Una base de datos es una herramienta a través de la cual conoces a tus clientes y te puedes relacionar de mejor manera con ellos. Por esto, se crea con la información de clientes antiguos y nuevos y es una fuente importante de información y conocimiento sobre tu público objetivo.

Por ejemplo, las empresas pueden optimizar sus ventas puesto que las bases de datos permiten dirigir campañas más directas y personalizadas, debido a que tienes un perfil más claro sobre tus compradores.
Normalmente, se reúnen datos como: nombre, teléfono, dirección, email, ciudad y cualquier otra información relevante para su empresa. Es decir que podríamos también recolectar información sobre: aficiones, necesidades específicas, horarios de trabajo, estilo de vida o preferencias.

Con todos estos datos, puedes crear correos electrónicos con campañas de mercadeo que llamen a la acción o llamadas telefónicas más exitosas desde el call center para procesos de fidelización. Inclusive, las bases de datos pueden ayudarte a atraer a clientes indecisos.

En ENTER.CO te damos algunos consejos de cómo crear tu base de datos. Además, te aclaramos algunas dudas sobre la Ley de Protección de datos que rige en nuestro país. Esto no es algo nuevo, existe desde la constitución de 1991, pero se ha ido adaptando para responder a las necesidades que ha creado el Internet.

¿Qué necesitas para poder usar una base de datos en el país?

En Colombia existe la Ley 1581 de 2012 en la que se regula el derecho fundamental de hábeas data. Este es la garantía al derecho de la intimidad y la autodeterminación informática.

La autodeterminación electrónica se entiende como que las personas tienen el derecho a conocer y tener acceso a la información de sí mismas que se recoge en las bases de datos. También a incluir nuevos datos y solicitar que la información sea corregida, actualizada o excluida.

Además, tenemos el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 que define las políticas de tratamiento de los titulares de información, la transferencia de datos personales y la rendición de cuentas frente al tratamiento de los datos personales.

Es importante que tanto las empresas como los usuarios reconozcan que los datos son uno de los activos más importantes hoy en día y por tanto deben ser protegidos. Por este motivo, el Decreto 1074 de 2015 establece que las bases de datos, ya sean administradas por personas naturales o jurídicas, deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Registra tu base de datos

El plazo se vence el 30 de junio de este año. Puedes realizar el registro en la página www.sic.gov.co, también puedes descargar un manual, y es importante que tengas la siguiente información:

– Un análisis e inventario de la información que posees.

– Verificación de cómo recolectaste esta información.

– Un informe y un análisis de cualquier intercambio de datos con terceros

– Sistemas de seguridad que usas para proteger tu base de datos.

– La autorización expresa por parte de los titulares para hacer uso de estos datos.

Es importante que tengas un manual de procedimientos para la protección de datos personales. En este debes describir los lineamientos para el tratamiento de las bases de datos de empleados, clientes, proveedores, entre otros.

Ten en cuenta que no registrar tu base de datos puede costarte hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Si decides abrir una base de datos después de la fecha límite solo tienes que registrarla, con la misma información presentada anteriormente.

¿Cómo recoger una base de datos?

Iniciar una de estas es muy fácil. Y, dependiendo de cómo la gestiones, tendrás resultados positivos si la información que tienes es confiable y está bien organizada. Por esto, te dejamos unos pasos sencillos para empezar tu primera base de datos.

1. Define cuál es el tipo de información que necesitas para ayudar a tu empresa.
   

   Con herramientas de Google o de otras páginas web puedes crear formularios de registro. Este debe tener preguntas claves como nombre, teléfono, dirección, edad y correo electrónico.

   Además, asegúrate de pedir los datos adicionales relevantes para tu empresa. Por ejemplo, si vendes ollas, es importante que sepas cuánto tiempo tus clientes ocupan en la cocina. También sería útil saber si cocinan por hobby o de manera profesional.

2. Actualiza tu base de datos.

   Las personas pueden cambiar de número de celular, dirección de hogar o, inclusive, de empleo. Por lo que es importante que tengas una estrategia para mantener tus registros al día y saber a quién enfocar campañas de marketing u ofrecerle ciertos productos.

   Piensa que mantener tu base de datos actualizada te permitirá ser más eficiente a largo plazo y te ahorrará procesos al momento de definir tu estrategia de ventas.

3. Reconoce cuál es el mejor método para obtener toda la información.

   Existen cientos de formas para que realices la recolección de datos en la actualidad. Pero dependiendo de la personalidad de tu empresa y de tu público objetivo el método será diferente.

   Por ejemplo, puedes hacer encuestas vía correo electrónico o a través de redes sociales si tus clientes son jóvenes. También puedes usar tu sitio y el proceso de compra para recolectar información importante.

   Además, puedes crear un newsletter (suscripción para que tus clientes reciban actualizaciones y promociones en su correo electrónico). Así mismo, puedes hacer concursos, sorteos, contenido exclusivo y promociones; en ambos casos solo tienes que poner como requisito el envío de datos específicos necesarios para tu empresa.

4. Escoge un sistema de gestión de base de datos eficiente.

   No tienes que escoger un solo canal para recolectar la información. Sin embargo, es importante que toda la información esté centralizada en una sola base de datos.

   Existen diferentes programas y aplicaciones que se encargan de esto y depende de ti escoger cuál es la mejor en relación costo-beneficio para tu empresa.

Además, ten en cuenta que existen otros datos que puedes analizar, cómo el perfil de tus seguidores en redes sociales y las métricas de visitas a tu página web. Recuerda que todos estos datos son aprovechables para enriquecer la experiencia del cliente, mejorar tus procesos de fidelización y para aumentar tus ventas.

¿Cómo puedes usar estos datos?

Teniendo en cuenta las leyes y decretos existentes, al momento de crear un formulario o pedirle información a tus clientes para crear tu base de datos es importante que incluyas la autorización previa de la siguiente manera:

1. Incluye un aviso de privacidad y autorización previa que sea visible (que el usuario no pueda evitarlo) en el formato donde pides los datos de tus clientes. Estos dos últimos están estipulados en la ley. El primero es para informar al usuario y el segundo es un permiso por parte de este para hacer uso de los datos como se lo informaste.

Posterior a esta autorización debe enviarse un correo electrónico o una carta que pueda ser consultada posteriormente por los clientes.

2. Define o crea un área o sujeto responsable de la protección de la información personal, según el tamaño empresarial del cliente.

3. Establece las cláusulas para transmisiones y transferencias de datos (si estas aplican).

4. Define o conoce cuáles son los grupos de interés del cliente.

5. Define las finalidades y los tratamientos genéricos en cada grupo de interés. Esto se debe indicar en la política de tratamiento y en el formato de autorización.

Imagen: kreatikar (vía Pixabay).

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Desde las empresas unipersonales, pasando por los tenderos y los pequeños comerciantes, hasta los profesionales independientes que usan bases de datos, todos están obligados a registrar esta información hasta finales de junio. Así lo estipuló la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en noviembre del 2016, cuando informó que ampliaría el plazo para el registro de las bases de datos empresariales hasta el próximo 30 de junio de 2017.

Y aunque el 9 de noviembre del año pasado se venció el primer lapso de tiempo para registrar las bases de datos, según información de la SIC, menos de 10.000 organizaciones cumplieron para esa fecha con la obligación dispuesta por el régimen general de protección de datos personales, reglamentado por la Ley 1581 de 2012. Por esto, aquellos empresarios que no registren sus bases de datos a tiempo podrían incurrir en multas económicas que van hasta los 1.400 millones de pesos.

¿Cuál es el propósito de la norma?

De acuerdo con Adalid, una firma especializada de seguridad de la información, lo anterior indica que la mayoría de los colombianos no entendieron el propósito de dicha normativa, que cobija a todas las entidades de naturaleza pública, privada y sociedades de economía mixta. “En su mayoría, entre los que sí cumplieron dentro del primer plazo, estaban las actividades económicas del comercio al por mayor y menor; industrias manufactureras; actividades financieras y de seguros; actividades profesionales, científicas y técnicas, y empresas del sector de la información y las comunicaciones”, aseguraron voceros de Adalid.

Además, según advierte el ingeniero John Jairo Echeverry, director de servicios informáticos de Adalid, “la protección del derecho de Habeas Data en el país ha venido acompañada de la debida regulación en materia legislativa y de una apropiada reglamentación en materia administrativa, sin embargo, la gran mayoría de las empresas aún no se han alineado con la cultura de protección de datos personales”.

Esta cultura está relacionada con el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas, en bases de datos y en todo tipo de archivos, y se constituye como la principal herramienta de supervisión que tiene la SIC para ejercer la vigilancia y garantizar que se respeten los derechos de los ciudadanos en el manejo y la administración de sus datos personales.

Todos deben registrar sus bases de datos

Echeverry añadió que “nadie se salva de entrar en esta norma porque los responsables del registro son todas las sociedades, aunque tengan un solo empleado o activos muy pequeños. Además, es importante aclarar que incluso aquellos comerciantes u organizaciones privadas como conjuntos cerrados y edificios, están en la obligación de cumplir con esta obligación”. Así mismo, tampoco importa la cantidad o el tipo de datos personales que se administren, o si estos únicamente existen en físico y sin ninguna clase de sistematización: la norma los cobija a todos.

Aunque la falta de pedagogía e información generó un porcentaje de registro muy pobre en su primera etapa de implementación, es importante que los empresarios estén alertas y tengan en cuenta el plazo del 30 de junio para evitar las sanciones que ya comenzaron a aplicarse y que van desde dos mil (2.000) salarios mínimos hasta el cierre temporal o definitivo de estas organizaciones.

Imagen: Pexels.

El anuncio de la Superintendencia de Industria y Comercio, acerca de que se amplió el plazo para el registro de las bases de datos (RNBD) de las empresas hasta el 30 de junio de 2017, seguramente le representó un alivio a muchas empresas. Recordemos que la fecha límite inicial era este martes 8 de noviembre.

Sin embargo, esta entidad fue clara en manifestar que este trámite gratuito lo deben llevar a cabo todas las empresas, sin importar su tamaño, el número de empleados, la cantidad de datos o el tipo de datos que administren, y que aquellos que no hagan el registro, podrían incurrir en multas de carácter personal o institucional por el equivalente a 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, al momento de la imposición de la sanción.

Al parecer, la razón que suscitó el cambio en la fecha tuvo que ver con que el Ministerio de Comercio presentó un proyecto de reforma del decreto 1074 del 2015, relacionado con la política de tratamiento de datos personales en las empresas, a raíz -precisamente- de las solicitudes de las personas que pedían más tiempo para el registro y el bajo índice de bases de datos subidas a la plataforma.

Por esto, si inquietudes relacionadas con el proceso de registro es lo que ha impedido que te pongas al día con esta tarea, a continuación te compartimos algunas respuestas útiles para que registres las bases de datos de tu empresa con anticipación.

¿Qué bases de datos se deben registrar?

De acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio, se deben registrar todas las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento automatizado o manual vaya a ser realizado por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él. Dicho registro debe ir acompañado de la información de los responsables del tratamiento de los datos en tu empresa.

¿Las empresas que tengan un solo empleado o unos activos pequeños también deben registrar sus bases de datos?

La ley de protección de datos personales es aplicable a todas las empresas que recolecten, almacenen, usen o circulen datos personales. Esto quiere decir que características como el tamaño de la empresa, el número de empleados, la cantidad o el tipo de datos personales que gestione no excluye a una empresa de este proceso.

En mi empresa no tengo bases de datos personales. Aún así ¿debo realizar el registro?

Si no tienes bases de datos, no es necesario que realices el registro. Sin embargo, es importante que revises a fondo si en tu empresa se usan datos personales que puedan estar no solo en archivos físicos sino también en archivos electrónicos. Así mismo, es importante que valides si recopilas datos de empleados, clientes, proveedores o de posibles empleados, clientes o proveedores, ya que si la respuesta es sí, entonces será necesario que inscribas estas bases de datos en el RNBD.

¿Qué pasa si no registro mis bases de datos?

El artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 faculta a la Superintendencia de Industria y Comercio para que pueda imponer a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento de los datos en tu empresa las siguientes sanciones:

-Multas de carácter personal e institucional hasta por 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras  exista el incumplimiento que las originó.

-Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por seis meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

-Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento de los datos personales, si no se adoptaron las medidas correctivas ordenadas por la Superintendencia de Industria y Comercio en el tiempo estipulado.

-Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucra el tratamiento de datos sensibles.

¿A dónde debo dirigirme si ya tengo listas mis bases de datos?

Si ya tienes tus bases de datos organizadas puedes ingresar al sitio web de la Superintendencia de Industria Comercio, crear un usuario y una contraseña, e iniciar con el proceso de inscripción. Así mismo, te será bastante útil visitar el video tutorial y el manual de ayuda acerca de cómo realizar el registro, los cuales también están disponibles en este sitio web y responden dudas relacionadas con cómo modificar, eliminar o actualizar los datos que ya subiste a la plataforma.

En general, será posible eliminar o modificar toda la información ingresada en el RNBD, siempre y cuando no hayas finalizado el registro de la base de datos, es decir, no le hayas asignado un número de radicado. Pero, si ya finalizaste el registro de la base de datos y en la información ingresada hay errores, estos se podrán corregir mediante la opción ‘Modificar Registro’. Una vez efectuada la corrección, se debe finalizar nuevamente la inscripción.

Por otro lado, dentro de las recomendaciones que hace la Superintendencia de Industria y Comercio para que no ocurran inconvenientes a la hora de registrar las bases de datos, está que hagas un inventario del total de las bases de datos con información personal -en papel o en formato digital- que reposan en las instalaciones de tu empresa. También que definas la cantidad de titulares por cada base de datos, que se cuente con información detallada de los canales de comunicación previstos para atender las peticiones o reclamos de los titulares, que se adopten medidas de seguridad para minimizar los riesgos de un uso inadecuado de los datos personales tratados, que se aclare la forma de obtención de los datos (comunicación directa con el titular o a través de terceros), que se determine si se ha realizado una transferencia o una transmisión internacional de los datos personales contenidos en las bases de datos de tu empresa, o si se ha realizado una cesión de las bases de datos.

Alista tu política de protección de datos

El registro de las bases de datos debe ir acompañado de la política de tratamiento de datos personales de tu empresa. Según un decreto (Decreto único 1074 de 2015), las políticas de tratamiento de la información deben estar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo, y deben darse a conocer a los titulares de los datos. Dichas políticas deberán incluir información como:

-Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del responsable de los datos en tu empresa.

-Tratamiento al cual serán sometidos los datos y, finalidad del mismo (sobretodo cuando esto no fue informado a las personas mediante un aviso de privacidad).

-Derechos del titular o la persona que ha entregado sus datos.

-Nombre de la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, o a revocar la autorización.

-Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

-Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información, y período de vigencia de la base de datos.

Imagen: Pixabay.

Del 5 al 25 de octubre, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) estará realizando diferentes jornadas de capacitación sobre el Registro Nacional de Bases de Datos en varias ciudades del país.

Estos espacios se presentan faltando menos de un mes para cumplirse la fecha límite que tienen las empresas para registrar sus bases de datos. A continuación te compartimos las horas y lugares en donde se llevarán a cabo:

SAN ANDRÉS

Fecha: 5 de octubre.

Lugar: Cámara de Comercio de San Andrés, Providencia y Santa Catalina (Av. Francisco Newball N° 4A – 20 Piso 2)

Hora: 2:00 – 4:00 p.m

CÚCUTA

Fecha: 11 de octubre.

Lugar: Cámara de Comercio de Cúcuta (Auditorio Piso 2 CC Cra 10 No 4-38 Torre B)

Hora: 9:00 – 11:00 a.m

ARAUCA

Fecha: 13 de octubre.

Lugar: Cámara de Comercio de Arauca (Cra 25 No. 18A – 49 Auditorio Carlos Isael Gaona)

Hora: 8:00 – 9:00 a.m

NEIVA

Fecha: 20 de octubre.

Lugar: Cámara de Comercio de Neiva (Carrera 5 No. 10 – 38 piso 3)

Hora: 8:30 – 10:30 a.m

CASANARE

Fecha: 21 de octubre.

Lugar: Cámara de Comercio de Casanare (Diagonal 16 N° 14-08)

Hora: 10 a.m – 12:00 m.

PASTO

Fecha: 24 de octubre.

Lugar: Cámara de Comercio de Pasto (Calle 18 N° 28-84)

Hora: 10:00 a.m – 12.00 m.

MANIZALES

Fecha: 25 de octubre.

Lugar: Cámara de Comercio de Manizales (Carrera 23 N° 26-60)

Hora: 9:00 – 11:00 a.m

Así mismo, este jueves 13 de octubre –a partir de las 9:00 a.m.– la SIC estará resolviendo inquietudes sobre el proceso de registro a través de un chat en línea. Es la segunda vez que se desarrolla esta actividad, ya que el 12 de julio, voceros de esta entidad conversaron con más de 32 usuarios conectados desde Bogotá, Cali, Medellín, Ibagué, Barranquilla, Envigado, Santa Marta y Villavicencio.

Imagen: Pixabay.

El 8 de noviembre se vence el plazo para que las empresas registren sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNDB) de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dicha obligación responde a una ley (la ley 1581 de 2012) cuyo objetivo es darle cumplimiento al derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, además de los demás derechos, libertades y garantías constitucionales consignadas en el artículo 15 de la Constitución Política, y el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Para que evites sanciones por no registrar las bases de datos de tu empresa a tiempo, o irregularidades al momento de realizar el registro, la Superintendencia de Industria y Comercio recomienda leer el Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos, en donde se describe paso a paso el proceso que debes seguir para cumplir con este tarea.

Pero, debido a que el registro implica organizar las bases de datos de la empresa con anterioridad, manejar contraseñas y administrar usuarios, algunos especialistas en seguridad de la información como John Edison Martínez, -gerente de desarrollo de negocio de Password- recomiendan tener en cuenta los siguientes aspectos antes de realizar el registro:

1. Identifica las bases de datos en donde tu organización registra los datos de personas naturales, tales como nombre, cédula, correo electrónico, números de teléfono o celular, género, fecha de nacimiento, entre otros.

2. Antes de proceder con el registro, asegúrate de que en tu empresa se garantice el uso correcto y responsable de esta información. Para ello, es necesario tener claro cómo se obtuvieron esos datos, en qué momento se van a utilizar, cuáles son las políticas de protección de datos de tu compañía y qué estrategias se llevan a cabo para socializar dicha política con los empleados de tu empresa que tienen que manejar o gestionar estos datos.

3. Define un procedimiento para obtener la autorización de las personas, antes de recibir sus datos. Este procedimiento debe incluir una explicación clara para el usuario acerca de cómo serán utilizados sus datos en tu empresa.

4. Infórmate sobre los riesgos a los que podrían estar expuestos los datos personales en tu organización, y establece las medidas tecnológicas o físicas que pueden proteger la información ante dichos riesgos.

5. Diseña un manual interno de procedimientos y políticas, para cumplir con la ley de protección de datos, y delega a una persona que le pueda hacer seguimiento al tema.

6. Finalmente, registra las bases de datos personales en la página indicada por la Superintendencia de Industria y Comercio  en el tiempo establecido.

Imagen: Pexels.