Esto se traduce en nuevas opciones de trabajo colaborativo en la nube, más integración de herramientas como Outlook y Skype para negocios, y en una compatibilidad inédita con diferentes dispositivos y situaciones: muchas de las herramientas ya tienen versiones para iOS y Android, y otras más son accesibles desde cualquier navegador Web.

Además, Microsoft se concentró en hacer algunas mejoras especialmente en Excel, que ahora cuenta con nuevas opciones muy interesantes. Veamos:

La nube terminó de apoderarse de Office

Office 2016 mejora mucho la gestión de documentos compartidos desde la nube. Simplifica la administración de los permisos, de modo que ahora es más fácil determinar qué usuario puede editar o ver un archivo específico. Además, Outlook facilita el proceso de adjuntar los archivos, y trata de la misma manera los que están guardados en el disco del usuario y los que están en OneDrive o en una nube privada.

También hay mejoras importantes en las herramientas de colaboración y coautoría. Ahora, varios usuarios pueden trabajar al mismo tiempo en un mismo documento, hoja de cálculo o presentación, y ver reflejadas en tiempo real las ediciones que cada uno haga. Hasta ahora, eso solo era posible desde la versión web de Office. La interfaz de los comentarios en Word también mejoró, de modo que sea más fácil ver la discusión entre varios revisores de un documento.

Como Chalela misma lo admitió, esta opción “ya estaba en otras herramientas de oficina”. Pero su llegada a Office 2016 significa su integración con todas las plataformas de trabajo colaborativo de Microsoft que ya funcionan en los entornos corporativos de todo el mundo. Esto por ahora es exclusivo para Windows, pues –según Chalela– la versión para Mac está en desarrollo.

El primer Office ‘cloud first’

Además, la nueva versión de Office toma prestada una opción que ya estaba en el navegador Edge, e integra una nueva opción para buscar un término “dentro del contexto relevante”, bien sea una nube de documentos o en internet, a través de Bing.

Las nuevas herramientas de integración con la nube y trabajo colaborativo cambian definitivamente la vocación de Office, que busca pasar de ser un software de escritorio a una plataforma de trabajo en la nube. Aunque la versión más completa seguirá siendo la de Windows, las que están disponibles para OS X y para sistemas operativos móviles tienen lo necesario para ser productivas.

Eso sí: Office 2016 despliega todo su potencial solamente sobre los productos de la nube de Microsoft. Aunque es posible instalar apps de terceros para integrar Office con Dropbox o Google Drive, solo por medio de OneDrive y Sharepoint –la nube corporativa privada­– se pueden usar todas las herramientas colaborativas.

Excel tiene nuevos poderes

Excel es, por mucho, el programa más importante de Office. Sus capacidades no han sido superadas por las herramientas de sus competidores, y tiene esa rara cualidad de ser al mismo tiempo masivo y ultraespecializado. Microsoft lo sabe, y por eso se dedicó a darle nuevos poderes a su programa de hojas de cálculo en Office 2013.

Ahora Excel tiene una opción que le sugiere al usuario qué gráfico podría mostrar la información que tiene en la hoja de cálculo. También facilitó el diseño de diagramas complejos, como paretos e histogramas o diagramas sobre mapas: se pueden hacer con un par de clics.

Además, Excel 2013 incluyó una herramienta que permite calcular las predicciones de datos futuros a partir de una serie estadística. Esta opción reduce a un par de pasos operaciones que suelen tomar varios clics y requerir cierta complejidad.

Skype y Office trabajan juntos

En Office 2016 también debuta una integración más profunda con Skype para negocios. A través del servicio de mensajería es posible comunicarse en cualquier momento con los otros usuarios con los que se esté trabajando en un documento sin necesidad de salir de Word o Excel, bien sea por chat, llamada de voz o videollamada.

Por su parte, Skype y Outlook colaboran para simplificar el proceso de fijar y realizar reuniones. Es posible programar videollamadas en el calendario de Outlook, para que luego Skype automáticamente cree una sesión a la hora y fecha previstas. Estas sesiones son accesibles desde cualquier dispositivo, pues se puede entrar a ellas desde la app del servicio de mensajería para cualquier sistema operativo, o incluso desde la web.

Más detalles

Hace meses conocimos Sway, un nuevo programa de Office que integra contenidos de varias fuentes –texto, fotos, web- y crea una presentación coherente en pocos pasos. Con el lanzamiento de Office 2016, el programa recibe un empujón de mercadeo y es presentado como parte de la ‘suite’.

La interfaz es más táctil que nunca

Todos los programas de Office tienen una nueva interfaz más amigable con las pantallas táctiles, con íconos mejor distribuidos y un diseño más claro. Además cuentan con nuevo botón ‘Tell me’, que te ayudará a encontrar cualquier opción en cualquiera de las aplicaciones.

Word tiene una nueva herramienta llamada Pen, que te permite digitalizar expresiones matemáticas manuscritas.

La nueva versión llegará paulatinamente a los suscriptores de Office 365 desde el martes, y luego será posible comprarla en tiendas. Ni la fecha exacta ni el precio fueron revelados.

Imágenes: ENTER.CO, Radu Barcan (vía Shutterstock)

Sway es la versión actualizada de Microsoft Frontpage, una herramienta que fue descontinuada por Microsoft y servía para editar y administrar páginas web, como afirmó The Verge. Esta nueva aplicación simplifica esta tarea y el usuario podrá crear su propio sitio web con imágenes y texto que tenga almacenadas en la nube. Además, será muy fácil y rápido subir este contenido a internet.

Como es una aplicación diseñada para los usuarios y para su uso cotidiano, se puede modificar los formatos de texto, imágenes, los colores, entre otros aspectos de su página web. La aplicación estará disponible primero en la web y luego Microsoft dispondrá aplicaciones para iOS y Android para que el usuario las pueda editar en sus dispositivos.

Otra de las características de Sway es que el usuario puede incluir contenido de OneDrive, YouTube, Facebook y Twitter. Así puede incluir, videos y fotos. Y de la misma forma, los contenidos que el usuario produzca en Sway podrá compartirlos en redes sociales para usarlos de forma similar a las presentaciones.

Por ejemplo, Sway se puede utilizar en escenarios como un restaurante en el que el usuario puede consultar el menú o en un salón de clases, en el que los estudiantes pueden modificar sus presentaciones de Power Point.

Según el encargado de mercadeo de Office, Michael Atalla, la vista previa de Sway está disponible en el sitio web de la aplicación que aún se está diseñando. En esta página, el usuario puede solicitar que le envíen una invitación para probar la aplicación. Atalla señaló que: “Nosotros queremos que las personas usen la aplicación y nos cuenten en qué dirección creen que debe ir”.

Atalla afirmó que Sway es un lugar en el que los usuarios pueden contar sus ideas y obtener un diseño atractivo y fácil de compartir, sin tener que preocuparse acerca del diseño, los códigos y los plugins, como reportó The Wall Street Journal.