Los altos directivos de la empresa que va a meterse en este cambio deben pensar cómo van a hacer para que sus empleados participen en él de una forma que le abra las puertas al éxito. Obviamente, los responsables son los directivos, los que tienen que vender a sus empleados esta transformación, creando espacios para diálogos y discusiones, teniendo en cuenta que los cambios, cuando se introducen de manera forzada, generalmente son rechazados por los trabajadores.

No deben olvidar que una empresa es un equipo ni que todos tienen que jugar coordinadamente para ganar el partido. Aunque el proceso de transformación digital haya comenzado, se deben tener en cuenta los comentarios y las sugerencias de los empleados, y los directivos tienen que demostrar que también están inmersos en él, dando un ejemplo para generar confianza. Es fundamental que al comienzo del proceso existan espacios abiertos de comunicación para que los empleados puedan dar su retroalimentación sobre todo lo que está pasando.

Otro paso clave es explicarles a los empleados la importancia de una transformación digital y describirles los beneficios que se obtendrán. Hay que sembrar las semillas para que nazca una cultura digital entre los empleados y se sientan satisfechos y convencidos de ella. Se debe invertir, así mismo, en entrenamientos que lleven a que entiendan las consecuencias directas e indirectas que van a obtenerse con este cambio.

No hay que olvidar que los empleados tienen una buena experiencia en lo que manejan, y, por lo tanto, se les debe permitir experimentar, así cometan errores. Seguramente, algunos van a encontrar una forma de hacer mejor las cosas en este ambiente digital. La comunicación entre empleados es fundamental, razón por la cual hay que fomentarla mediante aplicaciones digitales. Desde su casa pueden comunicarse con otros empleados para conocer soluciones de problemas y otros asuntos relacionados con el trabajo. Se les debe permitir acercarse más a los clientes, que es lo que va a pasar con la transformación digital.

Es decir, si todos no reman sincronizadamente en la barca digital, esta no va a llegar a ningún lado. Por favor, tener esto en cuenta para lograr el éxito.

Publicado con autorización de El Tiempo.

Imagen: Rawpixel (vía Pixabay)

Sin embargo, es posible que nos hayamos acostumbrado a trabajar en estas aplicaciones instaladas en nuestro PC por separado, es decir, sin tener presente que nuestros amigos o compañeros de trabajo podrían querer hacer ajustes o aportes en los respectivos documentos. Pero no después de nosotros, sino al mismo tiempo o de manera simultánea. Así es, eso que antes parecía imposible hoy es una realidad mediante Office Online. Aquí les mostramos cómo hacerlo, y lo mejor, su uso no tiene un costo adicional. #EsMomentoDe aprender a usar las herramientas colaborativas de Office.

En Word

Para acceder a la versión en línea de Word, debes ingresar con tu correo electrónico de Outlook. Después de ingresar, podrás seleccionar la hoja en blanco sobre la que deseas trabajar y te encontrarás con una interfaz muy similar a la que tiene la versión de escritorio de Word.

En la parte superior te aparecerán las opciones de colaboración para que antes de empezar puedas hacer partícipe a tu equipo del documento que construirán entre todos. Al seleccionar la opción ‘Share’, Word te permitirá ingresar los correos electrónicos de las personas a las que deseas invitar a editar, sin importar si estos son de Outlook o Gmail.

Posteriormente, podrás elegir las funciones que ejecutará cada persona sobre el documento: si quieres que edite, si quieres que solo vea el documento, o incluso si ya no deseas que acceda más a este.

Cada cambio que ejecutes sobre el documento quedará guardado de forma automática en One Drive, el servicio de almacenamiento de Microsoft al que también tendrás acceso directamente desde Word Online. Solo tendrás que dar clic sobre la opción ‘One Drive’ situada en la barra superior. Allí encontrarás la carpeta ‘Documentos’, el lugar en donde se almacenarán todos tus documentos compartidos.

Guardar es tan fácil como siempre ha sido

Ahora bien, para darle nombre al documento, la ruta es la misma que en la versión de escritorio. Vas a ‘Archivos’ o ‘File’, das clic sobre ‘Guardar como’ o ‘Save As’, ingresas el nombre y así tu documento será fácil de ubicar en la carpeta ‘Documentos’ de One Drive. En el mismo menú se encuentran las opciones ‘Imprimir’ o ‘Print’ y ‘Share’, por si no habías compartido el archivo previamente.

Desde Word Online también podrás acceder a Skype. El ícono de esta aplicación, ubicado en seguida de la opción ‘Share’, te permitirá iniciar una sesión de Skype allí mismo y sin necesidad de que abandones el documento de Word.

Además, si necesitas ingresar a otras aplicaciones en línea de Office (como Power Point o Excel), podrás hacerlo aquí mismo. Es cuestión de dar clic sobre el ícono cuadrado de la esquina que reúne todas las aplicaciones de Microsoft.

Para finalizar, en caso de que necesites seguir editando el documento en la versión de escritorio que tienes instalada en tu computador, lo podrás hacer. Dirígete a la opción ‘Edit in word’ ubicada en el menú superior y desde ahí podrás abrir el documento que venías trabajando en línea desde la versión local.

En PowerPoint y Excel

Si no te encuentras trabajando en alguna de las aplicaciones en línea de Office, el acceso es como lo explicamos al inicio. Con una cuenta de Microsoft, directamente desde el navegador, podrás entrar a PowerPoint Online o Excel Online. Mira el ejemplo con PowerPoint:

El camino para compartir una presentación de Power Point Online o una hoja de cálculo de Excel Online es el mismo de Word Online: A través de la opción ‘Share’, se digitan los correos electrónicos de las personas con las cuales se quiere trabajar de forma colaborativa, y se define cuáles serán las condiciones de acceso de estas a la presentación o la hoja de cálculo. Así mismo, cada cambio efectuado quedará grabado de manera automática en OneDrive.

Vale la pena aclarar que las funciones presentes en la versión en línea de Word, Power Point y Excel son iguales a las de sus versiones homólogas de escritorio. Y si deseas saltar de la presentación o la hoja de cálculo en línea a la presentación o la hoja de cálculo en tu equipo, lo podrás hacer por medio de las opciones ‘Open in PowerPoint’ y ‘Edit in Excel’ respectivamente.

También te podría interesar: Herramientas para hacer buenas presentaciones en Power Point.

Envía tus documentos por correo electrónico

Si ya terminaste de editar tu documento, presentación u hoja de cálculo con tu equipo de trabajo, y estás listo para enviárselo al jefe, puedes recurrir a Outlook. Igual que en el caso de Skype, no tienes que abrir Outlook aparte para realizar este envío. Solo dirígete al ícono en donde se encuentran todas las aplicaciones de Microsoft y haz clic sobre Outlook, que aparece de primero. Te mostramos cómo desde la interfaz de Excel Online:

Imágenes: Capturas de pantalla, Pixabay.

Pero un reciente estudio de Oracle y el MIT Technology Review (una compañía de medios independiente fundada en el Massachusetts Institute of Technology (MIT) en 1899) destaca la importancia de la colaboración entre los equipos de finanzas y recursos humanos para contar, por ejemplo, con una nube unificada.

El estudio ‘Finanzas y Recursos Humanos: La Nueva Asociación Poderosa de la Nube‘, describe cómo una visión holística (o integral) de la información financiera y de recursos humanos, disponible a través de tecnología en la nube, empodera a las organizaciones para enfrentar de mejor forma los cambios del mercado.

Detalles del estudio

Basado en una encuesta global realizada con 700 ejecutivos de niveles directivos y gerentes de finanzas, recursos humanos y TI, el estudio encontró que los sistemas compartidos de finanzas y recursos humanos en la nube son “un componente crítico” para iniciativas exitosas de transformación. En resumen, estas áreas pueden abanderar un proceso de disrupción digital beneficioso para las compañías que requieren ser más productivas y ágiles.

Entre los beneficios de integrar los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión del capital humano, se encuentran que será más fácil hacer seguimiento y prever los costos de los empleados con el propósito de hacer un presupuesto. Además, un sistema cloud (o en la nube) que integre un ERP y una herramienta como HCM (el programa de gestión de recursos humanos de Oracle) podría mejorar la comunicación y el trabajo entre las áreas.

“El 37% de los encuestados señaló que utilizan la nube para mejorar la forma en que se comparten datos“

El informe también reveló que el factor humano y la capacidad de los empleados para adaptarse al cambio es fundamental para una implementación exitosa de la nube. Entre las organizaciones que han desplegado completamente la nube, casi la mitad (46%) dicen que han visto mejoras en su capacidad de cambiar o redimensionar la organización, al igual que el 47% de los encuestados de nivel directivo.

Beneficios en la productividad

Los beneficios en la productividad también han sido significativos. Casi un tercio de los encuestados (31%) dicen que pasan menos tiempo haciendo trabajos manuales dentro de su departamento, esto como resultado de la adopción de la nube. Además, la automatización de los procesos les ha dejado tiempo para que puedan trabajar en actividades estratégicas más relevantes. “Se han borrado las líneas que existían entre las funciones y los roles individuales a medida que la nube permea las organizaciones”, comentó Oracle.

Otras ventajas fueron:

– Mayor colaboración: el 46% de los profesionales de finanzas y recursos humanos dice que una implementación completa de la nube ha llevado a una colaboración significativamente mejor entre los departamentos, y casi la mitad espera una mejora significativa en los próximos dos años.

– La colaboración también se extiende a TI: el 52% de los encuestados de nivel directivo dijo que la relación entre TI, recursos humanos y finanzas es incluso mejor de lo esperado después de la implementación de la nube.

Trabajo interdisciplinario

Con el nuevo rol de los profesionales de recursos humanos y finanzas que requiere que trabajen más estrechamente con los datos y la nube, el 43% de las empresas planea incorporar a las personas de TI a estos departamentos para ayudar a los empleados a aprovechar las nuevas tecnologías.

Respecto a las nuevas habilidades que se necesitan, los entrevistados manifestaron que desean mejorar sus habilidades en:

– Gestión del tiempo (con el 40% diciendo que esto es actualmente un problema).

– Aprendizaje activo.

– Resolución de problemas, razonamiento matemático y habilidades analíticas.

Para concluir, la función de TI también cambia. Después del despliegue de la nube, el 56% de los encuestados de nivel directivo reportan que la TI ha mejorado significativamente cuando se trata de producir innovaciones.

Imagen: Pexels

La firma de investigación y consultoría Great Place to Work, socio de Fortune, analizó las mejores multinacionales para trabajar. A partir de una encuesta aplicada a cientos de empleados de empresas globales, elaboró un ranking de las 25 mejores empresas para trabajar, que recientemente publicó Fortune.

De acuerdo con la investigación, Google se destaca por cuarto año consecutivo como una de las mejores compañías para trabajar. No solo sus empleados en Argentina piensan que es un gran lugar para laborar, lo mismo ocurre con los colaboradores de Brasil, Canadá, India, Suiza y Estados Unidos.

Pero este año los galardones también se ubican en países como Perú, Brasil, Canadá, India y Alemania, que albergan a más de ocho de las principales oficinas de las empresas que hacen parte de este ranking. Así mismo, en el listado aparecen siete empresas de tecnología y la única compañía latinoamericana que figura es Falabella.

Les compartimos algunas de las opiniones de los trabajadores encuestados, en las cuales predominan conceptos como trabajo en equipo y autonomía para la toma de decisiones:

1. Google

Dentro de las opiniones acerca de cómo se sienten las personas a la hora de trabajar en Google, fueron relevantes comentarios como: “Me encanta trabajar para la compañía más grande de la historia del mundo. Este lugar ha sido increíble y sigue mejorando. No hay nada que no podamos lograr y todos -caminando por los pasillos- sienten que pueden cambiar el mundo”. “La gente habla de las ventajas de Google y son geniales, pero lo que hace que Google sea realmente especial es la gente. He trabajado en otras 5 empresas antes de venir a Google y nunca había estado en un lugar con compañeros de trabajo tan capacitados y motivados. Todo el mundo por encima de mi en mi cadena de gestión es más inteligente que yo y trabaja más duro que yo, lo cual es increíble. Es un lugar increíble, a veces intimidante para trabajar, pero eso es lo que lo convierte en un gran lugar: trabajar con las mejores personas en problemas de clase mundial”, dijo otro trabajador.

Sede ubicada en: Estados Unidos.
Industria: Iecnologías de la información.
Número de Empleados en el mundo: 56.300.
Tipo de compañía: pública.
Países que la ubican en el primer puesto: Argentina, Brasil, Canadá, India, Suiza, Estados Unidos.

2. SAS Institute

“Después de trabajar durante 12 años como profesor de ciencias, tomé la decisión de salir y explorar mis intereses fuera del aula. Era difícil alejarse de una carrera que tanto me apasionaba, pero luego me encontré en SAS y fue un sueño hecho realidad. Es realmente un mundo diferente aquí, donde espero ir a trabajar cada día. Desde el principio, todo el mundo ha sido tan amable, acogedor y solidario”.

Sede ubicada en: Estados Unidos.
Industria: tecnologías de la información.
Número de Empleados en el Mundo: 13.741.
Tipo de Empresa: privada.
Países que la ubican en los primeros puestos: Australia, Canadá, Alemania, Grecia, India, Irlanda, Italia, México, Portugal, España, Suiza, Estados Unidos.

3. W. L. Gore & Associates

“Cada interacción con los asociados en toda la empresa le deja con la sensación de que desea trabajar aquí para siempre. Todo el mundo se preocupa por su felicidad, tanto personal como profesionalmente, y quiere que tenga éxito ¡La cultura es maravillosa!”.

Sede ubicada en: Estados Unidos.
Industria: fabricación y producción textil.
Número de empleados en todo el mundo: 10.428
Tipo de Empresa: privada.
Países que la ubican en los primeros puestos: Francia, Alemania, Gran China, Italia, España, Suecia, Estados Unidos.

4. Dell EMC

“La libertad y flexibilidad que tenemos para hacer nuestro trabajo es una de las principales razones por las que EMC es un gran lugar para trabajar. En EMC se nos permite asumir la responsabilidad de nuestras propias acciones. Las personas que trabajan en EMC son también una parte importante de por qué este es un gran lugar para trabajar, hay sentido de pertenencia y espíritu de trabajo en equipo mientras colaboramos juntos hacia los mismos objetivos”.

Sede ubicada en: Estados Unidos.
Industria: Tecnologías de la Información.
Número de Empleados en el mundo: 70.000.
Tipo de compañía: pública.
Países que la ubican en los primeros puestos: Argentina, Austria, Brasil, Chile, Dinamarca, Francia, Alemania, China, India, Irlanda, Italia, Arabia Saudita, Japón, Corea, México, Nigeria, Noruega, Polonia, Portugal, Singapur, España, Suecia, Suiza, Países Bajos, Turquía, Emiratos Árabes Unidos, Reino Unido.

5. Daimler Financial Services

“Daimler tiene un gran ambiente de trabajo y una gran administración que actúa de manera honesta y auténtica. Si se toman algunas decisiones difíciles, siempre se comunican con claridad y a tiempo. Daimler Financial Services es el lugar donde todos quieren trabajar”.

Sede ubicada en: Alemania.
Industria: Servicios financieros y seguros.
Número de empleados en el mundo: 8.388.
Tipo de compañía: Público.
Países que la ubican en los primeros puestos: Canadá, Francia, Alemania, Gran China, Italia, Japón, México, Polonia, España, Países Bajos, Turquía, Reino Unido

Conozca el ranking completo haciendo clic aquí.

Imagen: Pexels.