Es por ello que será muy complejo que recuerdes todas las fórmulas existentes, pero no te preocupes, la tecnología tiene una solución para todo como en esta ocasión. Si bien no debería ser la mejor solución en caso de exámenes o trabajos educativos, esta página puede ser una útil solución para que le saques el mayor provecho a Excel.

Su funcionamiento es bastante sencillo. Una vez ingreses a la página podrás encontrar tres botones principales ‘fórmulas de IA de Google Sheets’ el cual, como su nombre lo indica,te ayudará con fórmulas de Google Sheets. El segundo botón es ‘¿quieres comprarme café?’, por medio de él, podrás donar dinero al creador de la página. Por último, encontrarás el botón ‘Excel formula bot’, si ingresas allí podrás ir directo al creador de fórmulas.

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Sin embargo, ese botón no siempre está en funcionamiento como al momento de escribir esta nota. En dado caso de que veas un error, puedes simplemente, desde el inicio de la página ir hasta el final de la página. Allí encontrarás un espacio en blanco donde podrás especificar el problema que deseas resolver.

Es decir, desde este recuadro blanco podrás pedirla a la página algo como: “sumar columna A hasta la columna z” seguido del botón ‘Generar fórmula’. Ahora verás que la página automáticamente te genera la fórmula que necesitas para poder obtener ese resultado. Como si fuera poco, debajo de este botón encontrarás otra casilla que te permite copiar directamente la fórmula para pasarla a Excel.

Imagen: Unsplash

Para muchas personas, viajar es una de las mejores experiencias que pueden tener. Conocer otras culturas, idiomas, comidas, entre otros, alimenta las ganas de descubrimiento. Sin embargo, detrás de cada gran viaje hay todo un esfuerzo de planeación que requiere organización. Para esto, una de las herramientas más confiables es Microsoft Excel, que junto con Office 365 permite manejar en la nube y desde cualquier dispositivo toda la información. #EsMomentoDe aprender a usar Excel para organizar los gastos de tu viaje.

Define un monto máximo de gastos

Todo viaje comienza con la definición de cuánto se quiere gastar. Este monto depende de cada persona y se debe especificar. Así, la cantidad casi que definirá todo en el viaje. Por ejemplo, si se tiene un presupuesto elevado se podrá pensar en viajes largos o a destinos costosos. Sin embargo, si se tiene un presupuesto corto se debe jugar con variables que permitan aprovechar de mejor manera el destino.

Las categorías de gastos de viaje

Otro elemento importante a la hora de organizar los gastos de viaje con Excel son las categorías de gastos. Aunque pueden variar con respecto al tipo de viaje, las categorías más importantes son:

– Gastos previos (visas, seguros de viajes, etc.)
–  Transporte (vuelos, automóvil, buses, gasolina, parqueaderos, taxi, metro)
– Hospedaje
– Alimentación (Desayuno, almuerzo, cena, meriendas)
– Rumba
– Entradas a museos y eventos
– Recuerdos y regalos
– Imprevistos

Es hora de construir la tabla

A la hora de construir la tabla de gastos de viaje se debe optar por la simplicidad. Por lo tanto te recomendamos crear una tabla con las siguientes características.

En esta tabla podrás hacer un estimado por día de acuerdo con las categorías de gastos de viajes. Ten en cuenta que a partir del día 2 no necesitarás añadir la categoría gastos previos.

Lo ideal es tener una columna para los gastos estimados y los gastos reales. Esta última es la que deberás ir llenando a medida de que hagas los gastos. Al final de cada día suma todos los gastos y compara la diferencia entre el valor estimado y valor real. De esta forma podrás saber cuánta plata te va sobrando a cada día y podrás darte algunos gustos adicionales.

Tablas dinámicas para totalizar las categorías

Si quieres saber rápidamente cuánto gastaste por cada concepto (categoría) podrás crear una tabla dinámica. La tabla dinámica te ayuda a totalizar las categorías sin tener que sumarlas una por una para cada día. Para esto, ve a Insertar y luego clica en tabla dinámica.

En el espacio donde dice seleccionar una tabla o rango, da clic y luego selecciona toda la tabla que creaste anteriormente. Después da clic en aceptar, después de elegir crear la tabla en otra hoja.

Al dar clic en aceptar automáticamente se creará una nueva hoja con la tabla dinámica. Allí, selecciona los campos concepto y valor real y listo. Tendrás rápidamente las sumas de cada categoría.

Así puede organizar de manera rápida y sencilla los gastos de viaje. De esta forma, sabrás rápidamente en qué gastaste tu dinero y planear nuevos gastos o ahorros sobre la marcha.

Imágenes: capturas de pantalla ENTER.CO, Shawn Harquail (vía Flickr) y scottnj (vía Flickr).

Poco a poco la mayoría retomamos actividades en nuestro trabajo, colegio o en la universidad, y esto nos lleva a evaluar las herramientas de trabajo que tenemos a nuestro alcance. Irremediablemente se nos debe venir a la mente Excel. Incluso en mi caso, que estudié comunicación social-periodismo y me dedico a escribir, no se imaginan todo lo que tuve que aprender sobre este programa para cumplir con las tareas que demanda mi trabajo.

Por eso hoy queremos compartirles 10 trucos de Excel, algunos muy sencillos (que de pronto ya conocen) y otros un poco más complejos, que nos serán bastantes útiles en este regreso al trabajo y a las clases. El objetivo final es ahorrar tiempo y ser más productivos.

1. Seleccionar información

Existen dos formas sencillas para seleccionar toda la información de tu tabla de Excel. La primera es usar el atajo ‘Ctrl+A’ y la segunda es ubicar el botón que aparece en la esquina superior derecha de la tabla, dar clic allí y de esta forma seleccionar todo. Una vez lo hagas, verás tus datos sombreados con color azul.

Otra forma sencilla de seleccionar información, pero esta vez por columnas, es usar el atajo ‘Ctrl + barra espaciadora’.

2. Abrir varios archivos de Excel al tiempo

Cuando tienes que trabajar con varios archivos de Excel al tiempo, en lugar de abrirlos uno por uno, puedes abrirlos todos a la vez con un solo clic. Selecciona todos los elementos que quieres ver, presiona la tecla Enter y se abrirán al instante.

3. Contar caracteres en Excel

Si escribiste una frase dentro de una celda y necesitas saber cuántos caracteres tiene esa frase, ya no tendrás que copiar la frase en un archivo de Word (lo que te quita tiempo, porque tendrías que abrir Word). Más bien, acude a la fórmula ‘=LARGO + el número de la celda entre paréntesis’.

En este caso, el resultado es 26 caracteres. ¿A ustedes cuánto les dio?

4. Personalizar el menú de opciones

La mayoría de las veces solo encontramos tres opciones en la barra de herramientas superior: Guardar, Deshacer y Rehacer. Sin embargo, si quieres tener otras opciones en esta zona, como copiar y cortar, puedes establecerlos siguiendo la ruta ‘Archivo – Opciones – Barra de herramientas de acceso rápido’, y en esta parte, agregar las opciones que prefieras de la columna de la izquierda para pasarlas a la derecha. Luego de guardar los cambios verás los nuevos iconos en el menú superior.

5. Insertar más de una fila o columna

La mayoría sabemos cómo insertar una fila o una columna (sobre la fila o columna, hacemos clic derecho y escogemos la opción ‘Insertar fila’ o ‘Insertar columna’), pero esto constituye una pérdida de tiempo si lo que necesitas es insertar varias repitiendo la acción una y otra vez. Por esto, la mejor forma de lograrlo es arrastrar el cursor, seleccionar la cantidad de filas o columnas que necesitas añadir, dar clic derecho en el área seleccionada y luego en ‘Insertar’.

6. Eliminar celdas en blanco

Para eliminar rápidamente celdas en blanco, la mejor opción es crear un filtro: selecciona la columna en la que quieres aplicar el filtro y sigue la ruta ‘Datos – Filtros’. Luego de que aparezca la flecha que apunta hacia abajo, deselecciona ‘Seleccionar todo’ y haz clic en la última opción que dice ‘Vacías’. Inmediatamente aparecerán todas las celdas en blanco. Para finalizar ve a ‘Inicio’ y haz clic en ‘Borrar’. Este truco es importante cuando vas a sacar cuentas, porque una celda en blanco podría restarles exactitud y generar errores.

7. Sumas

Sumar es una necesidad ineludible en Excel, y hay dos formas de hacerlo. Una consiste en seleccionar todos los valores que quieres sumar y luego dar clic sobre la función ‘Autosuma’, ubicada en la barra superior. La otra es aplicar la fórmula ‘SUMA (número1,[número2], …)’.

O la más fácil: observar la barra inferior de la tabla, en donde aparecen ‘Recuento’, ‘Promedio’ y ‘Suma’.

8. Mover una columna con datos

Si quieres mover una columna con datos, la forma más sencilla de hacerlo es seleccionarla y ubicar el cursor en el borde de esta columna. Luego de que el cursor se convierte en un ícono de flechas en cruz, podrás mover la columna libremente sin que pierdas o se desordene la información que contiene.

9.  Valores que comienzan por cero

Es un consejo bastante sencillo, pero vale la pena comentarlo porque muchas veces nos abstenemos de escribir valores que comienzan por cero debido a que Excel los borra de inmediato. Con solo añadir una comilla al inicio, ya podrás incluir este tipo de números o códigos.

10. Búsqueda avanzada

Para activar la búsqueda avanzada el atajo más común es ‘Ctrl + B’, pero hay dos signos adicionales que pueden cumplir una función similar. Se trata del signo de interrogación y el signo de asterisco, que te serán útiles para cuando no estás muy seguro de cuál es el resultado que buscas. Tanto el ‘?’ como el ‘*’ pueden reemplazar un caracter y mostrarte toda la información asociada a la palabra en la cual añadiste el signo.

Imágenes: ENTER.CO, Pexels.

No es necesario tener un contador o una mente privilegiada en matemáticas para llevar un presupuesto organizado. Muchas veces el mayor aliado que puedes tener para organizar tus finanzas está en tu computador: Excel. Esta herramienta de Office es ideal para esta tarea, porque facilita llevar registro de los gastos e ingresos mes a mes. Además de eso, cuenta con una serie de herramientas que pueden ayudar a que el dinero rinda más.

Por desgracia, muchas de ellas no son conocidas, incluso por aquellos que han descubierto los beneficios de llevar su presupuesto en Excel. Por esto, en ENTER.CO decidimos recopilar algunas de las herramientas disponibles y que, en muchos casos, pueden ayudarte a entender mejor cuánto dinero entra, cuánto y sale y qué tanto debes ahorrar para poder darte esos gustos con los que sueñas a final de mes. #EsMomentoDe aprender a ahorrar gracias a las herramientas de Excel.

Las plantillas recomendadas de Excel

No todos tenemos el tiempo o los conocimientos para experimentar con Excel. Por eso, Microsoft puso a nuestra disposición una serie de plantillas que pueden ayudar a organizar los datos de tu presupuesto. Un ejemplo es ‘Visión financiera’, una plantilla que te permite de manera fácil comparar gastos o ingresos para establecer metas mensuales de ahorro. También hay una plantilla llamada Bingo, que sirve para que los más pequeños aprendan la mejor manera de hacer rendir el dinero.

Ayuda externa

Además, siempre hay una serie de opciones disponibles en Internet. Uno de los sitios que podemos recomendar es Vertex42. Allí podrás encontrar una gran cantidad de plantillas prediseñadas para todo tipo de usuarios. Puedes encontrar guías para llevar control del dinero, planificar ahorros e incluso organizar los ingresos de diferentes personas en un mismo hogar. La selección es tan amplia que incluso puedes encontrar cronogramas o planes de negocio.  

Autofill y Flash Fill

Muchas veces no es solo el dinero lo que buscamos ahorrar, sino también tiempo. Excel ofrece la opción de rellenar de manera automática ciertos campos de información que son repetitivos. Digamos, por ejemplo, que una de las columnas en tu documento lleva la fecha de los días del mes. Con autofill no tienes que escribir los número en cada una de las casillas, sino simplemente rellenar esos espacios con un clic. Puedes ver el tutorial de esta herramienta aquí.

Lo mismo puedes hacer con Flash Fill en caso de que necesites organizar información en diferentes casillas con el formato deseado. Con un solo clic puedes rellenar y organizar de manera automática los nombres completos de las personas en un presupuesto. 

Filtros: el salvavidas en un mar de datos

Si eres en extremo juicioso con el registro de tus gastos e ingresos, es posible que a final de mes te encuentres con un montaña de datos que revisar. Y, si este es el caso, tal vez tengas problema encontrando cierta información. ¿Cuánto fue que pagaste por la ida a cine con tus amigos? ¿Cuánto fue que te prestó tu hermano y cuánto le pagaste cuando se vieron? Los filtros son espectaculares, pues permiten buscar de manera rápida los datos que necesitas.

Otro ejemplo de su uso. Supongamos que necesitas hacer una lista de los 20 mayores gastos en este mes. Con un filtro puedes organizar con un solo clic la columna de gastos y tener de manera inmediata la respuesta que buscas.

El poder de las tablas

Hay muchas personas que entienden mejor la información de manera gráfica. Si las columnas de números te crean una migraña, recuerda que Excel cuenta con una serie de tablas que permiten visualizar la información que necesitas. Lo mejor es que hay una gran variedad de plantillas a utilizar. ¿Quieres ver el porcentaje que gastas en videojuegos y compararlo con lo que inviertes en tus mascotas? Usa una pie chart. ¿Necesitas comparar los gastos de un mes con otro? Hazlo mezclando dos tablas que registren el día a día de tu presupuesto.

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