Google ha estado trabajando en el soporte nativo para firmas electrónicas desde Docs y Drive, con el fin de que los usuarios no tengan que salir de sus aplicaciones para firmar en otras apps. Después de más de un año en estado alfa, la compañía de Mountain View hizo el lanzamiento de ‘eSignatures’ en beta.

Básicamente, esta nueva función de eSignatures te permitirá firmar y solicitar la firma de uno o más usuarios. Las capturas de pantalla publicadas por Google revelan que los usuarios de Docs y Drive pueden solicitar una firma completa o solamente las iniciales de los destinatarios. Así mismo, los usuarios podrán configurar el cuadro de ‘fecha de firma’ para que se pueda autocompletar.

Por otro lado, con esta nueva función puedes generar múltiples solicitudes de firma a partir de un mismo documento o plantilla de contrato. Sin duda, la mejor opción de eSignatures es el rastreo de firmas; según la compañía, esta función permite rastrear las firmas pendientes para conocer el estado en el que están.

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La firma electrónica de Google Docs y Drive no es precisamente nueva. De hecho, algunas opciones basadas en la nube como Dropbox o aplicaciones como Adobe Acrobat, ya brindan este servicio desde hace un tiempo. Sin embargo, eSignature de Google será un gran alivio para quienes trabajan directamente en Docs. o Drive.

Por el momento, parece que solo podrás solicitar firmas a los usuarios que utilizan Gmail. Sin embargo, la función de eSignature aún no está disponible para todo el público, pues aún se encuentra en estado beta. Eso sí, los de Google explican que la firma electrónica no está disponible para todos los usuarios de Workspace.

Por ejemplo, los suscriptores individuales de este servicio tendrán acceso a la versión beta abierta en las próximas semanas. Por otro lado, los suscriptores de Workspace Business o Enterprise solo tendrán acceso a esta función si sus administradores lo solicitan. Por último, la compañía no explicó si esta función llegará también a las cuentas personales gratuitas de Google, por lo que habrá que esperar a los próximos informes.

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Sin embargo, si estás pensando en utilizar una de estas herramientas para firmar algún contrato, compromiso comercial o documento importante es vital que sepas por qué razón este tipo de apps y portales no son la solución.

Privacidad y seguridad

La primera razón debería parecer obvia. Nada es gratis en el mundo, ni siquiera en la Internet. La mayoría de sitios gratuitos de firmas electrónicas solicitan que, antes de que puedas insertar la firma digital, subas el documento a ellas. Pero, lo que no sabes, es qué hacen con este documento que queda procesado. Para una compañía no hay una peor muestra de desconexión con los protocolos de seguridad que el permitir subir un documento privado o con información sensible a una página desconocida.

Luego está el problema de seguridad. Algunas páginas solicitan algún tipo de registro (usualmente vinculado a una red social o cuenta de Google). De nuevo, como usuario deberías tener más precaución de a quién entregas acceso a esta información, en especial si, por ejemplo, en la información del firmante ingresas datos sensibles como puede ser tu número de identidad, dirección o número de celular. Existe algo llamado ingeniería social y estos tres datos son lo único que necesita un ladrón informático para hacer desastres con tu vida.

Garantía legal

El segundo problema que ofrecen estas páginas está para precedentes legales. Dentro de la constitución actual una firma virtual se considera cualquier documento digital que cuente con una forma de identidad, independiente de si no hay un soporte físico que lo acompañe. El problema está en que frente a un juzgado estos documentos son muy fáciles de desestimar. El PDF que tú descargas de estas páginas no cuenta con algún tipo de elemento que confirme la identidad de la persona que lo firmó. Un abogado puede argumentar que con la página o app que utilizaste cualquier persona pudo estampar tu nombre. Tampoco queda un registro de cuándo se firmó el documento o incluso si el archivo presentado es el original, sin algún tipo de modificación.

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Es un elemento que sí tienen herramientas profesionales de firma electrónica. Por ejemplo, la mayoría de este tipo cuenta con opciones que encriptan el documento recibido y lo acompañan de un certificado que puede ser presentado a un forense digital para comprobar su autenticidad. También cuentan con maneras de garantizar (y luego comprobar) que el firmante es quien asegura ser, como son contraseñas, preguntas de seguridad o códigos de verificación.

Falta de personalización y automatización

El mayor problema de las plataformas gratis de firma digitales es que no hacen más que poner una firma dentro de un PDF. Para un solo documento que vas a enviar puede ser suficiente, pero sí de manera frecuente requieres que tus empleados, clientes o colaboradores firmen documentos, se convierte en una opción poco práctica y, más importante, poco efectiva para un buen uso del tiempo. La razón principal es que este tipo de páginas requieren que tú ya tengas el documento en PDF y, en última instancia, solo te ofrecen una opción si vas a firmar y no si eres las persona que envía el documento.

Una herramienta paga de firmas electrónicas le permite crear plantillas dentro de la herramienta en vez de depender de un archivo de Word o un PDF que resulta más difícil de modificar. Por ejemplo, con Adobe Sign (que es reconocida como una de las mejores herramientas de este tipo) puedes añadir opciones como casillas, campos obligatorios (es decir, que la persona no puede enviar el documento sin rellenar estos campos) o incluso casilla de verificación de uso de datos personales (algo que todo documento que sea enviado y diligenciado de manera digital debe tener hoy).

Puedes conocer más de herramientas pagas de firmas electrónicas en este enlace

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Los escáneres no son suficientes

De nuevo, acudimos a la situación de la vida real. Solicita a su empleado la firma en un documento. Ya sea por la pandemia o por qué él se encuentra en su casa, decide enviar el PDF por WhatsApp. Él imprime el documento, lo firma y luego lo escanea para enviarlo de regreso.

¿Es válido?

En términos estrictos. La corte constitucional reconoce las firmas escaneadas como una forma de firma electrónica. Esto quiere decir que pueden ser utilizadas en un proceso legal. ¿Cuál es el problema? Que este tipo de archivos carecen de cuatro cosas importantes que necesita cualquier negocio: personalización, trazabilidad, seguridad y automatización.

Personalización

Un documento de World no es la mejor manera de presentar un documento para firmar. La principal razón es que muchos negocios constantemente deben cambiar el documento a firmar para que se ajuste a la persona o propósito. Y el problema de un formato como el Doc o PDF es que a la persona que lo llena puede no quedarle claro dónde tiene que firmar o cuáles de esas casillas son obligatorias.

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Herramientas como adobe Sign cuentan con opciones de personalización que permiten al usuario el poder crear y activar casillas que son indicadas como un lugar para llenar. Por ejemplo, puede agregar un campo para que la persona ponga su nombre, otra para que ingrese su número de cédula e incluso cuadros que la persona debe aceptar (por ejemplo uno para marcar con el que acepta el manejo de estos daros personales, igual que en un sitio web). Estas plantillas se pueden guardar y modificar. Incluso puede seleccionar campos obligatorios, de manera que la persona sepa que hay uno que debe diligenciar o que hay otro que no es obligatorio al momento de firmar.

También puede personalizar la manera en la que se envía el correo con el documento a firmar. Puede poner el logo de su empresa y una opción que llene el campo de la persona a la que está dirigiendo el documento.

Trazabilidad

¿Cómo puede estar seguro que el documento que recibe lo firmó la persona que asegura haberlo firmado? Supongamos que envía un acuerdo de confidencialidad en un PDF y la persona le devuelve el mismo documento con su nombre, claramente escrito en un computador. ¿Qué le garantiza que fue él? ¿Cómo puede comprobar que la persona recibió el documento? O le damos otro ejemplo. Envía una factura con una promesa de pago. No recibe respuesta y, un mes después, la persona le dice que hasta ahora recibió el documento en su correo.

De nuevo, utilizando como ejemplo herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign, usted puede hacer un seguimiento a todos los pasos que realizan al momento de enviar el documento a firmar. Puede, entre otras cosas, elegir un método de verificación antes de que lea el contrato (un PIN a un número de teléfono, una contraseña o incluso un documento de identidad).

Usted puede recibir alertas que le indican cuándo la persona recibió el contrato, cuándo lo abrió y cuándo lo firmó. Esta información está acompañada de la información de la persona que lo recibió (por ejemplo, el correo electrónico o la forma cómo se verificó). Toda esta información luego se guarda en un acta que acompaña el documento al momento en que se firma.

Seguridad

El mayor problema que presenta un PDF normal o un escáner es que no es un documento seguro. En caso de que usted deba presentar una firma electrónica para un proceso legal es posible que se le pida verificar la validez de la firma a través de un forense digital. El problema es que un documento de World o un JPG no se encuentra encriptado, por lo que es imposible verificar que no se haya alterado y que lo que usted esté presentando tenga validez.

Pero herramientas de firmas electrónicas sí ofrecen este tipo de garantías. Antes mencionamos cómo pueden, por ejemplo, solicitar algún tipo de verificación. Pero también ofrecen un tipo de encriptación que garantiza que el documento que usted está entregando es el original y no una copia que alguien más duplicó en el sistema o que se modificó de alguna manera.

Automatización

La idea de cualquier herramienta que adquiera para su negocio es que le ahorre tiempo. Las horas que dedica un empleado a crear desde cero la plantilla de un contrato, hacer seguimiento para verificar en qué estado se encuentra un documento sin firmar o realizar en el envío a las personas correspondientes son gotas de la jornada que reducen la productividad. Por eso, con herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign se automatiza y simplifica los flujos de trabajo de documentos, digitalizando 100% los procesos manuales y documentales. Agilizando los procesos y reduciendo el tiempo dedicado a las tareas manuales basadas en documentos impresos.

Por ejemplo, puede programar una lista de correos habituales a los que de manera frecuente debe hacer llegar contratos o documentos a firmar, pero que estos se envíen de manera individual (de manera que los receptores no puedan acceder a la lista, como en un correo masivo). Puede programar recordatorios automáticos que se activan para enviar un mensaje al destinatario recordando que tiene un documento sin firmar en su correo, por solo mencionar algunas de las ventajas de automatización que ofrecen estas herramientas.

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El problema está en que, lo que muchos no verifican, es qué tan validos son estos documentos sí, dado el caso, deben ser presentados frente a alguna entidad para un proceso judicial.

Firmas escaneadas y escribir en un documento

La solución que muchos suelen dar es imprimir el documento y luego escanearlo para enviarlo en algún archivo, incluso un PDF.

¿Sirve esta firma? Sí, pero al mismo tiempo no. La legislación colombiana considera que una firma (original o escaneada) es un dato biométrico (es decir, que identifica al usuario). “Todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica”, aseguró en una sentencia la Corte Constitucional.

El problema está en que este tipo de documentos pueden ser fácilmente falsificados. La firma en un documento puede ser modificada o eliminada utilizando herramientas de edición. Lo que esto implica es que, cuando usted solicita a su cliente un escáner de la firma, corre el riesgo de que este documento pueda ser disputado y, dado el caso, puede ser imposible validar su legitimidad, en especial si no cuenta con el original como respaldo.

Esto mismo aplica para aquellos documentos que usted firma simplemente escribiendo en un documento de Word. Este tipo de ‘firmas’ pueden ser fácilmente duplicadas, replicadas o en la mayoría de casos no se puede rastrear sí, efectivamente, la persona que ‘firmó’ el documento es legal.

El método de entrega también es importante. ¿Sabías que las capturas de pantalla de WhatsApp no tienen validez como prueba legal? A menos de que tengas habilitado un respaldo de documentos, estos archivos se pueden perder al momento de realizar un cambio de dispositivo. También puede ser problemático el identificar si la persona que recibió o envío la firma en efecto es la persona que debía hacerlo. Esto es porque estos números pueden ser cambiados o modificados y no poseen métodos de rastreo seguros.

¿Qué es una firma electrónica y cuál es la diferencia?

Entonces, cuál es la diferencia entre escanear un documento y una firma electrónica. De manera sencilla, se considera que una firma electrónica tiene que mantener tres elementos básicos para que pueda considerarse como legal, que no suelen aplicar para soluciones como escanear las firma o utilizar páginas gratuitas. Para ilustrar qué garantías debe ofrecer una herramienta de firmas electrónicas utilizaremos como ejemplo a Adobe Sign, que es una de las compañías líder en estos procesos.

Autenticación de los firmantes:

Se debe confirmar que la persona que firmó efectivamente es la persona a la que se envió el documento. En las herramientas de firmas electrónicas estándar estas se limitan a un enlace único, pero herramientas como Adobe Sign pueden añadir otras formas de confirmación como un número PIN al celular, una contraseña, la confirmación a través de una red social o incluso el presentar un documento de identificación.

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Intención y consentimiento:

Se debe comprobar en una firma electrónica que la persona que la firmó tenía la intención de hacerlo en ese documento. También es importante comprobar así como que consiente al acuerdo que se firma. De nuevo, un escáner o un documento tradicional de PDF no ofrecen estas garantías. Pero herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign cuentan con opciones que, por ejemplo, obligan a las personas a aceptar los términos antes de firmar o incluso les dan la opción de decir que no aceptan hacerlo. Todos estos elementos quedan registrados, de manera que pueden ser presentados para confirmar la intención y el consentimiento.

Prueba final:

Es quizás el punto más importante. Así se llama al registro que permite dar constancia de todos los pasos que se tomaron. La prueba final también prueba que el documento que se firmó y se recibió es el mismo, sin algún tipo de modificación. Herramientas de firma electrónica como Adobe Sign ofrece una prueba de este proceso, por ejemplo enviando una copia del documento certificado, cifrando el documento final (esto se hace para que cuando sea inspeccionado por un forense informático se compruebe que este no ha sido modificado de alguna manera). También se lleva un registro que se envía en el que queda registrado cuándo se envió, cómo se verificó la identidad y quién lo firmó.

Soldado preparado… no necesita firmar dos veces

Respondiendo la pregunta inicial: sí, las firmas electrónicas son válidas en procesos jurídicos. Pero mientras más garantías tengas, más fácil será comprobar que el documento que tienes es una prueba valida. Esto es todavía más importante porque, aunque en Colombia las firmas escaneadas pueden ser consideradas como firmas digitales, lo mismo no aplica para las leyes de otros países con parámetros mucho más estrictos.  Si quiere conocer más sobre herramientas como Adobe Sign puede acceder a este enlace.

Imágenes: Adobe.