En la última década las diferentes industrias han creado una conciencia de la importancia de digitalizar sus procesos, no solo porque la nueva generación de sus clientes se mueve a través de la red, sino además porque se ha demostrado que al hacerlo se mejora la eficacia de procesos de manera significativa. El software Enterprise Resource Planning (ERP) es una de las herramientas que han cobrado cada vez más relevancia en este campo, tanto para pequeñas como para grandes empresas.

Un ERP es un sistema integrado de la información que permite la integración de varias operaciones dentro de una empresa a través de lo digital. Procesos como la contabilidad, mercadeo, producción, inventario y envíos pueden rastrearse y coordinarse a través de la red, optimizando las funciones de cada área, permitiendo el rastreo de las funciones y asegurando la seguridad y acceso de la información a cada momento (siempre que se cuente con una conexión a internet estable).

Aún con estas ventajas, muchas empresas están inseguras sobre la necesidad de integrar un ERP a sus dinámicas diarias. Pues hay ciertas señales que pueden indicar que la ausencia de esta herramienta está afectando el rendimiento de tu compañía.

Procesos duplicados

Delegar las funciones a cada sector de la empresa puede, al menos en un principio, parecer simple. El área de ventas debe vender y producción debe estar al tanto de suplir la demanda. Sin embargo, conforme tu compañía se expande es normal que nuevos requerimientos y responsabilidades se agreguen, teniendo como resultado que dos áreas terminen realizando un mismo informe, con información y propósitos similares .

También es posible que en el desorden un área termine con funciones que en inicio no le deberían corresponder o que un mismo proceso se ordene de nuevo, desconociendo que la primera solicitud se encuentra en desarrollo (seguro que has sufrido más de una vez por una orden que se cobró dos veces). Un software ERP previene que este tipo de problemas surjan al coordinar la información y funciones de cada sector.

Estrategias desconectadas de la realidad

Parte del éxito de un negocio está en la toma de buenas decisiones. Esto es relevante durante un proceso de expansión o en el surgimiento de una crisis. El problema está en que muchas veces la cabeza que debe reaccionar no cuenta con la información necesaria para orientar la compañía como se debe. Puede que no esté al tanto de los procesos, que la información que requiere no esté a su alcance o que la creación del informe que le indique qué anda mal con la compañía le tome días.

Un ERP permite una mejor toma de decisiones al conseguir que la información correspondiente a cada área no solo esté organizada, sino que además se encuentre actualizada. Si estás a punto de crear una estrategia para expandir tu negocio o buscas una forma de incrementar tus ventas, contar con un ERP puede ser la clave para garantizar que tus planes no se frustren.

Plantear y replantear procesos

Uno de los mayores problemas que enfrenta un negocio al crecer es la dinámica de cambiar su forma de trabajar para integrar nuevos procesos. Pasa de vender un producto a ofrecer el mismo pero en diferentes lugares, expande la gama de servicios disponibles, agrega nuevas áreas a su negocio que antes no existían.

Este es un escenario que te puede parecer familiar: los formatos para llevar las cuentas o mantener al día el inventario se deben entonces ajustar una y otra vez conforme nuevas áreas se abren, cierran o modifican, pero el área de ventas no cuenta con los más recientes por lo que ciertas ordenes no están bajo los criterios que necesitas. Esto puede suponer un desgaste y una confusión que se usualmente terminan en procesos lentos y poco productivos.

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El software puede ser uno de los activos de una empresa más difícil de controlar y gestionar. Sin embargo, los programas y aplicaciones empresariales son el motor de la economía. Según un estudio de IDC, durante el 2012 las inversiones de software ascendieron a 698 millones de dólares, más que el doble gastado en 2005. Aunque es un periodo largo de tiempo para hacer una comparación, hay que tener en cuenta que las empresas cambian de software a un ritmo más lento que el consumidor final.

Frente al tema, Exypnos publicó una investigación que demuestra el estado del software en Colombia. Para que una empresa tenga un cumplimiento adecuado, el software tiene que ser legal y tener un uso óptimo. La consultora encontró que el 72% de las organizaciones en Colombia cumplen con estas dos condiciones.

Entre los hallazgos de la investigación, se pudo demostrar que el 70% cumple con los requerimientos de licencias. Esto quiere decir que hay un 30% de software pirata en las oficinas colombianas. También encontró que el 75% de las compañías están usando óptimamente sus licencias. ¿Cómo pasa esto? Se están presentando casos en los cuales las empresas tienen más licencias de las que usan. Esto quiere decir que las organización colombianas tienen unos 174 millones de dólares en ‘inventario’ de software.

El sobrelicenciamiento se presenta cuando hay compras innecesarias de software, cuando no están siendo aprovechadas adecuadamente y cuando no son retiradas. Uno de los factores que complica la gestión del software es el constante flujo de personal. Si se van 10 personas de la compañía pero entran siete, pues quedarán tres licencias sin uso. Los procesos de gestión adecuada (Software Asset Management) tratan de mitigar impactos de ese tipo.

Por lo tanto, los departamentos de TI tienen que implementar procesos y gestiones para garantizar el cumplimiento del software. Es imperativo destacar que es mucho más grave el software sin licencia que el sobrelicenciamiento. Tener programas y aplicaciones piratas es un crimen que conlleva altas multas. Por el otro lado, el sobrelicenciamiento simplemente es un recurso desprovechado dentro de la empresa, pero que no tiene las implicaciones legales, morales y económicas del software pirata.