La inteligencia artificial cada vez toma más fuerza en el ámbito empresarial, razón por la cual Google ha lanzado Gemini, una inteligencia artificial generativa que reduce aún mucho más tiempos y podría convertirse fácilmente en la mano derecha de cualquier persona que use Workspace.

Servinformación, empresa desarrolladora de soluciones que ordenan y enriquecen la información de compañías, explica que ofrecer una experiencia de usuario más fluida, ha sido la forma de transformar y culturizar el uso de herramientas colaborativas como Google Workspace; esta solución aporta numerosas ventajas para mejorar el flujo de trabajo de forma inteligente tanto en profesionales como en las empresas.

¿Cómo usar Gemini en Workspace?

Lo primero es entender que Gemini es el resultado de la mezcla de Google Duet AI y Bard, ambas, inteligencias artificiales que ya no tienen funcionamiento por sí mismas, sino que sus bondades han sido integradas a Gemini. Esta es la Inteligencia artificial generativa de Google aplicable a herramientas de Workspace como Gmail, Meet, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

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• Responder correos electrónicos

Responder correos puede ser una de las tareas que más tiempo demanda para los trabajadores. Gemini, al ser IA Generativa otorga respuestas propias, de manera que sea como redactada por la misma persona y no por IA. 

En la práctica, hacerlo es tan fácil como decirle: “Responde a este correo que sí” y Gemini se encargará de otorgar una respuesta mucho más elaborada que un “sí” con base al comportamiento que tiene la cuenta asociada en cuanto a los patrones de respuesta a ciertos remitentes, la forma de saludar y despedirse, entre otros. Por supuesto, no está de más revisar la respuesta obtenida antes de enviarla.

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• Resumen de textos, informes o documentos

Cuando se habla del ámbito corporativo, se puede decir que también se habla de confidencialidad, y aunque resumir un determinado texto puede ser una función que cumplan otras IA, lo mejor sería no exponer información confidencial a una red global completamente abierta. Por lo que Gemini, podría ejecutar la misma función pero encriptando la información y guardándola únicamente en el correo asociado. Además en sus bondades generativas, no solo podría entregar un resumen, sino además, podría hacer un análisis de gráficas o responder preguntas específicas sobre el texto indicado.

• Organización de proyectos

Como si fuera un asistente o su mano derecha, una de las bondades más atractivas de Gemini, es su capacidad de organizar proyectos. Con tan solo decirle el tipo de proyecto, el número de fases y el tiempo de ejecución que necesita, esta IA Generativa le podrá entregar qué actividades debería realizar, el tiempo que demanda cada una, las tablas y/o gráficos asociados, entre otros.

Imagen: Google

Hasta ahora, Google Drive ofrecía opciones de permisos que permitían a los usuarios decidir quién podía editar, visualizar o dejar comentarios en sus documentos compartidos. Sin embargo, con la introducción de esta nueva función, se añade un nivel adicional de seguridad y control.

Cuando un usuario bloquea un archivo en Google Drive, este se vuelve completamente inmutable. Ningún colaborador o tercero con acceso al documento podrá realizar cambios, dejar comentarios o sugerencias en el mismo. La única acción permitida será la visualización del archivo.

Cómo bloquear un documento en Drive

Lo más destacado de esta nueva función es su simplicidad. Ya no será necesario configurar permisos específicos para lograr esta protección. Para bloquear un archivo, solo se necesita ir al documento en cuestión, seleccionar el menú de los tres puntos y elegir “Información de archivo”. Desde ahí, se puede optar por la función “Bloquear” para asegurar el documento.

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Es importante destacar que esta acción puede revertirse en cualquier momento siguiendo los mismos pasos mencionados anteriormente, lo que otorga una flexibilidad adicional a los usuarios que necesitan realizar cambios colaborativos en el futuro.

Esta nueva función de bloqueo de archivos en Google Drive simplifica significativamente el proceso de protección de documentos compartidos. Anteriormente, tales medidas requerían el uso de la API de Google Drive o aprobación de archivos, lo que podía resultar en un proceso más complejo. Ahora, con un simple clic derecho en el archivo y la opción “Bloquear”, los usuarios pueden mantener sus documentos seguros y en modo de solo lectura cuando sea necesario.

Si aún no ves esta función en tu cuenta de Google Drive, no desesperes, Google planea implementarla de manera gradual durante los próximos días.

Imagen: Freepik