De acuerdo a un estudio realizado por Confecámaras, durante el último año se han creado más de 300.000 microempresas en el país. Estas entran a hacer parte del ecosistema de las 2.500.000 Mipymes reportadas por MinComercio, las cuales representan el 78% de la empleabilidad en Colombia y el 50% del PIB del país.

David Ortiz, CEO del Grupo Siigo para LATAM, considera que “existe una clara necesidad en el acompañamiento y asesoría para que los empresarios logren integrar de la mejor forma herramientas tecnológicas que soporten su proceso de crecimiento y les ayuden a estar al día con todos los requisitos, como lo es la nómina electrónica”.

Desde Siigo, compañía de software contable con más de 300.000 clientes en Colombia que han contratado ya sus soluciones tecnológicas empresariales, como lo es la gestión de la nómina electrónica en la nube, explican todo lo que un microempresario debe saber sobre este nuevo requisito, con el fin de complementar la operación de su organización, aumentar su competitividad y cumplir con la reglamentación establecida.

¿Qué es la nómina electrónica?

Es el reporte que presenta una empresa ante la DIAN por el pago de nómina a sus empleados; esto lo hace a través de un proveedor tecnológico autorizado con el fin de que sus reportes de nómina sean aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar renta o IVA. A dicho reporte se le conoce como Documento soporte de pago de nómina electrónica.

Además, es una excelente manera de llevar el control de la nómina de su empresa, y si ya factura electrónicamente con Siigo, tendría casi todo listo porque el proceso de habilitación para nómina es similar al de facturación.

¿Cómo se reporta la nómina electrónica?

Según lo reglamenta la DIAN, el plazo que tienen los empresarios para realizar y enviar el reporte es de dos meses desde que hacen la realización de los pagos.

Adicionalmente, todos los contribuyentes que ejercen una relación laboral de tipo empleador – empleado, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste (si así se requiere) durante los 10 primeros días del mes siguiente al que se generó la información del pago de nómina del empleado.

Tenga en cuenta que si paga la nómina quincenalmente sólo debe enviar un documento soporte de pago de nómina electrónica a la DIAN con el acumulado de ambos pagos.

¿Por qué es importante la nómina electrónica?

Implementar y transmitir nómina electrónica es una estrategia clave para reducir casi en un 85% la carga de la labor tributaria, optimizar la productividad de las empresas, evitar errores y asegurar el bienestar de las empresas, a través de la optimización de procesos y disminución de tiempos y costos.

¿Qué beneficios tiene implementar la nómina electrónica?

Los beneficios de generar la nómina electrónica son varios. En primer lugar, los pagos que el empleador realice a sus trabajadores, serán tenidos en cuenta como descuentos tributarios.

En segundo lugar, los empleados podrán acceder fácil y rápidamente desde cualquier lugar a la información de la nómina, pues solo requerirán que el empleador les envíe una copia en formato PDF por correo electrónico.

Además de lo anterior, en el caso en que el documento soporte de nómina electrónica necesite modificaciones, una vez se emita el documento soporte de pago, es posible realizar ajustes para corregir errores o superar la inestabilidad en el sistema: algo similar a lo que sucede con la factura electrónica a través de la nota crédito.

La gestión de la nómina electrónica en la nube es una de las ofertas de Siigo que facilitan que los empresarios tengan mayor control del negocio y los estados de resultados. Esta gestión no deja de lado ningún gasto operativo y cumple con todos los requisitos de ley, lo cual es fundamental en el momento de buscar nuevas formas de financiación bancaria, ya que por medio de este tipo de soluciones el empresario puede demostrar su estabilidad y organización de su información contable.

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A finales del año pasado la DIAN recordó nuevamente a las Mipymes que este traspaso a nómina electrónica es obligatorio.  Además, con el objetivo de apoyar a las empresas en este paso en tiempos de reactivación, la entidad extendió el plazo. Antes, las empresas con hasta diez empleados debían transmitir la información hasta diciembre del año pasado a más tardar el 10 de enero de este año.

Ahora, la DIAN confirmó que estas empresas tendrás plazo hasta los primero días de marzo de este año para transmitir la información. Cabe recordar que debe ir incluida la información de enero de este año. Además, la entidad habilitó una sección en la que puedes encontrar todo lo necesario para implementar la nómina.

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La transformación digital permite acercar a los empresarios a herramientas y soluciones que potencien su trabajo y les permita ahorrar tiempo en sus gestiones administrativas. La implementación de soluciones tecnológicas como la nómina electrónica es un gran paso para que las empresas ingresen al mundo de la trasformación digital.

Con un software contable y administrativo, los empresarios no tienen que preocuparse por estar dejando de lado gastos de nómina como cesantías, primas, salud y pensión. El sistema automáticamente genera estas provisiones y los informes financieros. Lo que permite un acceso rápido al estado real de la contabilidad. Además de evitar invertir tiempo y dinero investigando y desarrollando una interfaz que cumpla con todos los requisitos establecidos por la DIAN, tener un proveedor tecnológico autorizado por esta entidad, que cuente con un software de nómina electrónica facilita el control y optimización de las operaciones internas de la compañía.

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