Tu correo electrónico es probablemente una de las herramienta digitales que más usas al día. No es raro que cuentes con varias cuentas de este tipo que administrar. Tal vez tienes una para el trabajo, otra personal y una tercera para afiliarte a servicios o redes sociales. En cualquier caso, en el mundo actual, el correo electrónico es fundamental para comunicarte con cientos de personas. Es posible incluso que muchos primeros encuentros los realices a través de tu email.

Sin embargo,  muchos pasan por alto que el correo electrónico es una carta de presentación. No importa solo lo que escribas, sino también la forma cómo se vea. Una firma es una buena forma de integrar personalidad y contenido de un solo golpe. Puede ser también el elemento que cause la suficiente impresión para que tu mensaje no sea olvidado la carpeta de spam. #EsMomentoDe aprender a insertar una firma en tu correo electrónico.

Los datos necesarios

La firma no es un simple adorno. Su objetivo final es que sea una carta de presentación para que la persona pueda reconocer quién eres e incluso le permita contactarte. Si la firma que estás diseñando es para tu trabajo o empresa algunos datos obligatorios son la dirección, correo electrónico, número telefónico y sitio web de la empresa.

Algunas firmas además han comenzado a incluir datos relacionados con redes sociales. No es obligatorio para un correo corporativo, pero puede ser un toque de ‘coquetería’ para tu email personal. También puedes agregar enlaces a cuentas relacionadas con tu trabajo, como LinkedIn o, si eres algún tipo de creativo, a alguna cuenta en la que muestres tu portafolio.

Por último, recuerda que lo usual es configurar la firma para que aparezca en todos los correos que envíes. No incluyas algún dato si no quieres que sea de acceso público.

El diseño perfecto

La idea de la firma es que llame la atención, pero no que termines haciendo ruido visual en la base del correo. Por fortuna, hay una serie de herramientas gratuitas que pueden facilitar el trabajo por ti:

Si.Gna.Ture: una de las ventajas que ofrece este portal es la posibilidad de personalización que tiene. Te permite ingresar la mayoría de los datos requeridos en cada uno de los campos de la firma. Otro punto a favor es que permita ingresarlos en el idioma que desees (dado el caso que requieras varías firmas para tus clientes o contactos extranjeros). También posibilita cambiar el color y la fuente de la firma. La única desventaja es que su diseño es un poco simple.

Hubspot: al igual que la anterior herramienta, la principal ventaja que ofrece Hubspot es la personalización. No obstante, su nivel de opciones es mucho más limitado. Otra de las desventajas está en que al final de la creación debes llenar una pequeña encuesta para poder descargar tu firma. Tampoco permite su descarga en HTML (que es la forma como muchas veces se ingresa en servicios como Outlook).

Sin embargo, permite jugar mucho más con el diseño de la plantilla y para los usuarios avanzados incluso facilita el código fuente.

Signbot: los bots en Facebook están de moda. Por lo que nos gustó mucho esta aplicación que hace uso de ellos. El lado positivo es que Signbot entrega una serie de plantillas que, de entrada, facilitan mucho más el diseño de tu firma. Su interfaz también es fácil de entender y seguir.

Una vez se confirma un dato no se puede volver atrás, por lo que si deseas realizar un cambio a tu firma, no es posible a menos que inicies desde el principio. Tampoco hay una gran gama de personalización disponible. Esta herramienta usa tu foto de perfil en Facebook como imagen de la firma.

Cómo insertar tu firma en Outlook

Una vez tengas creada tu firma puedes insertarla de manera fácil en tu cuenta de Outlook. Primero debes ingresar a la Outlook Web App. Una vez estés dentro de tu perfil selecciona la opción de ‘Configuración’, luego ‘Correo’, después ‘Diseño’ y finalmente ‘Firma’. En esa opción puedes insertar la firma que ya has creado.

Verifica que la casilla que dice ‘Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que envío’ esté activa, para que tu firma sea insertada en todos los correos.

Cualquier duda referente a este proceso, te invitamos a consultar la información y guía que se encuentra en la página de Microsoft sobre el proceso de insertar y crear tu firma en Outlook.

Imágenes: Captura de pantalla

En la actualidad, es impensable que alguien no tenga una cuenta de correo electrónico. Esta no solo es considerada como una de las formas más ágiles y económicas que existen para comunicarnos entre nosotros, sino también constituye una de las principales herramientas de trabajo en las empresas.

Y debido a que su función va más allá del envío de mensajes o archivos, es importante conocer las funciones que un correo te ofrece para, en efecto, sacarle el máximo provecho. El servicio de correo de Microsoft, Outlook, incluye diferentes funciones que seguramente desconoces. #EsMomentoDe aprender a sacarle provecho a Outlook.

Opciones renovadas

En 2016, Microsoft renovó gran parte de las funciones que ofrecía Outlook (antes Hotmail) y por ello aterrizaron en este servicio ‘Focused Inbox’, un opción que antes estaba disponible para la aplicación de Outlook en iOS y Android. En una nota previa les contábamos que esta función esconde los mails menos importantes y los muestra en otra carpeta. Focused Inbox hace esta selección a partir de lo que ha aprendido del manej0 del correo de los usuarios con el tiempo, aunque también es posible mover mensajes de forma manual.

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Otra nueva función que llegaba en ese momento eran las menciones. Estas permiten que los correos colaborativos sean mucho más rápidos y fáciles de ejecutar, como lo explica la imagen a continuación:

Sin embargo, existen más y mejores opciones que hacen de Outlook una buena opción. Microsoft mejoró la experiencia web del usuario al incluir una bandeja de entrada renovada, nuevas funciones de colaboración y un calendario actualizado.

¿Qué más hay?

La nueva bandeja de entrada de Outlook.com cuenta con las siguientes novedades:

– Búsqueda de sugerencias y filtros: gracias a las sugerencias, tus contactos y contenidos favoritos serán más accesibles a la hora de buscar entre tus correos. Los filtros, por su parte, ofrecen una búsqueda más ajustada por remitente, archivos, fecha de recibo y contenido adjunto.

– Nuevos temas: para lograr que el usuario personalice su experiencia, Microsoft pone a disposición 13 nuevos temas de diseño que le darán un toque especial a tu cuenta de correo.

– Link preview: Outlook.com genera automáticamente una vista previa al pegar un enlace de un sitio web en un correo electrónico. Esto resulta de gran utilidad cuando estás enviando videos de Vimeo y Youtube.

– Imágenes controladas: ahora será más sencillo copiar y pegar imágenes directamente en el cuerpo de un mensaje.

– Pines y banderas: los usuarios podrán destacar sus emails más relevantes gracias a los pines. También podrán marcar otros como ‘No leídos’ con el uso de banderas.

Integración con otras aplicaciones

Tal y como se anunció en 2015 en el blog de la compañía, los add-ins aparecerán mientras el usuario lee o escribe un mensaje y están diseñados para ayudar a completar tareas. Además de ‘Bing Map’s, ‘My Templates’ y ‘Suggested Meetings’, habrá add-ins de terceros como Uber y PayPal.

Contacto con otros usuarios y envío de documentos

Outlook.com es una herramienta ideal para mantenerse en contacto con otros usuarios y compartir documentos. Por ello, ahora viene equipado con:

– Una nueva experiencia Skype – Outlook.com: Esta opción permite cambiar de conversaciones entre el correo y Skype fácilmente, gracias a características como el botón de llamadas que activa las funciones de voz y video de Skype mientras estás en tu correo.

– OneDrive: Compartir archivos a través de la nube será más sencillo porque solo se necesitará adjuntar un archivo en el borrador de un email y, con un simple clic, podrás crear un enlace de OneDrive para compartirlo al instante.

– Vista ‘side by side’: Abrir un documento adjunto y verlo con la pantalla dividida en la misma bandeja de correo es de gran utilidad. Con ‘side by side’, podrás ver y editar documentos de Word, PowerPoint y Excel mientras respondes al mensaje original. Cualquier cambio en el documento se guarda y se adjunta en el email que se va a enviar, esto sin necesidad de descargar el contenido.

– Calendario: El calendario de Outlook.com es una de las mejores formas de estar sincronizado con tu lista de contactos. Gracias a las nuevas funciones que incorpora, los usuarios podrán compartir calendarios y encontrar eventos buscándolos por nombre, invitados, localización y descripción.

Imágenes: Microsoft, Pixabay