De acuerdo a un estudio realizado por Confecámaras, durante el último año se han creado más de 300.000 microempresas en el país. Estas entran a hacer parte del ecosistema de las 2.500.000 Mipymes reportadas por MinComercio, las cuales representan el 78% de la empleabilidad en Colombia y el 50% del PIB del país.

David Ortiz, CEO del Grupo Siigo para LATAM, considera que “existe una clara necesidad en el acompañamiento y asesoría para que los empresarios logren integrar de la mejor forma herramientas tecnológicas que soporten su proceso de crecimiento y les ayuden a estar al día con todos los requisitos, como lo es la nómina electrónica”.

Desde Siigo, compañía de software contable con más de 300.000 clientes en Colombia que han contratado ya sus soluciones tecnológicas empresariales, como lo es la gestión de la nómina electrónica en la nube, explican todo lo que un microempresario debe saber sobre este nuevo requisito, con el fin de complementar la operación de su organización, aumentar su competitividad y cumplir con la reglamentación establecida.

¿Qué es la nómina electrónica?

Es el reporte que presenta una empresa ante la DIAN por el pago de nómina a sus empleados; esto lo hace a través de un proveedor tecnológico autorizado con el fin de que sus reportes de nómina sean aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar renta o IVA. A dicho reporte se le conoce como Documento soporte de pago de nómina electrónica.

Además, es una excelente manera de llevar el control de la nómina de su empresa, y si ya factura electrónicamente con Siigo, tendría casi todo listo porque el proceso de habilitación para nómina es similar al de facturación.

¿Cómo se reporta la nómina electrónica?

Según lo reglamenta la DIAN, el plazo que tienen los empresarios para realizar y enviar el reporte es de dos meses desde que hacen la realización de los pagos.

Adicionalmente, todos los contribuyentes que ejercen una relación laboral de tipo empleador – empleado, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste (si así se requiere) durante los 10 primeros días del mes siguiente al que se generó la información del pago de nómina del empleado.

Tenga en cuenta que si paga la nómina quincenalmente sólo debe enviar un documento soporte de pago de nómina electrónica a la DIAN con el acumulado de ambos pagos.

¿Por qué es importante la nómina electrónica?

Implementar y transmitir nómina electrónica es una estrategia clave para reducir casi en un 85% la carga de la labor tributaria, optimizar la productividad de las empresas, evitar errores y asegurar el bienestar de las empresas, a través de la optimización de procesos y disminución de tiempos y costos.

¿Qué beneficios tiene implementar la nómina electrónica?

Los beneficios de generar la nómina electrónica son varios. En primer lugar, los pagos que el empleador realice a sus trabajadores, serán tenidos en cuenta como descuentos tributarios.

En segundo lugar, los empleados podrán acceder fácil y rápidamente desde cualquier lugar a la información de la nómina, pues solo requerirán que el empleador les envíe una copia en formato PDF por correo electrónico.

Además de lo anterior, en el caso en que el documento soporte de nómina electrónica necesite modificaciones, una vez se emita el documento soporte de pago, es posible realizar ajustes para corregir errores o superar la inestabilidad en el sistema: algo similar a lo que sucede con la factura electrónica a través de la nota crédito.

La gestión de la nómina electrónica en la nube es una de las ofertas de Siigo que facilitan que los empresarios tengan mayor control del negocio y los estados de resultados. Esta gestión no deja de lado ningún gasto operativo y cumple con todos los requisitos de ley, lo cual es fundamental en el momento de buscar nuevas formas de financiación bancaria, ya que por medio de este tipo de soluciones el empresario puede demostrar su estabilidad y organización de su información contable.

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A finales del año pasado la DIAN recordó nuevamente a las Mipymes que este traspaso a nómina electrónica es obligatorio.  Además, con el objetivo de apoyar a las empresas en este paso en tiempos de reactivación, la entidad extendió el plazo. Antes, las empresas con hasta diez empleados debían transmitir la información hasta diciembre del año pasado a más tardar el 10 de enero de este año.

Ahora, la DIAN confirmó que estas empresas tendrás plazo hasta los primero días de marzo de este año para transmitir la información. Cabe recordar que debe ir incluida la información de enero de este año. Además, la entidad habilitó una sección en la que puedes encontrar todo lo necesario para implementar la nómina.

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La transformación digital permite acercar a los empresarios a herramientas y soluciones que potencien su trabajo y les permita ahorrar tiempo en sus gestiones administrativas. La implementación de soluciones tecnológicas como la nómina electrónica es un gran paso para que las empresas ingresen al mundo de la trasformación digital.

Con un software contable y administrativo, los empresarios no tienen que preocuparse por estar dejando de lado gastos de nómina como cesantías, primas, salud y pensión. El sistema automáticamente genera estas provisiones y los informes financieros. Lo que permite un acceso rápido al estado real de la contabilidad. Además de evitar invertir tiempo y dinero investigando y desarrollando una interfaz que cumpla con todos los requisitos establecidos por la DIAN, tener un proveedor tecnológico autorizado por esta entidad, que cuente con un software de nómina electrónica facilita el control y optimización de las operaciones internas de la compañía.

Imagen: Pixabay

La DIAN, sin embargo, parece optimista y espera que las compañías pendientes por ingresar en esta tecnología lo hagan antes de que finalice el año. Esto también promete que este año, la Dian recibirá más de 20 millones de comprobantes de nómina electrónica por parte de las empresas, a través de los proveedores tecnológicos.

La transformación digital permite acercar a los empresarios a herramientas y soluciones que potencien su trabajo y les permita ahorrar tiempo en sus gestiones administrativas. La implementación de soluciones tecnológicas como la nómina electrónica es un gran paso para que las empresas ingresen al mundo de la trasformación digital. Este proceso permite un amplio panorama sobre el estado actual de la empresa dado que, al tener mayor organización y almacenamiento de la información contable, hay más claridad sobre su condición. Esto, a su vez, permite una toma de decisiones más acertada.

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Con un software contable y administrativo, los empresarios no tienen que preocuparse por estar dejando de lado gastos de nómina como cesantías, primas, salud y pensión. El sistema automáticamente genera estas provisiones y los informes financieros. Lo que permite un acceso rápido al estado real de la contabilidad. Además de evitar invertir tiempo y dinero investigando y desarrollando una interfaz que cumpla con todos los requisitos establecidos por la DIAN, tener un proveedor tecnológico autorizado por esta entidad, que cuente con un software de nómina electrónica facilita el control y optimización de las operaciones internas de la compañía.

Por ejemplo, está Siigo que es un proveedor en Colombia.  Una de las cosas que la compañía destaca de su solución es el dar la posibilidad de definir las liquidaciones, generar los reportes para la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, disminuir las re-digitaciones, personalizar la nómina conforme a los datos de cada trabajador, además de estar actualizado cuando surja una nueva ley.

“la tecnología ha sido fundamental para que los empresarios tomen decisiones con rapidez y reestructuren su negocio de cara a la coyuntura, pero también se ha demostrado la gran relevancia e incidencia que tiene en la productividad, rentabilidad y competitividad de las empresas en los mercados actuales y futuros”, afirmó David Ortiz, CEO de Siigo Latam.

Imágenes: Foto de Tima Miroshnichenko en Pexels

Q-enta herramienta administrativa ayuda a aclarar algunas de las dudas más comunes que han surgido por su implementación; entre ellos que “la nómina electrónica permite realizar los cálculos adecuados de los aportes parafiscales para revisar la carga tributaria de la empresa y tomar decisiones acertadas”, como lo resalta Juan Carlos Suárez, CEO. Además, agrega los siguientes comentarios a las preguntas más recurrentes de algunas empresas y persona naturales:

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• La resolución de la DIAN no implica que las empresas pequeñas o medianas deban contratar un programa que liquida nómina. Una empresa puede calcular su nómina en programas o software como Excel. Después de esto sí necesitará un programa aceptado por la Dian para poder presentar sus soportes. Es muy importante reconocer la diferencia entre liquidar la nómina y presentarla a la entidad.
•  Las personas vinculadas a través de contratos de prestación de servicios no deben ser tomados en cuenta para presentarlos en nómina electrónica. Solo los empleados con prestaciones sociales pagadas por la empresa se incluyen en el soporte que se le presenta a la Dian.
• Los pagos hechos con nómina electrónica, teniendo el programa adecuado, se sumarán a la contabilidad, ahorrándole tiempo al contador y llevando las cuentas del negocio al día.
• Cualquier persona natural, así no facture electrónicamente y que tenga empleados de servicio, chofer, jardinero u otro que cuentan con prestaciones sociales, debe presentar a la Dian la nómina electrónica.

Imagen: ijeab (Vía Freepik). 

Pronto, las fechas establecidas por la Dian en su calendario tocarán a la puerta de las empresas y muchas de ellas aún están entendiendo los cambios que deben hacer. Teniendo esto en cuenta, ENTER.CO busca aclarar algunas dudas:

¿Qué es la Nómina Electrónica y a quiénes aplica?

De acuerdo con lo establecido en el Proyecto de Resolución de la Dian, el soporte de pago de Nómina Electrónica, como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.

Lisandro Junco Riveira, Director de Ingresos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), explicó en detalle el objetivo de implementar la Nómina Electrónica y afirmó que “el propósito de esta nueva herramienta es que la nómina, sin duda, se va a convertir en un documento estratégico para la administración tributaria. Durante 2021, la Dian expidió una serie de calendarios para que, al mes siguiente según sea su fecha de obligación, las empresas transmitan el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que ya se había instaurado previamente”.

¿Cómo funcionaría la Nómina Electrónica?

Javier Neira, director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, explicó que al igual que el modelo de Facturación Electrónica, la Nómina Electrónica está compuesta de conceptos tales como devengos o deducibles, los cuales, según el mencionado Proyecto de resolución, van a ser expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la Dian, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.

A su vez, las personas que pertenezcan a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirán una notificación (puede ser por correo electrónico o como lo disponga la compañía) con el soporte de nómina, muy similar a como se reciben las facturas electrónicas hoy en día.

¿Cuándo entraría en vigor la Nómina Electrónica?

Con la publicación de esta Resolución, la DIAN estableció un calendario de fechas tentativas, que, durante el trámite del Proyecto de Resolución, pueden variar al igual que los lineamientos para que las empresas hagan uso de la Nómina Electrónica. Se prevé que el sistema estaría habilitado a partir del 31 de marzo de este año, iniciando la transmisión del documento las empresas con más de 251 empleados con fecha límite del 4 de abril, y continuando la operación las compañías con menos número de colaboradores cerrando la operación el 31 de julio.

• Empresas con más de 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de abril de 2021.

• Empresas de 11 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.

• Empresas de 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

• Empresas con hasta 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de julio de 2021.

• Entidades del estado del orden nacional o territorial: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

• Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de enero de 2022 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de marzo de 2022.

Imagen: Cloudhoreca (Vía Pixabay).