La diferencia entre un asistente de IA y un agente no está en la velocidad, sino en la autonomía operativa. Estos sistemas pueden razonar, actuar y colaborar ejecutando múltiples acciones desde una instrucción inicial. El usuario sigue marcando el punto de partida, pero el desarrollo del trabajo ocurre con mucha menos fricción en cada etapa.

Con el nuevo Agent Mode en Office, Microsoft Copilot puede actuar directamente dentro del documento mientras el usuario edita. El sistema reorganiza contenido, detecta vacíos y propone cambios manteniendo el contexto original. Esto desplaza el modelo tradicional hacia una colaboración donde se delegan bloques completos de trabajo.

Qué pueden hacer hoy los agentes de IA de Microsoft

En tareas cotidianas, el impacto es inmediato y tangible. Puedes pedirle a Copilot que programe una reunión y este gestiona horarios, reserva salas, redacta la agenda y envía invitaciones desde una sola interacción. Lo que antes implicaba múltiples herramientas ahora se resuelve en un flujo unificado que reduce tiempos y elimina pasos repetitivos.

En Excel, el cambio es especialmente visible para usuarios de distintos niveles. El Agent Mode permite generar fórmulas, analizar datos y ajustar resultados de forma iterativa. Esto acerca capacidades avanzadas a quienes no dominan funciones complejas, reduciendo la barrera técnica en el uso de hojas de cálculo.

En Word, los agentes pueden estructurar documentos completos, reorganizar secciones y mejorar la redacción manteniendo coherencia. En PowerPoint, permiten generar presentaciones completas, ajustar el diseño y adaptar el contenido a distintos contextos, respetando estilos definidos sin intervención manual constante.

En entornos colaborativos, los agentes empiezan a asumir roles más definidos dentro del equipo. Dentro de Microsoft Teams, pueden asistir en reuniones tomando notas, generando resúmenes y facilitando respuestas rápidas sin interrumpir la conversación. También permiten sintetizar información compleja y generar análisis sin necesidad de alternar entre múltiples fuentes.

Este comportamiento no se limita a documentos o presentaciones en Microsoft 365, sino que se extiende a espacios de trabajo compartidos donde la coordinación entre personas y sistemas ocurre en tiempo real, integrando la colaboración dentro del mismo flujo operativo.

Cómo funciona el modelo multiagente en Microsoft 365

Uno de los avances más relevantes es la evolución hacia escenarios multiagente dentro del entorno empresarial. Diferentes sistemas pueden empezar a coordinar tareas entre áreas como Recursos Humanos, TI o Marketing, reduciendo la dependencia de procesos manuales fragmentados entre equipos.

Esta capacidad, aún en despliegue progresivo, apunta a flujos donde el contexto se mantiene entre procesos sin perderse en cadenas de correos o reuniones. Más que automatización puntual, representa los primeros pasos hacia sistemas coordinados que operan de forma continua dentro de la organización.

La visión de Microsoft apunta hacia una web abierta de agentes capaces de ejecutar tareas en nombre de usuarios y organizaciones. Este enfoque ya se refleja en funciones activas dentro de Microsoft 365, con una expansión gradual prevista en los próximos meses.

Quién controla los agentes de IA de Microsoft

Delegar tareas en sistemas capaces de ejecutar acciones introduce riesgos si no existe un marco de control claro. Microsoft integra mecanismos como protección frente a inyección de prompts, detección de información sensible y cumplimiento de tareas para mantener alineado el comportamiento de los agentes.

Estos controles no son absolutos, pero forman parte del diseño base de las soluciones. La gobernanza no se plantea como un añadido posterior, sino como un componente que evoluciona junto con las capacidades de los sistemas dentro del entorno corporativo.

Además, comienzan a surgir agentes orientados a análisis organizacional, capaces de ofrecer visibilidad sobre dinámicas internas en tiempo real. Esto permite tomar decisiones más rápidas basadas en datos sin depender exclusivamente de procesos manuales o análisis aislados.

Por qué cambia la forma de trabajar con IA en Office

Para el usuario final, el cambio no implica instalar nuevas herramientas ni aprender desde cero. Estos agentes llegan integrados en aplicaciones que ya forman parte del día a día.

Lo que cambia es el modelo mental. Se pasa de usar software que responde a trabajar con sistemas que ejecutan tareas completas a partir de una instrucción inicial, manteniendo el contexto y reduciendo la carga operativa. No sustituyen al usuario, pero sí redefinen cuánto trabajo debe hacer directamente en cada proceso.

Ese cambio, aunque silencioso, es el que empieza a transformar la forma en que se trabaja dentro de la oficina digital.

Imagen: Generada con IA / ChatGPT

Para obtener la versión gratuita de Microsoft 365, basta con ingresar a Office.com y registrarse con una cuenta de Microsoft. Desde allí, los usuarios pueden acceder a versiones web de las aplicaciones más conocidas, como Word, Excel, PowerPoint y OneNote. No es necesario descargar nada; todo funciona desde el navegador, lo que también facilita el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

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Además, Microsoft ofrece una prueba gratuita de 30 días para la versión completa de Microsoft 365, permitiendo a los usuarios explorar herramientas premium como Power BI para análisis de datos o el almacenamiento extendido de OneDrive. Aunque al finalizar la prueba es necesario suscribirse, esta opción brinda la oportunidad de experimentar la gama completa de funcionalidades antes de comprometerse con un plan pago.

¿Qué incluye la versión gratuita?

La versión sin costo de Microsoft 365 permite a los usuarios crear, editar y compartir documentos básicos. Incluye las funciones esenciales de:

• Word: Para redactar y editar textos sencillos.
• Excel: Para crear hojas de cálculo y gráficos básicos.
• PowerPoint: Para diseñar presentaciones simples.
• OneNote: Para organizar ideas y tomar notas.

Además, los documentos creados se almacenan automáticamente en OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, con una capacidad de 5 GB gratuitos. Esto significa que los archivos estarán disponibles en cualquier momento y lugar, siempre que haya conexión a internet.

Ahora bien, cabe mencionar que no todo es color  de rosa y,  versión gratuita tiene su limitaciones. Por ejemplo, no es posible utilizar las aplicaciones sin conexión a internet. Las funciones avanzadas de edición, como el diseño profesional en PowerPoint o las fórmulas complejas de Excel, están bloqueadas.

Solo se puede guardar archivos en OneDrive, sin opción de almacenarlos directamente en el computador. La versión gratuita incluye anuncios, una estrategia que Microsoft emplea para monetizar este servicio.

Otro camino para acceder a Microsoft 365 sin costo es a través de la versión Education, dirigida a estudiantes y educadores. Para obtenerla, es necesario registrarse con un correo institucional válido. Esta versión ofrece herramientas adicionales como Microsoft Teams para la colaboración en el aula y funciones específicas para el aprendizaje.

¿Vale la pena la versión gratuita?

Si tus necesidades son básicas y solo buscas redactar documentos simples, hacer presentaciones sencillas o gestionar hojas de cálculo elementales, la versión gratuita de Microsoft 365 es una opción sólida. No obstante, si trabajas con funciones avanzadas o necesitas acceso sin conexión, puede que la suscripción paga sea más adecuada.

Imagen: Microsoft

De acuerdo con el gigante, la idea es que Copilot sea más accesible para todos; es así como Bing Chat y Bing Chat Enterprise ahora simplemente se convertirán en Copilot.

La inteligencia artificial tendrá la capacidad de responder preguntas, crear contenido y razonar sobre datos. Además asegura que siempre tendrá “conexión a tierra, por lo que siempre tiene acceso a la información más reciente”.

Microsoft explica que cuando inicies sesión en Copilot con su Entra ID, obtendrás protección de datos comerciales de forma gratuita, lo que significa que los datos del chat no se guardan, Microsoft no tiene acceso visual y tus datos no se utilizan para entrenar los modelos.

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Por otra parte, Microsoft Copilot Studio anuncia que será una herramienta de bajo código para personalizar Copilot para Microsoft 365 y crear copilotos independientes.

“Reúne un conjunto de poderosas capacidades conversacionales, desde GPT personalizados, complementos de IA generativa y temas manuales. Puede personalizar Copilot para Microsoft 365 con sus propios escenarios empresariales: cree, pruebe y publique copilotos independientes y GPT personalizados, y administre y proteja sus personalizaciones y copilotos independientes con el acceso, los datos, los controles de usuario y los análisis adecuados”, explica la compañía.

También, y como lo dijimos inicialmente, Copilot para Microsoft 365 será tu asistente de IA en el trabajo: tendrá capacidades matemáticas y de análisis sofisticadas. Estas nuevas funciones permiten brindarle a Copilot detalles sobre tu función e instrucciones sobre lo que es importante para ti, para que pueda obtener respuestas personalizadas basadas en tu función y preferencias únicas.

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“Esta nueva capacidad se implementará inicialmente en Word y PowerPoint y pronto seguirá en las otras aplicaciones de Microsoft 365, complementando las características de personalización previamente anunciadas, como “suena como yo” para Copilot en Outlook, que coincide con su estilo de escritura y voz únicos al redactar correos electrónicos”, asegura en comunicado.

Por su parte, Python en Excel te permitirá realizar análisis matemáticos sofisticados utilizando uno de los lenguajes de programación más potentes del mundo. “Y, en combinación con Copilot en Excel, los usuarios podrán desbloquear esta capacidad utilizando lenguaje natural”, asegura Microsoft.

Finalmente, la compañía anunció que ahora Copilot también estará en Teams para hacer cosas como sintetizar publicaciones largas, obtener elementos de acción o revisar decisiones clave en los canales en los que trabaja todos los días.

Imagen: Microsoft

La compañía de tecnología explicó que Copilot combina el poder de los modelos de lenguaje extenso (Large Language Models – LLM) con sus datos en Microsoft Graph y las aplicaciones de Microsoft 365 para convertir tus palabras en una herramienta de productividad.

El trabajo del asistente será el de “dar rienda suelta a la creatividad, desbloquear la productividad y mejorar las habilidades”, es decir, que los procesos que tengamos que hacer en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams van hacer más cortos y productivos.

Además, la inteligencia artificial de Microsoft se incluirá en Business Chat que funcionará en LLM para las aplicaciones de Microsoft 365, como el calendario, correos electrónicos, chats, documentos, reuniones y contactos.

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De acuerdo con la desarrolladora, le podremos dar indicaciones en lenguaje natural como: «Explícale a mi equipo cómo actualizamos la estrategia del producto», y generará una actualización de estado basada en las reuniones de la mañana, los correos electrónicos y los hilos de chat.

Los usuarios serán los que tendrán el control sobre Copilot, decidirán qué quieren conversar modificar o desechar. “Ahora pueden ser más creativos en Word, más analíticos en Excel, más expresivos en PowerPoint, más productivos en Outlook y más colaborativos en Teams”, afirma Microsoft .

Word

Podrán impulsar el proceso creativo para que nunca vuelvas a comenzar con una pizarra en blanco. Copilot te brinda un primer borrador para editar e rehacer; así ahorrarás horas de escritura, búsqueda y edición. “Ustedes siempre tienen el control como autores, al impulsar sus ideas únicas, incitar a Copilot a acortar, reescribir o dar su opinión”.

PowerPoint

Copilot te ayudará a crear “hermosas” presentaciones, realizando la petición con un simple mensaje y agregando contenido relevante.

Excel

Podrás analizar tendencias y crear visualizaciones de datos de apariencia profesional en segundos.

Outlook y Teams

En Outlook te ayudará a limpiar su bandeja de entrada en minutos. En Teams, cada reunión es una reunión productiva, podrás resumir los puntos de discusión clave, incluido quién dijo qué y dónde están alineadas las personas y dónde no están de acuerdo, y sugerir elementos de acción, todo en tiempo real durante una reunión.

Finalmente, con Power Platform, cualquiera puede automatizar tareas repetitivas, crear chatbots y pasar de una idea a una aplicación funcional en minutos.

Tome AI utiliza GPT-3 y DALL-E 2 para generar un primer borrador de cualquier tipo de presentación en segundos. La narración generativa con inteligencia artificial le permite a esta nueva herramienta, construir rápida y fácilmente historias, presentaciones o esquemas completos desde cero.

El producto final también incluye títulos coherentes, paginación, diseños de página, textos y gráficos. Cabe notar que las diapositivas de presentación tipo PowerPoint, aún son necesarias para argumentar un proyecto o un plan estratégico.

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“Creamos Tome para que sea un socio inteligente y con capacidad de respuesta, no una página estática. Estamos en las primeras etapas para ver cómo la IA generativa puede empoderar a los narradores y dar voz a más personas, lo más centrada posible en el creador. Eso significa construir sobre modelos potentes y grandes, así como continuar adaptando nuestra propia IA para crear experiencias altamente colaborativas que se ajusten naturalmente a la forma en que trabajan las personas”; explico el cofundador y director ejecutivo de Tome, Keith Peiris.

Tome AI puede mejorar las presentaciones iniciales y reescribir el texto conservando su extensión, siendo más conciso o elaborado, y adoptando el tono de voz más apropiado (inspirador, formal, informal, objetivo, persuasivo o divertido).

@estebandiba Esta inteligencia artificial puede crear presentaciones estilo power point para ti de cualquier tema usando IA. La aplicación se llama Tome, es gratis, solo hay que registrarse, le damos a crear, escribimos una frase de la presentación que queremos y en menos de un minuto tendemos la presentación hecha con imágenes incluidas generadas también por inteligencia artificial. #IA #powerpoint #presentaciones #tecnología #herramientasdigitales #productividad ♬ Blade Runner 2049 – Synthwave Goose

La barra de mensajes actualizada en Tome, permite a los usuarios elegir entre tres tipos distintos de salida (presentación, cuento y esquema) y varios formatos de imagen (neoimpresionista, arte pop, fantasía, ciberpunk, anime y más).

La herramienta combina un diseño fácil con contenido dinámico y una gran funcionalidad. Cualquiera puede expresar ideas de forma natural, construyendo presentaciones y contando historias.

También incluye crear contenido en vivo e interactivo de la web, y con narración en vídeo. Puede usarlo totalmente gratis entrando a Tome AI , seleccionando “Obtener Tome gratis” e iniciando sesión.

Solo debe escribir un texto simple sobre el tema que quiera, y la IA se encargará de producir una presentación de 8 páginas, con la primera diapositiva como encabezado (lo que escribió en el texto). Luego verá la página de índice y las otras 6 páginas, que incluyen 6 temas separados para el mismo texto. Si desea cambiar algo, solo haga clic en la parte que desea editar, como Powerpoint.

Imagen: Captura de pantalla Tome

Microsoft lanzó esta plataforma en febrero para el iPhone, pero los usuarios del iPad debían descargar cada aplicación por separado. Con la nueva aplicación de Microsoft Office, los usuarios tienen algunas herramientas de los computadores portátiles; entre ellas que se pueda usar un mouse o trackpad en la app. Así mismo como funcionalidades de dispositivos móviles; por ejemplo, crear archivos PDF o firmar documentos. Además de poder manejar diferentes archivos desde una misma plataforma, explica el portal The Verge.

Para leer más noticias sobre Microsoft Office, visita este enlace.

Para las personas que usan solo Microsoft Word o solo Microsoft PowerPoint u otra pueden descargarla por separado. Esta sigue teniendo actualizaciones y parches de seguridad, al igual que funcionalidades de la aplicación general.

Imagen: App Store.

Conteo de palabras en Word

El procesador de palabras preferido de Satya Nadella, el CEO de Microsoft, acaba de recibir una actualización en la que finalmente los usuarios podrán conocer el número de letras y palabras que tiene el documento en el que estén trabajando. Para saber este número solo basta con deslizar hacia arriba o abajo en un texto y el conteo aparecerá en la parte inferior, como informa la propia compañía. Esta novedad llega tanto para Android como para iOS.

Outlook para Android

La aplicación de correo electrónico, que de hecho es una gran alternativa a Gmail en Android, ahora permitirá borrar contactos sin salir de ella. Además, presentó también el modo ‘no molestar’ que permitirá al usuario descansar momentáneamente de las notificaciones de correos recibidos.

Outlook para iOS

Por su parte, la versión frutal de Outlook trae una novedad para quien no tiene reparos en cuanto a trabajar en su celular y computador casi al tiempo. Outlook para iOS, en su más reciente versión, cuenta con la opción de sincronizar los borradores de email en tiempo real. De esta forma, podrás comenzar un correo en tu celular y finalizarlo en el computador. Un poco tarde esta funcionalidad, pero bueno, dicen que más vale tarde que nunca.

PowerPoint para Android

Por último, finalmente llegó el modo horizontal de PowerPoint a Android. Debido a la naturaleza de esta aplicación, en la que podrás crear presentaciones, este nuevo modo puede ser una buena herramienta para visualizar o editar diapositivas.

Recuerda que para tener las funcionalidades completas, en especial la sincronización en la nube, deberás contar con una suscripción de Office 365. Te recomendamos revisar si tu universidad o institución educativa cuenta con este servicio, para que lo uses de manera gratuita.

Imagen: ijeab (vía iStock). 

Plantillas prediseñadas

Tenemos la posibilidad de elegir el diseño de nuestra presentación con diseños predeterminados de la herramienta. Debemos crear un documento nuevo y elegir ‘presentación en blanco’. Luego abrir la pestaña ‘diseño’ en la barra de herramientas. Verás que hay varias opciones, las cuales podrás pasar con el mouse y previsualizar antes de seleccionar definitivamente.

Agregar videos en PowerPoint

El contenido multimedia puede ser uno de los componentes más llamativos en una presentación. En este caso un video puede ser la herramienta que resuma varias diapositivas de información. Recuerda que cantidad no es calidad. PowerPoint te brinda dos opciones para insertar un video: archivo desde el computador y desde el explorador de películas.

Para hacerlo solo debes seleccionar la pestaña ‘insertar’, ubicada en la barra de herramientas del programa. Luego un menú te brindará varias opciones de agregar contenidos a tu presentación. Figuras geométricas, gráficos, audio y video son las más utilizadas. Para insertar el video dirígete a la opción ubicada en el extremo derecho del menú.

Luego deberás seleccionar la pestaña de la opción, la cual desplegará las dos opciones de video. En el caso del ‘explorador de películas’, al seleccionarla te llevará a explorar tu dispositivo para agregar el video en la diapositiva. Recuerda que en caso de pasar la presentación a un dispositivo de almacenamiento también debes copiar el archivo del video o de lo contrario no se reproducirá. Tu video deberá estar en formato .asf, .avi, .mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg, .swf y .wmv.

Insertar tablas, imágenes y gráficos

No hay mejor manera para explicar cifras que por medio de un gráfico, imagen o tabla. Aunque requieren algunos pasos más, te ayudarán a organizar aún más la información y presentarla de forma efectiva. Nuevamente selecciona la pestaña ‘insertar’. Luego dale en ‘gráfico’ (que está representada por tres barras de color azul, amarillo y verde). Una ventana se desplegará con los diferentes diseños disponibles: columnas, líneas, circular y barra son algunos de ellos.

Cuando selecciones tu gráfica, una tabla de datos se abrirá de forma paralela en Excel. En esa tabla deberás cambiar los datos de la gráfica: el título, los nombres y las cifras de cada término. Al realizar cada cambio la diapositiva con la gráfica se actualizará de forma automática.

Además, si necesitas hacer más cambios en la gráfica solo debes dirigirte al submenú que se desplegará en la barra de herramientas de PowerPoint en el extremo derecho. Podrás modificar el diseño, presentación y formato. Pero si después de un tiempo necesitas hacer algún cambio en la información de la gráfica, no te preocupes por buscar la tabla en Excel. Solo debes hacer clic izquierdo sobre la gráfica y seleccionar ‘modificar datos’. Esta opción desplegará otra tabla de Excel con los datos existentes para que cambies lo que necesites.

Ahora, si quieres agregar imágenes es mucho más sencillo. Ten en cuenta que los formatos admitidos por PowerPoint son .gif, .jpg, .png y ,tif. Si tu imagen tiene uno de estos formatos se podrá añadir o de lo contrario deberás exportarla en Adobe Photoshop o convertirla en un programa en línea. El proceso más rápido es copiar y pegar la imagen sobre la diapositiva. Pero si quieres hacerlo desde el programa solo debes ir a ‘insertar’ y después a ‘imagen’. Una ventana se abrirá para que explores tus archivos y elijas la imagen.

Selecciona tu imagen o fotografía dale en ‘insertar’. Verás que la imagen se agregará en la diapositiva. Puedes cambiar su tamaño con solo mover los círculos o nodos que enmarcarán a la imagen. Otra cosa importante es que puedes darle efecto a la imagen. Esto se hace en el submenú ‘herramientas de imagen’ que aparecerá en la parte superior derecha de la barra de herramientas. Allí podrás darle efecto 3D a la imagen, cambiar el contorno, entre otros.

La tercera opción de la que hablaremos será la de insertar tablas en las diapositivas. Una vez más dirígete a la pestaña ‘insertar’. Luego selecciona la opción tabla, la cual te brinda la posibilidad de elegir cuántas filas y columnas necesitas. Pasa el mouse por encima y selecciona lo que necesite.

Con la tabla diseñada ya podrás comenzar a escribir los datos en ella. Esta opción también cuenta con submenú por si necesitas realizar cambios en el diseño. Si necesitas agregar o eliminar columnas o filas solo dale clic derecho encima de la tabla y selecciona la opción.

Imágenes: captura de pantalla.

Llegan nuevas características para varios de los productos más importantes de Microsoft, como Word, PowerPoint y Outlook, informó Venture Beat. Estas nuevas funciones llegarán en julio de este año, con Office 365.

Para Word, llegan dos nuevas funciones, la primera se llama Researcher, un servicio que ayudará a los usuarios a encontrar fuentes, citas y contenido para agregar al texto en pocos pasos. Acompañando el documento, los usuarios podrán explorar material relacionado con el tema del que se está escribiendo y agregarlo, con el formato adecuado de la cita, en un solo clic. Researcher funciona con Bing y debe existir una conexión a internet para poderlo usar.

La segunda se llama Editor y está pensada para ayudarle a los usuarios a mejorar sus habilidades a la hora de escribir, sugiriendo algunos cambios y simulando que el texto está siendo revisado por una persona de verdad. Editor está en capacidad de corregir la gramática, el lenguaje no inclusivo, las diferencias en el tono, la falta de consistencia en la partición de las palabras, la voz pasiva, el uso de la negación, entre otras. Microsoft no aclara en qué idiomas funcionará Editor.

Según David Alexander, director de marketing de producto de Microsoft Office: “Queríamos ir más allá de las funciones actuales de gramática y ortografía y concentrarnos más en lo que habías hecho mal y cómo debería corregirse”. Con el tiempo, se espera que Editor sea cada vez mejor.

Aquí las podemos ver en acción en este video, que compartió Microsoft en su blog oficial de Office:

Ahora, por el lado de PowerPoint, llega una nueva función llamada Zoom, la cual permite crear fácilmente presentaciones interactivas, no lineales, en donde en una sola diapositiva, puedes tener un resumen interactivo de toda la presentación. Desde allí, vas a poder presentar todas las diapositivas, sin salir del modo de presentación y sin interrumpir el flujo.

Las personas podrán hacer zoom (o acercar) dependiendo de la profundidad de los contenidos, el uso de las secciones o de si al final de la presentación hay algún tipo de preguntas y respuestas. En este video pueden ver cómo funciona:

Finalmente, para Outlook llega la función Focused Inbox, la cual solo estaba disponible la aplicación de Outlook en iOS y Android. Esta función esconde los mails menos importantes y los muestra en otra carpeta. Focused Inbox hace esta selección según lo que ha aprendido manejando el corrreo de de los usuarios con el tiempo. Aunque también es posible mover mensajes de manera manual.

Otra nueva función para Outlook son las menciones, para que los correos colaborativos sean mucho más rápidos y fáciles, así lo explicó Microsoft en una publicación.

Imagen: captura de pantalla.

El próximo 27 de marzo Microsoft tiene programado un evento de prensa donde Satya Nadella, el nuevo CEO de la empresa, presentará la estrategia ‘Móvil primero, nube primero’. The Verge afirma conocer una de las novedades más importantes que traerá la conferencia de Nadella: Microsoft lanzará Office para iPad.

La empresa ha estado trabajando por varios meses en Office para iPad, luego de haber introducido una versión para iPhone en junio del año pasado. Se espera que la versión para iPad tenga interfaz y herramientas similares a la versión para smartphone, que funcione con una suscripción a Office 365 y que permita la creación y edición de documentos Word, Excel y PowerPoint.

Además de la posible versión de Office en el iPad, otros anuncios que han rondado por la red web durante las últimas semanas como Office Online y la llegada de una versión de OneNote para Mac son pruebas de la estrategia ‘Móvil primero, nube primero’. Además, Microsoft ya ofrece gratis la versión de Office en las tabletas de 7 pulgadas para Windows 8.

Se espera que Microsoft presente en su conferencia Build, el 2 de abril, información sobre Windows Phone 8.1 y planes futuros para Windows 9.

Imagen: Enter.co

http://youtu.be/86JMcy5OqZA

Microsoft se compara con el iPad usando algunas aplicaciones ejemplares de sus tabletas, como PowerPoint, y resaltando que la ASUS Vivo Tab cuesta 449 dólares; 200 menos que la de Apple. Con el lema ‘Less talking more doing’ (menos hablar, más hacer) la voz de Siri enuncia varias debilidades del iPad: “lo siento, solo puedo hacer una cosa a la vez, creo que PowerPoint no es una de esas cosas, deberíamos tocar piano”.  

En estos días Microsoft ha estado bastante agresivo con sus videos, hace unos días vimos uno que se filtró desde adentro de la empresa en el que parodiaba un comercial de Google Chrome. Además, Nokia sacó un comercial burlándose del fanatismo de los usuarios, que por tomar una foto en un matrimonio terminan agarrados a golpes.

Por Cristina Rigutto (Managing Director de la agencia Intuic en Italia).

Hace algunos días me hizo una breve entrevista Federico Guerrini en La Stampa, sobre la validez de las presentaciones como instrumento de comunicación. Ahora me gustaría explicar por qué con Twitter (y, más en general, con las redes sociales) las presentaciones no solo deberán obligatoriamente mejorar, sino que también se convertirán en una valiosa herramienta para la comunicación.

Con el ingreso de Twitter en las salas de conferencias, las técnicas tradicionales de comunicaciones implementadas en las presentaciones resultan ineficaces, e incluso pueden dañar la reputación del orador, sin importar cuán preparado esté. Basta con hacer una pequeña búsqueda en Twitter para leer comentarios sobre una conferencia con 130 caracteres negativos sobre el orador de turno, sobre lo aburrido que es, sobre lo que no se dijo de nuevo otra vez o, peor aún, sobre que es una pérdida de tiempo.

También en Italia, aunque con mucho retardo respecto a otros países, cada vez más personas asisten a conferencias con el portátil abierto, o con el ojo en el teléfono, y se comunican con el exterior mientras el orador está hablando. Los flujos de información se someten a un efecto multiplicador: del orador en la sala al público, del público al exterior y también desde las personas que están afuera, que retwittean, ‘linkean’ nuevo contenido, escriben a los de la sala, hacen preguntas, ofrecen respuestas…

En esta Babel Informativa, un orador que se limite a leer sus diapositivas será completamente ignorado, pero también sería muy difícil que alguien hablara sin recurrir a su apoyo. De a poco se aplican las técnicas de PNL tan en boga en este momento, pero el público no siempre se siente atraído por oradores que se esfuerzan por hacerles guiños amistosos. Hay personas a las que solo debemos darle un mensaje interesante, una información que no encuentren en otro lugar, algo por lo que consideren que es digno invertir su tiempo.

En el momento en que se está realizando la presentación es imposible entender la actitud del público, no es factible saber si los presentes están interesados o no, si están tomando notas en sus netbooks o respondiendo los correos. El único modo de entender si estamos yendo en la dirección correcta es seguir el flujo de los tweets y, de este modo, escuchar prácticamente lo que dicen.

Así, todo se juega en torno al presentador, que debe saber hablar en una ‘sala multitasking’, como si tuviera la atención exclusiva de todos y, sobre todo, debe haber preparado una presentación que, de un solo vistazo, diapositiva tras diapositiva, explique y apoye visualmente lo que está diciendo.

El orador debe revisar el estilo de la presentación, que tiene adaptarse al hábito cada vez más frecuente de las personas de leer las imágenes y no las palabras. También debe prestar especial atención a la estructura, que será el aspecto en el que se centrará la audiencia de modo casi individual; y al mensaje, que debe ser construido prestando atención no solo a la regla periodística de las 5W, sino también a la ‘social’ de las 4T (los cuatro tweets).

El desarrollo tecnológico y la Web 2.0 han cambiado el modo de acceder a la información, los usuarios se han acostumbrado a interactuar con los datos, sin límites espaciales o temporales. Las presentaciones también deberán adecuarse a este nuevo estilo de fruición informativa.

No me detendré aquí en las muchas técnicas existentes para diseñar una presentación 2.0, que serán el objeto de mi próximo curso en el Master in Comunicazione delle Scienze en la Universidad de Padua, del 23 al 30 de julio. Lo importante, en última instancia, es que las presentaciones son herramientas de comunicación que no pueden ser unidireccionales, sino que deben seguir el flujo… de los tweets.

Notas relacionadas:

• Prezi: por fin una nueva forma de hacer presentaciones.
• Con Cloud Connect, Google sube a la nube documentos de Office.
• Hacker se venga de su exjefe mientras este hacía una presentación.

Si mencionamos aplicaciones dominantes, tal vez Word –también de Microsoft– y PhotoShop son las únicas que se acercan a PowerPoint. El ‘poder’ de esta aplicación es tal, que no sólo es un estándar de facto en el terreno de las presentaciones, sino que nos ha enseñado a todos –viejos, adultos jóvenes y niños– a pensar de una manera a la hora de exponer un tema.

Nos dicen que demos una charla sobre el futuro de Internet, y casi desde antes de pensar en el tema, nos imaginamos unos ‘slides’. Al niño le piden que exponga sobre las costumbres de Venezuela, y él –o su profesora, o su papá– ya empiezan a escribir y copiar imágenes en un documento de PowerPoint. Incluso, asistimos a un congreso de alto nivel, y el gurú o visionario que está al frente demuestra que es tan humano como nosotros al acompañarse de una presentación en PowerPoint que apoya sus palabras.

Bueno, excepto Steve Jobs y sus más fieles seguidores, que utilizan Keynote, tal vez el único pequeño avance en el campo de las presentaciones frente a esta joya de Microsoft. Keynote es un programa sobresaliente en lo gráfico y en su facilidad de uso, y permite lograr presentaciones de alto impacto visual. Sin embargo, en esencia hace y es lo mismo que PowerPoint. La estructura de las presentaciones es lineal, como si todo en el mundo fuera lineal, como si la Web no nos hubiera demostrado que hay muchas formas de contar las cosas…

Y por más bellas que sean las imágenes utilizadas, por más innovadoras que sean las plantillas y por más efectos especiales y transiciones modernas que se usen, una presentación en PowerPoint o Keynote son, en el fondo, lo mismo: una agrupación de ‘slides’ unidos por transiciones.

Prezi sacude nuestra manera de pensar.

Por más creativos que queramos ser, el formato tradicional de una presentación es el mismo y es lineal. Ya sea que nos apoyemos totalmente en los ‘slides’ –y los leamos textualmente, algo que no me gusta hacer pero en lo que inevitablemente suelo caer–, o que simplemente tengamos imágenes o frases sueltas y a partir de ella armemos nuestro discurso, el orden nos lo dicta la presentación e, insisto, ésta es lineal: regresar del slide 35 al 12 para reiterar algo o comentar algo que se olvidó parece una herejía o como mínimo un descuido, por ejemplo.

Sin embargo, como ya dije, el mundo y nuestra mente no funcionan linealmente, ni tampoco nuestros auditorios –compañeros de clase, alumnos, asistentes a un taller que dictamos o el gran jefe, a quien se debe impactar para que apruebe un proyecto. Y gracias a esta realidad han empezado a surgir aplicaciones que buscan romper el esquema tradicional de una presentación, y que transforman no sólo la experiencia de armarla, sino la de quienes la reciben como espectadores.

Una de ellas, la más famosa por ahora, es Prezi. Se trata de una aplicación simple, que se aprende a usar en menos de media hora, y que permite construir el apoyo a conferencias, talleres o charlas de una manera distinta a la tradicional.

El resultado final de una presentación –llamada también ‘prezi’– es evidente: parece una pequeña película en la que los elementos de cada pantalla –imágenes, videos, textos– no tienen un orden preestablecido, en la que no hay un orden lineal ni plantillas o esquemas establecidos. La narración fluye al ritmo que el presentador quiere darle, y no al revés, que el presentador se debe ceñir a lo que le digan los ‘slides’.

Si a esta altura de Zona de Pruebas todavía no ha entendido qué es Prezi y cómo se ve un ‘prezi’, probablemente no sea culpa de la aplicación, sino de este columnista que no encuentra las palabras para describirla acertadamente. Por eso, si es posible, lo invito a que interrumpa la lectura, vaya a la dirección www.prezi.com y, antes de leer, dé clic al video principal –que en realidad es un ‘prezi’–.

Tómese el tiempo que desee. Seguramente después de ver el primer ‘prezi’ va a querer ver otros… Hágalo en este enlace, y disfrute…

Continuemos. Usted lo vio: seguir una presentación de Prezi es una experiencia dinámica, muy distinta a la de ver ‘slide’ tras ‘slide’. Es fácil engancharse con una ‘prezi’, excepto si el contenido es realmente malo. En el mundo PowerPoint es fácil aburrirse con una presentación, excepto si el contenido es realmente bueno…

Ahora vamos del otro lado: el del presentador. Es fácil usar la herramienta. Se pueden crear ‘prezis’ desde el sitio web, o descargar la aplicación en el computador (es compatible con Windows y Mac OS X). En pocos minutos se pueden crear ‘prezis’ de prueba con todos los efectos especiales.

Sin embargo, hacer una ‘prezi’ con todas las de la ley no es tan fácil. Y esto se debe a nuestra ‘cuadriculada’ manera de pensar, de imaginar una presentación. Al menos en mi caso, mis intentos de ‘prezi’ han sido satisfactorios en lo técnico, pero la narrativa me sigue fallando, y siento que desperdicio todo su potencial. Aún tengo que ver muchas más ‘prezis’ de usuarios avanzados, jugar más con la aplicación pero, sobre todo, ser mucho más arriesgado en la forma de narrar, de contar las cosas.

Pese a ello, Prezi brinda una gran libertad que se extraña al volver al esquema tradicional. Al menos la única presentación formal que he tenido que hacer en PowerPoint ya no me satisfizo, porque sentí que era aburrida… (en mis tiempos pre-Prezi creía que estaban muy buenas).

Una forma sencilla de pensar una ‘prezi’ es hacer una especie de lluvia de imágenes, frases, conceptos, sin necesidad de ningún orden. Luego, piense en ese orden lógico –o no tan lógico–, y con Prezi trace la ruta entre cada elemento. Puede regresar a un punto en cualquier momento, o englobar toda una serie de contenidos en otros. Hay mucha libertad y, hasta ahora, no he visto que se pueda abusar de ella, sino al contrario, que no se aproveche al máximo.

Sobre Prezi hay una noticia aparentemente mala: no es del todo gratuita. Pero… ¿acaso PowerPoint lo es? ¿O Steve Jobs regala licencias de Keynote? Claro, Prezi no se deja ‘piratear’, porque el servicio completo se basa en la nube.

Prezi tiene una versión básica, que permite hacer presentaciones atractivas aunque sin tanta versatilidad como la versión completa, y tiene un límite de 100 MB de almacenamiento (las ‘prezis’ quedan almacenadas en línea, y se pueden compartir y distribuir tal como se hace con los videos de YouTube o las fotos en Flickr).

La versión de 500 MB cuesta 59 dólares al año, lo que para un actual usuario ocasional de PowerPoint puede ser caro, pero para quien descubra que su mente y sus ideas fluyen mucho mejor con Prezi, y que sus audiencias están más entretenidas o impactadas y que aprenden más, será un precio que se pagará con gusto.

Empezar a usar Prezi es muy sencillo, aunque mi primera sugerencia es ver muchos ‘prezis’ y empezar a transformar la manera de pensar y armar la historia de una presentación. Luego, se debe abrir una cuenta en Prezi.com y, aunque no es obligatorio, recomiendo descargar la aplicación en el computador. Así, se puede crear una ‘prezi’ desde cualquier navegador web, pero también desde la aplicación aunque no haya conexión a Internet. Luego, es hora de ‘jugar’ con los efectos, ver más ejemplos en línea y leer el manual oficial y otras guías.

No todo es Prezi…

Esta columna no es una publicidad encubierta de Prezi, pero sí un elogio a una aplicación sencilla cuyo mayor mérito no es técnico, sino de mentalidad (de sus autores y de quienes ya la están usando). Sin embargo, no puedo asegurar ni que Prezi desplace a PowerPoint (al que le auguro muchos años más de dominio), ni que sea el rey en el campo de los ‘nuevos tipos de presentaciones’.

Hoy mismo, ya se habla de Ahead como una alternativa superior (aunque no tiene aplicación para instalar en el computador, por lo que es totalmente dependiente de la conexión a Internet). Ahead permite diseñar, compartir y publicar contenidos de distinto tipo y a cualquier resolución. Brinda aún mayor flexibilidad en formatos y estilos de narración que Prezi, aunque lo encontré más difícil de usar.

Además, si bien Prezi y Ahead son las puntas de lanza de lo que podría ser la nueva generación de las presentaciones, pero no son las únicas opciones. Por años, algunos renegados han usado otra clase de aplicaciones para plasmar y compartir sus ideas: el software de mapas mentales. En este terreno, MindManager es el referente, y hay opciones valiosas como NovaMind y las opciones en la nube Mindomo y Mindmeister. Pero los mapas mentales son otra historia y nos ya pronto hablaremos de ellos.