Según la consultora Forrester Research, está previsto que el mercado de RPA alcance los $2,1 mil millones de dólares en el 2021 a nivel mundial. Principalmente por la necesidad de reacomodar los puestos de trabajo e incluso tener que desarrollar las actividades de forma remota que han puesto a las empresas con altos requerimiento de “contactabilidad” de usuarios como los contact centers, bajo una enorme presión al tiempo que crecen exponencialmente la demanda de servicios, ya que los clientes –que son atendidos por este medio solicitan de manera creciente consultas sobre sus servicios y necesitan sus respuestas de forma personalizada en múltiples canales.

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En cuanto a la segunda herramienta, esta se ha fortalecido debido a que, por el aislamiento preventivo, nuestro computador y teléfono móvil es la nueva sala de juntas. Esto obliga a que las herramientas de colaboración basadas en la nube se vuelvan omnipresentes. Algunas de ellas como Microsoft o Slack han informado un aumento en su base de clientes de forma significativa. El servicio Teams, de la primera, fue utilizada por 44 millones de personas el 18 de marzo de 2020, 12 millones más que el número de usuarios activos diarios que tenía una semana antes. Por su parte, a mediados de marzo, Slack informó que alcanzó los 10 millones de usuarios conectados, rompiendo los récords de usuarios existentes.

Así mismo, se prevé un incremento en las inversiones en la computación en la nube. Según datos de la consultora Globaldata, se estima que para el fin del 2020 la inversión total en estas tecnologías llegue a unos $284 mil millones de dólares, y que para el 2024 ascienda a $429.4. Una de las razones es la visibilidad de sus beneficios. Sin embargo, nos plantea interrogantes acerca del desarrollo del negocio para las organizaciones sobre su consumo futuro a nivel consumo de recursos TI. Algunos ya habrán llegado a la conclusión de que, sí pueden funcionar virtualmente, ahora, la pregunta es ¿si puedo hacerlo de forma permanente, segura y sostenible?

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En el caso de la inteligencia artificial, este año tuvo un impacto increíble en la capacidad de adaptación “en caliente” en los sistemas expertos de análisis de compras y motores de recomendación a través de ella. El caso más sonado fue el del e-commerce de Amazon detallado en la revista MIT Technology Review en donde se indica cómo el producto más buscado dejó de ser las carcasas para celulares por las máscaras N95, obligando a rediseñar algunos modelos o ajustarlos a partir de los nuevos datos que se van adquiriendo con el comportamiento de compra creciente de las personas.

Contar con esas herramientas les permitió reducir el costo de la predicción y una mejor toma de decisiones en la oferta y la demanda, por intermedio de pronósticos en tiempo real que reducen la incertidumbre y que reasignan recursos para evitar interrupciones en la cadena de suministro, conectando en tiempo real los ajustes en las solicitudes a fabricantes y distribuidores de productos con el fin de atender la fluctuante demanda dado su comportamiento.

Finalmente, la inteligencia artificial llegó para quedarse. Esa sensación de que esta tecnología estaba solo al alcance de las grandes industrias de Silicon Valley, quedó atrás. Ya sea porque la estamos utilizando sin ser conscientes de ello, como es el caso de los asistentes en nuestro celular o dispositivos de hogar como Siri, OK Google o Alexa, o debido a que a través del uso del Software Libre y de herramientas de automatización guiada pasó de ser un rubro para solo los científicos de datos a estar al alcance de todos.

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Con plataformas como SparkCognition o H2O.AI, las empresas han podido hacer sus primeras aproximaciones a los algoritmos de aprendizaje automático utilizando directamente sus propias bases de datos. Cada vez son más las empresas que están despertando en la era del Big Data y este es el momento en que debemos transformar nuestros “skills” para ser líderes acordes a esta era. Estamos llamados a ser líderes que toman y soportan sus decisiones basadas en la Data y la inteligencia artificial.

En conclusión, la aceleración hacia la Transformación Digital se ha visto apalancada en estas tecnologías, que sin duda no son las únicas, sí han sido las más importantes en términos de capacidad de adaptación para la supervivencia de grandes compañías e incluso emprendimientos que han logrado sobrevivir gracias a ellas.

En el futuro inmediato veremos cómo emergerán otras tecnologías, o cómo estas se transformarán al servicio de las organizaciones. Pero más allá de identificarlas, la pregunta que nos debemos hacer es ¿si estamos viendo ya el impacto que tiene en futuro de nuestra organización el uso de ellas y si aún no las estamos usando, ¿cómo podemos adaptarnos al entorno cambiante que nos ha puesto de manera abrupta el Covid-19?

Imágenes: Claro y RawPixel (Vía Freepik). 

Sin embargo, es posible que nos hayamos acostumbrado a trabajar en estas aplicaciones instaladas en nuestro PC por separado, es decir, sin tener presente que nuestros amigos o compañeros de trabajo podrían querer hacer ajustes o aportes en los respectivos documentos. Pero no después de nosotros, sino al mismo tiempo o de manera simultánea. Así es, eso que antes parecía imposible hoy es una realidad mediante Office Online. Aquí les mostramos cómo hacerlo, y lo mejor, su uso no tiene un costo adicional. #EsMomentoDe aprender a usar las herramientas colaborativas de Office.

En Word

Para acceder a la versión en línea de Word, debes ingresar con tu correo electrónico de Outlook. Después de ingresar, podrás seleccionar la hoja en blanco sobre la que deseas trabajar y te encontrarás con una interfaz muy similar a la que tiene la versión de escritorio de Word.

En la parte superior te aparecerán las opciones de colaboración para que antes de empezar puedas hacer partícipe a tu equipo del documento que construirán entre todos. Al seleccionar la opción ‘Share’, Word te permitirá ingresar los correos electrónicos de las personas a las que deseas invitar a editar, sin importar si estos son de Outlook o Gmail.

Posteriormente, podrás elegir las funciones que ejecutará cada persona sobre el documento: si quieres que edite, si quieres que solo vea el documento, o incluso si ya no deseas que acceda más a este.

Cada cambio que ejecutes sobre el documento quedará guardado de forma automática en One Drive, el servicio de almacenamiento de Microsoft al que también tendrás acceso directamente desde Word Online. Solo tendrás que dar clic sobre la opción ‘One Drive’ situada en la barra superior. Allí encontrarás la carpeta ‘Documentos’, el lugar en donde se almacenarán todos tus documentos compartidos.

Guardar es tan fácil como siempre ha sido

Ahora bien, para darle nombre al documento, la ruta es la misma que en la versión de escritorio. Vas a ‘Archivos’ o ‘File’, das clic sobre ‘Guardar como’ o ‘Save As’, ingresas el nombre y así tu documento será fácil de ubicar en la carpeta ‘Documentos’ de One Drive. En el mismo menú se encuentran las opciones ‘Imprimir’ o ‘Print’ y ‘Share’, por si no habías compartido el archivo previamente.

Desde Word Online también podrás acceder a Skype. El ícono de esta aplicación, ubicado en seguida de la opción ‘Share’, te permitirá iniciar una sesión de Skype allí mismo y sin necesidad de que abandones el documento de Word.

Además, si necesitas ingresar a otras aplicaciones en línea de Office (como Power Point o Excel), podrás hacerlo aquí mismo. Es cuestión de dar clic sobre el ícono cuadrado de la esquina que reúne todas las aplicaciones de Microsoft.

Para finalizar, en caso de que necesites seguir editando el documento en la versión de escritorio que tienes instalada en tu computador, lo podrás hacer. Dirígete a la opción ‘Edit in word’ ubicada en el menú superior y desde ahí podrás abrir el documento que venías trabajando en línea desde la versión local.

En PowerPoint y Excel

Si no te encuentras trabajando en alguna de las aplicaciones en línea de Office, el acceso es como lo explicamos al inicio. Con una cuenta de Microsoft, directamente desde el navegador, podrás entrar a PowerPoint Online o Excel Online. Mira el ejemplo con PowerPoint:

El camino para compartir una presentación de Power Point Online o una hoja de cálculo de Excel Online es el mismo de Word Online: A través de la opción ‘Share’, se digitan los correos electrónicos de las personas con las cuales se quiere trabajar de forma colaborativa, y se define cuáles serán las condiciones de acceso de estas a la presentación o la hoja de cálculo. Así mismo, cada cambio efectuado quedará grabado de manera automática en OneDrive.

Vale la pena aclarar que las funciones presentes en la versión en línea de Word, Power Point y Excel son iguales a las de sus versiones homólogas de escritorio. Y si deseas saltar de la presentación o la hoja de cálculo en línea a la presentación o la hoja de cálculo en tu equipo, lo podrás hacer por medio de las opciones ‘Open in PowerPoint’ y ‘Edit in Excel’ respectivamente.

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Envía tus documentos por correo electrónico

Si ya terminaste de editar tu documento, presentación u hoja de cálculo con tu equipo de trabajo, y estás listo para enviárselo al jefe, puedes recurrir a Outlook. Igual que en el caso de Skype, no tienes que abrir Outlook aparte para realizar este envío. Solo dirígete al ícono en donde se encuentran todas las aplicaciones de Microsoft y haz clic sobre Outlook, que aparece de primero. Te mostramos cómo desde la interfaz de Excel Online:

Imágenes: Capturas de pantalla, Pixabay.

Un estudio realizado por Plantronics a más de 200 ejecutivos de diferentes lugares del mundo encontró múltiples hallazgos sobre las prácticas de comunicación, las necesidades y los puntos débiles de los trabajadores a la hora de desarrollar sus tareas.

Ante el nuevo panorama laboral, existe un mayor enfoque en la colaboración y la idea de ser móvil, y en entender cómo se puede ser productivo trabajando fuera de la oficina. Estos, según Plantronics, son aspectos que ocupan y preocupan a los colaboradores de las empresas, y al mismo tiempo son cambios que impulsan a las organizaciones a analizar la manera de asegurar que su fuerza laboral sea lo más productiva posible sin importar en que parte del mundo se encuentren.

Es así como el estudio de Plantronics se basó en los tipos de personas que trabajan en las compañías, creando una segmentación que les permita entender a estas qué significado tienen estos cambios para la fuerza laboral.

Los hallazgos más relevantes

Como primera medida, en algunas culturas, que se esperaba fueran muy diferentes entre sí respecto a la forma en que sus trabajadores realizan sus labores, los estilos de trabajo y sus entornos presentaban una variación muy pequeña.

Como segunda medida, la fuerza laboral actual está muy sobrecargada de dispositivos. En promedio, una persona que trabaja en una empresa tiene hasta siete equipos para usar en un día de trabajo, con el fin de poderse comunicar. De acuerdo con Plantronics, esto contribuye a la confusión y a la sobrecarga.

En tercer lugar, y este es un hallazgo que se deriva del anterior, la fuerza laboral se distrae cada vez más fácil con estos dispositivos, sus alertas y las diferentes formas en que llega a ellos la información. “Los empleados se dan cuenta que están distraídos cuando intentan concentrarse en su trabajo“, aseguraron expertos de Plantronics.

Perfiles de los trabajadores en el entorno empresarial

Estos resultados les permitieron a los expertos de Plantronics relacionar datos y lograr una segmentación de las personas, entendiendo que existen cinco tipos de perfiles que conforman el 82% del entorno empresarial y el otro 18% es el personal adicional al que se conoce como ‘el trabajador individual convencional’. Este último se caracteriza por ser una persona con muy poca comunicación debido a la dinámica de trabajo que maneja; labora de forma individual y está muy enfocado en una tarea en específico.

Los perfiles que corresponden al 82% del entorno empresarial son:

1- El comunicador de oficina: Es una persona que necesita comunicarse con bastante regularidad, pero al mismo tiempo presenta carencias de comunicación muy específicas, relacionadas con la tecnología que maneja para este fin.

2- El colaborador de oficina: Es una persona que tiene un estilo de trabajo un poco más variado, en cuanto a la forma en que realiza sus actividades mediante los dispositivos (es capaz de usar varias tecnologías al tiempo).

3- El trabajador flexible: Tiene un gran desafío respecto al desarrollo de sus tareas desde diferentes ubicaciones. Esta es una persona que frecuentemente trabaja desde casa.

4- El viajero: Corresponde a un pequeño porcentaje de la empresa. Estas personas tienen necesidades de comunicación muy específicas, relacionadas con estar en constante movimiento.

5- El ejecutivo conectado: Son multimodales, viajan mucho y presentan diferentes carencias de comunicación relacionados con transiciones entre ubicaciones. Su trabajo es muy preciado por la organización, por eso las empresas están haciendo mucho para retenerlos y mantenerlos productivos.

Otras conclusiones

Según Plantronics, algo que se escucha con frecuencia es que las empresas están eligiendo el espacio flexible. “La idea de que todos tengan su propia oficina privada es cada vez menos frecuente. Muchas de estas oficinas privadas se están convirtiendo en salas para reuniones entre pocas personas”, aseguraron sus voceros.

La compañía ha realizado investigaciones sobre el incremento de la colaboración virtual o de la cantidad de personas que están comunicándose, como participantes remotos, en las reuniones de trabajo. Esto se está convirtiendo en una norma para las organizaciones multinacionales, por lo que es importante asegurarse de que los espacios puedan adaptarse al tipo de colaboración que se requiere.

El estudio también arrojó que los trabajadores entran en caos por el problema que les brinda el no tener una conexión adecuada, lo cual limita el uso de sus diferentes dispositivos.

Otro gran tema es la gestión de cambios, siendo este uno los indicadores más importantes en el éxito de la implementación de una tecnología. “Es necesario incluir a las personas en el proceso, deben saber la razón por la que hay cambios y de qué forma los beneficiará. También es importante que se les entrene sobre cómo usar estas nuevas tecnologías, puesto que deben comprender de qué forma recibirán asistencia técnica y qué recursos tienen disponibles para eso. Incluir a los usuarios en el proceso y que ellos sientan que tienen una voz, hará que la adopción sea mucho mejor porque los trabajadores se sentirán parte del cambio que atraviesa su organización”, agregaron los expertos.

Cuando se trata del suministro de dispositivos, desde el punto de vista de Plantronics, es muy importante combinar el dispositivo de audio correcto con el estilo de trabajo.

Si quieres leer los resultados ampliados del estudio, puedes ingresar aquí.

Imagen: Pexels.

Hoy, Microsoft anunció la disponibilidad de su solución Microsoft Teams, el nuevo espacio de trabajo con función de chat, para todos los usuarios de Office 365 del mundo, en 181 mercados y en 19 idiomas. Previamente les habíamos contado que esta herramienta pretende competir con Slack, e incluye funciones similares como chats hilados que pueden ser abiertos o privados, además de una barra lateral de menú para configurar reuniones, archivos y notificaciones de actividades.

Satya Nadella, CEO de Microsoft, comentó sobre esta nueva posibilidad que “en un mundo donde la información es abundante y el tiempo y la atención de los humanos escasean, aspiramos a ayudar a las personas a ser más productivas, donde sea que estén. Office 365 es la plataforma más amplia y el conjunto de herramientas universal para la creación, la colaboración y la comunicación. Hoy, agregamos una nueva herramienta a Office 365 con Microsoft Teams, un espacio de trabajo con función de chat diseñado para impulsar el arte de los equipos”.

Para la compañía, las empresas están eligiendo Microsoft Teams por su necesidad de facilitar la colaboración entre sus empleados, y desde que se lanzó la versión preliminar en noviembre de 2016, más de 50 mil organizaciones han comenzado a utilizar esta herramienta, entre los cuales se encuentran Alaska Airlines, ConocoPhillips, Deloitte, Expedia, J.B. Hunt, J. Walter Thompson, Hendrick Motorsports, Sage, Trek Bicycle y Three UK.

Además, Microsoft ha incorporado más de 100 características nuevas en Microsoft Teams desde noviembre de 2016 como una experiencia de reuniones mejorada con capacidades para agendar actividades; llamadas de audio a través de dispositivos móviles (ahora con videollamada para sistemas operativos Android y pronto para iOS y Windows Phone); integración de correo electrónico; y nuevas capacidades de seguridad y cumplimiento de normas. También se han desarrollado características para facilitar el acceso a Microsoft Teams tales como soporte para lectores de pantalla y alto contraste y navegación de sólo teclado. Se estima que para junio de este año la herramienta tenga capacidades de acceso para invitados y una mayor integración con Outlook.

Por su parte, Office 365 está diseñado para satisfacer el estilo único de cada equipo de trabajo con aplicaciones integradas que fueron construidas con un propósito: Outlook para un correo electrónico de grado empresarial; SharePoint para la administración inteligente de contenido; Yammer para establecer redes de trabajo en la organización; Skype Empresarial como la columna vertebral de las videollamadas empresariales; y, ahora, Microsoft Teams.

Si quieres conocer más detalles de Microsoft Teams en Office 365, puedes ingresar al blog de Office.

Imagen: Microsoft.

Una de las preocupaciones más comunes de los gerentes, cuando llega la temporada de fin de año, es cómo organizar las jornadas laborales. Debido a que la mayoría de los empleados se van de vacaciones, resulta necesario encontrar opciones que beneficien tanto al trabajador como a la empresa, y para esto no hay nada mejor que el teletrabajo.

Gracias a la tecnología, puedes hacer seguimiento a tus colaboradores a través de múltiples herramientas en línea. Usando el calendario de Gmail, programas para asignar tareas como Trello o Basecamp, o notificaciones vía SMS, puedes permitirles a tus trabajadores laborar desde sus casas y no estarás ‘perdiéndolos de vista’. Al contrario, es posible que todo te parezca tan sencillo que al final decidas implementar días de teletrabajo en otros momentos del año.

En 2015, Colombia Digital y el Centro Nacional de Consultoría dieron a conocer su ‘Estudio de penetración y percepción del teletrabajo en Colombia – 2014’, que realizaron para el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) y el Ministerio del Trabajo. Los resultados de este estudio indicaron que las organizaciones nacionales usan la telefonía fija y móvil, junto a internet, como medios fundamentales para mantener contacto con sus colaboradores ‘deslocalizados’. Mientras tanto, las reuniones personales y los medios impresos perdieron liderazgo y cada vez más son vistos como poco efectivos al momento de gestionar procesos de teletrabajo.

Por esto, a la hora de llevar a cabo un experimento exitoso en esta materia, es importante que identifiques las herramientas que requerirán tus trabajadores para realizar sus actividades de manera remota, versus las necesidades de tu organización. Según el portal Teletrabajo Colombia (del MinTIC), puedes hacerte las siguientes preguntas:

1. ¿Qué tipo de labor realizará remotamente el teletrabajador?

2. ¿Qué sistemas de la organización deberán ser utilizados por el teletrabajador para efectuar estas labores?

3. ¿Qué otros sistemas o dispositivos móviles se necesitan para apoyar la labor del teletrabajador?

4. ¿Cómo puede el teletrabajador acceder a los sistemas requeridos?

5. ¿Qué nivel de seguridad se requiere para cada sistema, si acceden a estos desde lejos?

6. ¿Cómo se puede cumplir con los niveles de seguridad de la información definidos en las políticas de la organización?

7. ¿Desde dónde y con qué equipo accederá el teletrabajador a los sistemas?

8. ¿Cómo se puede dar al teletrabajador una comunicación adecuada y segura para acceder a los sistemas?

9. ¿Cómo se mantendrá contacto con el teletrabajador?

10. ¿Cómo podrá el teletrabajador interactuar con el equipo de trabajo?

11. ¿Cómo se brindará el servicio de soporte técnico a los teletrabajadores?

Algunas de las soluciones tecnológicas requeridas por las empresas, dependiendo de sus necesidades y recursos son: sistemas de telefonía (como telefonía IP o comunicaciones unificadas), sistemas de videoconferencia (como Lync de Microsoft), virtualización de escritorios, acceso a bases de datos, software de colaboración (como Asana), programas para gestión de actividades en campo, correo electrónico corporativo, aplicaciones de chat (como Hangouts de Google) y aplicaciones de almacenamiento de información en la nube (como Dropbox).

En algunas empresas el flujo de actividades se reduce en la temporada de fin de año, lo que significa que es posible que el trabajador únicamente requiera su correo corporativo, una aplicación de escritorio o en el celular para subir información a la nube, y un chat corporativo para estar en contacto con sus compañeros de trabajo.

En la medida en que tu empresa determine las soluciones que requiere para llevar a cabo el teletrabajo, empezará a percibir los beneficios económicos de esta nueva modalidad. No olvidemos que el teletrabajo favorece la reducción de costos en las compañías (arriendos de oficinas, disminución en el valor de los servicios públicos, compra de alimentos, gastos de transporte o desplazamientos, entre otros).

Imagen: Pexels.