Para que tu empresa esté al día en materia tecnológica, una de las labores que debes adelantar es un inventario del software que utilizas en ella. La idea es que sepas si tienes todas las herramientas que necesitas, si debes actualizarlas, si requieres una nueva solución…

Pero nos referimos al software que usas para tu gestión administrativa. Es claro que, si tienes una empresa de diseño, vas a necesitar herramientas especializadas para esta labor (programas de ilustración y de retoque fotográfico, por ejemplo). Pero de lo que queremos hablarte hoy es del software que va a soportar tu negocio ‘tras bambalinas’.

El portal español Emprendedores.es tienen un listado de tipos de software básico que debes tener en tu empresa. Los programas más importantes son de facturación, contabilidad, ERP y CRM. Esto es lo que dicen los expertos sobre estas herramientas.

Facturación electrónica

En Colombia es urgente que adquieras esta herramienta: recuerda que a partir del 1º de enero de 2019, todas la empresas del país están obligadas a expedir sus facturas de manera electrónica, según los formatos establecidos por la Dian.

De hecho, la propia Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ofrece una herramienta gratuita de facturación electrónica para pequeñas y medianas empresas. Puedes adquirir más información sobre ella aquí.

Recuerda que la facturación electrónica te ofrece beneficios como eliminar el riesgo de que se pierdan las facturas físicas y tiene menos costos asociados, entre otras cosas.

Contabilidad

No es necesario hacer énfasis en la importancia de que manejes bien las cuentas de tu empresa, que sepas cuánto dinero entra y cuánto sale. Que aproveches las ventajas tributarias que muchos países ofrecen, pero sin olvidar que de todas maneras alguna obligación debes tener con el Gobierno, con tus empleados y con tus proveedores. Una buena herramienta de contabilidad y un buen contador son básicos para tener claras tus cuentas…

ERP (planificación de recursos de la empresa)

El software ERP es una especie de ‘todo en uno’, que te permite controlar diferentes aspectos de tu negocio, incluida la facturación y la contabilidad, por ejemplo. Pero también control de inventarios y gestión de procesos, relaciones con los clientes, por mencionar algunas. 

Para que no queden dudas sobre su utilidad, “los sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa”, explica el portal del grupo de tecnología Consisa.

En esencia, facilitan e integran la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. En la mayoría de los negocios online –explica Consisa– esto hace referencia a la facturación, gestión de pedidos y envíos, datos de los clientes, del personal, distribuidores y otros.

Anteriormente reservados para empresas de gran tamaño, los sistemas ERP están ahora al alcance de todas las compañías, en versiones estándar y a la medida de las necesidades de cada una.

La firma consultora Nubit recomienda en su portal adquirir software ERP en empresas en crecimiento, en las que los programas individuales para cada labor ya se están quedando pequeños o no ofrezcan la conectividad necesaria entre ellos (el sistema de inventarios y el de contabilidad, por ejemplo).

El software ERP también es necesario, añade Nubit, si tienes información dispersa o desactualizada, o si llegó la hora de poner en orden las relaciones con tus clientes. 

¿Cuál ERP escoger?

Para adquirir una solución ERP debes hacer una tarea juiciosa de definición de las necesidades reales de tu empresa. El portal empresarial de Visa recomienda: “Podemos recurrir a páginas especializadas, contratar una consultoría externa que colabore en la búsqueda, o ‘hacerlo en casa’, para lo cual es importante que los proveedores cuenten con experiencia en nuestro segmento de negocios, y que cumplan con nuestros requerimientos de negocios y de proyecto”. También es importante que pidas referencias a otros clientes de tus proveedores potenciales y los visites para conocer cómo funcionan las herramientas.

CRM (gestión de relaciones con los clientes)

CRM es una herramienta que te permite manejar las relaciones con tus clientes. O, como lo resume el portal La cultura del marketing, es “la estrategia orientada a la satisfacción y fidelización total del cliente”.

Si te suena un poco abstracta esta definición, podemos precisarla con la definición del portal del Instituto de Economía Digital: “El nuevo perfil de consumidor digital formado, informado, global, hiperconectado y social genera un elevado impacto en los puntos de contacto de la empresa y en la gestión de la experiencia de un cliente omnicanal. Un CRM debe ofrecer soluciones tecnológicas integradas, escalables y adaptadas a este escenario de interacción digital creciente…”.

Añade que el software CRM aporta a la empresa inteligencia y capacidades relacionales para aumentar la base de clientes y su objetivo es maximizar el valor neto del cliente y el retorno de la inversión.

Ya para terminar…

Recuerda que prácticamente todas las soluciones mencionadas se consiguen ‘en la nube’. Es decir, un proveedor externo te los ofrece como servicios a través de la red, de manera que no es estrictamente necesario que compres servidores y equipo que seguramente un tercero va a manejar mejor que tú.

Finalmente, te recomendamos, te pedimos, te agradecemos que en tu empresa solamente uses software legal. Dile no a la piratería.

Imágenes: Sigre y Geralt (vía Pixabay)