Microsoft ha lanzado la edición colaborativa en tiempo real a su aplicación de Excel para Windows a través de una actualización beta. La nueva función permite que los usuarios colaboren entre sí en una hoja de cálculo del mismo archivo desde la aplicación. Cuando una persona nueva se una al documento para editarlo, se verá un avatar de perfil en la parte superior. Al hacer clic en esa foto, la plataforma llevará a donde ese usuario esté editando.

La colaboración en vivo ha sido un foco importante de Office 2016, que Microsoft lanzó hace aproximadamente un año y medio. La suite ofreció por primera vez la coautoría en tiempo real para la versión de escritorio de Word, luego amplió esas capacidades a PowerPoint. Por lo que se trata de un cambio importante para las aplicaciones cliente de Microsoft, que anteriormente reducían la edición a una experiencia bastante solitaria.

Sin embargo, vale la pena señalar que sólo iniciar un archivo en Excel no otorga automáticamente capacidades de creación colaborativa en tiempo real. Según The Verge, el uso de la colaboración en vivo de Office también requiere mantener archivos en uno de los sistemas de almacenamiento de archivos en línea de Microsoft.

Microsoft también presentó la función ‘AutoSave’ en versión beta para Word, Excel y PowerPoint en Windows, diseñada para guardar automáticamente los archivos en los servicios de almacenamiento de la nube de la compañía mientras los usuarios los están editando. Google, Apple y otros actores de la industria de la productividad ya han presentado funcionalidades similares utilizando sus servicios en la nube.

En este momento, las capacidades de colaboración en tiempo real de la aplicación de escritorio de Excel para Windows sólo están disponibles para las personas que forman parte del Programa de inicio de Office, aunque Microsoft espera que la funcionalidad llegue pronto a más usuarios. Es posible trabajar con personas que no tienen una versión beta de la aplicación de escritorio utilizando Excel Online, junto con Excel para Android, Windows Phone e iOS (aunque esta última también está en versión beta).

Imagen: Pexels.

Esto se traduce en nuevas opciones de trabajo colaborativo en la nube, más integración de herramientas como Outlook y Skype para negocios, y en una compatibilidad inédita con diferentes dispositivos y situaciones: muchas de las herramientas ya tienen versiones para iOS y Android, y otras más son accesibles desde cualquier navegador Web.

Además, Microsoft se concentró en hacer algunas mejoras especialmente en Excel, que ahora cuenta con nuevas opciones muy interesantes. Veamos:

La nube terminó de apoderarse de Office

Office 2016 mejora mucho la gestión de documentos compartidos desde la nube. Simplifica la administración de los permisos, de modo que ahora es más fácil determinar qué usuario puede editar o ver un archivo específico. Además, Outlook facilita el proceso de adjuntar los archivos, y trata de la misma manera los que están guardados en el disco del usuario y los que están en OneDrive o en una nube privada.

También hay mejoras importantes en las herramientas de colaboración y coautoría. Ahora, varios usuarios pueden trabajar al mismo tiempo en un mismo documento, hoja de cálculo o presentación, y ver reflejadas en tiempo real las ediciones que cada uno haga. Hasta ahora, eso solo era posible desde la versión web de Office. La interfaz de los comentarios en Word también mejoró, de modo que sea más fácil ver la discusión entre varios revisores de un documento.

Como Chalela misma lo admitió, esta opción “ya estaba en otras herramientas de oficina”. Pero su llegada a Office 2016 significa su integración con todas las plataformas de trabajo colaborativo de Microsoft que ya funcionan en los entornos corporativos de todo el mundo. Esto por ahora es exclusivo para Windows, pues –según Chalela– la versión para Mac está en desarrollo.

El primer Office ‘cloud first’

Además, la nueva versión de Office toma prestada una opción que ya estaba en el navegador Edge, e integra una nueva opción para buscar un término “dentro del contexto relevante”, bien sea una nube de documentos o en internet, a través de Bing.

Las nuevas herramientas de integración con la nube y trabajo colaborativo cambian definitivamente la vocación de Office, que busca pasar de ser un software de escritorio a una plataforma de trabajo en la nube. Aunque la versión más completa seguirá siendo la de Windows, las que están disponibles para OS X y para sistemas operativos móviles tienen lo necesario para ser productivas.

Eso sí: Office 2016 despliega todo su potencial solamente sobre los productos de la nube de Microsoft. Aunque es posible instalar apps de terceros para integrar Office con Dropbox o Google Drive, solo por medio de OneDrive y Sharepoint –la nube corporativa privada­– se pueden usar todas las herramientas colaborativas.

Excel tiene nuevos poderes

Excel es, por mucho, el programa más importante de Office. Sus capacidades no han sido superadas por las herramientas de sus competidores, y tiene esa rara cualidad de ser al mismo tiempo masivo y ultraespecializado. Microsoft lo sabe, y por eso se dedicó a darle nuevos poderes a su programa de hojas de cálculo en Office 2013.

Ahora Excel tiene una opción que le sugiere al usuario qué gráfico podría mostrar la información que tiene en la hoja de cálculo. También facilitó el diseño de diagramas complejos, como paretos e histogramas o diagramas sobre mapas: se pueden hacer con un par de clics.

Además, Excel 2013 incluyó una herramienta que permite calcular las predicciones de datos futuros a partir de una serie estadística. Esta opción reduce a un par de pasos operaciones que suelen tomar varios clics y requerir cierta complejidad.

Skype y Office trabajan juntos

En Office 2016 también debuta una integración más profunda con Skype para negocios. A través del servicio de mensajería es posible comunicarse en cualquier momento con los otros usuarios con los que se esté trabajando en un documento sin necesidad de salir de Word o Excel, bien sea por chat, llamada de voz o videollamada.

Por su parte, Skype y Outlook colaboran para simplificar el proceso de fijar y realizar reuniones. Es posible programar videollamadas en el calendario de Outlook, para que luego Skype automáticamente cree una sesión a la hora y fecha previstas. Estas sesiones son accesibles desde cualquier dispositivo, pues se puede entrar a ellas desde la app del servicio de mensajería para cualquier sistema operativo, o incluso desde la web.

Más detalles

Hace meses conocimos Sway, un nuevo programa de Office que integra contenidos de varias fuentes –texto, fotos, web- y crea una presentación coherente en pocos pasos. Con el lanzamiento de Office 2016, el programa recibe un empujón de mercadeo y es presentado como parte de la ‘suite’.

La interfaz es más táctil que nunca

Todos los programas de Office tienen una nueva interfaz más amigable con las pantallas táctiles, con íconos mejor distribuidos y un diseño más claro. Además cuentan con nuevo botón ‘Tell me’, que te ayudará a encontrar cualquier opción en cualquiera de las aplicaciones.

Word tiene una nueva herramienta llamada Pen, que te permite digitalizar expresiones matemáticas manuscritas.

La nueva versión llegará paulatinamente a los suscriptores de Office 365 desde el martes, y luego será posible comprarla en tiendas. Ni la fecha exacta ni el precio fueron revelados.

Imágenes: ENTER.CO, Radu Barcan (vía Shutterstock)

Ayer, un ejecutivo de Microsoft apareció en la conferencia de Apple para hablar sobre las bondades del iPad Pro como herramienta de productividad. Como ustedes saben, el gigante de software de Redmond (Estados Unidos), ya tiene su paquete de productividad disponible para Android y iOS.

Hoy, la compañía anunció la fecha de lanzamiento de Office 2016 para Windows. En el blog oficial de Office, Julia White, gerente de producto de Office, aseguró que el paquete de productividad estará disponible desde el 22 de septiembre de este año. Para los clientes empresariales que tienen un contrato de licencias, lo pueden descargar en todos los computadores habilitados desde el 1 de octubre. Los suscriptores de Office 365 podrán descargar la actualización que incluye todas las nuevas apps a partir de esa fecha.

Entre las nuevas funciones que tiene esta actualización está la posibilidad de trabajar conjuntamente en los documentos y sincronizar los archivos en la nube con OneDrive.

Esta nueva versión de Office está enfocada en ayudar a los clientes corporativos en sus labores de TI. Las actualizaciones ahora se llaman Current Branch, y traen parches de seguridad así como arreglos en los programas. White dijo que gracias a la retroalimentación de los clientes corporativos, también han implementado Current Branch for Business, que demoran y agrupan las actualizaciones para que la organización pueda escoger el momento adecuado para realiza la instalación. Para los clientes corporativos, habrá un plazo hasta febrero de 2016 para instalar Office 365.

Otra de las herramientas para los administradores de TI es el soporte para algo que llaman Background Intelligent Transfer Service (BITS). Esta función permite administrar la red para evitar que se sature cuando varios usuarios están actualizando Office y también facilita el proceso de revisión de licencias activas y su uso por medio del portal de Office 365.

Entre las funciones especiales para los negocios, está la prevención de pérdida de datos en todas las apps de Office 365, la autenticación de dos pasos y otras capacidades de misión crítica.

Un dato curioso que muestra el nuevo Microsoft. Office 2016 es que está disponible para Mac OS X desde julio. Hace unos años era impensado que la plataforma de Apple recibiera un producto antes que su lanzamiento en Windows. Sin embargo, esto muestra que Microsoft, bajo el mandato de Satya Nadella, responde rápidamente a los cambios de mercado y realmente está enfocado en entregar la mejor experiencia sin importar el medio.

Imagen: Microsoft.

Después de un largo periodo de pruebas, Microsoft liberó la versión oficial de Office 2016 para dispositivos iOS y Mac OS X. Como reporta The Verge, los usuarios de Office 365 pueden descargar el paquete de programas de productividad desde ya. Abajo pueden ver el video de presentación realizado por Microsoft.

Dentro de los nuevos cambios se puede ver una optimización para el soporte del Retina Display y una interfaz más acorde al diseño de OS X y la tendencia de diseño de software de Windows. La navegación es más cómoda e intuitiva para quienes llevan usando el paquete de software desde hace mucho tiempo. Además, Microsoft incluyó la integración del servicio de OneDrive, la nube de almacenamiento de Redmond, que le permitirá al usuario continuar editando archivos desde el dispositivo móvil al de escritorio con facilidad. Esta integración con OneDrive le permitirá además a varias personas editar un documento simultáneamente. La suite tiene una opción para activar los controles naturales, para aquellos que están acostumbrado a los atajos en Windows. Esto les permitirá utilizar Ctrl + tecla en vez de Cmd + tecla.

Así que si quieren utilizar la nueva versión de Office 2016 en sus dispositivos Apple pueden ingresar a la página oficial de Microsoft para revisar los planes del servicio para las cinco aplicaciones, siempre y cuando estén inscritos al servicio de Office 365. Para aquellos que quieran comprar la versión sin inscribirse a Office 365, tendrán que esperar a su lanzamiento en septiembre.

Imagen: Captura de pantalla.

Vista previa de Office 2016 para negocios

La suite de oficina más utilizada en el mundo tendrá una nueva versión en unos meses. Sin embargo, los profesionales en tecnologías de la información y los desarrolladores ya tienen una versión para probar algunas de las novedades de los programas como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Esta versión, aunque no contiene todas las funcionalidades que llegarán con la nueva versión para consumidores, si trae novedades como la protección contra pérdida de datos (DLP, por sus siglas en inglés), autenticación de múltiples factores para Outlook, mejoras en la gestión de tráfico de red para Office 365 y en la inserción de imágenes en Word 2016 y en Excel 2016, entre otras novedades.

Para descargar la vista previa de Office 2016 debes inscribirte a través del sitio de Microsoft Connect. Una vez te inscribas, podrás hacer la instalación de la suite, así como de Project y Visio, en caso de tener la suscripción de estos.

Vista previa de Skype para negocios

En noviembre del año pasado, Microsoft anunció que Lync sería reemplazado por Skype for Business. Esta plataforma permitirá a los usuarios hacer videoconferencias de trabajo centradas en la colaboración, con la ventaja de poder comunicarse con cualquier otro usuario de Skype. Aunque en la vista previa de Office 2016 existe una versión de Skype for Business, la versión definitiva en este ‘paquete’ llegará en el segundo semestre del año. Por el contrario, los actuales usuarios de Lync podrán descargar la vista previa de Skype para negocios desde el 16 de marzo hasta el 30 de abril, fecha en la cual llegará la versión definitiva de la aplicación de videoconferencias.

Para descargar la vista previa de Skype for business debes inscribirte a través del sitio de TechNet Evaluation Center.

Imágenes: Microsoft.