Los emprendimientos no solo pueden producir un efecto de círculo virtuoso en la economía, también pueden mejorar nuestro estilo de vida. Las ofertas, los productos o las tecnologías nuevas y mejoradas de los empresarios, permiten el desarrollo de nuevos mercados y la creación de nuevas riquezas. En el camino para lograr esto, los negocios que apenas surgen pueden aprovechar el impulso de grandes compañías tecnológicas dispuestas a dar ‘una mano’ a sus ideas.

Este es el caso de Workep, una plataforma que sirve para gestionar proyectos e integra y automatiza las diferentes aplicaciones de Google: Sheets (para hojas de cálculo), Docs (para documentos de texto), Drive (para almacenar archivos en la nube), entre otras. En la actualidad, compite contra grandes del sector como Trello, Asana y Wrike. Incluso, su interfaz está pensada para que se sienta como una aplicación más de la Suite de Google.

Workep tiene funciones orientadas a ayudar a las empresas a incrementar su productividad, tales como asignación de tareas, generación de diagramas avanzados de Gantt, uso de carpetas compartidas, rastreador de tiempo, entre otras. En la actualidad, es gratuita, pero se preparan para lanzar una versión Premium cuyo costo será de entre 3 y 5 dólares mensuales por usuario.

Todo esto captó la atención de Google. Conversamos con Carlos Álvarez de Workep, quien nos contó el camino que han recorrido y cómo llegaron a los ojos de Google. Además, desde la compañía dan algunos consejos a los emprendedores.

¿Cómo nace Workep?

Creamos una primera versión de Workep durante el Google I/O de 2016. La promocionamos mientras se llevaba a cabo el evento y así logramos nuestros primeros 35 suscriptores. Les preguntamos por qué les había interesado el producto. Una de las razones por las que se inclinaron a registrarse fue porque les hacía falta una plataforma de gestión de proyectos que integrara la suite de aplicaciones de Google para negocios. También les encantó el diseño porque mantenía la línea de otros productos de Google.

Con base en la información obtenida, me senté a pulir el producto con mi socio, Cristyan Sepulveda (él es un desarrollador experto) y 2 semanas después lanzamos nuestra primera beta en BetaList. El interés fue mayúsculo y logramos atraer a 3.000 usuarios. Con esos resultados, pudimos obtener fondos de inversión de aproximadamente 100.000  dólares por parte de celeradoras como Ruta N, Socialatom Ventures y Parallel 18, de Estados Unidos. La primera versión completa de Workep fue lanzada en febrero de este año.

¿Cómo establecieron una relación tan ‘cercana’ con Google?

Google siempre nos ha apoyado para desarrollar la plataforma. En febrero, logramos que nos incluyeran como una de las aplicaciones recomendadas en la tienda de Google Suite https://gsuite.google.com/marketplace/app/workep/191121176373. Parte de su desarrollo se ha llevado durante sesiones del Google Launchpad, unos eventos enfocados en ayudar a los emprendimientos a consolidar sus productos. Para llegar a la tienda de Google Suite, fue necesario cumplir con una serie de estándares de calidad en términos de diseño, funcionalidad y estabilidad.

¿Qué consejos dan a los emprendimientos que quieren llegar a los ojos de Google?

Contraten a un equipo apasionado, entregado, con visión, gratitud y amor por el trabajo. No escatimen en ofrecer un salario que haga feliz a tus empleados. Y, sobre todo, no los ates a una silla y a un horario. Es importante trabajar por objetivos y dar espacio a un buen balance entre vida personal y laboral. Además, desde el comienzo debes pensar en lanzar un producto cuyo mercado objetivo sea el mundo y no solo el ámbito local. Workep, desde un comienzo, fue pensada como un producto global. Primero la lanzamos en inglés y después en español. En la actualidad, está disponible en 8 idiomas (inglés, español, francés, portugués, alemán, catalán, georgiano e italiano).

¿A qué deben prestar atención en el mercado los negocios?

La inteligencia artificial marcará el futuro de las empresas. Esta tecnología ayudará a que las personas ahorren tiempo en tareas que antes debían hacer de forma manual. Ese tiempo será usado para ser más competitivos en otras áreas y más felices.

Por otro lado, las empresas del futuro ya no pensarán solo en el mercado global, sino en el interplanetario.Por ejemplo, SpaceX fue concebida para llevar el hombre a Marte. La búsqueda de soluciones para lograr tal propósito les ha llevado a toparse con soluciones que ayudarán a cambiar la vida de las personas en los próximos años.

¿Cuáles son las expectativas de Workep a mediano plazo?

Vamos implementar un modelo de venta compuesto por más de 100 resellers (empresas que ofrecerán Workep como parte de un paquete orientado a impulsar la productividad y la transformación digital), lanzar la versión Premium (eso ocurrirá antes de concluir el 2017) y una API para que terceros nos ayuden a robustecer la plataforma con aditamentos o funciones adicionales. Para finales del próximo año, esperamos haber integrado funciones basadas en inteligencia artificial.

En tres años, hay dos caminos: o ser adquiridos por Google o integrar las herramientas de otras plataformas como Office 365, Salesforce y Slack. En la actualidad, tenemos 20.000 usuarios, esperamos que la cifra llegue a 100.000 en menos de un año.

Imagen: Captura de pantalla, Pexels.

Workep fue desarrollada por Carlos Álvarez y Cristian Sepúlveda de Colombia, así como Giga Chkhikvadze de Georgia. Esta aplicación funciona actualmente en el navegador, aunque de acuerdo con Álvarez, en un futuro se piensa llegar a otras plataformas. La ventaja de este gestor de proyectos es que está diseñada bajo los parámetros de ‘Material Design’, lo que permite mantener un estilo y un flujo de trabajo similar al que ya se está acostumbrado en las aplicaciones de Google.

Por el momento los usuarios que se inscriban podrán hacer uso del gestor de proyectos de manera gratuita para sus equipos de trabajo, aunque en un futuro se comenzará a cobrar por el servicio a una tasa menor a la que se paga actualmente por Google Apps, debido a que es un servicio complementario a la plataforma de Google.

Cómo funciona Workep

Esta plataforma permite ejecutar proyectos que sean desarrollados sobre la suite de Google Apps, pues permite mantenerlos organizados en Google Drive, con tareas sincronizadas en el calendario así como comunicación a través de Hangouts.

Los miembros del equipo contarán con herramientas como un diagrama de Gantt para conocer las diferentes etapas del proyecto así como una barra de búsqueda universal para encontrar cualquier elemento de manera rápida.

Como se puede ver en el video de arriba, la beta pública de Workep permite crear tareas y asignar miembros del equipo responsables. Cada tarea puede tener infinidad de documentos de Google asociados. Además, al establecer una fecha de inicio y finalización, las tareas quedarán conectadas con el calendario de Google. Adicionalmente, se podrán agregar subtareas que muestras un gráfico de avance y comentarios para discutir acerca de ellas.

El gestor de proyectos tiene herramientas adicionales como Workfeed que permite ver lo que cada miembro del equipo está tiene asignado y un diagrama de Gantt que permitirá ver de manera global el progreso del proyecto.

Para registrarte y empezar a utilizar este gestor de proyectos, simplemente debes ir al sitio de Workep y conectarte con tu cuenta de Google. Por el momento la herramienta se encuentra en inglés.

Imagen: Workep. 

“Nos dimos cuenta de que había un vacío en el mercado: no había aplicaciones de productividad 100% compatibles con Google Apps“, dijo Carlos Álvarez, cofundador de Workep, cuando vio una oportunidad. La suite de Google es usada en muchas compañías, y aunque otras soluciones de productividad se integran con ella, ninguna funcionaba de manera totalmente nativa en ese entorno.

Ahí nació Workep. Luego de meses de trabajo, el equipo, que está basado en Medellín, lanzó una primera beta hace un tiempo. Desde entonces han venido afinando el producto, y a finales de agosto saldrá una versión final. Hoy tienen un gestor de proyectos muy completo, dividido en proyectos y tareas. Está pensado para ser una especie de ‘panel de control’ de los proyectos que está llevando a cabo un equipo, de modo que sea posible hacerles seguimiento a cada una de ellas y ver en qué estado están las tareas.

Se pueden ver las estadísticas de cada proyecto, de cada tarea y de cada miembro del equipo. Igualmente, se puede visualizar el avance de cada proyecto y la lista de tareas, de modo que cada uno de los trabajadores sepa en qué van sus tareas.

Hasta ahí, no es nada muy distinto a lo que ofrecen aplicaciones como Trello o Asana. Su ‘salsa secreta’ es la integración total y transparente con las herramientas de Google. Si una compañía trabaja todos los días con documentos, presentaciones, hojas de cálculo, correos y calendarios de Google, incluir esos insumos en el flujo de trabajo es notablemente más fácil que con otras herramientas de productividad.

Álvarez y su equipo ya habían intentado crear otra aplicación de productividad, pero fracasaron. “Queríamos hacer algo así como un Slack, que se pudiera integrar con todas las soluciones posibles. Pero nos faltó foco y definición, y quebramos“, cuenta.

La lección quedó aprendida. Workep ha sido muy bien recibida en las empresas que han podido probar su versión beta. “El crecimiento en la página de suscriptores va frenético. Vamos más o menos en 1.000 compañías suscritas a nuestra beta“, explicó Álvarez. Además, sin tener una versión final, 100 vendedores minoristas de soluciones de Google están ofreciendo la aplicación. De hecho, Álvarez dice que Google está trabajando de la mano de Workep para orientar a sus clientes para que conozcan mejor la herramienta. Además, Workep está preparando una ronda de inversión, que espera cerrar en un par de meses.

Imágenes: Workep.