Tu correo electrónico es probablemente una de las herramienta digitales que más usas al día. No es raro que cuentes con varias cuentas de este tipo que administrar. Tal vez tienes una para el trabajo, otra personal y una tercera para afiliarte a servicios o redes sociales. En cualquier caso, en el mundo actual, el correo electrónico es fundamental para comunicarte con cientos de personas. Es posible incluso que muchos primeros encuentros los realices a través de tu email.

Sin embargo,  muchos pasan por alto que el correo electrónico es una carta de presentación. No importa solo lo que escribas, sino también la forma cómo se vea. Una firma es una buena forma de integrar personalidad y contenido de un solo golpe. Puede ser también el elemento que cause la suficiente impresión para que tu mensaje no sea olvidado la carpeta de spam. #EsMomentoDe aprender a insertar una firma en tu correo electrónico.

Los datos necesarios

La firma no es un simple adorno. Su objetivo final es que sea una carta de presentación para que la persona pueda reconocer quién eres e incluso le permita contactarte. Si la firma que estás diseñando es para tu trabajo o empresa algunos datos obligatorios son la dirección, correo electrónico, número telefónico y sitio web de la empresa.

Algunas firmas además han comenzado a incluir datos relacionados con redes sociales. No es obligatorio para un correo corporativo, pero puede ser un toque de ‘coquetería’ para tu email personal. También puedes agregar enlaces a cuentas relacionadas con tu trabajo, como LinkedIn o, si eres algún tipo de creativo, a alguna cuenta en la que muestres tu portafolio.

Por último, recuerda que lo usual es configurar la firma para que aparezca en todos los correos que envíes. No incluyas algún dato si no quieres que sea de acceso público.

El diseño perfecto

La idea de la firma es que llame la atención, pero no que termines haciendo ruido visual en la base del correo. Por fortuna, hay una serie de herramientas gratuitas que pueden facilitar el trabajo por ti:

Si.Gna.Ture: una de las ventajas que ofrece este portal es la posibilidad de personalización que tiene. Te permite ingresar la mayoría de los datos requeridos en cada uno de los campos de la firma. Otro punto a favor es que permita ingresarlos en el idioma que desees (dado el caso que requieras varías firmas para tus clientes o contactos extranjeros). También posibilita cambiar el color y la fuente de la firma. La única desventaja es que su diseño es un poco simple.

Hubspot: al igual que la anterior herramienta, la principal ventaja que ofrece Hubspot es la personalización. No obstante, su nivel de opciones es mucho más limitado. Otra de las desventajas está en que al final de la creación debes llenar una pequeña encuesta para poder descargar tu firma. Tampoco permite su descarga en HTML (que es la forma como muchas veces se ingresa en servicios como Outlook).

Sin embargo, permite jugar mucho más con el diseño de la plantilla y para los usuarios avanzados incluso facilita el código fuente.

Signbot: los bots en Facebook están de moda. Por lo que nos gustó mucho esta aplicación que hace uso de ellos. El lado positivo es que Signbot entrega una serie de plantillas que, de entrada, facilitan mucho más el diseño de tu firma. Su interfaz también es fácil de entender y seguir.

Una vez se confirma un dato no se puede volver atrás, por lo que si deseas realizar un cambio a tu firma, no es posible a menos que inicies desde el principio. Tampoco hay una gran gama de personalización disponible. Esta herramienta usa tu foto de perfil en Facebook como imagen de la firma.

Cómo insertar tu firma en Outlook

Una vez tengas creada tu firma puedes insertarla de manera fácil en tu cuenta de Outlook. Primero debes ingresar a la Outlook Web App. Una vez estés dentro de tu perfil selecciona la opción de ‘Configuración’, luego ‘Correo’, después ‘Diseño’ y finalmente ‘Firma’. En esa opción puedes insertar la firma que ya has creado.

Verifica que la casilla que dice ‘Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que envío’ esté activa, para que tu firma sea insertada en todos los correos.

Cualquier duda referente a este proceso, te invitamos a consultar la información y guía que se encuentra en la página de Microsoft sobre el proceso de insertar y crear tu firma en Outlook.

Imágenes: Captura de pantalla

Decir que tienes tu vida entera en el correo electrónico no es una exageración. Muchos de nosotros manejamos diferentes aspectos de nuestro día a día (trabajo, personal y proyectos) utilizando el correo. Es a través de él que acordamos citas, realizamos planes e incluso establecemos compromisos escritos. No es raro que al menos una vez a la semana tengamos que navegar entre emails de hace más de seis meses para verificar un dato.

Por eso, para muchos es un problema cambiar de proveedor de email. Temen que manejar dos cuentas termine siendo un inconveniente enorme y que tengan que siempre estar regresando al anterior para recuperar algún mensaje.

La buena noticia es que Outlook, el servicio de correo de Microsoft, facilita la ‘mudanza’. Lo mejor, es un proceso bastante simple. #EsMomentoDe aprender a transferir tus correos de Gmail a Outlook. 

Primero tienes que permitir a tu cuenta de Gmail el conectarse a Outlook. Para esto debes:

– Acceder a tu cuenta de Gmail.

– Ingresa a ‘mi cuenta’, luego a ‘acceso y seguridad’ y activa la opción que dice ‘permitir el acceso de aplicaciones menos seguras’.

Ahora tienes que agregar tu cuenta de Gmail a Outlook. Para eso primero tenemos que ingresar a la aplicación.

– En la parte superior busca la opción que dice ‘Archivo’.

– Luego selecciona ‘agregar cuenta’. Una ventana se abrirá y te solicitará que ingreses la información del correo de Gmail. Cuando toda la información esté ingresada selecciona ‘siguiente’. Espera que la sincronización termine y luego pulsa ‘finalizar’.

– Podrás ver tu bandeja de Gmail debajo de la de Outlook.

El siguiente paso es crear una copia de tu correo en el escritorio de tu computador.

– Abre la aplicación de Outlook y selecciona la opción llamada ‘Archivo’, luego ‘Abrir y exportar’, y finalmente ‘Importar o exportar’.

– Ahora selecciona ‘Exportar un archivo’ y luego ‘Siguiente’.

– En la ventana selecciona ‘Archivos de Outlook (.pst)’ y después ‘Siguiente’.

– Ahora debes seleccionar tu correo de Gmail. En la parte de abajo hay una caja que dice ‘incluir subcarpetas’. Asegurate que esta opción esté seleccionada para que todo el contenido de tu correo sea exportado.

– El siguiente paso es elegir dónde vas a descargar el documento. Selecciona ‘Examinar’ y elige la carpeta de destino. La recomendación también es que cambies el nombre de archivo (que de manera predeterminada es ‘copia_seguridad’) por uno que permita que lo diferencies más fácil, como ‘Gmail_trabajo’.

– Luego se abrirá una ventana que dice ‘Agregar una contraseña opcional’. No es necesario que ingreses nada en este espacio. Después puedes pulsar ‘Siguiente’.

El último paso es transferir los correos a Outlook.

– Abre la aplicación de Outlook y selecciona la opción llamada ‘Archivo’, luego ‘Abrir y exportar’ y finalmente ‘Importar o exportar’.

– Ahora selecciona Importar un archivo’ y luego ‘Siguiente’.

– En la ventana selecciona ‘Archivos de Outlook (.pst)’ y después ‘siguiente’.

– En la nueva ventana selecciona ‘examinar’ y busca el archivo que creaste antes. Hay tres opciones para manejar los correos duplicados. Dependiendo de lo que desees puedes seleccionar cualquiera de las tres.

– En la siguiente ventana elige la opción que dice ‘importar elementos en las mismas carpetas de’. Luego selecciona tu correo de Outlook. Verifica que la caja que dice ‘Incluir subcarpetas’ esté activa. Por último pulsa ‘Finalizar’.

Dos últimas anotaciones. Dependiendo del número de correos a transferir el proceso puede tardar horas. Si por alguna razón debes apagar el equipo antes de que finalice no hay razón para preocuparse, ya que la transferencia continuará cuando vuelvas a abrir Outlook.

Tus correos de Gmail no se verán afectados por este proceso. Todos los mensajes en tu bandeja seguirán iguales. Una vez la transferencia se complete, puedes eliminar tu cuenta de Gmail de Outlook.

Imágenes: Microsoft.

Office 365, el servicio en la nube de Microsoft, se ha convertido en una propuesta sencilla y práctica para empresas, Pymes y emprendedores, puesto que les permite potenciar su productividad y reducir costos. Ofreciendo diferentes servicios a través de internet, Office en la nube permite trabajar de una manera segura y eficaz desde cualquier parte, adoptar tecnología de acuerdo a las necesidades puntuales y pagar por uso y sin costos de infraestructura.

#EsMomentoDe potenciar tu negocio en Internet. A continuación te dejamos una lista de:

Siete cosas que solo puedes hacer con Office 365

– Puedes acceder a tus datos, correo electrónico, documentos, contactos y calendarios en cualquier parte del mundo en la que te encuentres, siempre y cuando estés conectado.

– Puedes ver, editar y compartir en línea contenido creado en aplicaciones de escritorio de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, desde prácticamente cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet. Asimismo, puedes editar de forma simultánea y ver las partes que editan tus compañeros en tiempo real.

– Desde Microsoft Outlook puedes controlar tu bandeja de entrada gracias a la Vista de conversación mejorada para Outlook 2016. Puedes programar reuniones de una manera más eficaz,  viendo la disponibilidad de tus contactos de otras organizaciones, así como la de tus compañeros, según su calendario.

– También puedes acceder a correo electrónico de clase empresarial y fácil de administrar. Exchange Online proporciona a cada usuario un buzón de correo de hasta 100 GB y te permite enviar mensajes de correo de hasta 150 MB.

– Por otro lado, Office en la nube te permite sacarle más provecho a redes sociales y empresariales como Facebook y LinkedIn con ‘Outlook Social Connector’. Con este, puedes expandir tus redes sociales y permanecer actualizado de lo que hacen tus amigos sin salir de Outlook.

– Recibes automáticamente el correo electrónico, el calendario y los contactos actualizados en los dispositivos que más utilizas. Se incluyen PCs, Mac, iPhone, teléfonos Android, BlackBerry, Windows Mobile y teléfonos Windows Phone.

– Si usas Office en la nube para tu negocio, puedes contar con 1 TB de almacenamiento por usuario, por lo que tendrás mucho espacio para todos tus archivos. Además, al tener los archivos almacenados online, podrás compartirlos con usuarios de la empresa y con usuarios ajenos a ella, estés donde estés y cuando lo necesites.

Imagen: Thinkling, Pixabay.

En la actualidad, la mayoría de programas que usamos tienen trucos y atajos que podemos aprovechar fácilmente a la hora de trabajar. Aquí te contamos 10 trucos muy sencillos que pueden resultar útiles para el uso cotidiano. #EsMomentoDe aprender trucos para Microsoft Word.

Trucos en Word

1. Si estás trabajando en tu computador de escritorio y necesitas continuar en el camino, la versión más reciente de Office cuenta con integración OneDrive. Es decir que puedes guardar tu documento en la nube de Microsoft para después abrir el mismo archivo con los mismo cambios, desde cualquier dispositivo con el que inicies sesión en Office.

2. ¿Editaste un documento y necesitas recuperar la información de una versión anterior? Con Office 365 es posible recuperar cualquiera de las versiones históricas del documento Word en el que estás trabajando. Esto puedes hacerlo fácilmente a través de Archivo > Restaurar > Ver historial de versiones en línea.

3. Cuando trabajes de manera colaborativa en la nube puede ser muy útil la opción de introducir comentarios. También sirve para crear notas mentales propias. Para crear un comentario debes situarte con el cursor en el punto deseado y pulsar Control + Alt + A. El cuadro para introducir tu comentario enseguida será habilitado.

4. Si estás trabajando con un documento con muchas imágenes y páginas, puede que al final pese demasiado como para ser enviado por correo electrónico. Prueba a reducir la resolución de las fotografías accediendo a la sección Formato > Comprimir imágenes.

5. Word cuenta con una opción muy práctica para añadir citas. Dentro de la sección ‘Referencias’, pulsa sobre Citas > Insertar cita.  Al añadirla, se archivará junto con todas las que hayas incluido a lo largo del documento. Posteriormente podrás recuperarlas para crear la bibliografía final.

6. Hay un truco en Word que permite guardar los cambios en tu documento cada tiempo determinado, para que así no tengas que estar dando clic sobre el botón de Guardar. Esto se activa en Archivo > Opciones > Guardar y ahí marcamos la casilla Guardar información de autorrecuperación. Se puede indicar cada cuantos minutos es preciso que Word guarde automáticamente los cambios.

7. Word ofrece la posibilidad de traducir todo un documento o parte de él un idioma a otro de forma rápida. Para traducir un texto en Word, seleccionamos el texto que queremos traducir a otro idioma y damos clic en Revisar > Idioma > Traducir y elegimos qué idioma a qué idioma queremos traducir. También se puede acceder a la opción de traducir un texto desde el menú contextual haciendo clic sobre el texto seleccionado con el botón derecho y después Traducir.

8. Para trabajos colaborativos, Word ofrece la posibilidad de ver qué usuario realiza modificaciones en el documento y cuáles son los cambios que ha hecho. Al acceder a Herramientas > Control de cambios, se mostrarán todas las modificaciones realizadas en el documento compartido, en qué momento las han hecho y quién ha sido el autor.

9. Si deseas descargar todas las imágenes que contiene un documento Word puedes ir a la opción Archivo > Guardar como y seleccionar la opción guardar como página web filtrada y en formato HTML. Al guardar en este formato Word creará una carpeta en la que podrás ver como están todos los archivos de las imágenes que había en el documento.

10. Por último, también es posible proteger tu archivo con contraseña. Esto te servirá para preservar el documento de miradas indiscretas. Para esto únicamente debes acceder a Herramientas > Proteger documento y elegir la modalidad que prefieres. Puedes protegerlo con una clave o también puedes restringir la edición.

Imagen: Captura de pantalla, Pixabay