En la actualidad, es impensable que alguien no tenga una cuenta de correo electrónico. Esta no solo es considerada como una de las formas más ágiles y económicas que existen para comunicarnos entre nosotros, sino también constituye una de las principales herramientas de trabajo en las empresas.

Y debido a que su función va más allá del envío de mensajes o archivos, es importante conocer las funciones que un correo te ofrece para, en efecto, sacarle el máximo provecho. El servicio de correo de Microsoft, Outlook, incluye diferentes funciones que seguramente desconoces. #EsMomentoDe aprender a sacarle provecho a Outlook.

Opciones renovadas

En 2016, Microsoft renovó gran parte de las funciones que ofrecía Outlook (antes Hotmail) y por ello aterrizaron en este servicio ‘Focused Inbox’, un opción que antes estaba disponible para la aplicación de Outlook en iOS y Android. En una nota previa les contábamos que esta función esconde los mails menos importantes y los muestra en otra carpeta. Focused Inbox hace esta selección a partir de lo que ha aprendido del manej0 del correo de los usuarios con el tiempo, aunque también es posible mover mensajes de forma manual.

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Otra nueva función que llegaba en ese momento eran las menciones. Estas permiten que los correos colaborativos sean mucho más rápidos y fáciles de ejecutar, como lo explica la imagen a continuación:

Sin embargo, existen más y mejores opciones que hacen de Outlook una buena opción. Microsoft mejoró la experiencia web del usuario al incluir una bandeja de entrada renovada, nuevas funciones de colaboración y un calendario actualizado.

¿Qué más hay?

La nueva bandeja de entrada de Outlook.com cuenta con las siguientes novedades:

– Búsqueda de sugerencias y filtros: gracias a las sugerencias, tus contactos y contenidos favoritos serán más accesibles a la hora de buscar entre tus correos. Los filtros, por su parte, ofrecen una búsqueda más ajustada por remitente, archivos, fecha de recibo y contenido adjunto.

– Nuevos temas: para lograr que el usuario personalice su experiencia, Microsoft pone a disposición 13 nuevos temas de diseño que le darán un toque especial a tu cuenta de correo.

– Link preview: Outlook.com genera automáticamente una vista previa al pegar un enlace de un sitio web en un correo electrónico. Esto resulta de gran utilidad cuando estás enviando videos de Vimeo y Youtube.

– Imágenes controladas: ahora será más sencillo copiar y pegar imágenes directamente en el cuerpo de un mensaje.

– Pines y banderas: los usuarios podrán destacar sus emails más relevantes gracias a los pines. También podrán marcar otros como ‘No leídos’ con el uso de banderas.

Integración con otras aplicaciones

Tal y como se anunció en 2015 en el blog de la compañía, los add-ins aparecerán mientras el usuario lee o escribe un mensaje y están diseñados para ayudar a completar tareas. Además de ‘Bing Map’s, ‘My Templates’ y ‘Suggested Meetings’, habrá add-ins de terceros como Uber y PayPal.

Contacto con otros usuarios y envío de documentos

Outlook.com es una herramienta ideal para mantenerse en contacto con otros usuarios y compartir documentos. Por ello, ahora viene equipado con:

– Una nueva experiencia Skype – Outlook.com: Esta opción permite cambiar de conversaciones entre el correo y Skype fácilmente, gracias a características como el botón de llamadas que activa las funciones de voz y video de Skype mientras estás en tu correo.

– OneDrive: Compartir archivos a través de la nube será más sencillo porque solo se necesitará adjuntar un archivo en el borrador de un email y, con un simple clic, podrás crear un enlace de OneDrive para compartirlo al instante.

– Vista ‘side by side’: Abrir un documento adjunto y verlo con la pantalla dividida en la misma bandeja de correo es de gran utilidad. Con ‘side by side’, podrás ver y editar documentos de Word, PowerPoint y Excel mientras respondes al mensaje original. Cualquier cambio en el documento se guarda y se adjunta en el email que se va a enviar, esto sin necesidad de descargar el contenido.

– Calendario: El calendario de Outlook.com es una de las mejores formas de estar sincronizado con tu lista de contactos. Gracias a las nuevas funciones que incorpora, los usuarios podrán compartir calendarios y encontrar eventos buscándolos por nombre, invitados, localización y descripción.

Imágenes: Microsoft, Pixabay

Microsoft OneDrive es otra de las herramientas de almacenamiento en la nube que más usamos, especialmente dentro de cuentas corporativas. Aunque muchos expertos afirman que es una plataforma menos intuitiva que Google Drive, OneDrive ofrece múltiples beneficios por ser de la franquicia de Microsoft. Entre esos, la posibilidad de sincronizar los archivos de Microsoft Office con OneDrive. Es por eso que te mostraremos algunos trucos con los que #hoyaprendí a usar mejor OneDrive.

Aprovecha las opciones de OneDrive con Microsoft Office

OneDrive se integra con muchas funciones de Microsoft Office. Por ejemplo, puedes usar OneDrive como ‘columna vertebral’ de tus archivos en Microsoft Word, PowerPoint, Excel y OneNote, lo cual te permitirá conectarte siempre a tu cuenta de OneDrive y guardar tus documentos en la nube. La idea es que siempre tengas las versiones de los documentos actualizadas, sin importar en qué dispositivos estás.

Tanto Microsoft Office Mobile, como Microsoft Office 2013 y 2016 tienen soporte de sincronización con OneDrive. Si ya tienes una cuenta Microsoft conectada, solo tienes que decidir si guardar en OneDrive o en el equipo en el que estás trabajando. Para agregar una cuenta Microsoft a tu Office, haz clic o tap en tu nombre de usuario en la esquina superior derecha, donde encontrarás las opciones para sincronizar tus cuentas.

Cambia las carpetas que quieres sincronizar

Cuando configuras por primera vez tu OneDrive, el sistema te pide que elijas qué carpetas quieres sincronizar de tu cuenta existente de OneDrive. Luego de eso, no se te vuelve a preguntar. Para agregar una nueva carpeta que quieras sincronizar o para eliminar una existente haz clic derecho o mantén sostenido el icono de la nube de OneDrive en la barra de herramientas y selecciona Configuraciones. Luego haz clic en Elegir Carpetas.

Usa OneDrive.com para compartir fotos e incorporar documentos

En OneDrive.com puedes compartir con mucha facilidad archivos, documentos o carpetas con otras personas. El sitio web te permite abrir una carpeta pública, o con acceso restringido a ciertas personas. Así puedes compartir lo que quieras sin necesidad de guardar archivos en una memoria o en un DVD.

Usa el Autoguardado

OneDrive te ofrece la posibilidad de actuar como tu lugar por defecto para guardar documentos, fotos, videos y capturas de pantalla. Haz clic derecho o mantén sostenido un tap en el icono de la nube en la barra de herramientas. Luego selecciona Configuraciones y busca la pestaña de Auto-Save. Esta función es muy útil si crees que puedes olvidar sincronizar tus archivos a OneDrive.

Agrega las apps de OneDrive en tu celular para sincronizar tus fotos

OneDrive te sirve como un respaldo fiel por si tu celular se pierde, se daña, por error borras fotos, o si necesitas almacenamiento extra. Además ofrece el respaldo sin importar si tienes iPhone, un celular con Android o Microsoft. Las aplicaciones de OneDrive te permiten subir automáticamente tus foto y videos directamente a los servidores de Microsoft. Luego OneDrive hará que tus fotos estén disponibles también en otros dispositivos, no tienes que hacer nada más.

Imágenes: capturas de pantalla y Microsoft. 

Microsoft anunció que compró Genee, un servicio de calendarios y planificación que funciona con inteligencia artificial. La compañía tiene pensado integrar la tecnología de inteligencia artificial a Office 365 y suspender por completo el servicio de Genee el primero de septiembre de 2016, según informó VentureBeat.

Genee nació en 2014 con el fin de simplificar la programación y reprogramación de reuniones o citas. Para agendar una reunión dentro del servicio solo se tienen que seguir tres pasos: enviar un email a las personas relacionadas o que se quieren invitar, con copia a ‘genee@genee.me’ y describir la reunión, es decir características como el tipo de reunión y el tiempo que durará. El servicio se encarga del resto, usando procesamiento de lenguaje natural y algoritmos optimizados de toma de decisiones. Además, aunque depende de un correo, Genee también funciona a través de una aplicación iOS, SMS, Facebook Messenger, DM de Twitter y chats de Skype.

Microsoft describe a Genee como especialmente útil para grupos grandes y para cuando no se tiene acceso al calendario de otras personas. Aquí un ejemplo que brinda la compañía en su anuncio para que entendamos cómo funciona Genee:

“Por ejemplo, quieres reunirte con un posible cliente, llamado Diana, para tomar un café. Solo envía un email a Diana con copia a Genne, como harías con un asistente personal. Genee entiende que tu querrás ‘Encontrar una fecha para reunirte con Diana para un café la próxima semana’, así que hará el proceso enviándole directamente a Diana opciones apropiadas que concuerdan con tu propio calendario y preferencias. Genne incluso enviará la invitación de parte- así que te ahorra tiempo ¡Una reunión para café planificada en un segundo!”.

Los cofundadores de Geene, Ben Cheung y Charles Lee, dicen que se unen a Microsoft para construir experiencias de inteligencia de próxima generación. Ambos consideran que Microsoft es el líder de productividad, A.I y asistentes virtuales, personales y de empresas.

La decisión de suspender Genee luego de la compra es apenas normal, porque según el medio, muchas adquisiciones como esta resultan en que el servicio original ya no está disponible. Lo que es sorprendente es que Microsoft esté avisando a los usuarios con tan poco a tiempo de anticipación. En tan solo 10 días Genee ya no funcionará para sus usuarios originales.

Imagen: Pixabay. 

Al final del día, tienes 10 versiones de un archivo con nombres como Informe_Preliminar.Docx, Informe_Preliminar1.Docx, Informe_Preliminar1(Con Correcciones).Docx, Informe_Final.Docx, Informe_FinalFinal.Docx, entre otros. Llegó la reunión y no recuerdas cuál era ese archivo que debías imprimir para los asistentes. ¿Será el Final Final? ¿Era el que tenía el número uno?

Este tipo de situaciones es más común de lo que parece. De acuerdo con Recode, tan solo en Estados Unidos, métodos de comunicación como emails y llamadas telefónicas son todavía usados en mayor medida dentro de las empresas. Estos representan el 75% de las comunicaciones dentro de las oficinas.

Existen herramientas que reemplazan las comunicaciones de la empresa de una forma efectiva. Las aplicaciones tradicionales de chat son útiles para la inmediatez, pero fallan en elementos como la integración de varias plataformas y el soporte para el trabajo colaborativo.

Por el contrario, herramientas como Microsoft Teams se integran de una forma natural con las aplicaciones de Office y otros servicios de la compañía, como Skype. Esta no solo permite entablar comunicación uno a uno, sino que también lo hace en diferentes equipos y permite usar Skype y Microsoft Office de una forma armónica. #EsMomentoDe aprender a usar Microsoft Teams.

Comenzar a usar Microsoft Teams

Para usar Microsoft Teams en tu empresa es necesario contar con una suscripción a Office 365. Después de esto podrás integrar la herramienta. Después de registrar al equipo se podrá acceder a la aplicación a través de la web o mediante los clientes de Mac, Windows, iOS, Android y Windows Phone.

Allí deben estar registrados todos los miembros del equipo con el que se quiere trabajar en conjunto. Se pueden configurar diferentes niveles de acceso, con el fin de crear subgrupos dentro del equipo en general. Es más, dentro de los equipos será posible crear diversos canales donde se podrá hablar de temas específicos.

Los canales y las pestañas

Microsoft Teams se trata de canales y pestañas, donde estará organizado todo lo que por allí se escriba o comparta. El equipo general se puede dividir en subequipos. Además, estos se pueden dividir por canales de acuerdo con el tema central.

Las conversaciones se hacen de manera organizada. Así, cuando alguien pone un mensaje, otros usuarios podrán responder debajo de él con el fin de mantener el orden de los temas. En estas miniconversaciones se podrán compartir archivos en los que, depende de su formato, se podrán editar de manera simultánea. Las conversaciones están enriquecidas con la posibilidad de compartir emojis, Gif y memes. Además, con su integración con Skype, se podrán lanzar las llamadas rápidamente desde Microsoft Teams.

En la pestaña superior de archivos podrás navegar y hacer seguimiento a los archivos compartidos en cada uno de los canales. Además, en la pestaña de Wiki podrás tener borradores, tener notas de reuniones y editarlos en tiempo real. Por otro lado, se podrán añadir otras pestañas de acuerdo con la preferencia del equipo. Estas pestañas pueden ser de otros productos de Office y de terceros.

Servicios que funcionan con Microsoft Teams

Microsoft Teams funciona con herramientas como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI, Delve y Skype. Estos servicios hacen parte de la suite de Office 365. Adicionalmente, se pueden integrar servicios de terceros como Wrike, Hootsuite, Smartsheet, Zendesk, Asana, Polly.ai, Meekan, Sapho, Trello, Visual Studio, GitHub e Intercom.

Imágenes: Microsoft.