Sin embargo, si estás pensando en utilizar una de estas herramientas para firmar algún contrato, compromiso comercial o documento importante es vital que sepas por qué razón este tipo de apps y portales no son la solución.

Privacidad y seguridad

La primera razón debería parecer obvia. Nada es gratis en el mundo, ni siquiera en la Internet. La mayoría de sitios gratuitos de firmas electrónicas solicitan que, antes de que puedas insertar la firma digital, subas el documento a ellas. Pero, lo que no sabes, es qué hacen con este documento que queda procesado. Para una compañía no hay una peor muestra de desconexión con los protocolos de seguridad que el permitir subir un documento privado o con información sensible a una página desconocida.

Luego está el problema de seguridad. Algunas páginas solicitan algún tipo de registro (usualmente vinculado a una red social o cuenta de Google). De nuevo, como usuario deberías tener más precaución de a quién entregas acceso a esta información, en especial si, por ejemplo, en la información del firmante ingresas datos sensibles como puede ser tu número de identidad, dirección o número de celular. Existe algo llamado ingeniería social y estos tres datos son lo único que necesita un ladrón informático para hacer desastres con tu vida.

Garantía legal

El segundo problema que ofrecen estas páginas está para precedentes legales. Dentro de la constitución actual una firma virtual se considera cualquier documento digital que cuente con una forma de identidad, independiente de si no hay un soporte físico que lo acompañe. El problema está en que frente a un juzgado estos documentos son muy fáciles de desestimar. El PDF que tú descargas de estas páginas no cuenta con algún tipo de elemento que confirme la identidad de la persona que lo firmó. Un abogado puede argumentar que con la página o app que utilizaste cualquier persona pudo estampar tu nombre. Tampoco queda un registro de cuándo se firmó el documento o incluso si el archivo presentado es el original, sin algún tipo de modificación.

Te puede interesar: ¿Son las firmas electrónicas válidas en procesos legales?

Es un elemento que sí tienen herramientas profesionales de firma electrónica. Por ejemplo, la mayoría de este tipo cuenta con opciones que encriptan el documento recibido y lo acompañan de un certificado que puede ser presentado a un forense digital para comprobar su autenticidad. También cuentan con maneras de garantizar (y luego comprobar) que el firmante es quien asegura ser, como son contraseñas, preguntas de seguridad o códigos de verificación.

Falta de personalización y automatización

El mayor problema de las plataformas gratis de firma digitales es que no hacen más que poner una firma dentro de un PDF. Para un solo documento que vas a enviar puede ser suficiente, pero sí de manera frecuente requieres que tus empleados, clientes o colaboradores firmen documentos, se convierte en una opción poco práctica y, más importante, poco efectiva para un buen uso del tiempo. La razón principal es que este tipo de páginas requieren que tú ya tengas el documento en PDF y, en última instancia, solo te ofrecen una opción si vas a firmar y no si eres las persona que envía el documento.

Una herramienta paga de firmas electrónicas le permite crear plantillas dentro de la herramienta en vez de depender de un archivo de Word o un PDF que resulta más difícil de modificar. Por ejemplo, con Adobe Sign (que es reconocida como una de las mejores herramientas de este tipo) puedes añadir opciones como casillas, campos obligatorios (es decir, que la persona no puede enviar el documento sin rellenar estos campos) o incluso casilla de verificación de uso de datos personales (algo que todo documento que sea enviado y diligenciado de manera digital debe tener hoy).

Puedes conocer más de herramientas pagas de firmas electrónicas en este enlace

Imágenes: Freepik

Así que, para responder esta pregunta, en caso de que estés buscando un servicio y tengas curiosidad de qué es Adobe Sign, hemos preparado esta nota con los elementos más importantes que debes conocer sobre ella.

¿Qué es una herramienta de firma electrónica?

Las firmas electrónicas son, de manera sencilla, firmas que son entregadas a través de formatos digitales. Lo que hacen las herramientas de firmas electrónicas es garantizar que todo el proceso de firma de un documento se haga de manera adecuada y que tengas la mayor cantidad de garantías del proceso.

¿Qué es Adobe Sign?

Es una de las mejores herramientas de firmas electrónicas para negocios, sostenida en un modelo principalmente para negocios. Piensa en el ‘Microsoft  Word’ de firmas electrónicas.

¿Tiene costo?

Sí, tiene un costo. Puedes verificar los planes para su licencia aquí.

¿Por qué es mejor que una herramienta gratuita?

Hay varios elementos. Pero, de manera sencilla, está en que las herramientas de firma electrónica gratuitas solo simulan una firma. Lo que hace Adobe Sign y la diferencia es: entrega las herramientas para que la persona pueda firmar, garantiza que la persona que firma sea la persona adecuada, automatiza los documentos a firmar para las empresas y permite personalizar los documentos para facilidad de una compañía.

Herramientas para firmar

Lo primero que tiene que asumir es que la persona a la que va enviar el documento puede que, jamás, haya tenido que entregar una firma electrónica. Si envía un PDF con unos campos para firmar, el destinatario se puede preguntar ¿tiene que escanear su firma? ¿puede llenarlo en Word y enviarlo?, ¿cómo aplica sellos?, ¿qué pasa si no tengo alguna herramienta o escáner a la mano para poder firmar?

Adobe Sign resuelve estas dudas porque ofrece al usuario las opciones para firmar directamente en la herramienta, sin necesidad de que él tenga que acudir a una opción gratuita o suba un documento con información a la web a través de sitios externos. Todo el proceso se realiza desde la herramienta, ofreciendo al destinatario lo que necesita.

Garantizar que la persona que firma, sea la correcta

 El mayor problema que ofrecen las firmas virtuales a través de escanear un documento o rellenar un archivo de Word está en que no hay muchas pruebas de que la persona que firmó es, en efecto, la que aparece en el documento. Esto es vital para un negocio, pues en caso de que se dispute el documento usted debe contar con el mayor número de pruebas posible.

Herramientas como Adobe Sign permiten agregar métodos de verificación que comprueban la identidad del destinatario. Puede solicitar un código enviado al correo, una contraseña, un documento de identidad o una verificación externa. También cuenta con un certificado que acompaña el documento y está encriptado para que de esa manera no se pueda reproducir y sea válido como el documento original.

Automatización y personalización

La principal razón que diferencia a una herramienta paga de firmas electrónicas como Adobe Sign está en las opciones de personalización que ofrece a los usuarios y en la manera que automatiza los procesos. La realidad, es que usted normalmente deberá enviar el mismo documento a firmar de manera semanal, mensual, trimestral, etc. A menudo los contratos, procedimientos y acuerdos se repiten y envían a las mismas personas. Lo que adobe Sign permite hacer es que usted pueda automatizar estos envíos, ahorrando tiempo y recursos humanos en estos procesos.

También permiten personalizar estas plantillas para que se ajusten mejor a las necesidades y guardarlas para un uso posterior. Por ejemplo, si a menudo necesita que sus empleados firmen actas de juntas o reuniones que se realizan virtuales, puede crear una plantilla que pueda compartir de manera automática cada vez que termina la reunión y que, dado el caso, puede modificar para incluir a un tercero o para solicitar datos extras que sean necesarios después.

Imágenes: Adobe