencia Skype – Outlook.com: Esta opción permite cambiar de conversaciones entre el correo y Skype fácilmente, gracias a características como el botón de llamadas que activa las funciones de voz y video de Skype mientras estás en tu correo.

– OneDrive: Compartir archivos a través de la nube será más sencillo porque solo se necesitará adjuntar un archivo en el borrador de un email y, con un simple clic, podrás crear un enlace de OneDrive para compartirlo al instante.

– Vista ‘side by side’: Abrir un documento adjunto y verlo con la pantalla dividida en la misma bandeja de correo es de gran utilidad. Con ‘side by side’, podrás ver y editar documentos de Word, PowerPoint y Excel mientras respondes al mensaje original. Cualquier cambio en el documento se guarda y se adjunta en el email que se va a enviar, esto sin necesidad de descargar el contenido.

– Calendario: El calendario de Outlook.com es una de las mejores formas de estar sincronizado con tu lista de contactos. Gracias a las nuevas funciones que incorpora, los usuarios podrán compartir calendarios y encontrar eventos buscándolos por nombre, invitados, localización y descripción.

Imágenes: Microsoft, Pixabay

Para muchas personas, viajar es una de las mejores experiencias que pueden tener. Conocer otras culturas, idiomas, comidas, entre otros, alimenta las ganas de descubrimiento. Sin embargo, detrás de cada gran viaje hay todo un esfuerzo de planeación que requiere organización. Para esto, una de las herramientas más confiables es Microsoft Excel, que junto con Office 365 permite manejar en la nube y desde cualquier dispositivo toda la información. #EsMomentoDe aprender a usar Excel para organizar los gastos de tu viaje.

Define un monto máximo de gastos

Todo viaje comienza con la definición de cuánto se quiere gastar. Este monto depende de cada persona y se debe especificar. Así, la cantidad casi que definirá todo en el viaje. Por ejemplo, si se tiene un presupuesto elevado se podrá pensar en viajes largos o a destinos costosos. Sin embargo, si se tiene un presupuesto corto se debe jugar con variables que permitan aprovechar de mejor manera el destino.

Las categorías de gastos de viaje

Otro elemento importante a la hora de organizar los gastos de viaje con Excel son las categorías de gastos. Aunque pueden variar con respecto al tipo de viaje, las categorías más importantes son:

– Gastos previos (visas, seguros de viajes, etc.)
–  Transporte (vuelos, automóvil, buses, gasolina, parqueaderos, taxi, metro)
– Hospedaje
– Alimentación (Desayuno, almuerzo, cena, meriendas)
– Rumba
– Entradas a museos y eventos
– Recuerdos y regalos
– Imprevistos

Es hora de construir la tabla

A la hora de construir la tabla de gastos de viaje se debe optar por la simplicidad. Por lo tanto te recomendamos crear una tabla con las siguientes características.

En esta tabla podrás hacer un estimado por día de acuerdo con las categorías de gastos de viajes. Ten en cuenta que a partir del día 2 no necesitarás añadir la categoría gastos previos.

Lo ideal es tener una columna para los gastos estimados y los gastos reales. Esta última es la que deberás ir llenando a medida de que hagas los gastos. Al final de cada día suma todos los gastos y compara la diferencia entre el valor estimado y valor real. De esta forma podrás saber cuánta plata te va sobrando a cada día y podrás darte algunos gustos adicionales.

Tablas dinámicas para totalizar las categorías

Si quieres saber rápidamente cuánto gastaste por cada concepto (categoría) podrás crear una tabla dinámica. La tabla dinámica te ayuda a totalizar las categorías sin tener que sumarlas una por una para cada día. Para esto, ve a Insertar y luego clica en tabla dinámica.

En el espacio donde dice seleccionar una tabla o rango, da clic y luego selecciona toda la tabla que creaste anteriormente. Después da clic en aceptar, después de elegir crear la tabla en otra hoja.

Al dar clic en aceptar automáticamente se creará una nueva hoja con la tabla dinámica. Allí, selecciona los campos concepto y valor real y listo. Tendrás rápidamente las sumas de cada categoría.

Así puede organizar de manera rápida y sencilla los gastos de viaje. De esta forma, sabrás rápidamente en qué gastaste tu dinero y planear nuevos gastos o ahorros sobre la marcha.

Imágenes: capturas de pantalla ENTER.CO, Shawn Harquail (vía Flickr) y scottnj (vía Flickr).

Plantillas prediseñadas

Tenemos la posibilidad de elegir el diseño de nuestra presentación con diseños predeterminados de la herramienta. Debemos crear un documento nuevo y elegir ‘presentación en blanco’. Luego abrir la pestaña ‘diseño’ en la barra de herramientas. Verás que hay varias opciones, las cuales podrás pasar con el mouse y previsualizar antes de seleccionar definitivamente.

Agregar videos en PowerPoint

El contenido multimedia puede ser uno de los componentes más llamativos en una presentación. En este caso un video puede ser la herramienta que resuma varias diapositivas de información. Recuerda que cantidad no es calidad. PowerPoint te brinda dos opciones para insertar un video: archivo desde el computador y desde el explorador de películas.

Para hacerlo solo debes seleccionar la pestaña ‘insertar’, ubicada en la barra de herramientas del programa. Luego un menú te brindará varias opciones de agregar contenidos a tu presentación. Figuras geométricas, gráficos, audio y video son las más utilizadas. Para insertar el video dirígete a la opción ubicada en el extremo derecho del menú.

Luego deberás seleccionar la pestaña de la opción, la cual desplegará las dos opciones de video. En el caso del ‘explorador de películas’, al seleccionarla te llevará a explorar tu dispositivo para agregar el video en la diapositiva. Recuerda que en caso de pasar la presentación a un dispositivo de almacenamiento también debes copiar el archivo del video o de lo contrario no se reproducirá. Tu video deberá estar en formato .asf, .avi, .mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg, .swf y .wmv.

Insertar tablas, imágenes y gráficos

No hay mejor manera para explicar cifras que por medio de un gráfico, imagen o tabla. Aunque requieren algunos pasos más, te ayudarán a organizar aún más la información y presentarla de forma efectiva. Nuevamente selecciona la pestaña ‘insertar’. Luego dale en ‘gráfico’ (que está representada por tres barras de color azul, amarillo y verde). Una ventana se desplegará con los diferentes diseños disponibles: columnas, líneas, circular y barra son algunos de ellos.

Cuando selecciones tu gráfica, una tabla de datos se abrirá de forma paralela en Excel. En esa tabla deberás cambiar los datos de la gráfica: el título, los nombres y las cifras de cada término. Al realizar cada cambio la diapositiva con la gráfica se actualizará de forma automática.

Además, si necesitas hacer más cambios en la gráfica solo debes dirigirte al submenú que se desplegará en la barra de herramientas de PowerPoint en el extremo derecho. Podrás modificar el diseño, presentación y formato. Pero si después de un tiempo necesitas hacer algún cambio en la información de la gráfica, no te preocupes por buscar la tabla en Excel. Solo debes hacer clic izquierdo sobre la gráfica y seleccionar ‘modificar datos’. Esta opción desplegará otra tabla de Excel con los datos existentes para que cambies lo que necesites.

Ahora, si quieres agregar imágenes es mucho más sencillo. Ten en cuenta que los formatos admitidos por PowerPoint son .gif, .jpg, .png y ,tif. Si tu imagen tiene uno de estos formatos se podrá añadir o de lo contrario deberás exportarla en Adobe Photoshop o convertirla en un programa en línea. El proceso más rápido es copiar y pegar la imagen sobre la diapositiva. Pero si quieres hacerlo desde el programa solo debes ir a ‘insertar’ y después a ‘imagen’. Una ventana se abrirá para que explores tus archivos y elijas la imagen.

Selecciona tu imagen o fotografía dale en ‘insertar’. Verás que la imagen se agregará en la diapositiva. Puedes cambiar su tamaño con solo mover los círculos o nodos que enmarcarán a la imagen. Otra cosa importante es que puedes darle efecto a la imagen. Esto se hace en el submenú ‘herramientas de imagen’ que aparecerá en la parte superior derecha de la barra de herramientas. Allí podrás darle efecto 3D a la imagen, cambiar el contorno, entre otros.

La tercera opción de la que hablaremos será la de insertar tablas en las diapositivas. Una vez más dirígete a la pestaña ‘insertar’. Luego selecciona la opción tabla, la cual te brinda la posibilidad de elegir cuántas filas y columnas necesitas. Pasa el mouse por encima y selecciona lo que necesite.

Con la tabla diseñada ya podrás comenzar a escribir los datos en ella. Esta opción también cuenta con submenú por si necesitas realizar cambios en el diseño. Si necesitas agregar o eliminar columnas o filas solo dale clic derecho encima de la tabla y selecciona la opción.

Imágenes: captura de pantalla.

Decir que tienes tu vida entera en el correo electrónico no es una exageración. Muchos de nosotros manejamos diferentes aspectos de nuestro día a día (trabajo, personal y proyectos) utilizando el correo. Es a través de él que acordamos citas, realizamos planes e incluso establecemos compromisos escritos. No es raro que al menos una vez a la semana tengamos que navegar entre emails de hace más de seis meses para verificar un dato.

Por eso, para muchos es un problema cambiar de proveedor de email. Temen que manejar dos cuentas termine siendo un inconveniente enorme y que tengan que siempre estar regresando al anterior para recuperar algún mensaje.

La buena noticia es que Outlook, el servicio de correo de Microsoft, facilita la ‘mudanza’. Lo mejor, es un proceso bastante simple. #EsMomentoDe aprender a transferir tus correos de Gmail a Outlook. 

Primero tienes que permitir a tu cuenta de Gmail el conectarse a Outlook. Para esto debes:

– Acceder a tu cuenta de Gmail.

– Ingresa a ‘mi cuenta’, luego a ‘acceso y seguridad’ y activa la opción que dice ‘permitir el acceso de aplicaciones menos seguras’.

Ahora tienes que agregar tu cuenta de Gmail a Outlook. Para eso primero tenemos que ingresar a la aplicación.

– En la parte superior busca la opción que dice ‘Archivo’.

– Luego selecciona ‘agregar cuenta’. Una ventana se abrirá y te solicitará que ingreses la información del correo de Gmail. Cuando toda la información esté ingresada selecciona ‘siguiente’. Espera que la sincronización termine y luego pulsa ‘finalizar’.

– Podrás ver tu bandeja de Gmail debajo de la de Outlook.

El siguiente paso es crear una copia de tu correo en el escritorio de tu computador.

– Abre la aplicación de Outlook y selecciona la opción llamada ‘Archivo’, luego ‘Abrir y exportar’, y finalmente ‘Importar o exportar’.

– Ahora selecciona ‘Exportar un archivo’ y luego ‘Siguiente’.

– En la ventana selecciona ‘Archivos de Outlook (.pst)’ y después ‘Siguiente’.

– Ahora debes seleccionar tu correo de Gmail. En la parte de abajo hay una caja que dice ‘incluir subcarpetas’. Asegurate que esta opción esté seleccionada para que todo el contenido de tu correo sea exportado.

– El siguiente paso es elegir dónde vas a descargar el documento. Selecciona ‘Examinar’ y elige la carpeta de destino. La recomendación también es que cambies el nombre de archivo (que de manera predeterminada es ‘copia_seguridad’) por uno que permita que lo diferencies más fácil, como ‘Gmail_trabajo’.

– Luego se abrirá una ventana que dice ‘Agregar una contraseña opcional’. No es necesario que ingreses nada en este espacio. Después puedes pulsar ‘Siguiente’.

El último paso es transferir los correos a Outlook.

– Abre la aplicación de Outlook y selecciona la opción llamada ‘Archivo’, luego ‘Abrir y exportar’ y finalmente ‘Importar o exportar’.

– Ahora selecciona Importar un archivo’ y luego ‘Siguiente’.

– En la ventana selecciona ‘Archivos de Outlook (.pst)’ y después ‘siguiente’.

– En la nueva ventana selecciona ‘examinar’ y busca el archivo que creaste antes. Hay tres opciones para manejar los correos duplicados. Dependiendo de lo que desees puedes seleccionar cualquiera de las tres.

– En la siguiente ventana elige la opción que dice ‘importar elementos en las mismas carpetas de’. Luego selecciona tu correo de Outlook. Verifica que la caja que dice ‘Incluir subcarpetas’ esté activa. Por último pulsa ‘Finalizar’.

Dos últimas anotaciones. Dependiendo del número de correos a transferir el proceso puede tardar horas. Si por alguna razón debes apagar el equipo antes de que finalice no hay razón para preocuparse, ya que la transferencia continuará cuando vuelvas a abrir Outlook.

Tus correos de Gmail no se verán afectados por este proceso. Todos los mensajes en tu bandeja seguirán iguales. Una vez la transferencia se complete, puedes eliminar tu cuenta de Gmail de Outlook.

Imágenes: Microsoft.

Office 365, el servicio en la nube de Microsoft, se ha convertido en una propuesta sencilla y práctica para empresas, Pymes y emprendedores, puesto que les permite potenciar su productividad y reducir costos. Ofreciendo diferentes servicios a través de internet, Office en la nube permite trabajar de una manera segura y eficaz desde cualquier parte, adoptar tecnología de acuerdo a las necesidades puntuales y pagar por uso y sin costos de infraestructura.

#EsMomentoDe potenciar tu negocio en Internet. A continuación te dejamos una lista de:

Siete cosas que solo puedes hacer con Office 365

– Puedes acceder a tus datos, correo electrónico, documentos, contactos y calendarios en cualquier parte del mundo en la que te encuentres, siempre y cuando estés conectado.

– Puedes ver, editar y compartir en línea contenido creado en aplicaciones de escritorio de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, desde prácticamente cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet. Asimismo, puedes editar de forma simultánea y ver las partes que editan tus compañeros en tiempo real.

– Desde Microsoft Outlook puedes controlar tu bandeja de entrada gracias a la Vista de conversación mejorada para Outlook 2016. Puedes programar reuniones de una manera más eficaz,  viendo la disponibilidad de tus contactos de otras organizaciones, así como la de tus compañeros, según su calendario.

– También puedes acceder a correo electrónico de clase empresarial y fácil de administrar. Exchange Online proporciona a cada usuario un buzón de correo de hasta 100 GB y te permite enviar mensajes de correo de hasta 150 MB.

– Por otro lado, Office en la nube te permite sacarle más provecho a redes sociales y empresariales como Facebook y LinkedIn con ‘Outlook Social Connector’. Con este, puedes expandir tus redes sociales y permanecer actualizado de lo que hacen tus amigos sin salir de Outlook.

– Recibes automáticamente el correo electrónico, el calendario y los contactos actualizados en los dispositivos que más utilizas. Se incluyen PCs, Mac, iPhone, teléfonos Android, BlackBerry, Windows Mobile y teléfonos Windows Phone.

– Si usas Office en la nube para tu negocio, puedes contar con 1 TB de almacenamiento por usuario, por lo que tendrás mucho espacio para todos tus archivos. Además, al tener los archivos almacenados online, podrás compartirlos con usuarios de la empresa y con usuarios ajenos a ella, estés donde estés y cuando lo necesites.

Imagen: Thinkling, Pixabay.

Desde que usamos nuestro primer computador se nos enseñó a utilizar el mouse y el teclado al unísono para nuestros trabajos. El teclado, desde un inicio, ha sido visto como la herramienta que permite escribir documentos o jugar videojuegos con ciertos comandos dependiendo del título. Pero con el avance del tiempo y los nuevos programas, el teclado ha comenzado a tener nuevos roles en la producción de documentos. Por ejemplo, en programas como Word ya no es necesario tomar el mouse y desplazarnos hasta archivo – guardar como – guardar para salvar un documento. Ahora solo basta con digitar un comando y darle enter para que logremos el mismo fin.

Pero no solo guardar o abrir son las funciones, ya que también puedes cambiar el estilo de la letra, cancelar o deshacer algún paso que ya no queramos.

Atajos para textos

Qué desea hacer (Alt + Q): Con este comando se activa la barra de qué desea hacer, ubicada en la parte superior de la barra de tareas de la herramienta. Allí podrás elegir “escribir una redacción” y “dejar un comentario”.

Abrir (Ctrl + A): Este comando evitará que tengas que desplazarte hasta archivo – abrir – examinar, sino que te enviará automáticamente a elegir desde dónde vas a abrir tu documento.

Guardar (Ctrl + G): Este comando te mostrará a dónde quieres guardar tu documento directamente.

Cerrar (Ctrl + R): Si quieres cerrar el programa y ya guardaste tus progresos, este comando te ayudará a cerrarlo fácilmente y sin necesidad de tomar tu mouse y desplazarte hasta la X de la ventana.

Cortar (Ctrl + X): Selecciona el texto y digita el comando para cortar el texto. Este evita que tomes el mouse, des clic derecho y selecciones cortar.

Copiar (Ctrl + C): Selecciona el texto y digita el comando para copiar el texto. Este evita que tomes el mouse, des clic derecho y selecciones copiar.

Pegar (Ctrl + V): Selecciona el texto y digita el comando para pegar el texto. Este evita que tomes el mouse, des clic derecho y selecciones pegar.

Seleccionar todo (Ctrl + A): No tienes que arrastrar el mouse de inicio a fin para seleccionar el texto. Con este comando todo el texto e imágenes del documento quedarán seleccionadas automáticamente.

Atajos para estilos de letra y texto

Negrita (Ctrl + N): Si el texto que vas a escribir lo necesitas en negrita, activa el comando antes de comenzar a escribir. Verás que la función se activa automáticamente y la podrás desactivar usando el mismo comando.

Cursiva (Ctrl + K): Si el texto que vas a escribir lo necesitas en cursiva, activa el comando antes de comenzar a escribir. Verás que la función se activa automáticamente y la podrás desactivar usando el mismo comando.

Subrayado (Ctrl + S): Si el texto que vas a escribir lo necesitas subrayado, activa el comando antes de comenzar a escribir. Verás que la función se activa automáticamente y la podrás desactivar usando el mismo comando.

Justificar texto a la izquierda (Ctrl + Q): Selecciona el texto y presiona el comando para que todo se incline a la izquierda del documento.

Justificar texto a la derecha (Ctrl + D): Selecciona el texto y presiona el comando para que todo se incline a la derecha del documento.

Imágenes: iStock.

No se requieren equipos especiales: puedes dibujar con el mouse, con el dedo o con un esfero digital. Las funciones específicas de esta herramienta dependen del tipo de dispositivo que estés usando.

Para los suscriptores de Office 365, si el dispositivo que estás usando es táctil, la pestaña Draw viene encendida automáticamente. De lo contrario, debes encenderla, como te mostraremos a continuación:

Encender la pestaña Dibujar para ver las herramientas de ‘Ink’

1. Ve al menú Archivo y selecciona Opciones.

2. Selecciona la pestaña Personalizar la cinta de opciones.

3. En la caja que está a la derecha, selecciona la opción de Dibujar.

4. La pestaña Dibujar ahora permanecerá visible en la cinta hasta que vuelvas a esta misma página y apagues la opción.

Cada app de Office requiere que ‘enciendas’ la pestaña de Dibujar de forma individual.

Escribe, dibuja o resalta textos

1. En la pestaña Dibujar, selecciona un lápiz, un resaltador o un pincel.

2. Vuelve a hacer tap en el menú para ver las opciones de Grosor y Color, y selecciona los que prefieras.

3. Si estás en una pantalla táctil, puedes comenzar a escribir o a dibujar directamente sobre la pantalla. De lo contrario, puedes usar el mouse.

4. Una vez que hayas dibujado una forma, ésta se comportará como cualquier forma en Office. Puedes seleccionarla, moverla, copiarla y pegarla, cambiarle su color, rotarla, etc.

Borrar tinta

1. En la pestaña de Dibujo verás la opción Borrador, con la que puedes borrar lo que ya dibujaste en tu archivo. En PowerPoint 2016 puedes elegir entre cuatro tipos de borradores.

2. Con el Borrador de Segmentos en PowerPoint puedes seleccionar una parte de lo que dibujaste para borrarlo, en lugar de arrastrar la herramienta por todo el segmento.

Seleccionar partes de un dibujo o de palabras

Todas las apps de Office incluyen una herramienta estándar de selección en la pestaña Dibujo, que puede seleccionar tanto dibujos hechos con ink, como cualquier otro tipo de objetos.

PowerPoint y Excel tienen una herramienta de selección para ink, llamada Selección de Lazo que selecciona solo objetos dibujados con ink. Es útil para cuando tienes una mezcla de objetos estándar y hechos con ink.

Seleccionar con la herramienta Lazo

1. Selecciona la herramienta Lazo en la pestaña de Dibujar.

2. Con tu dedo, esfero o con el mouse, arrastra para dibujar un círculo alrededor de la parte donde está el dibujo o la palabra que quieres seleccionar.

3. Aparecerá una región borrosa alrededor, y cuando termines de seleccionar, todo lo que esté dentro estará seleccionado. Luego puedes manipular el objeto como quieras: moverlo, cambiar el color, etc.

Imágenes: capturas de pantalla y Microsoft.

Al final del día, tienes 10 versiones de un archivo con nombres como Informe_Preliminar.Docx, Informe_Preliminar1.Docx, Informe_Preliminar1(Con Correcciones).Docx, Informe_Final.Docx, Informe_FinalFinal.Docx, entre otros. Llegó la reunión y no recuerdas cuál era ese archivo que debías imprimir para los asistentes. ¿Será el Final Final? ¿Era el que tenía el número uno?

Este tipo de situaciones es más común de lo que parece. De acuerdo con Recode, tan solo en Estados Unidos, métodos de comunicación como emails y llamadas telefónicas son todavía usados en mayor medida dentro de las empresas. Estos representan el 75% de las comunicaciones dentro de las oficinas.

Existen herramientas que reemplazan las comunicaciones de la empresa de una forma efectiva. Las aplicaciones tradicionales de chat son útiles para la inmediatez, pero fallan en elementos como la integración de varias plataformas y el soporte para el trabajo colaborativo.

Por el contrario, herramientas como Microsoft Teams se integran de una forma natural con las aplicaciones de Office y otros servicios de la compañía, como Skype. Esta no solo permite entablar comunicación uno a uno, sino que también lo hace en diferentes equipos y permite usar Skype y Microsoft Office de una forma armónica. #EsMomentoDe aprender a usar Microsoft Teams.

Comenzar a usar Microsoft Teams

Para usar Microsoft Teams en tu empresa es necesario contar con una suscripción a Office 365. Después de esto podrás integrar la herramienta. Después de registrar al equipo se podrá acceder a la aplicación a través de la web o mediante los clientes de Mac, Windows, iOS, Android y Windows Phone.

Allí deben estar registrados todos los miembros del equipo con el que se quiere trabajar en conjunto. Se pueden configurar diferentes niveles de acceso, con el fin de crear subgrupos dentro del equipo en general. Es más, dentro de los equipos será posible crear diversos canales donde se podrá hablar de temas específicos.

Los canales y las pestañas

Microsoft Teams se trata de canales y pestañas, donde estará organizado todo lo que por allí se escriba o comparta. El equipo general se puede dividir en subequipos. Además, estos se pueden dividir por canales de acuerdo con el tema central.

Las conversaciones se hacen de manera organizada. Así, cuando alguien pone un mensaje, otros usuarios podrán responder debajo de él con el fin de mantener el orden de los temas. En estas miniconversaciones se podrán compartir archivos en los que, depende de su formato, se podrán editar de manera simultánea. Las conversaciones están enriquecidas con la posibilidad de compartir emojis, Gif y memes. Además, con su integración con Skype, se podrán lanzar las llamadas rápidamente desde Microsoft Teams.

En la pestaña superior de archivos podrás navegar y hacer seguimiento a los archivos compartidos en cada uno de los canales. Además, en la pestaña de Wiki podrás tener borradores, tener notas de reuniones y editarlos en tiempo real. Por otro lado, se podrán añadir otras pestañas de acuerdo con la preferencia del equipo. Estas pestañas pueden ser de otros productos de Office y de terceros.

Servicios que funcionan con Microsoft Teams

Microsoft Teams funciona con herramientas como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI, Delve y Skype. Estos servicios hacen parte de la suite de Office 365. Adicionalmente, se pueden integrar servicios de terceros como Wrike, Hootsuite, Smartsheet, Zendesk, Asana, Polly.ai, Meekan, Sapho, Trello, Visual Studio, GitHub e Intercom.

Imágenes: Microsoft. 

Videos 3D en Excel

En su más reciente versión, Microsoft Office ha hecho de Excel una herramienta que nos funciona en varios ámbitos. Uno de ellos es la creación de videos cortos para realizar presentaciones. Les hablo de realizar una infografía animada en formato 3D. Y aunque suene algo fuera de lo común, Microsoft se ha encargado de construir una función que no tiene que envidiarle a otros tipos de herramientas.

Lo primero que debes hacer es crear una tabla dividida en, por ejemplo, país y población. Luego selecciona la tabla y elige insertar – Mapa 3D – abrir Mapa 3D. Verás que una segunda ventana de Excel se abrirá con un mapa en 3D y varias opciones por configurar. En la parte de la derecha debes elegir la ubicación en la que quieres que aparezcan las zonas señaladas. En este caso elegí país o región pero puedes hacerlo por ciudades, latitud, longitud, calle, código postal, entre otros.

Luego debes elegir qué cifra quieres mostrar de las que colocaste en la tabla. Puedes mostrar el total de la cifra, la media, el máximo o el mínimo. En este caso quiero que el video muestre el número total de habitantes que tiene cada país, por lo que lo dejaré en suma. Y finalmente puedes elegir la forma en la que quieres que se señalicen los países involucrados en la tabla: círculo, columna apilada, columna agrupada, mapa de calor o visualización de la región.

Ahora, para realizar el video debemos crear varias escenas de transición. A la izquierda del mapa veremos un cuadro llamado escena 1 con duración de 10 segundos. Y en la esquina inferior izquierda una opción para hacer una copia de esa escena. Como en este caso tenemos a cinco países, debemos hacer cinco copias de esa primera escena. En cada escena debemos simular el movimiento que queremos en el video, así que haremos un acercamiento a cada uno de los puntos para que tenga movimiento.

Si quieres que el video muestre la cifra en cada país puedes hacer dos cosas. Puedes agregarle las leyendas a cada escena o darle clic derecho en el círculo de cada país y elegir la opción de agregar una anotación. Así es como se verá en ambos casos:

Una vez consideres que tu video está listo podrás exportarlo en la opción crear video. Allí tendrás tres opciones de calidad: presentaciones y pantallas de alta definición (1080p), equipos y tabletas (720p) y exportación rápida (360p).

Dibujar con formas libres

Dibujar en formato digital parece una tarea complicada si se piensa como una labor que necesita programas especializados. Excel nos brinda una nueva alternativa para que podamos dibujar sin problemas. Solo basta con tener buen pulso y dedicarle tiempo a la imagen que queramos plasmar.

Para esta ocasión intentaré calcar una imagen lo más exacta posible. Descarga la imagen en tu computador y agrégala a un documento nuevo en Excel. Luego ve a insertar – formas – forma libre. Esta herramienta convertirá a tu cursor en una cruz, la cual deberás pasar por el contorno de cada elemento de la imagen mientras das varios clics para ir calcando cada parte.

Para que esa primera parte quede terminada deberás dar tu último clic en la zona en la que iniciaste el calcado. Una vez lo hayas hecho correctamente, Excel te mostrará la parte completa y lista para ser editada en color y grosor del contorno. Repite el proceso las veces que sean necesarias hasta que tu trabajo se parezca a la imagen original y recuerda practicar mucho para que tus habilidades mejoren con el tiempo.

Sudoku

Excel también nos permite crear sudokus con unas simples fórmulas y técnicas. Lo primero que debes hacer es cambiar el tamaño de las columnas desde la A hasta la K y de las filas 1 hasta la 11 para que se vean cuadradas. Rellena de color negro las celdas A1, K1, A11 y K11 y de otro color las celdas que conforman el borde del cuadro del sudoku para posteriormente enumerarlas del 1 al 9 así:

Ubícate en la celda K2 y agrega la siguiente fórmula: =SI(SUMA(B2:J2)<>45;SUMA(B2:J2)-45;”OK”) y deberá aparecer un -45 en la celda. Luego arrastra esa fórmula hasta la casilla K10 y en todas debe aparecerte -45. Luego en la casilla B11 ingresa la siguiente fórmula: =SI(SUMA(B2:B10)<>45;SUMA(B2:B10)-45;”OK”) para que de la casilla B11 a la J11 te aparezca nuevamente el -45. Con esta fórmula le estás indicando a Excel que la suma de nueve dígitos debe darte 45 de forma horizontal y vertical.

Ahora debemos programar cada cuadrado para que al momento de repetir un número en las filas o columnas, Excel lo coloque en rojo. Entonces seleccionaremos los cuadros B2, C2, D2, B3, C3, D3, B4, C4, D4, luego seleccionamos la opción ‘formato condicional’ – ‘nueva regla’ – ‘utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar el formato’ y procedemos a escribir una nueva fórmula en la casilla ‘dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera’: =CONTAR.SI($B$2:$D$4;B2)>1. En esa misma ventana seleccionamos ‘formato’ – ‘color’ y elegimos el rojo. Este será el color de aquellos números que el programa detecte repetidos en una misma fila o columna.

Ahora debes repetir el proceso hasta llenar las nueve casillas del sudoku. Recuerda repetir los pasos en cada una. Aquí te compartimos las fórmulas:

De la casilla E2 a G2 y E4 a G4: =CONTAR.SI($E$2:$G$4;E2)>1

De la casilla H2 a J2 y H4 a J4: =CONTAR.SI($H$2:$J$4;H2)>1

De la casilla B5 a D5 y B7 a D7: =CONTAR.SI($B$5:$D$7;B5)>1

De la casilla E5 a G5 y E7 a G7: =CONTAR.SI($E$5:$G$7;E5)>1

De la casilla H5 a J5 y H7 a J7: =CONTAR.SI($H$5:$J$7;H5)>1

De la casilla B8 a D8 y B10 a D10: =CONTAR.SI($B$8:$D$10;B8)>1

De la casilla E8 a G8 y E10 a G10: CONTAR.SI($E$8:$G$10;E8)>1

De la casilla H8 a J8 y H10 a J10: =CONTAR.SI($H$8:$J$10;H8)>1

Una vez terminada la configuración de los cuadros el sudoku deberá señalarte con color rojo todos los números repetidos. Solo queda guardarlo como ‘libro de Excel habilitado para macros’.

Imágenes: capturas de pantalla

No es necesario tener un contador o una mente privilegiada en matemáticas para llevar un presupuesto organizado. Muchas veces el mayor aliado que puedes tener para organizar tus finanzas está en tu computador: Excel. Esta herramienta de Office es ideal para esta tarea, porque facilita llevar registro de los gastos e ingresos mes a mes. Además de eso, cuenta con una serie de herramientas que pueden ayudar a que el dinero rinda más.

Por desgracia, muchas de ellas no son conocidas, incluso por aquellos que han descubierto los beneficios de llevar su presupuesto en Excel. Por esto, en ENTER.CO decidimos recopilar algunas de las herramientas disponibles y que, en muchos casos, pueden ayudarte a entender mejor cuánto dinero entra, cuánto y sale y qué tanto debes ahorrar para poder darte esos gustos con los que sueñas a final de mes. #EsMomentoDe aprender a ahorrar gracias a las herramientas de Excel.

Las plantillas recomendadas de Excel

No todos tenemos el tiempo o los conocimientos para experimentar con Excel. Por eso, Microsoft puso a nuestra disposición una serie de plantillas que pueden ayudar a organizar los datos de tu presupuesto. Un ejemplo es ‘Visión financiera’, una plantilla que te permite de manera fácil comparar gastos o ingresos para establecer metas mensuales de ahorro. También hay una plantilla llamada Bingo, que sirve para que los más pequeños aprendan la mejor manera de hacer rendir el dinero.

Ayuda externa

Además, siempre hay una serie de opciones disponibles en Internet. Uno de los sitios que podemos recomendar es Vertex42. Allí podrás encontrar una gran cantidad de plantillas prediseñadas para todo tipo de usuarios. Puedes encontrar guías para llevar control del dinero, planificar ahorros e incluso organizar los ingresos de diferentes personas en un mismo hogar. La selección es tan amplia que incluso puedes encontrar cronogramas o planes de negocio.  

Autofill y Flash Fill

Muchas veces no es solo el dinero lo que buscamos ahorrar, sino también tiempo. Excel ofrece la opción de rellenar de manera automática ciertos campos de información que son repetitivos. Digamos, por ejemplo, que una de las columnas en tu documento lleva la fecha de los días del mes. Con autofill no tienes que escribir los número en cada una de las casillas, sino simplemente rellenar esos espacios con un clic. Puedes ver el tutorial de esta herramienta aquí.

Lo mismo puedes hacer con Flash Fill en caso de que necesites organizar información en diferentes casillas con el formato deseado. Con un solo clic puedes rellenar y organizar de manera automática los nombres completos de las personas en un presupuesto. 

Filtros: el salvavidas en un mar de datos

Si eres en extremo juicioso con el registro de tus gastos e ingresos, es posible que a final de mes te encuentres con un montaña de datos que revisar. Y, si este es el caso, tal vez tengas problema encontrando cierta información. ¿Cuánto fue que pagaste por la ida a cine con tus amigos? ¿Cuánto fue que te prestó tu hermano y cuánto le pagaste cuando se vieron? Los filtros son espectaculares, pues permiten buscar de manera rápida los datos que necesitas.

Otro ejemplo de su uso. Supongamos que necesitas hacer una lista de los 20 mayores gastos en este mes. Con un filtro puedes organizar con un solo clic la columna de gastos y tener de manera inmediata la respuesta que buscas.

El poder de las tablas

Hay muchas personas que entienden mejor la información de manera gráfica. Si las columnas de números te crean una migraña, recuerda que Excel cuenta con una serie de tablas que permiten visualizar la información que necesitas. Lo mejor es que hay una gran variedad de plantillas a utilizar. ¿Quieres ver el porcentaje que gastas en videojuegos y compararlo con lo que inviertes en tus mascotas? Usa una pie chart. ¿Necesitas comparar los gastos de un mes con otro? Hazlo mezclando dos tablas que registren el día a día de tu presupuesto.

Imagen: Hero Images

Una buena opción es utilizar las plantillas, las cuales pueden ser muy útiles si no sabes bien cómo dar formato a tu hoja de vida. Si por el contrario prefieres crear tu propio formato desde cero es importante que sepas qué incluirás y cómo planeas organizar todo, pues aunque tienes más libertad, a veces es mejor tener una guía.

Utiliza una plantilla preinstalada en Word

Si optas por utilizar una plantilla preinstalada debes abrir un documento nuevo en Word y dirigirte al menú Archivo. Posteriormente, haz clic en ‘Nuevo’ y una vez que hayas abierto el menú del documento nuevo pulsa en ‘Plantillas’. Podrás elegir entre un gran número de plantillas incluidas en el programa.

Ten en cuenta que si cuentas con Word 2007, tendrás que hacer clic en ‘plantillas instaladas’. En Word 2010 será ‘plantillas de muestra’, mientras que en Word 2011 será ‘nuevo desde una plantilla’. En Word 2013 las plantillas se mostrarán cuando hagas clic en ‘Nuevo’.

Descarga una plantilla de hoja de vida en Word

Aunque Word incluye una serie de plantillas preinstaladas, en Office Online hay muchas más opciones. Para esta opción, abre un documento nuevo y busca ‘currículums’ en la sección Microsoft Office Online.

En Word 2013, después de hacer clic en ‘Nuevo’, verás una serie de plantillas y una barra de búsqueda que dice ‘buscar plantillas en línea’. Ahí verás todas las plantillas disponibles.

Descarga una plantilla directamente desde Office Online

También puedes ir a Office Online y descargar las plantillas directamente. Visita la página oficial e inicia sesión con tu cuenta en línea de Microsoft. Haz clic en la sección de currículums y cartas de presentación. Aquí podrás buscar la que más te guste y que descargarla gratuitamente para editarla en Word.

Completa la plantilla

Una vez que hayas elegido una plantilla que sea apropiada para el tipo de trabajo que buscas, puedes eliminar el texto por defecto y añadir tu información personal. El formato, el diseño y la presentación son esenciales para una buena hoja de vida, pero la ortografía y gramática depende de ti. Asegúrate de revisar con cuidado los detalles de tu hoja de vida y de corregirla profundamente.

Algunos consejos básicos de Momentum: 

1. Un CV impactante empieza con una buena carta de presentación. Intenta hablar del valor de lo que ofreces en lugar de la experiencia que tienes.

2. Explora el sitio web de la empresa a la que te diriges y sus búsquedas laborales, conéctate con empleados que trabajen allí e intenta reflejar ese tono en tu curriculum.

3. Escribe un CV que quisieras leer, por lo tanto, evita usar frases típicas y asegúrate de ser breve y mostrar resultados concretos que hayas logrado.

4.Dar nombres de personas y empresas en las que has trabajado suele dar buenos resultados.

5. Aprovecha los datos específicos que tengas para que las responsabilidades y proyectos que encaraste en el pasado sean más tangibles para el empleador.

6. Complementa tu CV con un portafolio digital o un proyecto del que hayas aprendido.

Crea un currículum con el asistente (Word 2003)

Si utilizas Word 2003 también tendrás la opción de utilizar el asistente incluido en el programa. Para utlizarlo has clic en ‘Nuevo’ en el menú Archivo. Posteriormente selecciona “Mi PC” en la sección Plantillas y haz clic en la pestaña ‘Otros documentos’, luego selecciona “Reanudar asistente” y sigue las instrucciones del asistente. Este te ayudará paso a paso en el proceso de redactar y dar formato a tu currículum.

Imagen: Captura de pantalla, Pixabay

En la actualidad, la mayoría de programas que usamos tienen trucos y atajos que podemos aprovechar fácilmente a la hora de trabajar. Aquí te contamos 10 trucos muy sencillos que pueden resultar útiles para el uso cotidiano. #EsMomentoDe aprender trucos para Microsoft Word.

Trucos en Word

1. Si estás trabajando en tu computador de escritorio y necesitas continuar en el camino, la versión más reciente de Office cuenta con integración OneDrive. Es decir que puedes guardar tu documento en la nube de Microsoft para después abrir el mismo archivo con los mismo cambios, desde cualquier dispositivo con el que inicies sesión en Office.

2. ¿Editaste un documento y necesitas recuperar la información de una versión anterior? Con Office 365 es posible recuperar cualquiera de las versiones históricas del documento Word en el que estás trabajando. Esto puedes hacerlo fácilmente a través de Archivo > Restaurar > Ver historial de versiones en línea.

3. Cuando trabajes de manera colaborativa en la nube puede ser muy útil la opción de introducir comentarios. También sirve para crear notas mentales propias. Para crear un comentario debes situarte con el cursor en el punto deseado y pulsar Control + Alt + A. El cuadro para introducir tu comentario enseguida será habilitado.

4. Si estás trabajando con un documento con muchas imágenes y páginas, puede que al final pese demasiado como para ser enviado por correo electrónico. Prueba a reducir la resolución de las fotografías accediendo a la sección Formato > Comprimir imágenes.

5. Word cuenta con una opción muy práctica para añadir citas. Dentro de la sección ‘Referencias’, pulsa sobre Citas > Insertar cita.  Al añadirla, se archivará junto con todas las que hayas incluido a lo largo del documento. Posteriormente podrás recuperarlas para crear la bibliografía final.

6. Hay un truco en Word que permite guardar los cambios en tu documento cada tiempo determinado, para que así no tengas que estar dando clic sobre el botón de Guardar. Esto se activa en Archivo > Opciones > Guardar y ahí marcamos la casilla Guardar información de autorrecuperación. Se puede indicar cada cuantos minutos es preciso que Word guarde automáticamente los cambios.

7. Word ofrece la posibilidad de traducir todo un documento o parte de él un idioma a otro de forma rápida. Para traducir un texto en Word, seleccionamos el texto que queremos traducir a otro idioma y damos clic en Revisar > Idioma > Traducir y elegimos qué idioma a qué idioma queremos traducir. También se puede acceder a la opción de traducir un texto desde el menú contextual haciendo clic sobre el texto seleccionado con el botón derecho y después Traducir.

8. Para trabajos colaborativos, Word ofrece la posibilidad de ver qué usuario realiza modificaciones en el documento y cuáles son los cambios que ha hecho. Al acceder a Herramientas > Control de cambios, se mostrarán todas las modificaciones realizadas en el documento compartido, en qué momento las han hecho y quién ha sido el autor.

9. Si deseas descargar todas las imágenes que contiene un documento Word puedes ir a la opción Archivo > Guardar como y seleccionar la opción guardar como página web filtrada y en formato HTML. Al guardar en este formato Word creará una carpeta en la que podrás ver como están todos los archivos de las imágenes que había en el documento.

10. Por último, también es posible proteger tu archivo con contraseña. Esto te servirá para preservar el documento de miradas indiscretas. Para esto únicamente debes acceder a Herramientas > Proteger documento y elegir la modalidad que prefieres. Puedes protegerlo con una clave o también puedes restringir la edición.

Imagen: Captura de pantalla, Pixabay