1. Contrata la velocidad correcta

La primera recomendación podría sonar obvia, pero no lo es: muchas compañías tienen conexiones con velocidades muy bajas para sus necesidades. Y esto a veces sucede porque no tienen en cuenta que, aunque la velocidad que se contrate suene alta, el tipo de uso que se le da a la conexión y el número de usuarios que se conectan al mismo tiempo influye mucho en el rendimiento.

Cuanta más gente vaya a usar la conexión al mismo tiempo, mayor debe ser el ancho de banda. Adicionalmente, el tipo de uso también afecta  la calidad de la conexión: unas personas moviendo por Internet hojas de cálculo y documentos de Word no tienen un impacto tan grande como un grupo de diseñadores que intercambia archivos muy pesados con los clientes.

Además, ten presente que la demanda de ancho de banda puede ser muy variable según la hora del día o el día del mes en los que se realicen ciertas tareas; el tráfico no es constante y hay ‘horas pico’. Igualmente, una empresa pequeña en la que no circulan más que unos cuantos mensajes por la red interna no necesita una conexión a Internet tan poderosa como la de una compañía que tiene toda su información y servicios en la nube. 

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2. Ten en cuenta las limitaciones de Wi-Fi

Algo que muchas empresas no tienen en cuenta cuando contratan su conexión a Internet es que una red interna basada en cables (Ethernet) es más rápida y estable que una red inalámbrica Wi-Fi. La razón es que la señal de las redes Wi-Fi pierde fuerza a medida que aumenta la distancia entre el usuario y el enrutador; además, cuantos más muros y barreras físicas haya en la oficina, más débil será la señal. Por eso, de nada le servirá contratar una conexión a Internet de buena velocidad si ese ancho de banda se degrada debido a las limitaciones de la tecnología inalámbrica Wi-Fi.

Esto es fácil de solucionar: basta conectar tus equipos a la red mediante cables Ethernet. Pero si optas por conectar buena parte de los dispositivos de la compañía vía Wi-Fi, lo mejor es que contrates una conexión más veloz de la que necesitarías si usaras solo tecnología Ethernet (cableada) en su red interna.

Es importante, eso sí, que en oficinas con muchas paredes de concreto y espacios aislados la conectividad Wi-Fi esté soportada en equipos con gran alcance, que superen mejor las barreras físicas (en ese sentido, cuanto más reciente sea la versión de Wi-Fi del enrutador, mejor), y que se puedan combinar con amplificadores de señal.

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3. No olvides los equipos móviles de los empleados

Hoy es común que en las compañías los empleados lleven sus propios equipos móviles. Esa tendencia se conoce como Bring Your Own Device (BYOD) y las dos partes se benefician. Pero si esto no se maneja bien, puede abrir brechas de seguridad en las empresas.

Por ejemplo, estos equipos móviles pueden conectarse a la red corporativa, tener acceso a información crítica y luego conectarse fuera de la compañía a otras redes que son inseguras. Es más: hay empresas que ni siquiera saben qué equipos se están conectando a la red corporativa porque nunca han hecho un inventario de los dispositivos que sus empleados llevan a la oficina, ni saben si están protegidos o si el software que usan es legal. Por eso, es importante definir unas políticas claras de uso, como verás en el siguiente punto.

4. Define unas políticas y hazlas conocer

La compañía debe definir las políticas de uso de todos sus computadores, pero también de los equipos móviles que son propiedad de los empleados. Por ejemplo, debe quedar claro quién tiene acceso a la información, cuál de ella es demasiado sensible como para restringirse el acceso desde esos equipos y qué medidas de seguridad se deben implementar en esos dispositivos (la firma debe asegurarse de que el software de sus empleados está actualizado, que tienen antivirus, les debes exigir el uso de contraseñas, etc.). Una vez definidas esas políticas, infórmalas a los empleados y edúcalos sobre la importancia de cumplirlas.

5. Mantén el software actualizado

Asegúrate de que los empleados mantienen actualizado el software de sus dispositivos móviles. Los sistemas operativos, los navegadores y las aplicaciones obsoletas tienen vulnerabilidades que pueden ser aprovechadas por los delincuentes a través de Internet. 

6. Capacita a tus empleados en seguridad

Es muy importante capacitar a los empleados sobre los peligros de Internet y cómo evitarlos. Debe entrenarlos, a través de charlas y cursos, para que aprendan, por ejemplo, cómo reconocer un correo electrónico usado para phishing, qué tipo de información no se debería suministrar por teléfono porque podría tratarse de un ataque de ingeniería social, por qué no se deberían instalar ciertas apps en los smartphones que se usan dentro de la compañía, por qué no se deben usar las mismas contraseñas en diversos servicios web, qué peligros se corren si se almacena información confidencial en portátiles cuyos discos no están encriptados, cómo manejar las alertas que dan los programas antivirus, etc.

7. Brinda acceso solo a quienes lo necesitan

La red corporativa debe tener listas de control de acceso para que solamente la gente que necesita acceso a cierta información pueda entrar a consultarla. Al establecer que ciertas áreas o empleados solo tengan acceso a determinados servidores, impresoras o bases de datos, se limita la cantidad de información o recursos de la compañía a los podría acceder un tercero, por ejemplo, alguien que roba un smartphone.

8. No ahorres en el software de seguridad

Las herramientas de seguridad informática pueden ser costosas. Y como no producen ingresos, muchas empresas las ven simplemente como un costo. Por eso, no asignan una cantidad adecuada de recursos para este tema. Solo cuando una empresa ha sufrido un incidente suele entender la importancia de invertir en seguridad informática.

En una era en la que la información y los ‘activos digitales’ de una empresa son muy importantes, y en la que hay amenazas constantes por Internet, este es un ahorro que una compañía no puede hacer. Un incidente de seguridad puede tener un impacto enorme en una organización. Lo mínimo que una empresa debería tener son programas antivirus de buen nivel o paquetes de software de seguridad.

Algunos proveedores de Internet ofrecen herramientas de protección mucho más avanzadas que un simple antivirus, y que pueden ser una muy buena opción.

9. No permitas que se use mal la conexión

Qué tan flexible sea la compañía con el uso que sus empleados le dan a Internet también es importante. Por ejemplo, ¿los empleados tienen permiso de entrar a sus redes sociales en horas de trabajo? ¿Pueden ver series o películas en streaming? Si tus trabajadores tienen permiso de ver su serie favorita en un servicio streaming mientras almuerzan, lo único que se van a comer a esa hora no es el plato que escojan, sino el ancho de banda de tu empresa.

Imágenes: iStock; Clker-Free-Vector-Images y Fotocitizen (vía Pixabay).