Para empezar, cada vez que usamos una aplicación de software (un procesador de textos, un programa de gráficos, o cualquier software especializado) y queremos guardar nuestro trabajo de forma permanente, tenemos que hacerlo en un archivo, que típicamente nuestra aplicación graba en un formato predeterminado, que se suele identificar por la extensión de dicho archivo (.txt, .doc, .pdf, .html, .mp3…).

Aquí es importante hacer una breve distinción entre formatos de archivos privativos, abiertos y libres:

• Formatos de archivo privativo son aquellos de los que la empresa desarrolladora del programa que creó dicho formato mantiene en secreto sus reglas y procedimientos para guardar y recuperar los datos del mismo.
• Formatos  de archivo abierto: sus especificaciones están abiertas y accesibles al público, pero las modificaciones y caracteristicas futuras de estas se encuentran bajo el control de la empresa desarrolladora. En otras palabras, aunque las especificaciones son abiertas, la utilización de dicho formato puede estar limitada por patentes.
• Formatos libres, generalmente generados por un comité, varias compañías o alguna organización que emite estándares, tal como las ISO, de tal forma que el uso del formato no se encuentra restringido ni sujeto al pago de regalías por patentes ni por otro concepto.

¿Cuáles son las ventajas de preferir el uso de formatos libres sobre formatos privativos?

• Libertad: al usar formatos libres, podemos usar varias aplicaciones para abrir un archivo que contenga nuestros datos, así que no estamos atados al software de un solo proveedor. Esto lo saben las grandes empresas desarrolladoras de software, y por esta razón la mayor parte del software privativo guarda sus datos en archivos con formato privativo.
• Interoperabilidad: en esta época de trabajo colaborativo y concurrente, almacenar nuestra información en formatos libres nos permite compartirla más fácilmente con otras personas en el mundo, sin importar usan la misma aplicación o sistema operativo que nosotros. Esto incluye plataformas diferentes al tradicional PC, como tablets o smartphones.
• Garantía de acceso a nuestros datos a futuro: esta es tal vez una de las más importantes ventajas de los formatos abiertos, teniendo en cuenta la enorme cantidad de información que en esta época cada uno de nosotros está y continuará creando y almacenando en diferentes medios.
  Usualmente damos por sentado que las versiones nuevas del software que usamos siempre abrirán archivos de las versiones más antiguas, pero esto no es necesariamente cierto: hay muchos casos similares al de los archivos de PowerPoint (.PPT) hechos con la versión 95, que no pueden ser abiertos por las versiones más recientes de MS-Office, o los de viejos diseños hechos en Adobe PageMaker, que al morir la aplicación, quedan abandonados en el disco duro o con la urgencia de que se conviertan a formatos más nuevos.

Una aplicación privativa (que algunos denominan ‘propietaria’, aunque en el mundo del software libre preferimos la primera denominación) puede en sus nuevas versiones, por asuntos de costos, eliminar la compatibilidad con versiones más antiguas, y si en un futuro no tenemos acceso a la aplicación que la creó, al ser un formato cerrado, no tendremos acceso a nuestros preciados datos.

Pero no vayamos al pasado, sino al futuro: imagínense que en 2020, cuando quieran acceder a sus archivos creados hace un par de años, la aplicación con la versión más reciente carezca de compatibilidad con dichos archivos, o simplemente la empresa que desarrolló la aplicación ya no existe o fue adquirida por otra empresa que descontinuó o cambió las características del software. Al usar formatos libres, garantizamos que existe la documentación para que cualquiera pueda desarrollar una aplicación que lea nuestros datos, ya sea en este momento o en el futuro.

Uno de los primeros estados de Estados Unidos en legislar en favor del uso de formatos abiertos fue Massachussets,  y hoy este es un tema en la agenda de la Comunidad Europea, que debate la utilización de formatos libres para la utilización en documentos legales. En Suramérica, países como Brasil, Uruguay y Venezuela ya han adoptado los formatos abiertos en sus administraciones a diferentes niveles de aplicación.

Lo primero que podemos hacer para disfrutar de los beneficios anteriores es preferir, siempre que sea posible, formatos libres, y en su defecto,  formatos abiertos. Además, una de las cosas que debemos verificar es que nuestra aplicación tenga la capacidad de guardar los documentos en al menos un formato libre o abierto, sobre todo si queremos almacenar estos para la posteridad.

En la siguiente tabla se pueden ver los tipos de archivos más comunes y las extensiones de los formatos privativos, libres y abiertos.

Entre tanto, ¿qué opinan ustedes sobre estas tres clases de formatos? ¿Qué situaciones han vivido a causa de los formatos privativos? ¿En qué casos sí deberían preferirse estos últimos?

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