A esto se le conoce como firma o firma digital y todos los servicios de correo electrónico permiten establecer una si así lo deseas. Sin embargo, hoy nos centramos en esta opción para Gmail, ¿por qué Gmail? Porque este es el servicio de correo electrónico más usado en el mundo. Aunque no tenemos cifras exactas, es bien sabido que Gmail ocupa el primer lugar en correos electrónicos, Outlook se ubica en el segundo puesto y Yahoo en el tercero.

Pero bueno, sin más preámbulos, te contamos cómo establecer una firma digital en tu correo electrónico. Lo primero que debes hacer, desde tu navegador de confianza, es ingresar a Gmail. Una vez estés dentro, deberás buscar la opción ‘Configuración’, la reconocerás por el clásico símbolo de engranaje, ubicado en la parte superior derecha del servidor.

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Inmediatamente, se abrirá un nuevo menú en el lateral derecho de la pantalla. Allí verás opciones de diseño de interfaz y en la parte superior del menú, la opción de ‘Ver toda la configuración’, haz clic allí. Ahora no se abrirá un menú dentro de la página, sino que se te redirige a una nueva ventana. En la parte superior podrás ver opciones como ‘General’, ‘etiquetas’, ‘Recibidos’, ‘Cuentas’, etc.

Ahora, en las secciones superiores, deberás ingresar en ‘General’. En este nuevo menú deberás deslizarte por las diferentes opciones hasta llegar a la opción ‘Firma’ que está ubicada casi al final de la sección. Ahora, bastará con que oprimas la opción ‘Agregar firma’; allí se abrirá un pequeño cajón donde puedes escribir el mensaje que quieres. Recuerda que esta firma se envía de forma automática en todos los próximos correos que envíes desde tu correo de Gmail.

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Así que, para responder esta pregunta, en caso de que estés buscando un servicio y tengas curiosidad de qué es Adobe Sign, hemos preparado esta nota con los elementos más importantes que debes conocer sobre ella.

¿Qué es una herramienta de firma electrónica?

Las firmas electrónicas son, de manera sencilla, firmas que son entregadas a través de formatos digitales. Lo que hacen las herramientas de firmas electrónicas es garantizar que todo el proceso de firma de un documento se haga de manera adecuada y que tengas la mayor cantidad de garantías del proceso.

¿Qué es Adobe Sign?

Es una de las mejores herramientas de firmas electrónicas para negocios, sostenida en un modelo principalmente para negocios. Piensa en el ‘Microsoft  Word’ de firmas electrónicas.

¿Tiene costo?

Sí, tiene un costo. Puedes verificar los planes para su licencia aquí.

¿Por qué es mejor que una herramienta gratuita?

Hay varios elementos. Pero, de manera sencilla, está en que las herramientas de firma electrónica gratuitas solo simulan una firma. Lo que hace Adobe Sign y la diferencia es: entrega las herramientas para que la persona pueda firmar, garantiza que la persona que firma sea la persona adecuada, automatiza los documentos a firmar para las empresas y permite personalizar los documentos para facilidad de una compañía.

Herramientas para firmar

Lo primero que tiene que asumir es que la persona a la que va enviar el documento puede que, jamás, haya tenido que entregar una firma electrónica. Si envía un PDF con unos campos para firmar, el destinatario se puede preguntar ¿tiene que escanear su firma? ¿puede llenarlo en Word y enviarlo?, ¿cómo aplica sellos?, ¿qué pasa si no tengo alguna herramienta o escáner a la mano para poder firmar?

Adobe Sign resuelve estas dudas porque ofrece al usuario las opciones para firmar directamente en la herramienta, sin necesidad de que él tenga que acudir a una opción gratuita o suba un documento con información a la web a través de sitios externos. Todo el proceso se realiza desde la herramienta, ofreciendo al destinatario lo que necesita.

Garantizar que la persona que firma, sea la correcta

 El mayor problema que ofrecen las firmas virtuales a través de escanear un documento o rellenar un archivo de Word está en que no hay muchas pruebas de que la persona que firmó es, en efecto, la que aparece en el documento. Esto es vital para un negocio, pues en caso de que se dispute el documento usted debe contar con el mayor número de pruebas posible.

Herramientas como Adobe Sign permiten agregar métodos de verificación que comprueban la identidad del destinatario. Puede solicitar un código enviado al correo, una contraseña, un documento de identidad o una verificación externa. También cuenta con un certificado que acompaña el documento y está encriptado para que de esa manera no se pueda reproducir y sea válido como el documento original.

Automatización y personalización

La principal razón que diferencia a una herramienta paga de firmas electrónicas como Adobe Sign está en las opciones de personalización que ofrece a los usuarios y en la manera que automatiza los procesos. La realidad, es que usted normalmente deberá enviar el mismo documento a firmar de manera semanal, mensual, trimestral, etc. A menudo los contratos, procedimientos y acuerdos se repiten y envían a las mismas personas. Lo que adobe Sign permite hacer es que usted pueda automatizar estos envíos, ahorrando tiempo y recursos humanos en estos procesos.

También permiten personalizar estas plantillas para que se ajusten mejor a las necesidades y guardarlas para un uso posterior. Por ejemplo, si a menudo necesita que sus empleados firmen actas de juntas o reuniones que se realizan virtuales, puede crear una plantilla que pueda compartir de manera automática cada vez que termina la reunión y que, dado el caso, puede modificar para incluir a un tercero o para solicitar datos extras que sean necesarios después.

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Los escáneres no son suficientes

De nuevo, acudimos a la situación de la vida real. Solicita a su empleado la firma en un documento. Ya sea por la pandemia o por qué él se encuentra en su casa, decide enviar el PDF por WhatsApp. Él imprime el documento, lo firma y luego lo escanea para enviarlo de regreso.

¿Es válido?

En términos estrictos. La corte constitucional reconoce las firmas escaneadas como una forma de firma electrónica. Esto quiere decir que pueden ser utilizadas en un proceso legal. ¿Cuál es el problema? Que este tipo de archivos carecen de cuatro cosas importantes que necesita cualquier negocio: personalización, trazabilidad, seguridad y automatización.

Personalización

Un documento de World no es la mejor manera de presentar un documento para firmar. La principal razón es que muchos negocios constantemente deben cambiar el documento a firmar para que se ajuste a la persona o propósito. Y el problema de un formato como el Doc o PDF es que a la persona que lo llena puede no quedarle claro dónde tiene que firmar o cuáles de esas casillas son obligatorias.

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Herramientas como adobe Sign cuentan con opciones de personalización que permiten al usuario el poder crear y activar casillas que son indicadas como un lugar para llenar. Por ejemplo, puede agregar un campo para que la persona ponga su nombre, otra para que ingrese su número de cédula e incluso cuadros que la persona debe aceptar (por ejemplo uno para marcar con el que acepta el manejo de estos daros personales, igual que en un sitio web). Estas plantillas se pueden guardar y modificar. Incluso puede seleccionar campos obligatorios, de manera que la persona sepa que hay uno que debe diligenciar o que hay otro que no es obligatorio al momento de firmar.

También puede personalizar la manera en la que se envía el correo con el documento a firmar. Puede poner el logo de su empresa y una opción que llene el campo de la persona a la que está dirigiendo el documento.

Trazabilidad

¿Cómo puede estar seguro que el documento que recibe lo firmó la persona que asegura haberlo firmado? Supongamos que envía un acuerdo de confidencialidad en un PDF y la persona le devuelve el mismo documento con su nombre, claramente escrito en un computador. ¿Qué le garantiza que fue él? ¿Cómo puede comprobar que la persona recibió el documento? O le damos otro ejemplo. Envía una factura con una promesa de pago. No recibe respuesta y, un mes después, la persona le dice que hasta ahora recibió el documento en su correo.

De nuevo, utilizando como ejemplo herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign, usted puede hacer un seguimiento a todos los pasos que realizan al momento de enviar el documento a firmar. Puede, entre otras cosas, elegir un método de verificación antes de que lea el contrato (un PIN a un número de teléfono, una contraseña o incluso un documento de identidad).

Usted puede recibir alertas que le indican cuándo la persona recibió el contrato, cuándo lo abrió y cuándo lo firmó. Esta información está acompañada de la información de la persona que lo recibió (por ejemplo, el correo electrónico o la forma cómo se verificó). Toda esta información luego se guarda en un acta que acompaña el documento al momento en que se firma.

Seguridad

El mayor problema que presenta un PDF normal o un escáner es que no es un documento seguro. En caso de que usted deba presentar una firma electrónica para un proceso legal es posible que se le pida verificar la validez de la firma a través de un forense digital. El problema es que un documento de World o un JPG no se encuentra encriptado, por lo que es imposible verificar que no se haya alterado y que lo que usted esté presentando tenga validez.

Pero herramientas de firmas electrónicas sí ofrecen este tipo de garantías. Antes mencionamos cómo pueden, por ejemplo, solicitar algún tipo de verificación. Pero también ofrecen un tipo de encriptación que garantiza que el documento que usted está entregando es el original y no una copia que alguien más duplicó en el sistema o que se modificó de alguna manera.

Automatización

La idea de cualquier herramienta que adquiera para su negocio es que le ahorre tiempo. Las horas que dedica un empleado a crear desde cero la plantilla de un contrato, hacer seguimiento para verificar en qué estado se encuentra un documento sin firmar o realizar en el envío a las personas correspondientes son gotas de la jornada que reducen la productividad. Por eso, con herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign se automatiza y simplifica los flujos de trabajo de documentos, digitalizando 100% los procesos manuales y documentales. Agilizando los procesos y reduciendo el tiempo dedicado a las tareas manuales basadas en documentos impresos.

Por ejemplo, puede programar una lista de correos habituales a los que de manera frecuente debe hacer llegar contratos o documentos a firmar, pero que estos se envíen de manera individual (de manera que los receptores no puedan acceder a la lista, como en un correo masivo). Puede programar recordatorios automáticos que se activan para enviar un mensaje al destinatario recordando que tiene un documento sin firmar en su correo, por solo mencionar algunas de las ventajas de automatización que ofrecen estas herramientas.

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El problema está en que, lo que muchos no verifican, es qué tan validos son estos documentos sí, dado el caso, deben ser presentados frente a alguna entidad para un proceso judicial.

Firmas escaneadas y escribir en un documento

La solución que muchos suelen dar es imprimir el documento y luego escanearlo para enviarlo en algún archivo, incluso un PDF.

¿Sirve esta firma? Sí, pero al mismo tiempo no. La legislación colombiana considera que una firma (original o escaneada) es un dato biométrico (es decir, que identifica al usuario). “Todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica”, aseguró en una sentencia la Corte Constitucional.

El problema está en que este tipo de documentos pueden ser fácilmente falsificados. La firma en un documento puede ser modificada o eliminada utilizando herramientas de edición. Lo que esto implica es que, cuando usted solicita a su cliente un escáner de la firma, corre el riesgo de que este documento pueda ser disputado y, dado el caso, puede ser imposible validar su legitimidad, en especial si no cuenta con el original como respaldo.

Esto mismo aplica para aquellos documentos que usted firma simplemente escribiendo en un documento de Word. Este tipo de ‘firmas’ pueden ser fácilmente duplicadas, replicadas o en la mayoría de casos no se puede rastrear sí, efectivamente, la persona que ‘firmó’ el documento es legal.

El método de entrega también es importante. ¿Sabías que las capturas de pantalla de WhatsApp no tienen validez como prueba legal? A menos de que tengas habilitado un respaldo de documentos, estos archivos se pueden perder al momento de realizar un cambio de dispositivo. También puede ser problemático el identificar si la persona que recibió o envío la firma en efecto es la persona que debía hacerlo. Esto es porque estos números pueden ser cambiados o modificados y no poseen métodos de rastreo seguros.

¿Qué es una firma electrónica y cuál es la diferencia?

Entonces, cuál es la diferencia entre escanear un documento y una firma electrónica. De manera sencilla, se considera que una firma electrónica tiene que mantener tres elementos básicos para que pueda considerarse como legal, que no suelen aplicar para soluciones como escanear las firma o utilizar páginas gratuitas. Para ilustrar qué garantías debe ofrecer una herramienta de firmas electrónicas utilizaremos como ejemplo a Adobe Sign, que es una de las compañías líder en estos procesos.

Autenticación de los firmantes:

Se debe confirmar que la persona que firmó efectivamente es la persona a la que se envió el documento. En las herramientas de firmas electrónicas estándar estas se limitan a un enlace único, pero herramientas como Adobe Sign pueden añadir otras formas de confirmación como un número PIN al celular, una contraseña, la confirmación a través de una red social o incluso el presentar un documento de identificación.

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Intención y consentimiento:

Se debe comprobar en una firma electrónica que la persona que la firmó tenía la intención de hacerlo en ese documento. También es importante comprobar así como que consiente al acuerdo que se firma. De nuevo, un escáner o un documento tradicional de PDF no ofrecen estas garantías. Pero herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign cuentan con opciones que, por ejemplo, obligan a las personas a aceptar los términos antes de firmar o incluso les dan la opción de decir que no aceptan hacerlo. Todos estos elementos quedan registrados, de manera que pueden ser presentados para confirmar la intención y el consentimiento.

Prueba final:

Es quizás el punto más importante. Así se llama al registro que permite dar constancia de todos los pasos que se tomaron. La prueba final también prueba que el documento que se firmó y se recibió es el mismo, sin algún tipo de modificación. Herramientas de firma electrónica como Adobe Sign ofrece una prueba de este proceso, por ejemplo enviando una copia del documento certificado, cifrando el documento final (esto se hace para que cuando sea inspeccionado por un forense informático se compruebe que este no ha sido modificado de alguna manera). También se lleva un registro que se envía en el que queda registrado cuándo se envió, cómo se verificó la identidad y quién lo firmó.

Soldado preparado… no necesita firmar dos veces

Respondiendo la pregunta inicial: sí, las firmas electrónicas son válidas en procesos jurídicos. Pero mientras más garantías tengas, más fácil será comprobar que el documento que tienes es una prueba valida. Esto es todavía más importante porque, aunque en Colombia las firmas escaneadas pueden ser consideradas como firmas digitales, lo mismo no aplica para las leyes de otros países con parámetros mucho más estrictos.  Si quiere conocer más sobre herramientas como Adobe Sign puede acceder a este enlace.

Imágenes: Adobe.

Se acabó este año. Vimos muchas apps muy buenas todos los meses, y aunque la mayoría de la gente está tomando un descanso, algunos desarrolladores publicaron o actualizaron sus aplicaciones antes de que se acabara el año. Gracias a ellos, pudimos construir este listado de las mejores apps para Android de diciembre de 2015. ¡Felices fiestas!

Cardboard Camera

La realidad virtual es una de las grandes tecnologías que despegará en 2016. Y, quizá, la forma más accesible de experimentarla es el Cardboard de Google. Ahora, con esta aplicación gratuita, Google quiere poner la creación de contenido inmersivo al alcance de todos: esta app te permite tomar fotos panorámicas que puedes ver en un dispositivo de realidad virtual.

Las fotos se crean fácilmente, como cualquier otra panorámica. Quedan almacenadas en la aplicación, que se activa automáticamente cuando conectas el Cardboard a tu dispositivo Android. Para verlas, solamente debes mover la cabeza y explorarlas. También incluye algunas imágenes de prueba, para que entiendas sobre qué se trata todo esto. Estamos seguros de que será una de las mejores apps para Android en realidad virtual, y de que ayudará a que el sistema operativo del hombre verde siga teniendo el liderazgo en esta nueva tecnología.

Habitica

La idea de vivir la vida como si se tratara de un juego de rol, en el que vas ganando o perdiendo experiencia, salud y recursos de acuerdo con tus decisiones, no es nueva. Pero esta aplicación hace que lograrlo sea más fácil que nunca.
La idea es configurar algunas acciones que tienen recompensas positivas o negativas. Si lees por media hora, por ejemplo, ganas puntos de experiencia, pero si usas el ascensor en lugar de las escaleras, pierdes puntos de salud. Tú puedes configurar cuáles son las acciones y cuál será tu resultado, al final, tu personaje evoluciona de acuerdo con cómo hayas actuado.

La app presenta una manera creativa de solucionar varios problemas que tienen las aplicaciones para construir hábitos. Hace que registrar las acciones cotidianas sea más divertido y se olvide con menor frecuencia, pues convierte todo en un juego. Y como puedes ver los resultados y registrar tus acciones en una sola pantalla, no te quita mucho tiempo. Si te gustan esa clase de servicios, no dudes en darle una oportunidad a esta app.

Chhirp

¿Se acuerdan de HeyHey, el llamado ‘Twitter de voz’? Pues le salió competencia. Chhirp quiere convertirse en una manera rápida de compartir notas de voz por medio del servicio de los 140 caracteres.
Lo hace con una interfaz muy bien lograda, de las mejores que hemos visto en Android este año. Una vez todo está configurado, es cuestión de presionar un botón, grabar un audio y enviarlo de inmediato con otro ‘tap’. Muchas apps podrían aprender de su simplicidad.

Puede que no todos quieran compartir sus voces, pero si alguien desea hacerlo, no hay una forma más eficiente hoy. Puedes bajarla gratis de Play Store.

FilmoraGo

No estamos cortos de programas de edición de video en Android. Pero cada app nueva que sale tiene sus ventajas. FilmoraGo, por ejemplo, tiene dos características que seguro entusiasmarán a quienes aman compartir sus pequeñas películas en redes sociales: puede bajar tus fotos y videos desde Facebook e Instagram, y te permite meterle créditos y animaciones muy fácilmente.

Si te gusta la idea de hacer videos cortos desde tu celular, esta es una de las mejores apps para Android con la que puedes lograrlo. Lo mejor es que es totalmente gratuita: no tiene marcas de agua, ni límites de tiempo, ni ninguna otra restricción de esas que la mayoría de apps similares implementan para sacarles algunos centavos a sus usuarios.

SignEasy

Si el mundo se hubiera pasado del todo a los soportes digitales, este problema no existiría. Pero aún tenemos que lidiar con el asunto de que debemos entregar documentos digitales firmados. La solución es engorrosa: imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo; o escanear la firma, tenerla en la nube –con todos los riesgos que eso implica– e insertarla. Peor aún: normalmente se requiere de un computador para hacerlo.

SignEasy soluciona todo eso. Con la app, puedes importar cualquier documento en los formatos más populares, y firmarlo con tu dedo en la pantalla de tu Android –o con un S-Pen, si tienes un Note–. Si tienes que hacerlo a menudo, esta es una de las mejores apps que puedes conseguir. La versión básica es gratuita, y las funcionalidades más avanzadas se pueden obtener con varias compras en la aplicación.

Deezer

Uno de los servicios de música más populares en esta parte del mundo actualizó su aplicación para Android este mes. Los cambios hacen que la navegación sea más fácil, y que el acceso a las funciones más interesantes de la app sea más rápido. Si eres uno de sus millones de usuarios, seguro que ya tienes la nueva versión. Y si no, podría ser una buena ocasión para probarlo.

Imagen: captura de pantalla